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団体予約時の最大の悩みは、出欠管理と日程調整!団体予約の幹事の実態調査

団体予約 幹事の実態 表紙

飲み会や社内旅行、社内研修、ミーティングなど、様々なイベントを企画した際に必ず「幹事」がいます。幹事は、場所の予約やサービス内容のリサーチ、参加者の出欠管理、スケジュールの調整、イベント当日の進行など、多くのタスクを抱えることになります。

人によっては、負担に感じる作業として捉えられるのではないでしょうか。現在では、「食べログ」や「一休.com」などの予約サイトを利用すれば、数人の予約はネット上で簡単にできるようになりました。しかし、10名以上の予約となると、電話のみで受け付けているサービス事業者がほとんど。

そうした背景を受け、予約ラボでは、団体の幹事の方々は予約に対してどのような課題を持ち、どのようなサービス体験を求めているのか調査を実施しました。

団体予約の目的は、ほとんどが「飲食」

団体予約のシーンと場所

幹事経験者が行った団体予約を種類別で見ると、「飲み会」が9割以上(93.4%)を占めています。同じく、団体予約をする場所も「レストラン・居酒屋」が93.4%という結果になりました。

レストラン・居酒屋を使った飲み会は、年間を通して開催する機会が多いからだと言えるでしょう。また、「屋外イベント」の予約は18.1%、「交通手段」の予約は17.9%、「接待」の予約は15.9%となり、ほぼ同比率になっています。

幹事が重視するポイントは「予算」と「サービス内容」と「場所の雰囲気」。参加者の希望への関心は薄い?

団体予約:重視するポイントと現場下見
予約する場所を選ぶ際にする場所を選ぶ際に重視するポイントとして、一番多かったのは「予算」で88.1%でした。続いて、「提供されるサービスの内容」が72.8%、「場所の雰囲気」が52.3%という結果になっています。

その中で、「下見に行った」と回答された方は全体の48.3%でした。下見の際に観察する点は「雰囲気」、「広さと座席状況」、「食事の内容」と回答している方が多く見られました。そのため「場所の雰囲気」を重視すると答えた方が割合として多くなったと推測されます。団体予約を増やすためには、サービス内容と場所に関する情報を詳細に顧客に伝えることが重要であるといえるでしょう。

一方で「過去の利用者の評価」と答えた方は21.6%と少なくなっています。また「同僚、友人、家族の希望」も28.3%という結果になっています。これらの点は予約をする際の場所選びの指標としてあまり重視していない方が多いようです。

幹事は、出欠管理とスケジュール管理に悩まされることが多い。

団体予約の面倒・不便

幹事が団体予約の際に面倒または不便に感じることは、「参加メンバーの出欠管理」と答えた方が72.4%で最も多く、次に「スケジュール調整」と答えた方が56.1%という結果となりました。

背景としてあるのは、団体予約に関する要望を聞いた設問に対して、特に参加者からドタキャンされることに対する不満が多く寄せられているため、出欠管理とスケジュール調整に負担を感じる方が多いことがわかります。

幹事の負担が減らせるよう突発的なスケジュールの変更や参加者のドタキャン、それに伴う当日のサービス内容の変更などに対応することは、団体予約を受け付けるサービス提供者にとって効果的な施策であると考えられます。

団体予約 幹事 日程調整

また、出欠管理や日程調整で使った方法としては、「メールで伝える」が約6割(出欠管理:63.8%、日程調整:60.3%)であり、続いて「口頭で伝える」が約4割(出欠管理:44.8%、日程調整:42.4%)という結果になっています。一方で、「日程調整アプリを使った」と回答した方は、1割未満(出欠管理が7.5%であり、日程調整が9.5%)となっています。

しかし、実際は「参加者のスケジュールをまとめてくれるアプリが欲しい」「年配でも使いやすいアプリが欲しい」といった要望が多数寄せられたため、顧客に負担なく団体予約してもらうために利便性の高い予約方法を用意する必要があることが伺えます。

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幹事を任された方にとって団体予約は、参加メンバーの出欠管理、日程調整、場所の下見など、多くの時間と労力が必要になります。団体向けのサービスを提供する上で、上記のような幹事の方の負担を減らすことは、さらなる顧客獲得や満足度向上に寄与するかもしれません。

【調査企画】予約ラボ
【調査対象】全国20代から60代の男女
【調査期間】2018年03月30日~3月31日
【調査企画】Fastask会員を利用したインターネット調査
【サンプル数】総数453名(男性:359名、女性:94名)
【調査項目】
・団体予約における利用者(幹事)の属性について
・団体予約における利用者(幹事)の予約の方法、参加者出欠と日程調整の管理について

調査資料PDFダウンロード(全9ページ)

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