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人事・総務担当者に聞いた!クラウド導入の課題と成果

優秀な人材を確保する取り組みの一つ「ワークライフバランス」は、クラウドシステムの浸透と共に広く認知されるようになりました。

インターネットとPC・スマホなどのデバイスがあればどこからでもアクセスでき、作業を共有できるクラウドシステムは、働く時間や場所を選ばない在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務などのテレワークの普及を後押しする仕組みとして注目されています。

またクラウドシステムはワークライフバランスの支援だけでなく、コスト削減・業務効率化・事業継続計画(BCP)の視点からも業務に欠かせないという企業もあります。そこで企業内でのクラウド利用実態を知るため、従業員数300人以上の人事・総務担当者にクラウド導入の課題と成果を調査しました。
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電子メール・オンラインストレージの利用率が高い

クラウド人事・総務がクラウドシステムを利用している業務

人事・総務担当者にクラウドシステムを利用している業務について調査をしたところ、「電子メール」「ファイル保管・データ共有」が4割を超える結果となりました。一方「クラウドシステムは利用していない」という回答が26.7%ということから、企業の4分の3近くが何らかの形でクラウドシステムを利用していることがわかります。この他、「会計管理」「経費精算」「採用管理」「教育・研修管理」「設備・備品管理」などにクラウドシステムを利用しているという回答が一定数ありました。

70%が導入前に「コストパフォーマンスの試算」

人事・総務担当者がクラウドシステム導入前に行ったこと

クラウドシステム導入に関与した人事・総務担当者へ、導入前に行ったことについて調査をしたところ、「コストパフォーマンスの試算」(70.8%)が最も多く、次いで「業務プロセスの見直し」(54.2%)「移行コストの試算」(54.2%)という結果になりました。システム導入前に業務プロセスを見直し、導入後にコスト削減と業務効率化に具体的にどれぐらい貢献できるかを重視していることがわかります。また「経営者・上司へのプレゼン」「他社の導入事例を調査」では、サービス提供会社のホームページやお問い合わせ等から情報を収集をする際に、プレゼン用の資料等を用意しているかも確認すると時間短縮につながります。

得られた成果は「業務プロセスの効率化」

クラウドシステム導入後に得られたと思う成果

クラウドシステムを利用している47人に、導入後得られた成果について調査を行ったところ「業務プロセス効率化」が57.4%と最も多い結果となりました。次いで「コスト削減」「管理業務の効率化」という結果になりました。一方、導入後に得られた成果が「特にない」という回答も17.0%ありました。目的があいまいなまま導入をすると、成果もわかりにくくなります。導入前に業務プロセスを可視化、ボトルネックとなる業務の見極め、利用範囲を明確化にすることが「業務プロセス効率化」の実現には重要な手順となります。

クラウドシステムの課題はセキュリティ

導入後の良かった点、悪かった点を自由回答で調査を行ったところ、以下のような回答が集まりました。

良かった点

  • パソコンが変わっても同じ作業ができること
  • 時間短縮、効率化の促進
  • 独自で管理でき、プライバシーが守れる
  • 場所や端末を選ばないこと
  • コスト削減スペース確保
  • 情報の共有化とバージョンアップを気にしなくて済む
  • 業務遂行が円滑になった

クラウドシステムのメリットである「情報共有」「常に最新のバージョンを利用できる」「場所・時間を選ばない」といった業務効率化につながる意見が多くありました。

悪かった点

  • PCが古いので接続に時間がかかり本来のメリットが発揮できていない
  • コストが思いのほかかかること。
  • 回線速度が遅い

これらの回答は、導入前に利用する機器のスペック、対象となるクラウドサービスの推奨環境、利用者数に対する月額コストなどを確認しておくことで、回避することができます。

  • いつも仕事
  • コミュニケーション不足
  • サバサバした社内環境になった

導入後のコミュニケーションや、いつでも仕事ができてしまう環境に対する不満もありました。

最も多かった回答として「セキュリティ」に関する不安が29.8%あり、クラウドシステムの特性でもある「どこからでもアクセスできる」という環境が、不安要素の一因となっているのかもしれません。
確かに、オンプレミスではクローズド環境・高セキュリティ環境の構築など、自社で徹底した対策を立てることができますが、その分コストがかかります。一方クラウドシステムは、低コストで運用することができますが、セキュリティ環境はサービス事業者に大きく依存します。そのため、クラウドシステムの導入には、コスト・業務効率化・セキュリティのバランスを見極めながら、信頼できるサービス事業者の選定も重要な要素になるでしょう。

今回行った「企業のクラウドシステム導入に関する調査」の資料はこちらよりダウンロードいただけます。

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【企業のクラウドシステム導入に関する調査】掲載内容

調査概要

【調査企画】予約ラボ
【調査対象】全国20代~60代の従業員規模300人以上の企業人事・総務担当者
【調査期間】2016/12/01
【調査方法】Fastask会員を利用したインターネット調査
【サンプル数】有効回収数77人

調査項目

  • 人事・総務部門として、今後の重要テーマ
  • クラウドシステムを利用している業務
  • 利用しているクラウドシステムに対する立場
  • クラウドシステム導入前に行ったこと
  • クラウドシステム導入後得られた成果
  • クラウドシステム導入後のメリット・デメリット

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