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意外!?本当は●●な施設管理![公共施設・共用スペースの使い方]

事業者様に、朗報です。

事業を拡大したい、新規顧客を獲得したい、あるいは事業を始めたいけれど、場所がなくて困っている……なんていう事業者様、いらっしゃいませんか。

そんなみなさまに、公共施設をビジネス活用するコツとして、施設・共用スペースの「用途・使い方」についてお伝えしたいと思います。というのも、私(sui)は、ある公共施設で指定管理者の一員として勤務していたことがありまして……

私の働いていた施設は、会議室(ミーティングルーム)・調理室・和室・スタジオ・ホール・展示室・イベントスペースなどを備えた少し大きめのところでした。

「公共施設管理なんて、お茶飲みながらまったりやってるんでしょ?」

そんなイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、そんなことはありません(少なくとも私の勤務していたところは……)。

施設予約・施設管理は「おおっ!」と「ええっ?」の宝庫。
いい意味でもそうでない意味でも、施設予約・施設管理のあり方に驚かされてきました。今回ご紹介するのも、ほんの一部です。

こんな用途があるんだ! 公共施設・共用スペースの使い方

「会議室(ミーティングルーム)は地元の同好会やサークルの活動に、ホールや展示室はその発表会に使うもの」

予備知識もなにもなく、一スタッフとして働き始めた私はそう思っていました。
しかしいざ施設予約の問合せを受けたり、利用状況を調べてみたりすると、それはほんの一部に過ぎない、ということがすぐにわかりました。

とりわけ印象的だった用途をご紹介すると……

教室やスクール等、習い事の会場として

hula 各地に教室をもつ企業が主催するものから、個人経営の教室まで。

「その地域に拠点をもたない団体・個人が、事業の拡大や新規顧客・新規生徒獲得の足がかりとして利用する」
「拠点はあるけれど単純にスペースが足りないので利用する」

ということが多かったようです。

ダンス on the たたみ !?

和室の用途いえば、茶道や囲碁将棋、着付けといった、日本古来の文化活動を連想されることと思います。着任当初の私もそうでした。

けれども、多かったのはヨガピラティスフラダンスでのご利用。時にはバレエのレッスンもありました。シューズ不要で緩やかな運動やダンスですね。
利用者様いわく、
「スタジオより予約が取りやすくて安く使えるし、素足でも冷えにくくてよい」
とのことでした。

これって、「運動=スタジオや体育館で行うもの」という固定観念を逆手にとり、またコストの低さ、畳敷き(フローリングより冷えにくい、用途が限られていると思われがち)という特徴を上手く活かした利用方法なんですね。

常連の利用者様も先輩スタッフも当たり前のようにしていましたが、「うまい使い方だなぁ」と唸らされたものです。

展示・販売会場、その他イベント・催事会場として

public 「会議室=会議を行う、ホール=コンサートや講演会を行う、……」がそれぞれの部屋の主な使用方法です。しかし、「それ以外の使い方」をする企業・団体も多くみられました。

会議室が展示場に変身!

小規模な展示会には会議室(講座室)がよく使われていました。机や椅子などの備品を動かして設営すれば、会議室が「あっ!」という間に展示会場になります。

展示室も、空きをうまく活用してビジネス利用

展示室は押さえる部屋数により、小~大規模の展示が可能でした。予約は市民優先でしたが、空室日を事業者が埋めてくださることは、管理者としても歓迎でした。

ある利用者(事業者)様は、初めてのご利用で慣れていないこともあり、複雑な利用ルールを理解していただくのにもご苦労をおかけしてしまいました。けれども会場がお気に召したようで、その場でまた空室日を予約してくださいました。今でもリピーターとして定期的に利用されているようです。

各種試験・講演会、内容も規模も自在に

施設では机や椅子も貸出していて、在庫と人手があればホールにたくさん設営することもできます。ですので受験者数によっては入学試験にも使え、実際ある大学に毎年ご利用いただいていました。

しかし入試という催しは繊細なうえ、受験者数も運営方法もいつも同じとは限りません。
利用者様からの要望は多くあり、管理者もできる限りの配慮を試みつつ、逆にお願いをすることもありました。
管理側としては、時期が近づくと「そろそろあの大学の入試だ!」と身構えるくらいには大変さも感じました。けれど毎回試験が無事終わると、スタッフ一同ほっとしたものです。

そしてこれもほんの一例。事業者様には規模も大小さまざまに、各種試験、研修、パーティーなど、あらゆる用途でお使いいただいていました。

固定観念を捨て、施設利用をビジネスチャンスに

施設や共有スペースは、使い方を柔軟に考えることで、

・事業拡大・新規顧客獲得に役立つ
・自分のスペースをもたない団体・個人でも教室・スクール・イベントなどを開催することができる(事業を始めることができる)

というメリットが生まれます。

管理側にとっても、空室減少・稼働率の向上という利点がありますね。管理者様方にも、固定観念をもたず、ちょっと意外な使い方や新しい使用方法に対応できるような施設作りをしてくださると、利用者としてもうれしい限りですね。

事業者のみなさまにとってはビジネスチャンス。
「こんな使い方はどうかな?」と思ったら、施設側とお話ししていただくのが一番です。施設側からの要望もあるかもしれませんし、もちろんルールも守らなくてはならず、根気が要るかもしれません。けれど、少しだけがんばってみていただきたいなと思います。

まずは施設に電話をしてみたり、足を運んでお話をしてみたり、実際の部屋を見せてもらったりしてはいかがでしょうか。

あらゆる業種に携わるみなさまにとって、このお話が、事業の拡大や新たなビジネスのヒントとなれば幸いです。

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公共施設・指定管理者の施設管理でご利用いただいています。利用事例はこちら。
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sui

フリーライター。猫派だが、もふもふ全般が好き。でも飼ったことがない。 公共施設で働いた経験などで、みなさまのお役に立ちたいです。

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