人事・総務の6割以上が「自動化できたら便利だと思う」業務は、健診日の予約調整

これまで健康診断の業務効率化や平準化について、事例やインタビューを通してご紹介してきました。そこで今回は、従業員数３００人以上の企業人事・総務担当者を対象に、健康診断の予約調整について調査を行いました。

業務効率化は重要テーマの三本柱の一つ

従業員数３００人以上の人事・総務担当者に今後の重要テーマについて調査をしたところ、「人材育成」「業務効率化」「コンプライアンス」が票を集めるという結果になりました。
限られたリソースの中で数多くの業務を行う人事・総務担当者にとって、「業務効率化」は「人事育成」に次ぐ重要テーマであることが伺えます。
また今回の記事タイトルにもある、健康診断に関連する「健康経営」も２割の人事・総務担当者が今後の重要テーマとして回答しています。

健診日の予約調整の実態を調査

従業員数が増えるにつれて、雇用形態・勤務地は多様化するため、健診項目や受信日の管理も煩雑になりがちです。その回避策として外部の仕組みを利用する例を以前にご紹介しましたが、実態はどのようになっているのでしょうか。

従業員数３００人以上の企業では、26.7%の企業が「基幹システムを利用している」と回答しました。アウトソーシング等の代行サービスも14.7%が利用している一方、クラウドシステムの利用は6.7%にとどまりました。健診結果は非常にデリケートで高度な機密情報であるため、セキュア環境で管理をする必要があるからと考えられます。
業務効率化とセキュリティのバランスをとることは難しいことですが、今後のクラウド化の流れを考えると一つの案として、高度な機密情報は社内のシステムに置き、クラウドで行う予約調整は社員番号で管理をするという方法があります。
これによりクラウド上に高度な機密情報を置くことを回避することができます。このような運用方法は、データ連携をうまく利用した事例としても数多くあります。

健康診断の受診日の決め方についても調査を行ったところ、「受診日をあらかじめ決めて社員に告知している」企業が最も多い結果になりました。ただ、受診日を決めていても日程調整が難しい社員が、都合のつく時間に健診に行くため、健診会場が混雑するという平準化の観点で問題が発生します。「社員が直接医療機関を予約している」は22.7%、次いで「メール・エクセルで希望日を確認して調整している」が18.7%となりました。「メール・エクセルでの調整」は健診の業務効率化に関する記事にもあるように、手戻りが多い作業となることが多く、業務効率化の余地があるのではないでしょうか。

「予約調整が自動化できると便利」が6割以上

各企業が工夫を重ねる健診日の予約調整ですが、ずばり、自動化されるクラウドシステムがあると便利か調査をしました。すると、66.7%が「あると便利」と回答し、人事・総務担当者にとっては健診日の予約調整が自動化されると便利だと思っていることがわかりました。
しかし、健診日の予約調整は健診業務の中に埋もれているため、業務プロセスを可視化していかないと、なかなか課題業務として気が付かないものです。この結果が健康診断業務の効率化のヒントになれば幸いです。

この他、人事・総務担当者に聞いた「企業のクラウドシステム導入に関する調査」を行いました。クラウドシステムの導入を検討する前の参考になればうれしいです。
調査資料ダウンロード(全9頁)