予約システムとは？
機能や選び方、メリット・デメリットを解説！

予約システムは、「予約業務を効率化したい」「予約機会の損失を防ぎたい」など、予約管理にまつわる課題の解決に役立つシステムです。
サービス内容や利用目的に応じた多彩なシステムが提供されており、さまざまな業界・業種で導入されています。

この記事では、予約システムが備える機能やシステムを選ぶ際のポイント、メリット・デメリットについて解説します。
予約システムに関する理解を深め、自社に合ったシステムの導入にお役立てください。

予約システムとは？

「予約システム（予約管理システム）」とは、予約受付やキャンセルなど予約に関する業務を一元管理できるシステムのことです。
予約システムを導入することで、顧客がオンライン上で予約・変更が簡単にできるだけでなく、導入企業はSNSや電話、メール、来店受付など複数の媒体からの予約をまとめて一箇所で管理できます。予約状況はリアルタイムで更新されるため、ダブルブッキングや管理の煩雑化を防げ、予約管理業務をスムーズに進められます。

予約システムは、レストランやサロン、病院や各種スクールなど来店予約が必要なサービスで多く導入されています。また、対外顧客の予約管理以外に、会議室や社用車の管理、社内研修、健康診断など社内業務の日程調整にも活用されています。

予約システムが備える機能とは？

予約システムには、予約の受付はもちろんのこと予約管理にまつわる多くの機能が搭載されています。ここでは代表的な機能をいくつかご紹介します。

※予約システムによって搭載している機能は異なります。詳しい機能は各サービスをご確認ください。

予約の受付・管理機能

予約の受付・管理は、予約システムのメイン機能です。予約サイトなどを通じて、24時間365日予約を受け付けられます。予約者や管理者が行った変更内容はシステムに即時に反映されるため、常に最新の予約状況を確認できます。

なお、システムによっては、希望日時が満席でもキャンセル待ちでの予約を受け付ける「キャンセル待ち機能」が備わっているのもあります。キャンセル待ち機能があれば、キャンセルの受付からキャンセル枠への予約完了までスムーズに行え、予約の取りこぼしを減らせます。

メール配信機能

メール配信機能は、予約・変更・キャンセル受付をした際などに確認メールを自動で配信する機能です。予約日時直前にお知らせメール（リマインド）を自動配信する設定をすれば、企業側の対応漏れや顧客の予約忘れによるドタキャンやノーショウ（キャンセルの連絡がないまま現れないこと）防止につなげられます。

また、メールの文面をカスタマイズできるものもあるので、サービス利用時の注意点を含めたり、利用後のお礼を個別にアレンジしたりすることで、顧客サービスの質の向上にもつなげられます。

顧客情報管理機能

姓名や電話番号・性別などの顧客（会員）情報や来店履歴を一元管理できる機能もあります。
収集した顧客データを抽出ができるものであれば、それらを有効活用し、サービスの見直しや業務改善に役立てられ、さらなる業務効率化や集客につなげられます。

なお、中にはGoogleアナリティクスなどとの連携ができるものもあるため、アクセス解析による詳細な分析データを取得することも可能です。

予約枠設定機能

予約を受け付けるためには「予約枠（予約カレンダー）」は欠かせません。
「時間タイプ」や「時間割タイプ」などいくつかの定型タイプが用意されていたり、用途に応じて柔軟なカスタマイズができたりするものなど、システムによりさまざまです。

＜予約枠の定型タイプ例＞

外部サービス連携機能

Salesforceなどの顧客管理システムやSNSなどの外部サービスとの連携ができるシステムもあります。
予約システム導入時に、すでに顧客情報を管理しているシステムがあれば、API連携することで同じデータを共有し二重管理を防げます。
また、分析システムと連携させれば、予約システムで得られた分析データをマーケティングに活用することも可能です。
SNSとの連携では、集客のチャネルを増やし、会員データと連携することで入力の工数を減らせます。
ChoiceRESERVEのSalesforce連携について
ChoiceRESERVEが連携できる外部サービス一覧

予約システムで解決できる悩みや課題とは？

予約システムでは、企業や店舗が抱えるさまざまな悩みや課題の解決に役立っています。

• 予約対応にかける時間を削減したい

• ドタキャンやノーショウを防止したい

• 予約機会の損失を防ぎたい

• お客様にスムーズな予約を提供したい

• ダブルブッキングなど人的ミスを減らしたい

• 会議室の管理や健康診断など、社内業務の日程調整をスムーズにしたい　など

上記のような悩みや課題を抱えている場合は、予約システムを検討してみてはいかがでしょうか？

店舗や企業が予約システムを利用するメリットとは？

予約システムの導入により、予約者側には「スムーズに来店できる」「スマートフォンやパソコンで簡単に予約ができる」「好きなタイミングで予約ができる」など多くのメリットが生じます。
同様に、導入する店舗や企業側もさまざまなメリットが得られます。

業務の効率化につながる

予約システムの導入により、予約の自動受付やリマインドメールの自動配信などができ、予約関連業務の大幅な効率化が図れます。
また、「クレジットカード決済機能」を使えば、事前に会計を済ませられるため、会計業務の効率化にもなります。
他にも、「顧客情報管理機能」や「外部サービス連携機能」を有効活用して、マーケティング業務の効率化を図るなど、予約業務に限定せず幅広い業務の効率化につなげられます。

また、業務効率化により削減できた時間を有効活用することで、サービスの質の向上や集客アップも期待できます。

予約機会の損失防止

対面や電話での予約は営業時間内に限られますが、予約システムであれば24時間365日の対応が可能です。対面や電話での予約と併せて活用すれば、より多くの人が予約を取りやすくなり、ビジネスチャンスの拡大につながります。

人的ミス・トラブルの防止

対面や電話での予約の場合、聞き間違いやダブルブッキングなどの人的ミスが発生することがあります。予約システムでは、システム上で予約を受け付けるため、人的ミスの削減に役立ちます。
また、事前にクレジットカード決済を行える「クレジットカード決済機能」を備えたシステムであれば、顧客のドタキャンやノーショウ対策としても有効です。

集客に役立てられる

多くの予約システムには、予約者の情報を管理できる「顧客情報管理機能」が備わっています。顧客情報管理機能から顧客の傾向や動向を分析し、上手くマーケティングに活用すれば、集客へとつなげられます。
他にも、「クーポン配布機能」や「アンケート機能」など販促に役立つ機能が充実しているサービスもあるので、これらを有効活用することで、より多くの集客が期待できるでしょう。

オンライン決済や事前決済ができる

予約システム上でオンライン決済など事前決済をすることで、当日の会計業務を軽減できます。割引計算の手間や金銭授受のミスなどのトラブルの軽減にも役立つでしょう。

また、事前決済することによって、ドタキャンやノーショウを防いだり、ノーショウによるキャンセル料の未払いなどの金銭トラブルの防止にも有効です。

スケジュール調整が簡単にできる

予約受付可能日時や定員数を設定することで、スケジュール調整の効率化が図れます。
予約が来る度にスケジュール表を見て予約の可否を確認し、必要であれば調整するなどの手間は必要ありません。また、定員数を超えた場合には自動で受付を終了できるため、ダブルブッキングを防げます。

スケジュールの調整は予約業務の中でも多くの手間が要る業務です。ここが省ける点は、多くの店舗・企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

予約システムを選ぶポイントとは？

予約システムには多くの種類があり、それぞれ特徴が異なります。
自社に合った最適なシステムを導入するために、予約システムを選ぶ際のポイントを確認しておきましょう。

業種に合った予約管理機能

業種や用途によって最適な「予約タイプ（予約枠タイプ）」は異なります。そのため、業種に合った予約システムかどうかは重要なチェックポイントとなります。
サービスによっては、複数の予約タイプを提供していて幅広い業種に対応できるものもありますが、あるタイプに限定されているシステムもあります。
自社の業種・用途に合った予約管理ができるかどうかは、必ず確認しましょう。

※予約タイプに関しては「予約枠設定機能」で代表的な4つのタイプを紹介しています。

顧客情報管理・分析機能

予約システムを選ぶ際には、顧客情報管理機能や分析機能の有無についてもチェックしましょう。顧客情報管理・分析機能が充実していることで、単純な「予約受付」としてのツールに留まることなく、機能を活用した集客アップにつながるツールになり得ます。

その他に必要な機能

自社にとって必要な機能が備わっているかは、必ず確認しましょう。
たとえば、多店舗展開している企業であれば、複数の店舗を管理できる機能があった方がより効率的な運用ができます。
外国人客がいるのであれば、多言語対応機能は顧客にとっても便利なものです。
当日の会計の手間を省きたいのであれば、クレジットカード決済機能は必須でしょう。

このように、自社の利用目的・用途にあった機能を備えているシステムを選ぶことで、より効率的な運用が実現します。

利用料金

昨今は、無料・有料を問わず、多くの予約システムが提供されています。
無料が良い、有料が良いなどとは一概には言えません。予算を決めたうえで自社にとって必要な機能を備えたシステムを選択することが重要です。

セキュリティ

予約業務は顧客の個人情報を扱うため、セキュリティ面は重要なチェックポイントです。個人情報の流出は企業の信用にかかわります。予約者が安心して予約をできるようなセキュリティ体制が整っているシステムを導入しましょう。

予約システムのデメリット

予約者にとっても企業にとっても多くのメリットがある予約システムですが、デメリットとなる点もいくつかあります。導入前にデメリットもしっかりと把握しておきましょう。

初期費用や利用料金がかかる

一般的に予約システムの導入には、初期費用や月額または年額の利用料金がかかります。しかしながら、予約システムを導入することで、従業員の負担軽減や顧客サービスの質の向上など得られるメリットも多々あります。
費用とメリット・デメリットを考慮した上で、導入を検討するようにしましょう。

なお、システムの種類やプランによって初期費用の有無やランニングコストは異なります。ランニングコストが安くても初期費用が高いなどさまざまなので、導入する際には複数社をピックアップして比較検討することをおすすめします。

設定や管理にパソコンの操作が必要

予約システムは基本的に、パソコンで画面表示や入力を行う仕様になっています。そのため、パソコンの操作に慣れていなかったり、パソコン操作をする時間がなかったりする場合にはデメリットになり得ます。

この点を回避するために、パソコン操作に慣れていない人でも簡単に使いこなせる操作性を重視することをおすすめします。予約台帳がカレンダーや時間割など視覚的にわかりやすいデザインで作られていると、パソコンに不慣れな人でも直感的に使えるでしょう。
また、予約システムを完全導入する前に、予約業務に関わる従業員全員にシステムの利便性や操作方法をレクチャーするなどして従業員の不安を払しょくできると、導入がスムーズに進められます。

新たな予約方法に慣れるまでに時間を要する

予約システムを導入するということは、従来の予約方法から新たな方法への転換を意味します。そのため、予約業務に従事する従業員は、新たな方法に慣れるまでに時間がかかってしまう可能性があります。
また、予約をする顧客側も、これまでのように電話やメールではなく「ネットから予約する」ということに戸惑ってしまう場合もあります。

従業員への教育はもちろんのこと、顧客への周知やフォロー体制をしっかりと整えてからの導入を心がけましょう。こうした対策なく急な導入をしてしまうと、結局電話やメールで予約がきてしまったり、ネット利用に慣れていない顧客を取りこぼしてしまったりする可能性があります。

予約者の人物像がわかりにくい

顧客に合わせたサービスを提供するために、予約者がどんな人柄かは事前に把握しておきたいものです。
電話や来店予約の場合は、コミュニケーションを通して顧客の人物像をある程度把握できます。一方で、予約システムを介しての予約では、コミュニケーションを取る機会が無いため、予約者の人物像を把握することはできません。
顧客の雰囲気や人柄などがわからなければ、顧客に合わせたサービスの提供は難しくなってしまいます。また、自宅でサロンやレッスンを提供している場合などは、全く知らない人を家に招くと考えると、やや警戒心を抱くこともあるでしょう。

予約時に予約客が入力する項目に「事前質問」を追加できたり、予約受付時に事前アンケートの入力を促す「予約アンケート機能」が備わっているシステムもあります。こうした機能を活用することで、システムを介した予約でも予約者に関する情報を得られるような工夫を図るといいでしょう。

予約システムに関するよくある質問

最後に、予約システム導入に際して「よく寄せられる質問」をQA方式でご紹介します。

Q：予約システムを導入することで具体的にどんな風に便利になるのですか？

A：予約システムを導入することで、予約受付業務が格段に楽になります。
繁忙期でも、システム上で情報が自動更新されるため、従来のように手書きやエクセルなどによる予約受付表を逐一確認する必要がありません。聞き間違いなど人為的な受付ミスも防げるうえに、予約漏れやダブルブッキングも防げます。
また、昼夜時間を問わず予約を受け付けられるため、予約機会の損失を最小限に抑えられます。

Q：予約システムの相場はどの程度ですか？

A：予約システムにはさまざまな種類があり、相場は一概に〇〇円とは言い切れません。
予約システムの種類別の詳しい費用・相場に関しては、こちらの記事で紹介しています。相場の参考にお役立てください。

ChoiceRESERVEの料金についてはこちら

Q：予約システムはどんな業界・業種で導入されていますか？

A：予約システムは、以下のような幅広い業界・業種で導入されています。

• 来店／カウンセリング
• フィットネス／パーソナルジム
• 美容院／マッサージ
• 公共施設／スポーツ施設
• 病院／クリニック／整体院
• スクール／教室
• 飲食店
• 会議室／ホテル
• 駐車場／レンタカー
• 工場見学／ショールーム
• 社内の健康診断／カウンセリング／面談
• 採用における面接や説明会
• メンテナンス／コールセンター
• イベント
• ツアー／アクティビティ　など

まとめ

予約システムは、予約業務の効率化や予約機会の損失防止など、予約にまつわるさまざまな課題や悩みを解決し、サービスの質の向上や集客アップが期待できるツールです。
自社に適したシステムを選ぶ際のポイントは、機能面とセキュリティ面の充実度。ぜひ、今回紹介したポイントをおさえて、自社が抱える悩みや課題を解決できる機能を備えた予約システムを選んでください。