「予約システム」とは？ 予約管理の課題解決に役立つ機能やメリット等を解説

予約システムは、「予約業務を効率化したい」「予約機会の損失を防ぎたい」等、予約管理にまつわる課題の解決に役立つシステムです。さまざまな業界や業種で導入されており、気になっている方も多いのではないでしょうか。

今回は、予約システムに興味がある企業担当者向けに「予約システムとは？」という基本的な事柄をはじめ、その機能やメリット等を解説します。

予約システムとは？

予約システムとは、システム上で予約受付やキャンセルといった予約管理を行えるシステムのことです。ひと昔前まで予約というと、対面や電話、メールで予約受付を行い、手書きやエクセル等で管理をするのが一般的でした。しかし最近は、無料・有料を問わず、多種多様な機能を有した予約システムサービスが登場し、さまざまな業種や業態で導入されています。

予約システムを使っている場面というと、レストランやサロン、病院、各種スクール等の来店予約や受付予約が代表的ですが、このほかにも会議室や社用車の管理、社内研修、健康診断といった、社内業務の日程調整にも活用されています。業態や業種を問わず、予約管理の課題解決に役立つシステムと言えるでしょう。

予約システムが備える機能とは？

予約システムには、予約の受付をはじめ予約管理にまつわるさまざまな機能が搭載されています。ここでは主要な機能をいくつかご紹介します。

※予約システムの種類によって搭載している機能は異なります。詳しい機能は各サービスをご確認ください。

予約の受付・管理

予約システムのメインとも言うべき機能で、予約サイト等を通じ、24時間365日予約を受け付けられます。管理者や予約者が変更を行った内容が即時反映されるため、常に最新の予約状況を確認できるでしょう。

予約台帳機能を備えたものは、空き状況が把握しやすいほか、対面や電話による変更も一元管理できます。キャンセル待ちやクレジットカード決済機能等を備えたものもあり、導入することで、予約業務の効率化に役立ちます。

メール配信

予約システムのなかには、予約受付やキャンセル受付等をした際に自動でメールを配信する機能を備えたものもあります。業務効率化はもちろん、予約日時直前にお知らせメールを自動で配信する設定を利用すれば、予約忘れによるドタキャン（ノーショウ）防止につながるでしょう。また、キャンセル待ち通知や利用後のお礼等をメールで自動配信できる予約システムもあります。

顧客情報管理・分析

姓名や電話番号、性別といった顧客（会員）情報を管理する機能で、会員登録している人としていない人を一元的に管理できるサービスもあります。予約データや会員データを抽出ができるものなら、顧客の分析に役立てることができるでしょう。また、アクセス解析が可能な予約システムもあり、上手く活用することで集客の分析に役立てることができます。

予約システムで解決できる悩みや課題とは？

予約システムは、多くの店舗や企業等で重宝されていますが、具体的にどのような悩みや課題を解決するのに役立つのでしょうか？ 以下にいくつかの例を挙げます。

・予約対応にかける時間を削減したい
・予約時の事前決済を導入して、ドタキャンを防止したい
・予約機会の損失を防ぎたい
・お客様にスムーズな予約を提供したい
・予約にまつわる人的ミスを減らしたい
・会議室の管理や健康診断等、社内業務の日程調整に割く時間を減らしたい　等

店舗や企業が予約システムを利用するメリットとは？

予約システムの導入により、予約者側には「スムーズに来店できる」「スマートフォンやパソコンで簡単に予約ができる」「好きなタイミングで予約ができる」等のメリットが生じます。一方、店舗や企業側もさまざまなメリットが得られます。

業務の効率化につながる

予約システムの導入により、予約の自動受付やリマインドメールの自動配信等ができるようになることで、予約関連業務の効率化を図れます。予約業務が効率化した分、別の業務に集中することもできるでしょう。予約システムのクレジットカード決済機能を使えば、事前に会計を済ませてもらうこともできるので、会計業務の効率化にもなります。予約業務に限らず業務全体の効率化を図れるでしょう。

予約機会の損失防止

対面や電話での予約は営業時間内に限られますが、予約システムであれば24時間365日対応可能です。対面や電話での予約とあわせて活用することで、幅広い人が予約を取りやすくなるでしょう。キャンセル待ち機能を備えた予約システムもあり、予約機会の損失を防ぐことにもつながります。また、多言語対応の予約システムであれば、日本のみならず、海外の利用者にも対応できるでしょう。

人的ミス・トラブルの防止

対面や電話での予約の場合、聞き間違いやダブルブッキングといった人的ミスが発生する可能性があります。その点、予約システムでは、自動で予約を受け付けることができるため、人的ミスの削減に役立つでしょう。また、事前にクレジットカード決済を行う機能を備えたものは、ドタキャン対策としても有用です。

集客に役立てられる

予約システムは、予約者の情報を管理できる機能を持っているものもあるので、顧客のデータ傾向等を分析するのにも役立ちます。得られた情報を上手く活用することで、集客へとつなげることもできるでしょう。このほかにも、クーポン配布やアンケート機能といった、販促に役立つ機能を備えた予約システムもあります。

予約システムを選ぶポイントとは？

数多くの予約システムがありますが、どのような部分に注目して選べば良いでしょうか。ここからは、予約システムを選ぶポイントをご紹介します。

業種に合った予約管理機能

一言で予約システムと言っても、業種や用途によって適した予約システムは異なります。サービスによっては、複数のタイプを提供しているケースもあるため、自分たちの業種や用途に合った予約管理ができるかという点を見極めるようにしましょう。

顧客情報管理・分析

予約システムを選ぶ際は、顧客情報管理や分析機能の有無についてもチェックしましょう。予約者の分析機能が充実していることで、単純な予約だけでなく、予約を通じて集客アップにもつなげられます。

その他に必要な機能

基本的な予約管理機能以外の部分についても比較・検討することが大切です。例えば、多店舗展開している企業であれば、複数の店舗を管理できる機能があると便利です。ほかにも、多言語対応やクレジットカード決済機能等を備えている予約システムもあるので、必要な機能が搭載されているか確認しましょう。

利用料金

昨今は、無料・有料を問わず、さまざまな予約システムが登場しています。なかには、複数の料金プランを提供しているサービスもあります。無料が良い・有料が良い等は一概には言えないため、使いたい機能や予算等を踏まえながら検討しましょう。

セキュリティ

顧客の個人情報を預かるため、セキュリティ面は重要な部分です。個人情報の流出は、企業の信頼に関わるので、予約者が安心して予約をできるようなセキュリティ体制が整っているサービスを導入しましょう。

予約システムの導入で予約業務を円滑に

予約システムは、予約業務の効率化や予約機会の損失防止等、予約にまつわるさまざまな課題や悩みを解決してくれるシステムです。予約システムを導入することで予約業務を円滑に進めることができるようになるでしょう。

予約業務に関する課題や悩みを抱えている企業は、まずはどんな予約システムがあるのか調べるところから始めてはいかがでしょうか。

▼さまざまな予約システムの比較検討をされる際は、ぜひこちらの記事もご参考ください。
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