お問い合わせ
お客さまに予約受付の完了を伝えるとともに、予約内容の再確認の役割も担う「予約確認メール」。予約確認メールの活用は、予約日時の勘違いや予約忘れの防止に役立ちます。この記事では、予約確認メールの書き方を詳しく解説し、メールの基本構成や文章作成のポイント、シーン別の例文もあわせてご紹介します。予約確認メールのテンプレート作成などに、ぜひ役立ててくださいね。
予約確認メールの役割とは？ 送るタイミングは？
「予約確認メール」とは、希望の日時に予約が完了していることをお客さまへお知らせするメールです。メールには、予約日時、予約者名、予約サービスなどの記載があり、お客さまに予約内容を再確認してもらう役割も担っています。
一般的に予約確認メールを送るタイミングは2回で、予約受付直後に送る「予約完了メール」と、予約日が近付いてきた時にお知らせする「リマインドメール」があります。
予約確認メールに必要な情報
予約確認メールに予約情報を正確に記載しておくことで、予約者も管理者もお互いに間違いがないか確認ができます。予約確認メールに必要な情報は以下の通りです。
- 予約日
- 開始時間（必要に応じて終了時間、所要時間も）
- 予約者名
- 予約人数
- 予約したサービス（製品）の内容
- 場所（オンラインの場合はURLなど）
- キャンセル・変更について（ポリシーや方法）
- 持ち物
- 注意事項
メールの最後に、担当者からお客さまへのコメントなど、来店が楽しみになるようなメッセージを添えるといいでしょう。オリジナルのメッセージが一言あるだけで、特別感や人間味が感じられる印象のいいメールになります。
予約確認メールを作成する際のポイント
予約確認メールを作成する際の大切なポイントをいくつかご紹介します。以下の内容をぜひ参考にしてみてください。
分かりやすい件名にする
予約確認メールの件名は、用件や送り主が一目で分かるものにしましょう。具体的には、「【予約完了】〇〇（店名）」「7/13〇〇セミナー予約申込完了のお知らせ」というような件名にすると、予約確認メールであることをすぐに認識してもらえます。
メールボックスを一覧表示で確認する場合、目に留まりやすいのが件名の部分です。「〇〇店からのお知らせ」など具体性を欠いた件名では、メルマガと勘違いされて他のメールに埋もれてしまうおそれがあります。
内容は要点を絞って簡潔に
予約確認メールの内容は要点を絞って簡潔にまとめましょう。スマートフォンでメールをチェックする人のことも考えて文章は短めに、予約情報の詳細は箇条書きにすると読みやすくなります。情報量が多い場合は、改行や区切り線も活用しましょう。
もちろん丁寧な言葉遣いは必須ですが、冗長な文にならないよう注意してください。要点がスムーズに確認できる、すっきり見やすい文面を心がけましょう。
予約変更やキャンセル時の連絡先も記載
予約変更やキャンセルに備えて、連絡先も必ず記載しましょう。直前の急なトラブルに対応できるよう、メールアドレスだけでなく電話番号も記載しておくと親切です。
連絡先の記載場所は、メールの最後が分かりやすいでしょう。「変更・キャンセルはこちらから」などと別枠を設け、目立つように記載しておけば、必要な時にすぐに見つけてもらえます。
誤字脱字、記載内容に間違いがないか確認を
基本的なマナーとして、誤字脱字、記載内容に間違いがないかの確認はしっかり行いましょう。特にテンプレート作成時は慎重にチェックすることをおすすめします。
文章や内容に誤りのあるメールを送ってしまうと、相手からの印象が悪くなったり、信頼性に影響したりする可能性もあります。中でも、予約日時や料金の記載誤りは大きなトラブルになりやすいので注意してください。
オリジナルメッセージを付け加えると好印象
予約確認メールは事務的な印象を与えがちですが、メールの最後に担当者から予約者へのコメントなど、何か一言付け加えるだけで人間味の伝わるメールになります。オリジナルのメッセージには特別感があり、お客さまにとってうれしいものとなるでしょう。
「前回〇〇さまのカットを担当した△△です」「〇〇さま、今月も本セミナーにご参加いただきありがとうございます」などと、親しみを込めてお客さまの名前を呼ぶのもテクニックのひとつです。予約日が楽しみになるような明るいメッセージを送りましょう。
予約確認メールに使える例文をシーン別に紹介！
予約確認メールの例文をシーン別にいくつかご紹介します。下記を参考に、業種やシーンにあわせて「予約人数」「持ち物」「注意事項」などの必要な項目も盛りこみながら、テンプレート作成をしてみてくださいね。
例文1. 予約完了時の自動返信メール
お客さまへ予約完了をお知らせする自動返信メールの例文をご紹介します。
件名
11/28〇〇セミナー予約申込完了のお知らせ
本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局です。
この度は、〇〇セミナーにお申し込みいただきありがとうございます。
以下の内容で参加受付を完了しております。
—————————————————
セミナー名：〇〇セミナー
開催日時：2021年11月28日（日）10時00分～12時00分
開催場所：△△ホール2階 B会議室
住所：東京都～～～
地図：URL～～～
（□□駅より徒歩3分）
—————————————————
▼ご質問・お問い合わせ等はこちらから
〇〇セミナー事務局
電話番号：～～～
メール：～～～
—————————————————
＜署名＞
株式会社●●
〇〇セミナー運営事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
例文2. 予約完了を伝える確認メール
正式に予約受付が完了したことをお客さまへお知らせするメールの例文です。こちらは自動返信メールを使用していない店舗向けの例文となります。
件名
【予約完了のご連絡】〇〇（店名）
本文
この度は、〇〇をご予約いただきありがとうございます。
ご予約内容は以下の通りです。
予約日時：2021年11月25日（木）13時30分
メニュー：カット＋カラー／11,000円
担当スタイリスト：△△
地図：http://～～～
—————————————————
□□さま
□□さま、いつもご指名いただきありがとうございます。□□さまにぴったりなスタイルをご提案できるよう丁寧にカウンセリングをさせていただきますね。どうぞよろしくお願いいたします。
担当：△△
—————————————————
▼変更・キャンセル・お問い合わせはこちら
〇〇（店名）
E-mail：～～～
TEL：～～～
URL：～～～
例文3. 予約日の数日前に送るリマインドメール
予約の日時が近付いてきた時に送信するリマインドメールの例文をご紹介します。
件名
【ご予約前日です】〇〇（店名）
本文
ご予約の前日となりましたので、念のためお知らせ申し上げます。
□□さまのご来店を心よりお待ちしております。
—————————————————
予約日時：2021年11月27日（土）10時30分
メニュー：ヘッドスパ60分／5,000円
担当：△△
地図：http://～～～
—————————————————
〇〇（店名）
E-mail：～～～
TEL：～～～
URL：～～～
※お手数ですが、予約当日の変更・キャンセル等のご連絡はお電話でお願いいたします。
メールを自動で返信してくれる予約システムサービスもおすすめ
すべてのお客さまに予約確認メールを手作業で送るのは、なかなか大変です。メールの送信や問い合わせ対応など、予約に関する業務負担を軽くしたいのであれば、予約システムの導入を検討するのもいいでしょう。
予約システムは、予約の24時間自動受付や予約メールの自動返信など、便利な機能が豊富です。お客さまに予約の完了をお知らせする「予約完了メール」、予約忘れを防止する「リマインドメール」、後日、来店のお礼を伝える「サンキューメール」を自動配信してくれる機能などもあります。各種設定や登録も簡単で、誰でもスムーズに導入できます。
予約システム「ChoiceRESERVE」は予約に関する自動返信機能が充実しています。具体的な情報を知りたい方は以下をご参考ください。
予約確認メールは簡潔に分かりやすく！
この記事では、予約確認メールを作成する際のポイントやシーン別の例文をご紹介しました。予約確認メールの主な役割は、「予約完了のお知らせ」「予約情報の再確認」「予約忘れの防止」です。お客さまがスムーズに内容を確認できるよう、簡潔な文章で分かりやすくまとめましょう。24時間自動で予約受付やメール配信を行う、予約システムの導入もおすすめです。
