BACK
Loadingあとでラボる

予約のダブルブッキング対策とは? 未然に防ぐ管理方法と発生時の対処法を詳しく解説

知る・学ぶ

/
2021.12.27
Loadingあとでラボる

Yota

飲料業界・SES業界を経て、現在はWebセキュリティ業界にて勤務。数年前に副業でWebライター活動を開始し、IT関連を中心に幅広いジャンルの執筆に携わる。主なジャンルは、IT/転職/介護/不動産/美容/恋愛など多数。近年はサイトアフィリエイトも運営。

INDEX

飲食店やイベント・宿泊施設などの予約を取る業態は、お客さまのダブルブッキングを避けなくてはいけません。ダブルブッキングは店舗や施設運営者の信用問題に繋がり、二度と利用してもらえない可能性が懸念されます。いい加減な予約管理をしていると悪評が広まり、客足が遠のく原因にもなり得るでしょう。

この記事では、ダブルブッキングの原因と予防策を解説します。万が一ダブルブッキングをしてしまったときの対処方法も紹介しますので、ぜひご覧ください。

なぜダブルブッキングが起きる? 3つの原因

そもそも、なぜダブルブッキングが起きるのでしょうか。ダブルブッキングの原因は、以下の3つが挙げられます。

1.予約管理者同士の共有が不十分
2.予約方法が複数ある
3.予約管理方法が混在している

現時点でダブルブッキングを起こしたことがない店舗や施設においても、上記のいずれかに当てはまっているかもしれません。それぞれの原因について、詳しく解説します。

1.予約管理者同士の共有が不十分

予約管理者の情報共有がきちんとできていないと、ダブルブッキングが起きやすくなります。管理者が複数いる場合、リスクはさらに上がるでしょう。

また、最終的な管理者は1人でも、従業員の誰もが予約を受け付けられるようになっているというケースも考えられます。たとえば、飲食店では予約電話を取ったスタッフがそのまま応対し、予約台帳へ記入することが珍しくありません。予約台帳への記入ミスや、管理者への伝え漏れなどがあるとダブルブッキングが発生します。

2.予約方法が複数ある

複数の予約方法を利用することも、ダブルブッキングの原因の1つです。お店への予約は、店舗公式ウェブサイトやグルメ紹介サイト、電話など多くの経路があります。予約経路が多いほど管理が煩雑になり、重複する可能性が高まるでしょう。

とはいえ、予約方法を過剰に減らすと機会損失になりかねません。一旦開設した予約経路をなくすと、顧客に不便を強いることになります。「管理が難しいから」の1点だけで、すでに複数ある予約方法を1本に絞るのは難しいでしょう。

3.予約管理方法が混在している

予約の管理方法が1つにまとまっていないと、ダブルブッキングが発生しやすくなります。紙の予約台帳やカレンダー、PC・スマートフォンのスケジュールツールなど、管理方法はさまざまです。複数の媒体を使うと情報共有ミスを引き起こしやすく、正確な予約管理が困難となります。

中でもアナログな予約管理の併用は、全て人の手でおこなわれます。日付や時間の記入ミス、確認忘れといった人的ミスのリスクは、電子ツールの併用よりも高いでしょう。

未然に防ぐ! 具体的なダブルブッキング対策3つ

予約の情報共有や管理がしづらい環境は、ダブルブッキングの原因となります。ダブルブッキングを防ぐためには、下記3つの対策が効果的です。

1.予約管理方法を1つにする
2.スケジュール管理ツールを使う
3.予約システムを導入する

それぞれ、具体的な対策方法を見ていきましょう。

1.予約管理方法を1つにする

予約管理の方法が複数ある場合、1つにまとめることが有効です。一元管理する媒体は、アナログでもシステムでも問題ありません。

アナログで管理するなら、予約台帳やカレンダーなど「これにしか予約の予定は書かない」と決めることが大切です。複数の紙に情報が散逸していると、確認漏れが起きてしまうことが懸念されます。

システムで管理するなら、1つの管理ツールのみを使いましょう。店の特定のPCのみで管理するか、あるいは1つのツールを複数デバイスで共有する方法がおすすめです。

管理媒体が1つになれば、全ての予約情報が集約されます。予約を受け付ける際は1つの媒体だけをチェックすれば良いので、ダブルブッキングが起きづらくなるでしょう。

2.スケジュール管理ツールを使う

予約管理方法を1つにまとめる場合、スケジュール管理ツールが適しています。多くのスケジュール管理ツールは、PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。複数の端末からいつでも予約状況の編集と閲覧ができるため、確実な情報共有が可能です。

予約状況をカレンダー形式で一覧できるので、電話や対面の直接予約にもスムーズに対応できるでしょう。リマインダー機能を使えば、任意のタイミングで予約内容が通知されます。数日前に通知すると「予約内容を勘違いして食材発注を間違えた」といった事態を防げます。

スケジュール管理ツールには無料で使えるものが多くあり、中には一部機能に課金制を採用しているアプリもあります。基本的な管理機能で問題ない店舗や施設であれば、スケジュール管理ツールだけでミスなく予約を管理できるでしょう。

3.予約システムを導入する

専用の予約システムの利用も、有効なダブルブッキング対策です。店舗や施設の規模がある程度大きくなってくると、スケジュール管理ツールやアナログ管理では対応し切れなくなる可能性があります。
ミスも起きやすくなるため、予約システムの導入がおすすめです。

予約システムは、飲食店や宿泊施設、美容院などさまざまな業種に導入可能です。複数経路の予約を一元管理できたり、専用予約サイトを制作できたりと、予約システムによって特徴が異なります。

たとえば、クラウド型予約システムの「ChoiceRESERVE」は予約サイトの準備や予約管理・受付、キャンセル待ち機能など多彩な機能を持ちます。予約システムを導入する際は、お店の業種や予約管理方法に適したサービスから選びましょう。

▼「ChoiceRESERVE」機能一覧
https://yoyaku-package.com/function/

もしもダブルブッキングが起きたら? 3つの対処法

ダブルブッキングの発生は、できる限り避けなくてはなりません。しかし、きちんと対策をしていても発生してしまう場合もあります。万が一ダブルブッキングが起きた際は、次の3つの手順で対処しましょう。

1.顧客に電話し謝罪する
2.代替案を提案する
3.後日改めて最後謝罪する

順番に説明します。

1.顧客に電話し謝罪する

ダブルブッキングが発覚したら、迅速に謝罪の電話を入れましょう。電話が望ましいですが、繋がらない場合は、まずはメールで連絡します。

謝罪だけでなく、ダブルブッキングが起きた経緯を正確に伝え原因を明らかにすることも大切です。経緯の説明がないと「お店の都合で勝手に予約をキャンセルしているのでは」「都合の悪い部分を隠している」と悪印象を与えかねません。

どのような原因であれ、きちんと店側の不手際を説明しましょう。説明する際は、言い訳がましくならないよう注意が必要です。

2.代替案を提案する

謝罪をしたら、次に予約の代替案を提案します。予約内容と同等か、それ以上の案が望ましいでしょう。

たとえばレストランの場合、予約日時を変更せずに予約内容と同等以上のメニューを提供できるなら代わりに提案します。店側のミスにより変更をかけるため、追加料金は取らないのが基本です。

反対に、同じ日時であっても予約内容よりグレードの低い提案をしてはいけません。相手から「他の内容で良いから同じ日時が良い」といった提案がない限りは、避けるべきです。もし、日時変更をしてもらえるのなら、顧客の要望に合わせて調整しましょう。

3.後日改めて謝罪する

予約変更後、無事お客さまが来店されたら、改めて謝罪し来店してもらえたことの感謝を伝えましょう。サービス提供後も、誠実な対応でフォローすることが重要です。

不誠実な対応をすると二度と来店してもらえないばかりか、口コミサイトやレビューなどに不満を投稿されてしまうといった悪影響を及ぼしかねません。リピーターや新規顧客獲得のためには、店のイメージ戦略も欠かせないため、最後まできめ細かく対応し、ダブルブッキングで生じた悪印象をカバーしましょう。

日頃からの予約管理でダブルブッキングを防ごう

ダブルブッキングを起こさないためには、日頃からの対策が肝心です。予約管理を1つにまとめ、お店の規模に合わせて管理方法を変更しましょう。せっかく管理方法を1つにまとめても、管理方法とお店の規模が合っていなければミスが起きやすくなります。アナログ管理やスケジュール管理ツールに限界を感じてきたら、専用の予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。

 

Yota

飲料業界・SES業界を経て、現在はWebセキュリティ業界にて勤務。数年前に副業でWebライター活動を開始し、IT関連を中心に幅広いジャンルの執筆に携わる。主なジャンルは、IT/転職/介護/不動産/美容/恋愛など多数。近年はサイトアフィリエイトも運営。

INDEX

この記事を読んだ人へのおすすめ

PICK UP STORY

コラム

中谷コラム - 予約の研究

Last update 2021.12.27

特集

予約は未来の約束
~ビジネスを成功させる理想の予約とは~

Last update 2021.12.27

INFORMATION