【2022年最新版】設備・会議室・施設管理向け予約システム6選を徹底比較

社内の設備・会議室・施設の管理に悩みを抱えている企業や担当者の方におすすめしたいのが、予約システムです。予約システムを導入することで、担当者の業務効率化や人的ミスの削減など、さまざまなメリットを得られます。

本記事では、設備・会議室・設備の予約管理に適した予約システムを徹底比較すると共に、導入するメリットや選び方といった基礎知識も解説しています。

予約システムを利用した設備・会議室・施設管理

予約システムは、予約の受付をはじめとする予約管理業務をサポートするシステム。飲食店や美容室、各種スクールなどの予約で使用されているイメージが強いかもしれませんが、社内の設備・会議室・施設管理にまつわる課題解決にも役立ちます。

予約システムのなかには、会議室の予約管理に特化したサービスや、設備や施設の管理業務に役立つ機能を実装しているものもあります。こうした予約システムを設備、会議室、ミーティングスペース、福利厚生施設などの管理に利用することで、管理業務の効率化が期待できます。

設備・会議室・施設管理に役立つ予約システムの機能

予約システムはサービスによって細かな機能の違いはありますが、基本的に予約管理機能がメインです。予約の受付や変更、キャンセルなどの情報がすぐにシステムに反映されるため、管理者・予約者共に最新の状況を確認できます。

予約機能のほかにも、設備・会議室・施設の管理にあると便利なのが、メール配信機能や自動キャンセル機能です。メール配信機能で利用者に予約時間をリマインドすれば、予約忘れ防止になります。また自動キャンセル機能を使用することで、予約済みにもかかわらず実際には使われていない空予約を防ぐことが可能。施設の利用料が必要な場合は、事前決済機能も便利です。

予約システム導入で解決できる設備・会議室・施設管理の悩みとは？

予約システムを社内の設備・会議室・施設管理に導入することで、解決できる具体例は次の通りです。下記のような悩みを抱えている企業や担当者は、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

• 現在アナログで管理をしており、重複予約などの人的ミスが頻発している
• 紙やエクセルで管理をしているため、作業が煩雑化している
• 担当者が設備や会議室の利用状況の把握に手間取り、すぐに予約ができない
• 会議室や施設の予約と室内の設備や備品をバラバラで管理している
• 外出先から設備などの予約をしたい
• 予約したことを忘れてしまい、空室の状況が発生してしまう
• 空予約が発生し、使いたい設備や会議室が使えない　など

設備・会議室・施設管理に予約システムを導入するメリット

予約システムを導入することで、予約状況の可視化や管理業務効率化、ヒューマンエラーの削減、空予約の防止など、さまざまなメリットが得られます。具体的なメリットをいくつかピックアップしてご紹介します。

• 設備・会議室・施設の予約状況を一目で把握できるようになる
• 社内の設備・会議室・施設管理業務の効率化を図れる
• 予約の受付やキャンセルをシステム化できるため、人的ミスを削減できる
• 空いている設備や施設を有効活用できる
• 利用傾向を把握・分析できるため、今後の設備投資の参考になる
• 設備や会議室の利用者が予約時間を忘れてしまうことを防げる
• 会議室や共有施設などで使う備品をまとめて管理できる　など

設備・会議室・施設管理に使う予約システムの選び方のポイント

一言で予約システムといってもさまざまなタイプがあります。ここでは、設備・会議室・施設管理に使う予約システムを選ぶ際のポイントを3つ解説します。

必要な機能が揃っているかチェック

予約システムは、サービスやプランにより利用できる機能が違います。なかには、飲食店やサロン向けのサービスもあるため、まずは設備・会議室・施設管理に役立つサービスかをチェック。その上で、メール配信機能など自分たちが使いたい機能が揃っているか確認をしましょう。

機能と費用のバランスを確認

予約システムは、無料から有料までさまざまな価格帯のものがあります。また同じサービスでも複数のプランがあることも珍しくありません。無料の予約システムは一見すると手軽に利用できるように思えますが、機能が制限されているケースもあるため、必要な機能と予算の両面から検討しましょう。

セキュリティ対策は十分か判断

社内で使うシステムのため、セキュリティ面が整っているかは大事な要素です。何を基準にセキュリティが十分か判断するのかは難しいところですが、ISMS認証やISMSクラウドセキュリティ認証の取得はひとつの目安と言えるでしょう。

【設備・会議室・施設管理に特化】予約システム3選

ここからは、実際にどんな予約システムがあるか比較します。まずは、設備・会議・施設管理に特化した予約システムである「SMARTROOMS」「りざぶ郎」「予約ルームズ」の3サービスを紹介します。気になったサービスがあった方は、各サイトに掲載されている資料などをダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

SmartRooms（スマートルームズ）

300社・9000室を超える企業や団体のオフィスをサポートする会議室予約・運用システム。グループウェアとリアルタイムで連動する端末を会議室前に設置することで、その場で予約有無の把握や、予約の受付、延長などをおこなうことができます。

このほかにも、入室が確認できないと自動で予約をキャンセルする機能や、終了時間をお知らせしてくれる終了アラーム機能など、便利な機能を多数搭載。利用状況レポート機能も備えているため、管理側が会議室の稼働状況を分析するのにも役立ちます。

▼概要
・料金：要問合せ
・公式サイト：https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

りざぶ郎

会議室・備品・施設の予約管理や、スケジュール管理ができるWebサービスです。基本料金が無料のため、コストをかけず予約システムを導入したい方におすすめ。有料オプションで広告を非表示にすることもできます。ユーザー登録なしで利用でき、本名やメールアドレスの入力も必要ありません。

画面のレイアウトは、ひと目で複数の予約状況が把握しやすい、横長のタイムチャート形式を採用。操作方法もシンプルなマウスドラッグです。予約制限機能もあり、管理者だけ予約できるようにするなどの設定も可能です。

▼概要
・料金：基本使用無料／広告非表示オプション 100日間＝66,000円、1年間＝220,000円
・公式サイト：https://www.r326.com/

予約ルームズ

会議室の予約管理に特化した予約システムです。システム上で予約できるだけでなく、会議室前に設置した端末やQRコードを通じた予約など、多彩な予約方法に対応しています。

基本的な予約機能に加え、空予約の会議室を自動的にキャンセルする機能も搭載。会議のリマインドメールや、次の来客予約を通知する機能も備えているため、会議室の予約忘れを防止する効果も期待できるでしょう。

▼概要
・料金：要問合せ
・公式サイト：https://rooms.receptionist.jp/

【多業種・業界で活用】設備・会議室・施設管理に使える予約システム3選

続いては、設備・会議室・施設管理に限らず、多種多様な業種・業界で利用されている予約システムから「ChoiceRESERVE」「リザエン」「STORES予約」をご紹介します。いずれもさまざまな業種・業態から支持を受けるサービスですが、設備・会議室・施設管理向けの機能も充実しています。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

2010年からサービスを提供している、クラウド型予約管理システムです。導入実績は4,000件以上。大手上場企業や中小企業など、さまざまな業種・業態の予約管理をサポートした実績があります。

設備・会議室・施設の管理では、高機能な予約システムを導入することで、業務の効率化を支援。施設の予約だけでなく、室内で使うプロジェクターやパソコンといった設備・備品なども一元管理が可能です。メール配信機能や事前決済機能も搭載。セキュリティ体制も整っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証を取得しています。

▼概要
・料金：基本料金＝月額22,000円、初期費用33,000円／Enterprise＝要問合せ
・公式サイト：https://yoyaku-package.com/

リザエン

200を超える業種の予約受付や管理に対応している予約システム。ISMS認証の取得をはじめ、高レベルのセキュリティ体制が整っており、中小企業や上場企業など幅広い企業が利用しています。

会議室や施設などの予約管理にも対応。施設自体の予約はもちろん、会議室で使う備品や駐車場などの在庫管理もまとめておこなえます。また予約間近にメールを送る機能やクレジットカード決済機能があるほか、スマートロック連携機能もあり、部屋の施錠をオートメーション化することも可能です。

▼概要
・料金：ビジネス版＝月額10,000円～、初期費用20,000円／エンタープライズ版＝要問合せ
・公式サイト：https://www.riza-en.jp/

STORES予約（ストアーズ）

無料で利用できるフリープランがある予約システムで、13万社以上の導入実績があります。4種類のプランが用意されていますが、それぞれ月間予約数や予約ページの公開数などが異なるため、自社の事情に合わせて最適なプランを選ぶと良いでしょう。

対応している業種は約180で、社内の会議室やミーティングスペース、施設などの予約にも利用できます。施設の予約と一緒に備品の予約ができる設備・備品機能や、クレジットカード決済をおこなえる事前決済機能も搭載しています。

▼概要
・料金：フリー＝0円／ライト＝月額8,778円～／スタンダード＝月額26,378円～／プラチナ＝月額66,000円～
・公式サイト：https://stores.jp/reserve

設備・会議室・施設管理における予約システム導入事例

実際に設備・会議室・施設の管理に予約システムを導入している企業のひとつが、静岡で鉄道やバス事業などを展開する「遠州鉄道株式会社」です。2011年11月にオープンした遠鉄百貨店新館にオフィスが入るにあたり、予約管理システム「ChoiceRESERVE」を導入されています。

同社では、予約システムで会議室や社用車、社員用のラウンジなどの予約をまとめて管理。「施設ごとの予約状況が一目で分かる」と好評で、今後、備品の貸し出しなどにも使用したいとのことです。

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予約システムでスマートな設備・会議室・施設管理を

今回は、設備・会議室・施設の予約管理に注視してご紹介しましたが、予約システムはこのほかにも面談・研修の日程調整や健康診断の予約などにも活用可能。使い方次第で、さまざまなバックオフィス業務の課題解決に役立ちます。

まずは、今回の記事を参考に、気になる予約システムを比較・検討するところから始めてみてはいかがでしょうか。