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展示会やイベントを商談につなげるためには? 会社がやるべき準備や方法を解説

知る・学ぶ

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2021.12.22 2022.07.12
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森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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新しい顧客や販路ルートの確保を目的として、展示会をはじめ、見本市やトレードショー等のイベントを開催したり参加したりする会社も多いでしょう。一方、「展示会に参加しているが具体的な商談につながらない」「商談の日程調整の負担が大きい」ということもあります。展示会で商談につなげるためには、事前の準備が重要です。

この記事では、展示会で商談につなげるための有効な方法や、やるべき準備について解説します。

展示会で商談につなげるためのポイント

法人向け(BtoB)の展示会を開催する主な目的は、新規の顧客の開拓や販路の確保です。ただ展示会をするだけでは商談にはつながりません。展示会で商談につなげるために、やるべき準備を解説します。

目標とターゲットを設定する

まず展示会での目標、およびターゲットを設定します。目標の設定には、KPI(重要業績評価指標)を正しく設定することが重要です。KPIは目標達成のための業務を評価する指標を意味します。KPIを正しく設定することで、目標値への動向が把握できます。

KPIを設定するためには、目標の具体的な数値化が重要です。アプローチ件数、獲得名刺枚数、商談件数、案件数、受注件数、受注額それぞれの目標数値を設定しましょう。目標を設定後、展示会でのターゲットを設定します。

アプローチする企業への告知と案内を送る

展示会の開催が決まったら、ターゲットとする企業へ展示会の開催を案内しましょう。口頭やメール、電話等で「展示会へぜひ来て欲しい」という気持ちをこめて案内します。案内後、相手側からの反応が良ければ、あらためて展示会の日時や場所の書かれた案内状を準備し、送付しましょう。

来場者への効果的なメッセージングをブースで企画する

展示会で商談につながらない理由のひとつに「ただ展示会に参加・開催するだけ」となっているケースこがあります。商談につなげるためには、来場者が足をとめるブース作りや、来場者への適切なアプローチが必要です。展示会当日の来場者へのアプローチ方法や来場者向けのツール、企業ブースの展示内容等の企画や作成を行いましょう。必要に応じてブースでの演出内容も考えます。

数多くの来場者が自社のブースに足を止めるために効果的なのが「メッセージング」です。メッセージングとは、自社が顧客の持つ悩み解決やニーズを解決できる手法を持っている企業であることを、ターゲットへ伝えることを指します。メッセージングは営業でのコンバージョンにも深く関わる要素ですが、展示会で来場者に足を止めてもらうためにも有効です。

ブースでのメッセージングにおけるポイントは、ターゲットが実際に導入した際に得られる「メリット」を端的に取り入れた、キャッチーかつニッチなコピーを作り、ブースの高い位置に提示することです。

他にも、来場者が入りにくい雰囲気ではないか、ブースの位置や印象が悪くないかも見直してみましょう。チェックポイントは入り口を自社の従業員で固めすぎないようにする、メイン通りから外れている時にはキャッチコピー等を目立たせる等の事前対策をする、スタッフの対応スタンスや照明の明るさ(暗さ)を適切な具合にする、などです。メッセージングとともに、ブースの位置や印象を見直すことで、多くの来場者が見込めるブース作りにつなげられます。

メッセージング後のブランディングを考える

メッセージングやブースの見直しによって来場者が足を止めても、「何をやっている会社か分からない」「安心して取引できる会社か判断できない」等の要素によって商談につなげられない場合もあります。自社の事業や産業、商品やサービスに関連する情報を的確に伝えられるブランディングを考えましょう。

ブランディングとは、顧客からの共感や信頼を通じて、企業の提供している商品やサービス等のブランドの価値を高める手法です。展示会でのブランディングの手法を、自ブースに取り入れてみましょう。具体例として、ブースの前で商品や企業に関するチラシを配布する、来場者向けのセミナーやプレゼンテーション、相談会等を出展中に定期的に開催する等の方法があります。

来場者だけでなく出展者も対象と考える

展示会で新規顧客を発掘する場合、どうしても来場者に対象をしぼりがちになります。実は展示会に参加している会社同士も新規顧客の対象です。展示会の出展者同士で取引関係が成立する場合も少なくありません。来場者はもちろんのこと、出展者へのアプローチも行いましょう。

展示会後のアプローチはスピード感を持って取り組む

展示会でブースに足を止めてくれた来場者や、名刺交換をした出展者から、新規の顧客を獲得したり販路を確保したりするためには、展示会後のアプローチが重要です。ただ展示会を開催しっぱなしにするだけでは、商談にはつなげられません。好感触の来場者や出展者には、展示会後のサンキューメールやコールをすることで、その後の取引関係につながることが期待できます。

展示会後のアプローチは、間が空けば空くほどコンバージョンにつながる可能性が低くなってしまいます。展示会での印象が強い3日以内にアプローチを完了しておくことが重要です。

展示会のための業務を円滑に進めるには「予約管理システム」が有効

展示会の開催や参加が決まったら、商談につなげるポイントをふまえつつ展示会のための準備を進めていくことが必要です。ふだんの業務に加えて、展示会のための業務を円滑に進めるために役立つのが「クラウド型予約管理システム」です。

会場と申込、スケジュール確保ができる

展示会の開催または参加日が決定したら、主催者側の場合は会場の確保や開催時期の決定、参加者側の場合は申込が必要になります。両者に共通しているのがスケジュールの調整や確保です。

展示会が複数ある場合や、他の業務上の打ち合わせや商談、会議等のスケジュール調整と合わせて調整業務の負担が大きい場合にはクラウド型の予約管理システムの導入が有効です。企業の従業員同士のスケジュールを一覧で共有できるため、展示会の日時に合わせてスケジュール調整ができます。Googleカレンダー等と連動している場合には、既存のスケジュールを予約管理システムへあらためて入力する手間もありません。

ターゲットとする企業への案内状の送付、ブースの企画や作成等、展示会の開催に合わせて進めるべき期限の準備も、クラウド型予約管理システムでスケジュール調整ができます。

展示会のための打ち合わせや会議がオンライン上でできる

展示会のための打ち合わせや会議をオンライン上でする機会が多い場合も、予約管理システムが便利です。予約管理システムの中には、Google MeetやZoom等のオンライン会議ツールと連携しているものや、オンライン会議のURLをメールで自動配信できるものもあります。展示会のスケジュール調整をしながら、展示会に関する打ち合わせや会議をオンライン上でできるのもクラウド型予約管理システムのメリットです。

コンバージョンにつながる担当者をアサインできる

展示会後にスピーディなアプローチを行うことで商談の機会を設け、新規の顧客や販路の確保につなげることも期待できます。展示会後の商談のスケジュール管理も、予約管理システムが活用できるでしょう。

また、商談の機会を持っても適切なアプローチができなければコンバージョンにはつながりません。顧客の属性やニーズ、悩みに応じた商談が展開できる担当者をアサインすることも予約管理システムが活用できます。複数の営業担当者のスケジュール管理ができ、共有可能です。

商談や他のスケジュールとのバッティングを防ぐ、問い合わせへ対応するなど担当者のスケジュール調整や商談に関する業務の支援にもつながります。商談のスケジュール管理のほか、コンバージョンの成功率を上げるためにも予約管理システムをぜひ活用してみましょう。

展示会を通じた商談成功は準備段階からはじまっている

展示会やイベントで商談、およびコンバージョンにつなげるための準備やポイントについて解説しました。展示会はただ開催および参加するだけでなく、来場者が入りやすく興味をひくブース作りが重要です。ブースの雰囲気や位置を見直すほか、メッセージングやブランディングの手法をブースに取り入れてみましょう。

展示会後の商談につなげるには、好印象の来場者に対してスピーディなアプローチを行うことが重要です。商談でのコンバージョンにつなげるには、適切なフォローができる担当者のアサインが必要になります。展示会の準備から、展示会後の商談のセッティングまで、スケジュール管理業務を効率化するために、クラウド型予約管理システム導入を検討してみましょう。

森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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