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予約システム導入のメリットと選び方を解説! 無料版で比較する前に知っておきたいこと

知る・学ぶ

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2021.06.10
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高城美里

金融機関勤務を経た後、海外に移住。先進国と途上国の両方で通算10年間を過ごし、異文化コミュニケーションと多様性への理解が深まる。帰国後は多ジャンルのWebライティングに携わりながら見識を広めつつ、現在は次なる海外移住のタイミングを模索中。

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来店予約、イベント予約、スクールのレッスン予約など、Web予約システムを導入したサービス提供がさまざまな業種において増加傾向です。

オンライン予約を利用可能にするためにどのようなシステムを選べばよいかわからないという方に向けて、予約システム導入のメリットや選び方、注意点などを解説します。無料で試してみる前に知っておきたい基礎知識として参考にしてみてください。 

予約システムの導入で得られるメリット3つ

新規で予約システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、ここでは具体的にメリットを3つ挙げて解説します。

24時間対応で営業時間外も予約受付が可能になる

電話予約や来店時の次回予約のみの受付と並行してWeb予約も可能にすることで、24時間365日いつでも顧客の都合のよいときに予約できるようになります。そのため、営業時間内に電話をかけられなかったということがなくなり、予約の利便性の高さで見込み顧客を取り込む集客効果を期待できることはメリットです。

また、顧客側もリアルタイムで予約の空き状況一覧の確認ができるので、より確実な予約を簡単に入れることができます。店舗のスタッフも、営業時間内の電話対応が減ることで提供するサービスの品質アップに注力できるので、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

事前決済で直前のキャンセルを防止できる

予約システムのオンライン決済機能で、顧客が予約時点のクレジットカード決済で支払いを完了させることが可能です。電話予約では当日まで支払いがなく、これまでは直前キャンセルや無断キャンセル(ノーショー)の原因にもなっていました。しかし、事前決済を可能にする予約システムの導入によって、店舗側はそのような損失のリスクを回避することができます。

また、店舗スタッフは当日の入金確認が不要になり、顧客は当日の支払いの手間がなくなることも、双方にとってメリットです。

予約管理業務の効率アップと顧客情報の管理・分析に役立つ

予約システムでは、予約に関連した顧客向けメールの自動送信が可能です。予約を受けた時点の予約受付メール、予約日が近づいたときにリマインドする直前お知らせメール、来店後のサンキューメールなど、メール送信の自動化は業務の効率化に役立ちます。

キャンセル待ち機能が利用できる場合は、予約枠に空きが発生するとキャンセル待ち登録をしている顧客に対してキャンセル待ち通知メールが自動送信され、空きを待っている顧客にとっては便利です。店舗側からみても、予約枠の空きを無駄なく活用できるためメリットと言えます。

そのほか、予約システムの導入によって顧客情報の管理・分析も可能になり、予約情報と紐づけた顧客データをマーケティングに活用できることもメリットです。

予約システムを導入する方法3つ

予約システムの導入方法を3つ紹介します。どの方法が自社にマッチするか検討してみましょう。

新規の予約システムを専門のシステム開発会社に外注して構築

独自性の高いビジネスモデルを展開する業種には、予約システムにもカスタマイズ性の高さが必要です。ニーズに合わせたシステム構築を専門のシステム開発会社に依頼すれば、自社の業務にフィットするシステム設計が可能になります。

しかし一方で、システム導入にかかるコストは高くなり、導入期間も長くなるため、コストや時間に余裕がある場合に適した方法です。

クラウド型予約システムを導入する

クラウド型予約システムは、Webブラウザがあれば手軽に導入できる方法です。有料プランでも月額課金や従量課金という料金体系をとり、コストを必要最低限に抑えられます。

導入前の疑問や導入後の問題には専門家によるサポートが受けられるため、さまざまな業種で広く利用されている方法です。無料プランやデモサイトを利用して、実際に操作してみながら機能を確認して検討することができます。

WordPressのWebサイトにプラグインで組み込む

自社のホームページをWordPressで作成して運用している場合に向いている方法です。標準のWordPressにない予約システム機能を、プラグインのインストールによって追加することができます。プラグインにも無料版と有料版の両方があるので、まずは無料版から試してみるのがおすすめです。

予約システムを選ぶポイント4つ|導入効果が期待できるシステムの選び方

予約システムを導入して業務効率化を実現するためには、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。ここでは、選ぶときのポイントを4つ解説します。

同じ業界の導入実績が多いこと

同業種の企業の導入実績や導入企業数が多いシステムならば、業界内でどの程度普及して活用されているかがわかります。導入実績の多さは業界独自の傾向を把握していることにもなり、相談や問題解決に対してのサポートも期待できると考えていいでしょう。

公式サイトで公開されているさまざまな導入事例を参考にして選ぶのもひとつの方法です。

簡単な画面操作で的確な予約管理ができること

一般に、予約タイプは4種類あります。ネイルサロンやエステサロンなどのように担当者とメニューと時間を選ぶ「時間タイプ」、担当者と時間に定員の設定もある「スクールタイプ」、貸スタジオ予約のように場所と時間を選ぶ「会議室タイプ」、単発のイベントやセミナーの予約に使える「イベントタイプ」です。

自社が必要とする予約タイプに対応しているシステムを選ぶことが重要になります。予約に必要な条件項目を編集して、スタッフが扱いやすい仕組みを作ってください。

事前決済機能があること

予約システムのオンライン決済機能は、予約時点のクレジットカード決済が可能になることで得られるメリットが大きい場合には必須と考えていいでしょう。たとえば飲食店のように、予約人数に合わせて食材を用意して顧客の来店に備える場合、直前キャンセルや無断キャンセルのような損失は可能なかぎり回避する必要があり、事前決済の仕組みは特に有効です。

予約システムのなかにはオンライン決済機能が使えないシステムもあるので、しっかり確認して選びましょう。

顧客情報の分析や外部サービスと連携できること

予約情報と顧客情報を紐づけたデータを分析して、マーケティングに利用することが可能です。また、SNS連携を活用した口コミ拡散による顧客獲得をねらうような用途で予約システムを活用することもできます。

しかし、活用を進めるために必要となる外部サービスとの連携に対応している予約システムを選ぶことが重要です。

予約システムの導入前に知っておきたい注意点3つ

予約システムを導入する前に、知っておくべき注意点があります。導入後に期待する効果が得られないということがないよう、導入前から以下の3つの点に注意しておきましょう。

必要な機能を見極めて無駄なくフルに活用する

予約システムの導入で期待される効果には業務効率化や集客がありますが、まずは現場の業務効率化を重視して必要な機能にしぼってください。シンプルな仕組みで運用を開始して、スムーズにフル活用できるようになることで業務効率化が加速します。

また、必要な機能にしぼると運用開始時のコスト削減にもなります。使い慣れるにつれて機能の拡張が必要になったら上位プランへの変更も可能なので、システム会社のサポートに資料を請求するなど相談してみましょう。

顧客が簡単に操作できる画面を作成する

予約システムは顧客側にも使いやすい予約画面が必要です。わかりやすいシンプルなフォームで、簡単に予約できる仕組みを用意してください。

予約の際の入力情報を必要最小限にしぼり、新規顧客には会員登録不要で予約できる仕組みがあれば、初めて予約を入れる場合にも負担になりません。リピーターには会員登録後のログインで顧客情報の詳細入力が不要になる仕組みがあれば、入力が楽になりスムーズな予約のシステムを提供できます。

予約に誘導するための施策と予約システム導入との相乗効果で集客をねらう

予約システムを導入しても、新規顧客を予約に誘導する施策の重要性は、電話予約が中心だったときと変わりません。Webサイトへのアクセスを増やすためのWeb広告の活用や、サイト内コンテンツの更新をして内容も充実させるなど、顧客の予約を促す工夫が必要です。

高齢の方も多く訪れるクリニックや整骨院などの業種ではQRコード入りのアナログ広告もホームページへのアクセスに一定の効果が期待できるほか、予約システムと電話予約との併用も検討しましょう。

まとめ:予約システム導入は自社に合ったシステムを探すことがポイント

予約システムを導入する際は、システムの選び方しだいで業務効率化や集客効果に影響します。予算や導入期間に余裕があれば、専門業者に開発を相談してみてもいいでしょう。

導入のコストを抑えたい場合、WordPressのサイトを運用しているなら無料版のプラグインを、クラウド型の導入を検討するなら無料版やデモサイトなどで試して、必要な機能を見極めたうえで最適な予約システムを選びましょう。

高城美里

金融機関勤務を経た後、海外に移住。先進国と途上国の両方で通算10年間を過ごし、異文化コミュニケーションと多様性への理解が深まる。帰国後は多ジャンルのWebライティングに携わりながら見識を広めつつ、現在は次なる海外移住のタイミングを模索中。

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