整理券制・事前受付制イベントのやり方｜予約システムの活用で効率化＆トラブル回避

整理券制や事前受付制のイベントを開催する場合、おすすめの方法のひとつに予約システムの導入があります。混雑や行列によるクレーム、お客さま同士のトラブルなどの問題を解消し、さらにはイベント業務の効率化も実現します。

この記事では、予約システムを活用した整理券制・事前受付制イベントのやり方や、システム化で得られるメリットについて解説します。

整理券制・事前受付制イベントを開催するなら、予約システムの導入を

整理券を必要とするイベントを開催するのであれば、オンラインで事前受付ができる予約システムを導入するとスムーズです。ここでは、予約システムの導入によって得られるメリットや、予約システムの種類について解説していきます。

整理券の発行に予約システムを活用するメリット

オンラインで整理券の発行や事前受付が行えるシステムを導入することには、以下のようなメリットがあります。

＜顧客側のメリット＞

• わざわざ店舗まで出向いて並ぶ必要がない
• 混雑や密を回避できる
• イベント参加の可否、購入の可否が事前に分かる

＜主催側のメリット＞

• 整理券配布に関する業務を効率化できる
• 来店人数や購入商品などの情報を事前に把握できる
• 機会損失の防止につながる

予約システムの導入は、顧客側、主催側の双方にメリットをもたらします。顧客側は、イベント当日に並ぶ必要がないというのが大きなメリットです。主催側は、イベント当日に整理券を配布したり、行列を整理したりする業務が不要になります。事前受付の段階で入場時間付きの整理券を発行しておけば、当日は混雑も長い行列も発生しません。近隣からのクレームやお客さま同士のトラブル、待ち時間の不満なども解消することができるでしょう。

さらに浮いたリソースを他の業務に回すなどして、効率的にイベントを実施することが可能です。また、来店人数や注文内容を事前に把握できるので、準備を整えてお客さまをお迎えすることができます。

整理券制・事前受付制のイベントに適した予約システムとは

整理券制や事前予約制に対応したシステムは数多く存在します。「予約管理システム」「整理券システム」「発券機システム」「店舗受取システム」など、様々な名称で提供されています。それぞれ運用方法やできることが異なるので、事前にサービス内容の確認をしっかりと行い、開催するイベントの内容に適したものを選びましょう。

予約システムの導入で具体的に何ができる？

システムを導入することで、具体的に何ができるのか、どう便利になるのかを見ていきましょう。代表的な3つのシステムを例に挙げて紹介します。

予約管理システム

「予約管理システム」または「予約システム」と呼ばれるもので、予約に関するあらゆる業務を一元管理することができます。予約サイトや予約フォームの作成から、予約受付、メールの自動配信、オンライン決済、顧客情報管理まで、多彩な機能を搭載しています。

予約管理システムを使えば、カレンダーやタイムテーブル形式でのウェブ予約が可能になります。時間帯や日ごとに定員数を設定でき、また、残席数など空き状況もひと目で確認できるため、入場制限が必要なイベントに最適です。

さらに、予約時に取得した情報を利用して、イベントの参加者リストの作成やマーケティングへの活用なども行えます。予約管理システムは、総合的にイベントを管理できる利便性の高いシステムといえるでしょう。

事前注文システム

「事前注文システム」とは、事前にインターネットで予約注文した商品を、指定した日時に店舗で受け取れるシステムです。在庫管理や来店数管理、オンライン決済、注文状況の一覧表示などの機能を搭載しています。

事前注文システムでは、「1日あたりの販売数の上限は50個」「10:00〜11:00の受け渡しは10人まで」というように、商品の販売数や来店日時のコントロールが可能です。これを活用すれば、人気アイテムや数量限定商品などを販売する際、店舗にお客さまが集中するのを避けることができます。

また、混み合う店内や行列を目の当たりにして、「待ちたくないから他のお店で購入しよう」と考えるお客さまもいるので、来店のタイミングを分散させることは、機会損失の防止にも有効です。

整理券・発券機システム

「整理券システム」「発券機システム」とは、簡単に説明すると、従来の紙の整理券をシステム化したものです。店舗に発券機を設置し、来店したお客さまにQRコード付きの整理券を発行したり、ウェブ上で事前に予約受付を行ったりすることができます。

オンラインでリアルタイムの待ち状況を確認できる機能や、順番が近くなるとスマホに通知が届く機能などがあり、お客さまにとって利便性の高いものとなっています。順番待ちで混雑が予想されるイベントに適したシステムです。

なお、整理券システムや発券機システムには様々な種類があり、機能もシンプルなものから高度なものまで多岐に渡ります。

予約システムを活用！ 整理券制・事前受付制イベントのやり方

予約システムを活用した整理券制・事前受付制イベントのやり方を紹介します。今回は、企業または店舗が体験型イベントを開催する例を挙げて説明していきます。

整理券制・事前受付制の体験型イベント実施までの流れ

まずは、体験型イベント実施までの大まかな流れを見ていきましょう。

1. 体験型イベントの立案
2. 体験内容や参加受付方法の検討
3. 予約システムの選定
4. 予約システムの導入＆運用開始
5. イベント開催の告知と宣伝
6. 予約状況の確認
7. 体験型イベントの実施

体験型イベントの開催には、予約に関するあらゆる業務を一元管理できる「予約管理システム」の利用がおすすめです。イベント参加人数の上限設定、残席数の表示、リマインドメールの自動配信、オンライン決済といった便利な機能が利用でき、抽選形式での応募受付が可能なサービスなどもあります。

オンライン上での予約受付はもちろん、日時の変更やキャンセルもお客さま自身で行えるため、主催側がやることは、予約状況の確認や個別の問い合わせ対応だけです。整理券制・事前受付制のための煩雑な業務をシステムで自動化し、効率的にイベントを運営できます。

参加者リストでイベント当日の入場受付も効率的に

予約管理システムには顧客管理機能があり、イベント参加者の情報をまとめて管理できます。参加者リストの作成も簡単で、イベント当日の入場受付や顧客対応がスムーズに行えます。事前に参加者の年齢や性別などの情報も把握できるため、最適なスタッフを確保し、参加者の満足度向上に役立てることが可能です。

また、取得した参加者情報はデータ分析や今後のマーケティングに活用でき、次へとつなげていくことができます。

整理券制・事前受付制イベントのやり方、システム化は難しくない

この記事では、予約システムを活用した整理券制・事前受付制イベントのやり方や、システム化のメリットなどを紹介しました。「システムを導入する」というと大掛かりなイメージを持たれがちですが、実際はそれほど難しくありません。扱いやすい予約システムやサポート体制が充実したサービスも多く提供されており、初めての導入でも安心です。

整理券制・事前受付制イベントに有用な予約システムを、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。