予約がいっぱいの時の断り方｜メールで使える言い回しや例文、文章作成のポイントを紹介

すでに予約がいっぱいで、お断りのメールを送らなければならない時、「気分を害する断り方になっていないだろうか」と不安になることはありませんか？

この記事では、予約がいっぱいで断る場合のメールの書き方を詳しく解説し、文章作成のポイントや言葉選びの注意点、シーン別の例文もご紹介します。お断りメールのテンプレート作成にもぜひ役立ててくださいね。

予約がいっぱいの時、メールでどんな断り方をすればいい？

「お客さまから予約のメールをいただいたけれど、その日はすでに予約でいっぱい」こんな時、どんな断り方をすればいいのか悩みますよね。電話であれば声のトーンや話し方で申し訳ない気持ちを表現しやすいのですが、メールは文字だけで伝えなければならないため、言葉選びが重要になります。

そこで、お断りのメールを作成する際のポイントや注意点を以下にまとめました。

初めに感謝の気持ちを伝える

メールの書き出しは感謝の言葉から始めましょう。「この度は、ご予約のお申し込みをいただきまして、誠にありがとうございます」など、まずは予約を申し込んでいただいたことへのお礼の言葉を述べることが大切です。

冒頭から予約をお断りする内容では、相手の気分を害してしまうおそれがあります。初めに感謝の気持ちを伝えてワンクッション置いてから、本題のお断りに入るようにしましょう。

断る理由を簡潔に伝える

予約を受けられないこととその理由を、必ずセットで伝えるようにしましょう。「すでに予約でいっぱいのため」「募集定員に達したため」など、理由は簡潔に。きちんと理由を伝えれば、「それなら仕方ない」と相手に納得してもらえます。もし理由を伝えなければ、「どうして予約ができなかったんだろう」という疑問や不信感を相手の心に残してしまいます。

なお、予約の断り方としてNGなのが、冗長なお断りの文章や曖昧な表現です。相手を気遣うあまり、回りくどい言い方や長文にならないよう注意してください。

否定形の言葉はやわらかい表現に変える

「お断りします」「予約できません」といった言葉は、突き放したような印象を与えがちです。強い否定形の言葉は、ソフトな表現に言い換えましょう。

・「お断りします」→「お受けできない状況です」
・「予約できません」→「お受けすることができません」

このように言葉を少し言い換えるだけで相手の心証が大きく変わります。

クッション言葉を使う

クッション言葉は、ストレートに伝えるときつくなりがちな言葉を、やわらかく丁寧な印象に変えてくれる言葉です。相手への配慮や申し訳ない気持ちを示したい時に役立ちます。お断りのメールで使える言い回しを以下にまとめました。

・せっかくですが
・あいにくですが
・ご意向に添えず
・申し訳ありませんが
・誠に残念ですが
・心苦しいのですが

クッション言葉を活用すれば、相手の気分を害さない断り方ができます。文章の中に上手に取り入れてみてください。

代替案を提案する

他の日時で空いている枠があれば、メールで代替案を提案するのもおすすめです。例えば、「ご希望の13時はすでに予約で埋まっておりますが、14時以降であれば今のところ空いております」など、相手の希望に近い時間帯を提案するといいでしょう。

他の日時に予約を押し付けるような印象にならないよう、「よろしければご検討ください」という言葉も忘れずに添えておきましょう。

次回予約時に使える特典を付けるのも

予約がいっぱいでお断りした後、再度予約を申し込んでいただけるかはお客さま次第です。予約を逃したくないのであれば、次回予約時に使えるクーポンや特典を付けるという方法もあります。

「今回はご予約をお受けできず、申し訳ございませんでした。ささやかですが次回予約時に使えるクーポンをお送りしましたので、よろしければご利用ください」などと、謝罪とセットで伝えるとより誠意が伝わるでしょう。新規の顧客を獲得したい場合や、常連客を逃したくない場合にも有効な手段といえます。

予約がいっぱいで断る時のメールの基本構成

予約がいっぱいでお断りしなければならない時のメールは、以下のような構成で作成するといいでしょう。事前に必要な情報を整理しておくときれいに文章がまとまります。

1. 宛名
2. 予約を申し込んでいただいたことへのお礼
3. 予約をお断りしなければならないこととその理由
4. 他の日時など代替案の提案
5. 連絡先・問い合わせ先
6. メール署名

企業向けのセミナーや会社関連の行事など、ビジネス関連の予約であれば、ビジネスマナーに従って宛名の次に挨拶文を入れましょう。

また、メールの件名は、予約に関する連絡であることをすぐに認識してもらえるよう、簡潔で分かりやすいものにするのがベストです。とはいえ、件名に「予約不可」などの言葉を入れてしまうと相手にきつい印象を与えてしまうので、「〇〇ご予約の件について」という感じの表現に留めておくといいでしょう。

お断りメールの例文をシーン別に紹介

予約がいっぱいで断らなければならない時の例文をシーン別にご紹介します。メールを作成する際の参考にしてみてください。

【例文1】美容院の予約がいっぱいの時

＜件名＞
ご予約の件について【〇〇サロン】

＜本文＞
△△さま、いつも当サロンをご利用いただきありがとうございます。
ご予約のお申し込みをいただいた11/21（日）13時ですが、あいにくその時間帯はすでに予約が入っており、ご予約をお受けできない状況です。ご希望に添えず申し訳ございません。

もし同じ日をご希望でしたら、今のところ14～17時までの時間帯が空いております。よろしければご検討ください。

担当スタイリスト：□□
—————————————————
〇〇サロン
E-mail：～～～
TEL：～～～
URL：～～～
—————————————————

【例文2】先着制のセミナーが定員に達した時

＜件名＞
〇〇セミナーご予約の件について

＜本文＞
△△さま

お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局です。

この度は、〇〇セミナーにお申し込みいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、本セミナーは先着制で定員に達したため、募集を締め切らせていただきました。せっかくお申し込みをいただいたにもかかわらず、お断りせざるを得ない状況になり、誠に申し訳ございません。

また次回セミナーを開催する際には、改めてご案内させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————
株式会社●●
〇〇セミナー運営事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
—————————————————

【例文3】宿泊施設が満室の時

＜件名＞
宿泊予約の件について【〇〇旅館】

＜本文＞
△△さま

この度は、〇〇旅館にご予約のお申し込みをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご宿泊を希望されている「2021年11月27日（土）」はあいにく満室となっております。△△さまのご希望に添えず申し訳ございません。

また何かの折に、当旅館を宿泊先のひとつとしてご検討いただけますと幸いです。
本格的な寒さに向かう時節、どうぞご自愛くださいませ。

〇〇旅館
□□（担当者名）
—————————————————
〇〇旅館
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
URL：～～～
—————————————————

予約管理が簡単に！ 予約システムサービス導入を検討するのも有効

予約がいっぱいでお断りのメールを送る作業は、手間や時間がかかる上に、気分的にも良いものではありません。予約に関するメール作業や管理業務の負担を減らしたいなら、予約システムサービスの導入を検討するのもおすすめです。

予約システムがあれば、24時間自動で予約受付やメール配信が可能になります。お客さま自身で空き状況の確認ができるため、予約に関する店舗への問い合わせも減るでしょう。また、予約システムは空き枠にのみ予約が入れられる仕組みなので、予約の重複や定員オーバーといったトラブルも防げます。もちろん、予約受付完了メールやリマインドメールも自動で送信されます。

誠意が伝わる断り方で次の予約につなげよう

この記事では、予約がいっぱいで予約受付ができない時のメールでの断り方について解説しました。メールで予約を断る時は、クッション言葉を活用するなどして丁寧な言い回しを心がけましょう。代替案を提案したり、次回予約時の特典を用意したりすることで、次の予約につなげることも十分可能です。予約管理をもっと楽に行いたい方は、予約システムサービスの導入もぜひ検討してみてくださいね。