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イベントやセミナーの来場予約を受け付けた際、お客様に送る「お礼メール」と「リマインドメール」。それぞれに大切な役割があり、適切なタイミングで分かりやすい内容のメールを送る必要があります。この記事では、来場予約のお礼メールやリマインドメールの書き方についてまとめました。作成のポイントやシーン別の例文、メールの送信作業を効率化する方法なども紹介します。
来場予約のお礼メールやリマインドメールの目的とは？
まずは、来場予約のお礼メールとリマインドメールの役割を知ることが大切です。なぜ送る必要があるのか、その目的を理解しておきましょう。
来場予約のお礼メールとリマインドメールには、予約してくれたお客様に対して感謝の気持ちを伝えること以外に、以下の役割があります。
- お礼メールの役割：予約完了のお知らせ、予約内容の再確認
- リマインドメールの役割：予約忘れの防止、予約内容の再確認
各メールの役割について、もう少し詳しく見ていきましょう。
目的1. 予約してくれたお客様に感謝の気持ちを伝える
予約してくれたお客様に感謝の気持ちを伝えるのは大切なことです。予約を受け付けた時点でお客様との関係構築は始まっています。お礼の言葉があるかないか、どのような表現で感謝を伝えるかで、運営側に対する印象は変わってくるでしょう。お礼メールは、お客様との良好な関係を築いていくための第一歩です。
目的2. 予約受付が完了したことをお客様に知らせる
来場予約のお礼メールには、予約受付が完了したことをお客様に伝える役割があります。運営側からのメールがなければ、お客様は予約受付がきちんと完了しているか確証が得られません。仮にメールの返信が遅くなったり、送り忘れたりするようなことがあれば、不安を与えてしまいます。
お礼メールはお客様にとって予約受付が完了した証となるので、できるだけ早いタイミングで送ることが大切です。
目的3. 予約内容をお客様に再確認してもらう
来場予約のお礼メールやリマインドメールは、感謝の言葉に加え、予約内容の詳細を記載するのが一般的です。予約日時や参加人数などを記載することで、予約内容に間違いがないかお客様に再度確認してもらえます。これにより、予約間違いや来場日時の勘違いを防止できます。
目的4. お客様の予約忘れを防止する
リマインドメールは、お客様の予約忘れを防ぐために送るものです。予約成立日から来場日までの期間が空くと、うっかり予約を忘れてしまうお客様も中にはいらっしゃいます。
イベント開催日前にリマインドメールを送り、予約していることを思い出してもらえれば、確実な来場につなげることができます。
来場予約のお礼メールやリマインドメール作成時のポイント
来場予約のお礼メールやリマインドメールで大事なことは、伝えるべき情報を簡潔に分かりやすくまとめることです。メール作成時のポイントを以下にまとめました。
- メールの構成を意識する
- ひと目で内容を把握できる件名にする
- 本文は簡潔に分かりやすく
- 正しい敬語を適切に使う
- オリジナルメッセージを一言付け加える
- 記載内容に誤りがないか確認する
- メールは適切なタイミングで送る
各ポイントについて、詳しく解説していきます。
メールの構成を意識する
来場予約のお礼メールやリマインドメールには、ある程度決まった型があります。メール本文の構成をパート別に分けると、以下のようになります。
- 宛先（お客様名）
- 予約に対する感謝の言葉
- 予約内容の詳細
- キャンセルや注意事項について
- 署名（社名、担当者名、連絡先）
構成を意識して文章を組み立てていくと、情報が整理された分かりやすいメールになります。
ひと目で内容を把握できる件名にする
メールの件名は、用件がすぐに分かるものにします。パッと見て何のことか瞬時に把握できる件名が理想です。分かりにくい件名だとお客様に気付かれず、メールを開封してもらえない恐れがあります。
件名を目立たせるために、記号やカッコを活用するのも効果的な方法です。例えば、「【予約完了】〇〇セミナー」「ご予約の確認／〇〇体験イベント」というような件名にすると、強調効果で目を引きやすくなります。
本文は簡潔に分かりやすく
メール本文は、簡潔に書くのが基本です。要点を整理し、短く分かりやすい文章を意識しましょう。適度に改行したり空白行を挿入したりすることで、本文全体が見やすくなります。予約情報を記載する際は、箇条書きや区切り線を活用するとすっきりまとまります。
伝えたい情報が多い場合は、URL表記で詳細ページへのリンクを貼るのも一つの手です。例えば、イベント内容やキャンセルポリシーの詳細などについては、リンクで誘導するといいでしょう。
正しい敬語を適切に使う
正しい敬語を使うことは、ビジネスマナーの基本です。信頼感や安心感の形成につながります。一口に敬語と言っても、尊敬語や謙譲語、丁寧語などの種類があり、どの表現を使うかで与える印象が変わってきます。
例えば、企業向けセミナーであればビジネスシーンで使用するレベルの敬語を、消費者向けのイベントであれば柔らかい敬語で親しみやすさを出すなど、シーンに応じて適切な表現を選ぶこともポイントです。
オリジナルメッセージを一言付け加える
個々のお客様だけに向けた、オリジナルのメッセージを一言添えると特別感が出ます。定型文ではないメッセージで、お客様それぞれを大切にする姿勢を伝えられます。
例えば、「〇〇様、前回に引き続きご参加ありがとうございます」など、自分だけに向けられたメッセージは、誰にとってもうれしいものです。運営側の丁寧な対応や歓迎する姿勢が伝われば、お客様の来場意欲も高まるでしょう。
記載内容に誤りがないか確認する
メールが完成したら、記載内容に誤りがないか必ず確認しましょう。予約情報はもちろん、文章に誤字脱字がないかも確認すべきポイントです。もし、イベントの開催時刻や開催場所を誤ったまま送信すれば、当日大きな混乱やトラブルが生じるおそれがあります。お客様にメールを送信する前に、慎重に確認しましょう。
メールは適切なタイミングで送る
メールを送るタイミングも肝心です。来場予約のお礼メールは、予約受付完了の通知も兼ねています。お客様からの予約申込みを確認したら、できるだけ早いタイミングでの送信を心がけましょう。送信が遅くなれば、お客様を不安にさせてしまいます。
一方、リマインドメールは来場の数日前に送るのがベターです。来場日の前日に送るケースもありますが、お客様がメールに気付かず読まれない恐れもあります。イベントやセミナーのリマインドメールであれば、余裕を持って開催日の2日から3日前に送信するといいでしょう。
【例文】来場予約のお礼メール＆リマインドメールをシーン別に紹介
ここからは来場予約のお礼メールと、リマインドメールの例文を紹介します。企業が消費者向けのイベントを開催する場合と、ビジネスセミナーを開催する場合の2パターンを用意しました。
【例文1】消費者向けイベントを開催する場合
企業が消費者向けのイベントを開催するシーンを想定して、お礼メールとリマインドメールの例文を紹介します。
イベント来場予約のお礼メール
件名
【予約完了のお知らせ】11/20開催・〇〇体験イベント
本文
〇〇様
この度は、〇〇体験イベントをご予約いただきありがとうございます。
以下の内容でご予約を受付いたしました。
—————————————————
「〇〇体験イベント」
開催日時：2022年11月20日（日）13：00～15：30
参加人数：大人2名、子ども1名
場所：△△食品 神奈川工場
住所：神奈川県～～～
地図：URL～～～
※〇〇体験イベントの詳細情報
URL～～～
—————————————————
▼キャンセル・お問い合わせ等はこちらから
URL～～～
（※キャンセルポリシーや問い合わせについては別ページへ誘導）
—————————————————
イベント当日は、無料で記念写真の撮影も予定しています。
大切な思い出作りに、ぜひご利用ください。
署名
株式会社〇〇
〇〇体験イベント事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
URL～～～
イベント来場予約のリマインドメール
件名
【事前ご案内】11/20開催・〇〇体験イベント
本文
〇〇様
この度は、〇〇体験イベントへのご予約ありがとうございます。
イベント開催日の3日前になりましたので、改めてご案内させていただきます。
—————————————————
「〇〇体験イベント」
開催日時：2022年11月20日（日）13：00～15：30
参加人数：大人2名、子ども1名
場所：△△食品 神奈川工場
住所：神奈川県～～～
地図：URL～～～
※〇〇体験イベントの詳細情報
URL～～～
—————————————————
▼キャンセル・お問い合わせ等はこちらから
URL～～～
（※キャンセルポリシーや問い合わせについては別ページへ誘導）
—————————————————
〇〇様のお越しを心よりお待ち申し上げております。
署名
株式会社〇〇
〇〇体験イベント事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
URL～～～
【例文2】ビジネスセミナーを開催する場合
企業がビジネスセミナーを開催するシーンを想定して、お礼メールとリマインドメールの例文を紹介します。
セミナー来場予約のお礼メール
件名
【予約完了のご案内】10/13開催・〇〇セミナー
本文
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局でございます。
この度は、弊社の〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。
下記の内容で参加受付を完了しております。
—————————————————
「〇〇セミナー」
開催日時：2022年10月13日（木）13：00～16：00
開催場所：△△センタービル7階 第2会議室
住所：東京都～～～
地図：URL～～～
（JR□□駅より徒歩5分）
※セミナーの詳細情報は下記URLからご確認ください
URL～～～
—————————————————
▼ご質問・お問い合わせ・キャンセル等の連絡先
〇〇セミナー運営事務局
電話番号：～～～
メール：～～～
—————————————————
前回に引き続き、ご参加ありがとうございます。
当日〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
署名
株式会社〇〇
〇〇セミナー運営事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
URL～～～
セミナー来場予約のリマインドメール
件名
【事前ご案内】10/13開催・〇〇セミナーまであと3日となりました
本文
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局でございます。
先日は、〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナーの開催日が近づいてまいりましたので、改めて当日のご案内をさせていただきます。
—————————————————
「〇〇セミナー」
開催日時：2022年10月13日（木）13：00～16：00
開催場所：△△センタービル7階 第2会議室
住所：東京都～～～
地図：URL～～～
（JR□□駅より徒歩3分）
※セミナーの詳細情報は下記URLからご確認ください
URL～～～
—————————————————
▼ご質問・お問い合わせ・キャンセルのご連絡先
〇〇セミナー運営事務局
電話番号：～～～
メール：～～～
—————————————————
署名
株式会社〇〇
〇〇セミナー運営事務局
住所：～～～
電話番号：～～～
メール：～～～
URL～～～
来場予約のメール業務を効率化する「予約システム」
お礼メールやリマインドメールを一件ずつ手動で送るのは、手間も時間もかかります。メールの送り忘れや送信ミスにも注意する必要があり、担当者の負担が大きくなりがちです。このような課題を解決する方法として、予約システムの活用が挙げられます。
予約システムを導入すれば、お客様からの予約申込みに対して、自動でメールを配信できるようになります。お礼メールはもちろん、リマインドメールやサンキューメールの自動配信も可能です。予約に関するさまざまな作業をシステムで自動化できるため、業務全般の効率化が実現します。
予約システム導入による主なメリットを以下にまとめました。
- Webで来場予約受付が可能になる
- お客様自身で予約申込み・変更・キャンセルが完了できる
- お礼メール（予約完了メール）、リマインドメール、サンキューメールを自動配信できる
- オンライン事前決済で会計処理がスムーズになる
- 顧客管理や他サービスとの連携など便利な機能が揃っている
現在、各会社からさまざまな予約システムが提供されています。シンプルな操作性で扱いやすいものや、比較的低コストで導入できるクラウド型などがあるので、効率を重視される場合は検討されてみてはいかがでしょうか。
予約システム「ChoiceRESERVE」は予約に関する自動返信機能が充実しています。具体的な情報を知りたい方は以下をご参考ください。
来場予約のお礼メールやリマインドメールは自動化すると効率的
この記事では、来場予約のお礼メールやリマインドメールの書き方、シーン別の例文などを紹介しました。お礼メールやリマインドメールは、書く内容だけでなく、送るタイミングも重要です。お礼メールは予約受付後できるだけ早いタイミングで、リマインドメールは開催数日前に送る必要があります。
各パターンのテンプレートを作成し、メール送信を自動化できるツールを活用すると効率的です。
