Googleフォーム（グーグルフォーム）を予約受付に活用｜無料で予約システムを作る！

Google社が提供する「Googleフォーム（グーグルフォーム）」は、様々なフォームを無料で作成できる便利なツールです。使い方次第で、来店予約や個人レッスンの受付などに活用することができます。

今回の記事では、Googleフォームを予約受付に活用する方法やメリット・デメリットを解説。よりスムーズに予約管理をしたい方のために、予約システムサービスに関する情報もご紹介します。 

そもそもGoogleフォームとは？

Googleフォームは、Google社が提供する無料ツールで、Googleアカウントを所有していれば誰でも利用可能です。アンケートや出欠確認、スケジュール調査などのフォームを、オンライン上で手軽に作成することができます。作成方法も簡単で、知識やマニュアルは不要。初めから複数のテンプレートが用意されているのも便利な点です。

また、回答済みのフォームは自動的に集計されるため、集計作業の手間がかかりません。回答状況をリアルタイムで確認できるほか、集計データを分析に役立てることも可能です。簡単に作成できて、アイデア次第で様々な用途に活用できるのがGoogleフォームの魅力といえます。

Googleフォームを利用するメリット

Googleフォームを予約受付に利用する大きなメリットは、「無料で簡単に導入できる」という点です。Googleアカウントとインターネット環境さえあれば無料でフォームを作成できるので、運用時のコストがかかりません。

また、フォームの作成方法も簡単で、初めてでもスムーズにフォーム作成が完了します。様々な用途に応じたテンプレートが初めから用意されている上に、質問形式の詳細な設定、画像や動画の追加、デザインの変更といった細かなカスタマイズも可能です。

そのほかに注目したいのが、Googleフォームの回答を自動集計する機能。Googleスプレッドシートと連携して回答を自動で集計してくれるので、回答状況をひと目で確認できます。集計作業の手間がかからず、グラフ化や分析も容易です。

Googleフォームを利用するデメリット

Googleフォームは予約受付専用のツールではないため、できることが限られています。フォームの回答を利用して予約受付や出欠確認はできるものの、問い合わせ事項や予約枠が既に埋まってしまった場合の対応については、別途メールなどでやり取りをしなければなりません。提供側、ユーザーの双方にとって手間が増えたり、使いづらさを感じたりするシーンが出てくることも考えられます。

もちろん、一般的な予約サービスで提供されている顧客管理やオンライン決済などの機能はないので、Googleフォームはあくまでも予約を受け付けるだけの簡易的なツールと捉えておくといいでしょう。

次の項目では、Googleフォームの作成手順をご紹介します。

Googleフォームの作成手順

ここでは、Googleフォームの作成方法をご紹介します。短時間で簡単に作成できるので、Googleアカウントをお持ちの方は以下の手順を参考に、実際に試してみてはいかがでしょうか。

1. Googleアカウントでログインし、アプリから「Forms」を選択する
2. 様々なジャンルのテンプレートが用意されており、どれも自由に編集ができる。作成したいフォームに近い形式のテンプレートを選択。フォームを一から作成したい場合は「空白」のフォームを選択する
3. フォーム画面の右側にあるアイコンから、質問やセクションの追加、画像・動画の挿入などができる。各パーツをクリックすれば、質問内容の入力をはじめ、回答形式、必須回答の設定など、詳細な編集が可能
4. 作成が完了したら、上部のプレビューアイコンをクリックして内容を確認する。間違いがなければ完成です。

ちなみに、フォームは上書きするたびに自動更新で保存される仕組みになっているため、手動での保存は必要ありません。

Googleフォームを予約受付に活用する方法

ここからは、作成したGoogleフォームを予約受付に利用する方法をご紹介します。作成したフォームの右上にある「送信」ボタンをクリックすると、フォームの送信方法が選択できるようになっています。「メール」「リンク（URL）」「HTML」「Twitter」「Facebook」の5種類から選択できるので、用途に合わせて使い分けるといいでしょう。

たとえば、フォームのURLを取得し、自社サイトやSNSなどにそのURLを掲載すれば、24時間いつでも予約受付ができるようになります。メールやラインにURLを添付して、ユーザーへ一括送信するといった使い方もできて便利です。もし、自社サイトやブログにフォームを直接埋め込みたい場合は、HTMLを選択したあとコピーして、目的の場所に貼り付ければ完了です。

Googleカレンダーの「予約枠」機能を利用する方法も

法人向けのGoogleアカウントを所有している場合は、Googleカレンダーの「予約枠」機能を使って、無料で簡易的な予約システムを作成できます。利用方法を簡単に説明すると、まずは予約用のカレンダーを新規で作成し、予約を受け付けたい日時を設定して公開。それを見たユーザーが、希望する日時に予約を入れるという仕組みです。予約済みの枠は、他のユーザーがアクセスしたときに表示されないので、同じ日時に予約が重複するトラブルを回避できます。

Googleカレンダーの予約枠機能では、ひとつの予約枠に対してひとつの予約しか入れられません。ひとつの予約枠で複数人の予約受付ができないため、イベントやセミナーの予約受付には不向きですが、個人レッスンの受付や来店予約、施設管理などに活用することができます。

無料で始められるサービスも！ 「クラウド型予約システム」に注目

GoogleフォームやGoogleカレンダーの予約枠機能は、無料で使える便利なツールですが、どうしてもできることが限られてしまいます。予約受付をする際に不便な面が出てくることもあるでしょう。「もっとスムーズに予約管理をしたい」「機能面を充実させたい」という場合には、クラウド型予約システムの導入を検討するのもおすすめです。

クラウド型予約システムとは、予約管理に特化したクラウドサービスのことで、受付・変更・キャンセルといった予約管理をはじめ、メール自動配信、オンライン決済、顧客管理など便利な機能を備えています。基本的には、プランを選択して月額利用料を払っていく仕組みで、中には無料で利用できるサービスもあります。希望と予算に合わせてカスタマイズできるので、コストを抑えた運用も可能です。 

まとめ：Googleフォームを上手に活用しよう

無料で手軽に導入できるのがGoogleフォームの魅力です。個人レッスンの受付や来店予約、出欠確認、顧客アンケートなど、フレキシブルに活用できます。
法人Googleアカウントを所持している場合は、Googleカレンダーの予約枠機能で簡易的な予約システムを作るのもひとつの手。らくに予約管理を行いたいなら、予約におけるやりとりを自動化できるクラウド型予約システムを検討するのもいいでしょう。

Googleフォームは、アイデア次第で様々な使い方ができるツールです。予約受付以外のシーンでも役に立つので、ぜひ活用してみてください。