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新型コロナウイルスの流行により、様々な分野においてオフラインからオンラインへの移行が発生しました。大学などの教育機関においても、多くの授業がオンラインに移行しており、従来とは異なる運営が求められるようになりました。
オフラインからオンラインへの移行には大きな負担がかかるものですが、DXによる業務効率化を図るチャンスでもあります。本記事では、大学におけるDXの取り組み事例と、業務効率化のカギとなる予約管理システムについて紹介します。
大学におけるDXの種類とサービス
ビジネスにおけるDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ICT技術を活用して業務プロセスを改善するとともに、ビジネスモデルや組織、企業風土などの変革を行い、ひいては新しい企業価値を創出することを指します。
DXはいまや多くの企業で取り組まれていますが、学びを提供する大学も例外ではありません。特に新型コロナウイルスの影響により、授業のオンライン化が求められるようになってから、大学におけるDXが急速に進んでいます。ここでは、まず大学におけるDXにはどのような取り組み方法があるのかを見ていきましょう。
オンライン授業導入
オンライン授業導入は、授業を大学の教室内で行うのではなく、ITツールを利用してオンライン上で完結させ、PCやスマホなどの端末でどこからでも授業を受けられるようにする取り組みです。今では多くの大学でオンライン授業が取り入れられています。オンライン授業を実現するツールには、ZoomやGoogle Classroomなどがあります。
ウェビナー導入
ウェビナー導入は、セミナー・講演会をITツールを活用してオンライン上で完結させ、どこからでもセミナー・講演会を聴講できるようにする取り組みです。ウェビナーはオンライン授業と同様に、既に多くの大学で取り入れられています。ゼミや研究室における発表・ディスカッションなどの活動をオンライン化している大学も多いでしょう。ウェビナーを実現するツールには、ZoomやCisco Webexなどがあります。
LMS（学習管理システム）導入
LMS（学習管理システム）とは、Learning Management Systemの頭文字をとった言葉で、学習教材のオンライン配信を行うとともに、学習進捗や成績などを管理・可視化するためのシステムです。近年では授業のサポートツールとして、また学生一人ひとりに最適化した学びを提供するツールとして、LMSを導入する大学が増えています。LMSには、KnowledgeDeliverや光Webスクールなどのサービスがあります。
ネットワーク強化
ネットワーク強化は、ITツール・サービスの利用により増大するデータ通信への対応や利便性強化のためのWi-Fi利用などを行う取り組みです。具体的には、複数キャンパスをつなぐネットワークの回線強化や管理効率化、大学内への無線アクセスポイント設置などがあげられます。複数キャンパスのネットワーク回線強化や管理効率化にはSD-WANなどの技術活用が有効です。
また、大学などの学術機関では、SINET6（学術情報ネットワーク）を利用できます。SINET6は文部科学省推進のもと、回線の高速化と大容量化が進められています。大学における研究に必要なインターネット通信にSINET6を活用することも本取り組みに含まれるでしょう。
予約管理システム導入
予約管理システムとは、オンライン上で予約の受付や管理を行い、申請や予約業務を効率化するシステムです。大学においては、オープンキャンパスなどのイベント参加受付やイベント開催時に利用する教室・共有スペースの利用予約管理などに活用できます。新型コロナウイルスの流行以降、イベント開催において人数制限が必要になったことを受け、予約管理システムを導入する大学が増加しました。予約管理システムにはChoiceRESERVEなどのサービスがあります。
チャットボット導入
チャットボットとは、「チャット」と「ボット」を組み合わせた言葉で、チャット上でのユーザーからの質問に対して自動で応答するプログラムです。主にウェブサイト上に設置され、問い合わせ業務の効率化を目的として導入されます。大学においても、学生や保護者からの定型的な問い合わせを自動化でき、業務効率化および学生・保護者の満足度向上につながるでしょう。チャットボットには、hachidoriやチャットプラスなどのサービスがあります。
大学でのDX取り組み事例
大学でのDXには様々な取り組みがあることを紹介しましたが、具体的な事例としてはどのようなものがあるのでしょうか。いくつかの大学の事例を紹介します。
東北大学
東北大学は、2016年の東日本大震災での教訓を踏まえ、新型コロナウイルス流行以前からDXに取り組んできました。東北大学でまず着手したのは、仮想デスクトップの導入によるリモートワーク環境の整備です。以降もクラウド業務基盤を整備し、ベンダーにとらわれないマルチベンダーなDX基盤を整備しています。2020年には東北大学オンライン事務化宣言を行い、整備したクラウド業務基盤を活用した窓口フリー、印鑑フリー、働き場所フリーに取り組んでいます。
▼取り組みポイント
- 窓口フリー：日本語・英語・中国語の3か国語対応チャットボットを導入し、いつでも誰でもどこからでも各種情報や資料にアクセス可能なオンラインカウンターを実現
- 印鑑フリー：2021年3月時点で126の様式について押印廃止、グループウェアのワークフロー機能を活用して段階的な電子決済への以降を実現
- 働き場所フリー：テレワーク関連の規程・マニュアルを整備し、テレワークおよびフレックスタイム制を制度化
香川大学
香川大学におけるDXは、ベンダーによるシステムに頼らず、「自分たちが本当に必要なシステムはなにか？」を考えた取り組みが特徴的です。DXのためのシステムは導入していますが、必要最小限にとどめています。香川大学が力を入れたのは、自分たちでシステムの要件定義を行い、必要なシステムを内製することです。
具体的な取り組みとして、香川大学は教員・職員のみでなく学生を含めたDX推進チーム、DXラボを立ち上げました。DXラボでは、業務・学生UX調査や業務改善アイデアソンを実施、DXにおける課題を洗い出し、それを解決するためのシステムをローコード開発プラットフォームを利用して内製化しています。
▼取り組みポイント
- 最小限のシステム導入でオンライン化を実施
- DXラボを立ち上げ、教員・職員のみでなく学生を巻き込んだDX推進を実施
- ローコード開発プラットフォームを利用し業務システムを内製
東洋大学
東洋大学では「学生ひとり一人の成長を約束するため、デジタルを十分に活用した学修者本位の教育の実現を目指し、大学全体の教育の高度化と質保証を十全にする。」という基本方針のもとDX推進に取り組んでいます。2021年に東洋大学教育DX推進基本計画を策定し、2022年3月にはCLMS（キャンパス・ライフ・マネジメント・システム）という独自のアプリを学生に配布、学生生活を支援する取り組みを始めています。今後もCLMSを中心に、DX推進が進んでいくでしょう。
▼取り組みポイント
- 教育情報のデータ統合とAI解析、オン・オフキャンパスそれぞれの学習高度化と多様化、リカレント教育の世界展開、FD・SDプログラムの構築、デジタル活用推進体制と外部人材の評価体制構築を含む東洋大学教育DX推進基本計画を策定
- 学生ヒアリングを実施し、DX推進の課題を洗い出し
- CLMS（キャンパス・ライフ・マネジメント・システム）という独自アプリを開発・展開
大学でDXを推進するメリット
大学でDXを推進すると、大学側と学生側それぞれ様々なメリットが得られます。ここでは主なメリットを4つ解説します。
事務作業を効率化できる
予約管理システムなどのツールを導入すれば、授業やイベント、共用スペースの利用などの申請受付をオンライン上で完結できます。オンラインであれば、オフラインと違い窓口があいている時間以外でも申請ができるとともに、受付側も手の空いた時間で申請対応を行うことができます。また、チャットボットによる問い合わせ対応やクラウドサービスによるデータ処理を活用すれば、事務作業の自動化・効率化につながるでしょう。
時間やスペースを効率的に活用できる
授業をオンライン化すれば、学生は授業をどこからでも受けられるようになるため、通学にかかる時間が不要になります。大学側としても遠方からの学生を受け入れやすくなり、学生と大学双方にメリットが得られるでしょう。授業のアーカイブ配信もできるようになるため、授業を後から聞き直すことも可能になります。また、授業がオンライン化されれば授業を行うためのスペースが不要になります。利用しなくなった授業室を別の用途に活用するなど、スペースの効率的な利用にもつながるでしょう。
コスト削減につながる
大学によっては、講演会などのイベントを行う際、他のイベントスペースなどをレンタルしている場合もあるでしょう。イベントをオンライン上で開催できるようになれば、イベントスペースをレンタルするコストが不要になります。
また、大学でイベントスペースを保有している場合でも、毎日イベントを開催しているわけではありません。イベントスペースの利用をオンライン上で効率的に管理できるようになれば、イベントスペースを利用しない日は他の大学や企業に貸し出す、提携している大学間でイベントスペースを共用するなど、コスト面での削減にもつながるでしょう。
最適化した教育を提供できる
LMSを活用すれば、学生一人ひとりの学習状況を可視化できます。学習状況を可視化できるようになれば、学生ごとの学習進捗にあわせて最適化した教育を提供できるようになります。また、LMSサービス提供事業者が用意する最新コンテンツでの学習もメリットと言えるでしょう。大学の授業では実現が難しい、VRなどの映像技術やハンズオンでのトレーニングなど、質の高い学校教育を実現できます。
大学におけるDXの課題
多くの大学がDXに取り組んでいますが、いくつかの課題も浮き彫りになっています。現在の大学におけるDX推進における課題を解説します。
IT人材の確保が難しい
DX推進のためにITツールやサービスを導入しようとしても、使いこなすためにはある程度のITリテラシーが必要になります。IT人材が不足している昨今では人材の確保が難しく、少子高齢化が進んでいく日本では、今後も人材確保が課題になるでしょう。IT人材を確保するためには、大学といえどIT人材を育成する環境を整えていくことが重要になります。
LMSサービスのなかには、UdemyなどのITスキルを身につけられるコンテンツを提供しているものもあります。学生の学習のみではなく、教員・職員の学習環境整備も今後の課題と言えるでしょう。
導入・運用コストがかかる
DX推進によってコストの削減を図ることは可能ですが、ITツールやサービスの導入・運用にはコストがかかるため、DX推進によって削減できるコストとITツールやサービスの利用にかかるコストを照らし合わせる必要があるでしょう。短期的な視点ではなく、中長期的な視点でコストパフォーマンスを意識することが重要です。
コストパフォーマンスを意識するうえで大切なポイントは定期的な効果測定です。導入したITツールやサービスがほとんど利用されていない状況では、得られるメリットよりもコストによるデメリットのほうが大きくなります。導入したITツールやサービスの利用状況をレポートでデータ化し、定期的に見直しを行いましょう。適宜アンケートなどを行い、どのような点が活用における障壁になっているのかを確認すると、次回の導入の参考にできます。
効果がでるまでに時間がかかる
DX推進は、内容によって導入の検討から実際に効果がでるまでに何年もかかる場合があります。特にキャンパスネットワークの整備などインフラ面のDXは、対応が完了するまでの期間が長くなりやすいでしょう。ITツールやサービスの導入においても、導入自体はすぐに行えたとしても、実際にユーザーが利用できるようになるまでには規程や利用マニュアルの整備、ユーザーへの利用説明などが必要になります。DX推進は一朝一夕では行えないため、長期的な視点で考えることが重要です。
大学でのDX推進のポイント
では、大学におけるDX推進の課題をふまえ、どのようなポイントをおさえてDX推進をするべきなのでしょうか。3つのポイントを解説します。
現状の課題を洗い出す
多くの大学では、DX推進の計画を立て、優先して解決したい課題から着手を始めています。DX推進に取り組む際には、まず現状の課題を洗い出しましょう。課題としてあがった項目こそが、現在既に痛みを感じている問題であり、解決によって得られるメリットが大きいものと言えます。
現状の課題の洗い出しができたら、洗い出した課題のなかから緊急性と重要性をもとに優先順位をつけましょう。DX推進の課題で解説した通り、DX推進には長期的な視点が必要です。DX推進を効率的に進めるために、洗い出した課題の優先順位をもとにDX推進の計画を立てるようにしましょう。
サポートの手厚いITツールやサービスを選ぶ
ITツールやサービスを導入する際には、サポートが手厚いかどうかをチェックするようにしましょう。例えばベンダー側が多言語、かつわかりやすい内容の利用マニュアルを用意していれば、大学側で利用マニュアルを整備するコストを短縮できます。また、不明点があってもサポートに問い合わせて解決できれば、IT人材が不足している状況でもカバーがしやすくなります。
サポートが手厚いかどうかは、利用マニュアル・FAQが充実しているか、口コミでプラスの評価が多いか、問い合わせた時のサポートからのレスポンスが良いかなどで判断すると良いでしょう。
コストパフォーマンスを考える
ITツールやサービスの利用には、初期コストと運用コストがかかります。特に運用コストは1ライセンス/月だと少額に思えても、利用数に応じた年額だと少なくないコストになります。コストパフォーマンスを考える際には、継続的に利用する場合のコストや利用拡大した際のコストも考慮する必要があるでしょう。
また、提供事業者によって、初期コストがかかるもの、かからないものがそれぞれあります。初期コストがかからないもののほうが目先のコストは少なくすみますが、重要なのは中長期的な観点でのコストパフォーマンスです。初期コストがかからなくても、その分運用コストがかさむ場合は、かえってコストパフォーマンスが悪くなる場合もある点に注意しましょう。
大学におけるDXの一つに予約管理システムの導入
いまや多くの大学がDX推進に着手しており、授業のオンライン化やLMSの導入が進みだしています。しかし、それに比べて予約管理システムの普及はそこまで進んでいない状況にあります。予約管理システムは、オープンキャンパスや講演会などのイベントへの参加受付、学生との面談予約、空き教室や共用スペースの利用予約、健康診断の受付など幅広い用途で活用可能です。
予約管理システムを活用すれば、時間や場所にとらわれない予約・申請受付が可能になるとともに、利用頻度の低い設備の利用用途見直しなどコスト削減にもつなげられるでしょう。予約管理システムChoiceRESERVEは、豊富な導入実績と手厚い運用サポートで、多くの企業の課題解決を実現しています。新たなDX推進の一歩として、予約管理システムの導入をぜひ検討してみてください。
予約管理システムを活用し運営の業務効率化を
大学におけるDX推進には様々な取り組みがあり、技術が進歩し続けている現代においては活用できるITツールやサービスの幅も増えています。DX推進は一朝一夕で実現できるものではないため、課題の優先順位に応じて計画的に取り組みを行う必要があります。また、DX推進においてコストパフォーマンスは非常に重要な要素です。
予約管理システムは多くの課題解決に役立つとともにコストパフォーマンスにも優れ、導入しやすいソリューションです。ぜひ本記事を参考に、予約管理システムを活用して大学運営の業務効率化を実現してください。
