【2023年最新版】設備・会議室・施設管理向け
予約システム6選を徹底比較

社内の会議室・施設・設備の管理に悩みを抱えている企業や担当者の方におすすめしたいのが、予約システムです。予約システムを導入することで、担当者の業務効率化や人的ミスの削減など、さまざまなメリットを得られます。
本記事では、会議室・施設・設備の予約管理に適した予約システムを徹底比較すると共に、導入するメリットや選び方といった基礎知識も解説しています。

予約システムを利用した会議室・施設・設備管理

予約システムは、予約の受付をはじめとする予約管理業務をサポートするシステム。飲食店や美容室、各種スクールなどの予約で使用されているイメージが強いかもしれませんが、社内の設備・会議室・施設管理にまつわる課題解決にも役立ちます。

予約システムのなかには、会議室の予約管理に特化したサービスや、設備や施設の管理業務に役立つ機能を実装しているものもあります。こうした予約システムを設備、会議室、ミーティングスペース、福利厚生施設などの管理に利用することで、管理業務の効率化が期待できます。

設備・会議室・施設管理に役立つ予約システムの機能

予約システムはサービスによって細かな機能の違いはありますが、基本的に予約管理機能がメインです。予約の受付や変更、キャンセルなどの情報がすぐにシステムに反映されるため、管理者・予約者共に最新の状況を確認できます。

予約機能のほかにも、設備・会議室・施設の管理にあると便利なのが、メール配信機能や自動キャンセル機能です。メール配信機能で利用者に予約時間をリマインドすれば、予約忘れ防止になります。また自動キャンセル機能を使用することで、予約済みにもかかわらず実際には使われていない空予約を防ぐことが可能。施設の利用料が必要な場合は、事前決済機能も便利です。

予約システム導入で解決できる設備・会議室・施設管理の悩みとは？

予約システムを社内の設備・会議室・施設管理に導入することで、解決できる具体例は次の通りです。下記のような悩みを抱えている企業や担当者は、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

• 現在アナログで管理をしており、重複予約などの人的ミスが頻発している
• 紙やエクセルで管理をしているため、作業が煩雑化している
• 担当者が設備や会議室の利用状況の把握に手間取り、すぐに予約ができない
• 会議室や施設の予約と室内の設備や備品をバラバラで管理している
• 外出先から設備などの予約をしたい
• 予約したことを忘れてしまい、空室の状況が発生してしまう
• 空予約が発生し、使いたい設備や会議室が使えない　など

設備・会議室・施設管理に予約システムを導入するメリット

予約システムを導入することで、予約状況の可視化や管理業務効率化、ヒューマンエラーの削減、空予約の防止など、さまざまなメリットが得られます。具体的なメリットをいくつかピックアップしてご紹介します。

• 設備・会議室・施設の予約状況を一目で把握できるようになる
• 社内の設備・会議室・施設管理業務の効率化を図れる
• 予約の受付やキャンセルをシステム化できるため、人的ミスを削減できる
• 空いている設備や施設を有効活用できる
• 利用傾向を把握・分析できるため、今後の設備投資の参考になる
• 設備や会議室の利用者が予約時間を忘れてしまうことを防げる
• 会議室や共有施設などで使う備品をまとめて管理できる　など

設備・会議室・施設管理に使う予約システムの選び方のポイント

一言で予約システムといってもさまざまなタイプがあります。ここでは、設備・会議室・施設管理に使う予約システムを選ぶ際のポイントを3つ解説します。

必要な機能が揃っているかチェック

予約システムは、サービスやプランにより利用できる機能が違います。なかには、飲食店やサロン向けのサービスもあるため、まずは設備・会議室・施設管理に役立つサービスかをチェック。その上で、メール配信機能など自分たちが使いたい機能が揃っているか確認をしましょう。

機能と費用のバランスを確認

予約システムは、無料から有料までさまざまな価格帯のものがあります。また同じサービスでも複数のプランがあることも珍しくありません。無料の予約システムは一見すると手軽に利用できるように思えますが、機能が制限されているケースもあるため、必要な機能と予算の両面から検討しましょう。

セキュリティ対策は十分か判断

社内で使うシステムのため、セキュリティ面が整っているかは大事な要素です。何を基準にセキュリティが十分か判断するのかは難しいところですが、ISMS認証やISMSクラウドセキュリティ認証の取得はひとつの目安と言えるでしょう。

【設備・会議室・施設管理に特化】予約システム3選

ここからは、実際にどんな予約システムがあるか比較します。まずは、設備・会議・施設管理に特化した予約システムである「SMARTROOMS」「Acall」「予約ルームズ」の3サービスを紹介します。気になったサービスがあった方は、各サイトに掲載されている資料などをダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

SmartRooms（スマートルームズ）

300社・9000室を超える企業や団体のオフィスをサポートする会議室予約・運用システム。10室以下から100室以上まで、あらゆる規模・室数に多様に対応しています。グループウェアとリアルタイムで連動する端末を会議室前に設置することで、その場で予約有無の把握や、予約の受付、延長などをおこなうことができます。

このほかにも、入室が確認できないと自動で予約をキャンセルする機能や、終了時間をお知らせしてくれる終了アラーム機能など、便利な機能を多数搭載。利用状況レポート機能も備えているため、管理側が会議室の稼働状況を分析するのにも役立ちます。

概要

• 料金：要問合せ
• 公式サイト：https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

Acall（アコール）

オフィスワークやリモートワークといった多様な働き方に寄り添い、座席管理から入退室管理、会議室予約管理までワンパッケージでサポートするオフィスDXのためのシステムです。
建設業や不動産業、人材派遣業などさまざまな業種7,000社以上への導入実績があり、ワークスペースや座席のチェックイン管理、複数企業が共有する会議室やシェアスペースの管理を自動化・一元化できます。
チェックイン管理によって、それぞれのリアルタイムでの利用状況をさまざまなデバイスで確認・予約することが可能。入退室管理を自動化でき、データの可視化や細かな履歴の出力も簡単です。また、料金とキャンセルポリシーを設定することで、請求業務も効率化できます。

概要

• 料金：要問合せ
• 公式サイト：https://www.workstyleos.com/

予約ルームズ

会議室の予約管理に特化した予約システムです。システム上で予約できるだけでなく、会議室前に設置した端末やQRコードを通じた予約など、多彩な予約方法に対応しています。

基本的な予約機能に加え、空予約の会議室を自動的にキャンセルする機能も搭載。会議のリマインドメールや、次の来客予約を通知する機能も備えているため、会議室の予約忘れを防止する効果も期待できるでしょう。

STANDARD・ENTERPRISE・PREMIUMという3つのプラン料金から選ぶことができ、導入前に動作確認として無料トライアルも可能です。

概要

• 料金：要問合せ
• 公式サイト：https://rooms.receptionist.jp/

【多業種・業界で活用】設備・会議室・施設管理に使える予約システム3選

続いては、設備・会議室・施設管理に限らず、多種多様な業種・業界で利用されている予約システムから「ChoiceRESERVE」「リザエン」「STORES予約」をご紹介します。いずれもさまざまな業種・業態から支持を受けるサービスですが、設備・会議室・施設管理向けの機能も充実しています。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

2010年からサービスを提供している、クラウド型予約管理システムです。導入実績は4,000件以上。大手上場企業や中小企業など、さまざまな業種・業態の予約管理をサポートした実績があります。

設備・会議室・施設の管理では、高機能な予約システムを導入することで、業務の効率化を支援。施設の予約だけでなく、室内で使うプロジェクターやパソコンといった設備・備品なども一元管理が可能です。メール配信機能や事前決済機能も搭載。セキュリティ体制も整っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証を取得しています。

概要

• 料金：基本料金＝月額22,000円、初期費用33,000円／Enterprise＝要問合せ
• 公式サイト：https://yoyaku-package.com/

会議室の予約システムについて詳しく知りたい方はこちら！

主な特徴

会議室に特化した予約カレンダー

ChoiceRESERVEでは、会議室の空き状況が一目でわかります。
また、月単位で空き状況を確認できるため、会議の予約も取りやすいです。

「特定の会議室を予約したいんだけどいつなら空いている？」時に便利（月表示）

複数拠点の予約管理ができる

複数店舗（事務所）を運営している場合、各店舗の予約を一括で管理可能です。

ひとつのアカウントに複数の管理者IDを設定することで、各店舗の予約状況を一覧で確認できます。

各拠点の担当者に応じてアクセス権限の付与も可能です。たとえば、各店舗の責任者には営業時間や時間割の調整を、受付スタッフには予約の閲覧権限を付与するなど、人員配置に応じて変更できます。

仮予約ができる

仮予約では、予約確定前に入金状況や身元確認をおこなうなど、ユーザーを承認してから予約を確定できます。

料金設定が柔軟にできる

ChoiceRESERVEでは多彩な料金設定が可能です。曜日や時間帯で会議室の利用料金を変えたい場合など、「時間帯別料金テンプレート」によって柔軟に変更できます。

会員・非会員の予約管理ができる

ChoiceRESERVEでは、会員と非会員に応じた予約管理が可能です。

リピーターは会員登録することで毎回の個人情報の入力を省くことができ、利用回数の少ない方はゲストとして予約ができます。

会員は専用のマイページから予約状況の確認やキャンセル操作が可能です。ゲストでもIDやパスワードなしで予約できる利便性の高い機能となっています。

事前決済ができる

ユーザー側はオンライン決済（クレジットカード決済）が可能です。

事前決済によって集金する手間や未回収リスクを削減でき、本来のサービスにより集中できるようになります。

セキュリティ機能

ChoiceRESERVEには、強固なセキュリティ機能を搭載しています。

• 管理者ログ：ログインや操作内容を検索できる
• 管理画面のログインロック：一定回数以上ログインを間違えるとアカウントがロックされる
• 予約・会員データの一括削除：予約や会員データを期間指定の上で一括削除できる
• SSL/暗号化対応：SSLによる通信の暗号化で安全安心なサイト運営を実現
• IPアドレス制限：管理画面にアクセスできるIPアドレスを制限できる

上記以外にも、「限定サブ管理者」や「予約サイトのログインロック」など一部有償機能もあります。詳しくは以下をご覧ください。

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セキュリティを強化する

リザエン

200を超える業種の予約受付や管理に対応している予約システム。ISMS認証の取得をはじめ、高レベルのセキュリティ体制が整っており、中小企業や上場企業など幅広い企業が利用しています。

会議室や施設などの予約管理にも対応。施設自体の予約はもちろん、会議室で使う備品や駐車場などの在庫管理もまとめておこなえます。また予約間近にメールを送る機能やクレジットカード決済機能があるほか、スマートロック連携機能もあり、部屋の施錠をオートメーション化することも可能です。

概要

• 料金：ビジネス版＝月額10,000円～、初期費用20,000円／エンタープライズ版＝月額28,500円～、初期費用100,000円（共用サーバーの場合）
• 公式サイト：https://www.riza-en.jp/

STORES予約（ストアーズ）

無料で利用できるフリープランがある予約システムで、15万社以上の導入実績があります。5種類のプランが用意されていますが、それぞれ月間予約数や予約ページの公開数、登録スタッフ数などが異なるため、自社の事情に合わせて最適なプランを選ぶと良いでしょう。

180を超える業種や用途に対応し、社内の会議室やミーティングスペース、施設などの予約にも利用できます。施設の予約と一緒に備品の予約ができる設備・備品機能や、クレジットカード決済をおこなえる事前決済機能も搭載しています。

概要

• 料金：フリー＝0円／スモール＝月額9,790円～／チーム＝19,690円～／ビジネス＝28,600円～／エンタープライズ＝66,000円～
• 公式サイト：https://stores.jp/reserve

設備・会議室・施設管理における予約システム導入事例

実際に設備・会議室・施設の管理に予約システムを導入している企業のひとつが、福岡市博多区において、貸会議室事業や企業研修などの支援、レストラン事業などを運営する「エイムアテイン株式会社」です。博多駅から徒歩2分の好立地にある貸会議室予約管理システムとして「ChoiceRESERVE」をご利用いただいております。

オリジナルページ作成機能で「ご利用の流れ」などの説明ページを予約サイトに作成されているほか、オプション変更や時間変更専用のフォームもあり予約管理業務の効率化を実現されています。

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今回は、設備・会議室・施設の予約管理に注視してご紹介しましたが、予約システムはこのほかにも面談・研修の日程調整や健康診断の予約などにも活用可能。使い方次第で、さまざまなバックオフィス業務の課題解決に役立ちます。

まずは、今回の記事を参考に、気になる予約システムを比較・検討するところから始めてみてはいかがでしょうか。