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【企業側の担当者向け】面接の日程調整メールの作成方法&パターン別テンプレートを紹介

知る・学ぶ

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2021.12.22 2021.12.25
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春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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企業側の採用担当者の中には「面接の日程調整メールの正しい書き方が分からない」「候補者への返信に時間がかかってしまう」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。候補者へのメール連絡は面接がある度に必要になるものなので、事前にテンプレートを作成しておくと便利です。

この記事では、面接の日程調整メールの作成方法から、パターン別のメールテンプレートまで詳しく紹介します。日程調整を効率化するツールについても取り上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整メールの基本構成

まずは、面接の日程調整を行う際に、企業側が候補者へ送るメールの基本構成から見ていきましょう。一般的なメール構成は以下の通りです。

・件名
・宛名
・冒頭の挨拶
・本文(面接に関する情報、日時、場所、持参品など)
・注意事項
・署名

日時や場所、持参品といった面接に関する情報は、文章で説明するのではなく箇条書きですっきりとまとめましょう。そうすることで必要な情報がひと目で伝わる、分かりやすいメールに仕上がります。

面接の日程調整メールを作成する時のポイント

面接の日程調整メールを作成する際の注意点をいくつか解説します。大切なのは、必要な情報を分かりやすく伝えることです。

まず件名ですが、他のメールに埋もれてしまわないよう、ひと目で内容が把握できるものにしましょう。「面接日程のお知らせ【株式会社〇〇】」「書類選考結果と面接のご案内」など端的にまとめると、候補者の目に留まりやすくなります。

メール本文は、改行や枠線を活用して極力見やすい構成にするのがポイントです。パソコンだけでなく、スマートフォンから確認する候補者のことも考慮して作成するといいでしょう。もちろん、誤字脱字チェックも欠かさずに。特に、面接日時や場所の記載誤りは大きな混乱を招くので、しっかり確認を行うようにしましょう。

面接の日程調整に使えるメールテンプレートをパターン別に紹介

企業側が面接の日程調整を行う際に使えるメールテンプレートをパターン別に4つ紹介します。メール作成やテンプレートの考案にぜひ役立ててください。

【例文1】面接日程を指定する場合

企業側が候補者に面接日程を指定する場合のメールテンプレートを紹介します。

<件名>
書類選考結果と面接日程のご案内

<本文>
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇、人事部採用担当〇〇と申します。

この度は弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

書類選考の結果、〇〇様にはぜひ面接にお越しいただきたく、面接日程のご連絡をさせていただきました。

————————————————————————
【面接日時】
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇)
〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分

【面接場所】
株式会社〇〇 本社〇F 〇〇会議室
東京都〇〇区〇〇-〇-〇
(JR〇〇駅〇〇口より徒歩〇分)
http://www~(地図URL)

【持ち物】
・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具
————————————————————————

※本メールへの返信をもって日程確定とさせていただきます。上記日程でご都合がつかない場合は、再度調整いたしますのでご連絡ください。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 人事部採用担当〇〇

————————————————————————
<署名>
株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇-〇-〇
TEL:~~~
Mail:~~~
URL:http://www~(会社サイト)

【例文2】面接日程の候補を複数提示する場合

企業側が面接日程の候補を複数提示し、候補者に選んでいただく場合のメールテンプレートを紹介します。

<件名>
面接日程のご相談【株式会社〇〇】

<本文>
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇、人事部採用担当〇〇と申します。

この度は弊社の採用試験にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

応募書類を拝見し、ぜひ〇〇様には面接にお越しいただきたく、面接日程のご連絡をさせていただきました。

以下の面接日程の中でご都合の良いものはございますでしょうか。

————————————————————————
【面接日時】
・〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇時〇〇分~
・〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇時〇〇分~
・〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇時〇〇分~
※所要時間は30分程度を予定しています

【面接場所】
株式会社〇〇
東京都〇〇区〇〇-〇-〇 〇〇ビル〇F
(JR〇〇駅〇〇口より徒歩〇分)
http://www~(地図URL)

【持ち物】
筆記用具
————————————————————————

ご多忙の中恐れ入りますが、〇月〇日(〇)までにお返事をいただけますと幸いです。

上記日程でご都合つかない場合は再調整いたしますので、希望日時の候補を3つほどお知らせいただけますでしょうか。

その他、ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 人事部採用担当〇〇

————————————————————————
<署名>
株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇-〇-〇 〇〇ビル〇F
TEL:~~~
Mail:~~~
URL:http://www~(会社サイト)

【例文3】面接日程の確定を伝える場合

候補者からいただいた面接希望日を確認後、企業側が面接日程の確定を返信する場合のメールテンプレートを紹介します。

<件名>
面接日確定のご連絡【株式会社〇〇】

<本文>
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇、人事部採用担当〇〇です。

面接日程のご返信ありがとうございました。
つきましては以下の日程で確定とさせていただきます。

————————————————————————
【面接日時】
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分

【面接場所】
株式会社〇〇
東京都〇〇区〇〇-〇-〇
http://www~(地図URL)

【持ち物】
筆記用具
————————————————————————

当日、何らかのトラブルでご都合が悪くなられた場合は、お手数ですが下記の連絡先までお電話をお願いいたします。

【緊急連絡先】
人事部採用担当:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

〇〇様のご来社をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————————————
<署名>
株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇-〇-〇
TEL:~~~
Mail:~~~
URL:http://www~(会社サイト)

【例文4】オンライン面接を行う場合

最近では、Zoomなどのビデオツールを利用する方法でオンライン面接(ウェブ面接)を行う企業も増えてきています。オンライン面接に対応したメールテンプレートも紹介しておきます。

<件名>
オンライン面接のご案内【株式会社〇〇】

<本文>
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇、人事部採用担当〇〇と申します。

この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。

書類選考の結果、〇〇様にはぜひ次の面接に進んでいただきたく、ご連絡を差し上げました。

なお、今回はオンライン面接となります。

以下の日程で予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。

————————————————————————
【面接日時】
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分

【使用ツール】
〇〇(ツール名)

【準備をお願いしたいもの】
・カメラ・マイク機能が使えるパソコン(スマホ、タブレットも可)
・安定したインターネット環境
————————————————————————

ログインURLやIDパスワード、注意事項など詳細情報につきましては、日程確定後に改めてご連絡させていただきます。

事前に確認しておきたい点やご質問等がございましたら、ご遠慮なく返信メールにご記載ください。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇、人事部採用担当〇〇

————————————————————————
<署名>
株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇-〇-〇
TEL:~~~
Mail:~~~
URL:http://www~(会社サイト)

面接の日程調整を効率化するなら予約システムの導入もおすすめ

候補者ひとりひとりに間違いがないようメールを送るのは大変な作業です。面接の日程調整を効率よく正確に進めたいなら、予約システムサービスの導入を検討するのもおすすめです。

予約システムがあれば、候補者がウェブ上から面接日時の選択、変更、キャンセルが行えるようになり、面接受付の確定メールやリマインドメールも自動配信されます。日程調整からメール配信まですべてシステムで自動化できるので、採用担当者の業務負担を大幅に削減することが可能です。

また、予約システムには受付時の情報を収集する機能もあり、候補者情報の一括管理が実現します。候補者情報の検索や表示、さらに面接のスケジュール確認も簡単に行えるため、非常に便利です。

メールテンプレートを活用して面接の日程調整を効率的に!

この記事では、面接の日程調整メール作成のノウハウや、候補者とのやり取りに使えるメールテンプレート紹介しました。採用面接は度々行われるものであり、日程調整や内定連絡、辞退者への返信など、メール連絡が必要になる場面は多いです。事前にパターン別のメールテンプレートを用意しておけば、繰り返し活用できるので、作業効率をアップさせることができます。

「面接に関するメール業務を効率化したい」思っている担当者の方は、ぜひこの機会にメールテンプレートを作成してみてはいかがでしょうか。

春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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