先進的な企業は導入済み！BtoBの商談調整がオンライン予約で完結

「アポイントの日がなかなか決まらない・・」
「メールで調整しているうちにお客さんからの連絡が途絶えた・・」

そんな課題感から「商談日程の調整」をオンライン上で完結させようとするフォームが増えているのをご存知でしょうか？

これまではWebからの問い合わせに対して、営業担当が空いている日時を確認し、アポイント日を調整することが普通でしたが、全ての調整をオンライン上で行ってしまおうとする企業が増えているのです。

この方法は問い合わせからの商談転換率や営業業務自体の効率を改善することが期待できるため、新しいBtoB商談の形として先進的な企業が取り入れはじめています。

そこで今回は「オンライン上での商談・打ち合わせの予約」について、具体例と導入するメリットをまとめました。

オンライン上で日程調整が完結する予約システムとは？

オンライン上で完結する予約とは、企業側があらかじめアポイント可能な日時をサイト上にアップしておき、ユーザーはその空き時間から好きな時間を選んでもらうスタイルの予約方法です。

不動産屋や美容室など、ユーザーが店舗に訪問する業界では、Webサイトやポータルサイトで実装されることが当たり前になっていますが、BtoBにおいてもオンライン予約システムをWebサイトに設置する企業が出始めているのです。

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これらのカレンダーを見ればいつ商談可能かが一目瞭然なため、ユーザーは営業担当者とメールや電話で確認することなく、都合の合う時間をスムーズに選ぶことができるようになります。

オンライン上のフォームで完結することの5つのメリット

オンライン上で商談日程の調整を完結させることは便利そうですが、単に「簡単」というだけではありません。そのメリットは下記の5つにまとめられます。

①「今すぐ試したい・知りたい」お客さんのニーズに応えらえる

問い合わせしてきたユーザーは「今すぐ商品・サービスを知りたい」「今すぐ専門家に相談したい」というニーズがあります。それに対して「では来週以降で日程の調整をしましょう」と答えれば、ユーザー側のニーズと齟齬が生まれ、モチベーションが下がってしまいます。

一方、Web上で完結する予約であれば、打ち合わせ日をすぐに決めることができるため、日程調整で煩わされることがなくなります。結果、モチベーションの高い状態のまま実際の打ち合わせまでつなげることができるのです。

② リードタイムが短縮され、売上が向上する

①とつながりますが、従来、次週以降で調整していた打ち合わせを、当日中や今週中などに設定できるようになるため、問い合わせから受注までにかかる日数を減らすことができます。

結果として、営業や販売スタッフの稼働が増加し、1人あたりの商談数が増加。受注数の増加につながります。

③ アポイントの調整時間を削減できる

オンライン上での予約であれば、その場ですぐに予約してもらえるため、いままでアポイントの調整にかけていた時間を大幅に減らすことが可能になります。

では実際にどれくらい削減されるのでしょうか？

下記のグラフは、サイト内で商談予約システムを活用しているベルフェイス株式会社様にインタビューした内容をグラフにまとめたものになります。

一つのアポイントに10分程度アポ設定に時間がかかっていたとします。（図グレー箇所）。その場合、オンライン商談予約を使えばその調整する時間を０にできるため、30アポイントあった場合には300分もの時間を削減することが可能になります。

アポイントにかかる時間を削減し、本来のサービス説明や提供に時間を有効に使えるようになったそうです。

④ 問い合わせフォームを「受動的」から「能動的」な体験へ

これまでの問い合わせや資料請求などのエントリーフォームは、どうしても「受動的」な体験になりがちでした。必要事項を記入して、フォームに投げて、あとは返信を待つというスタイルなため、ユーザー側はどうしても待ちの姿勢になりやすくなっていました。

一方、ユーザーが一人で予約を完結できるようになれば、「自ら商談予約を取りに行く」という能動的な体験に変えることができます。そのためユーザーのモチベーションも高い状態で記入を終わらせることができ、成約率も高めることができるのです。

⑤ 電話が苦手な人でもオンラインなら気軽に打ち合わせが可能に

電話でのやりとりに苦手意識のある人は多くいます。これがオンラインになれば、直接話すことなく打ち合わせの設定ができるようになるため、ユーザー側の負荷を軽減し、気軽に相談してもらうことが可能になります。

ベルフェイス社のサイトで実際に商談予約してみた

今回はネット上で商談予約が完了することの便利さを実感するために、実際にBtoB特化のインサイドセールスシステムを提供するベルフェイスさんのサービスサイト（https://bell-face.com/）でデモ予約をしてみました。

結論、予想通りではありますがものすごく簡単でした。

商談予約完了までの３ステップ

① まずはカレンダーが出てくるので、予定が合いそうな1/22を選択

② すると予約可能な時間が出てくるので、15:30~を選択

③ 最後に電話番号を記入して予約完了

たったこれだけのステップで商談日程が決まりました。企業の担当の方とやりとりすることなく商談予約ができるためストレスが一切なく、スケジュールも組みやすいためかなりスムーズにデモ予約を終えることができました。

このシステムを採用しているベルフェイス株式会社取締役 カスタマー事業部部長 西山直樹様に取材をしたところ、「すでに月に30件ほど、Webサイトからオンライン商談の予約が入っている。お客様と当社の双方にとって、いままで電話とメールで行っていた日程調整のコスト削減が実現している。”来週ではなく、今すぐに話を聞きたい”というニーズにも応えることができ、取り入れて本当に良かったと思っている。」と導入のメリットについてお話いただきました。

企業側の対応コストが減るだけでなく、ユーザーにとっても利便性が高めることができるため、大きな効果を実現できているようです。

まとめ

これまでの企業のエントリーフォーム改善といえば、記入項目を減らしたり、入力のエラーを出すなどの方法がとられていましたが、いずれもすぐに限界がきてしまう対応方法でした。

一方で、今回のようにWeb上での商談日程の調整をユーザーが完結することができるようになれば、ユーザーにとっての利便性は大きく向上し、企業の対応コストも減るため、大きな改善効果を見込むことができます。

もし今も商談予約をメールや電話で対応していることがあれば、是非一度フォーム内で商談日程の調整を完結させることを検討し、その効果を実感されてはいかがでしょうか。