「面接」に関するすべての業務は予約システム導入で効率化可能！
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面談や面接が頻繁に、大量に発生し、受付や管理の業務に忙殺されているという人事担当者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、そのような場合の解決策として予約管理システムの利便性をご紹介します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
- 大量に発生する「面接受付」の業務内容
- 予約管理システムで自動化できる面接の受付業務
- 面接受付を予約システム化することによる企業側のメリット
- 面接受付を予約システム化することによる面接応募者側のメリット
- 面接受付に最適な予約管理システム① ChoiseRESERVE
- 面接受付に最適な予約管理システム② STORES予約
- 面接受付に最適な予約管理システム③ リザエン
- 面接での予約システムの導入検討時は、無料のデモサイトも参考に
目次
大量に発生する「面接受付」の業務内容
企業では入社面接、業務指導目的などでの社内面談、社外の人物との商談など、様々な面接、面談が頻繁に発生します。面接、面談において業務担当者はどのような業務を行うことになるのか、具体的に見ていきましょう。
応募の受付
電話やメールで応募を受け付けている面接・面談などの場合、応募があるたびに個別の応対・返信を行うことが基本となります。
電話での受付の場合には、もちろんのこと一度の通話で一人を受付することになります。
一人一人の受付に時間を割き、都度、応募要項を理解しているかの確認や、質問を受けての対応なども発生することでしょう。
メールでの受付の場合にも、最初の問合せメールで受付するための情報がすべて揃っていることは少ないため、再度、必要事項案内→返答待ちといったやりとりの往復が発生しがちです。
個別内容のヒアリング
一律の入社面接などでは生じないかもしれませんが、例えばカウンセラーが相談（面談）受付をする場合や、サービス担当者がサービスを提供するための事前情報を得るために面談をする場合などには、個別内容のヒアリングをこと細かに行います。
日程調整
面接日程の候補が限られている場合は受付時にその場で確定などもできますが、内容によって別途担当者のアサインが必要であったり、応募者の特性によって回ごとの人数調整や組み合わせ調整を行う必要がある場合などには、各々の場合で日程調整が必要となります。
必要に応じて応募者へ連絡する
面接日時確定の連絡や、当日注意事項や持参物の案内、当日前のリマインドなど、1つの応募に対して、都度複数回の連絡を行う必要があります。
キャンセルや日程変更希望への対応
応募者からの突然のキャンセル連絡、日程変更希望などが入った場合も、都度、キャンセル処理、空き日程のなかからの調整などを行う必要があります。
名簿管理
予約者の氏名・住所・連絡先といった情報や、受付時にヒアリングしたその他の内容などを、名簿として一元管理します。
面接担当者への情報共有・引き継ぎ
名簿として管理している個人情報や、面接時の連絡事項など含め、必要な情報をすべて予約受付担当者から面接担当者へ共有します。
予約管理システムで自動化できる面接の受付業務
「予約管理システム」を導入することによって、面接の予約受付で行うべき業務のほぼすべてを、自動化することができます。
順に見ていきましょう。
受付サイトの作成
予約管理システムでは、そもそもの予約受付に必要な受付サイトを、簡単な手順で作成できます。
あらかじめ業種・業態・目的などに合ったテンプレートが用意されている場合も多く、作成担当者はあまり様々な事前想定や検討を行わなくても、その場で簡単に受付サイトを作成できるようになっています。
自動受付
作成した予約受付サイトを必要に応じて公開・連絡し、予約受付はサイトが自動で行ってくれます。
日程調整
複数の候補日程から参加者が日程を選ぶ場合や、参加者がまず希望日程を連絡し担当者側が折り合いをつける場合など、どのようなケースにおいても、予約受付システムが日程調整を担当してくれます。
各種メールの自動送信
予約受付時の受付完了メール、面接日当日前のリマインドメールなどを、予め設定しておいたタイミングで自動送信することが可能です。
キャンセルや変更の受付・再調整
予約者側に予約のキャンセル、日程変更のニーズがある場合も、予約者がサイト上で、自身で再調整を行えます。
登録情報管理
予約受付時に入力されたデータはすべて自動で予約管理システムの管理情報へ登録されます。管理者は、分かりやすい管理画面上ですべての情報を一元管理でき、また面接担当者へのデータの引継ぎも容易です。
Web会議システムなど外部サービスとの連携
外部サービスとの連携が可能な予約管理システムも多くあります。
そういったシステムであれば、例えばオンライン面接の場合、予約を受け付けたその場で、当日用のWeb会議用URLを自動発行し、確認メールにそのURLを自動で記載する、といった対応が可能となります。
面接受付を予約システム化することによる企業側のメリット
前項でご紹介した予約管理システムの様々な機能を活用すれば、企業側には多くのメリットがあります。ここでは代表的なメリットを一覧でお届けします。
- 大量の応募受付を同時に行える
- 営業時間外での受付ができる（24時間、365日受付可能）
- 応募者が入力した情報をそのまま管理用のデータ、担当者への共有データとして取り扱える
- 受付時の必須項目の入力漏れを自動で防ぐ
- アンケート機能などを使い、応募の段階で応募後にも得たい情報を得られる
- 日程調整をほぼ自動化できる
- 応募受付メール送信やリマインドメール送信を自動化できる
- 担当者の業務負担を大幅に軽減できる
面接受付を予約システム化することによる面接応募者側のメリット
予約管理システム上で予約をすることによって、応募者側にも多くのメリットが発生します。
- 不要な手間をかけることなく応募できる
- 深夜など、空き時間に申請を行える
- 応募要項や必要事項などをしっかり参照しながら応募できる、データとして保持しやすい（手書きメモなどが不要となる）
- リアルタイムな申請ではないため、じっくり考えて取り組みやすい
面接受付に最適な予約管理システム① ChoiseRESERVE
ここからは、機能の項やメリットの項でご紹介した要素を満たす、おすすめの予約管理システムをご紹介します。
いずれも評判の高いシステムですので、ぜひ各公式サイトもご覧いただきながら、ご検討ください。
ご紹介するひとつめは、株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」です。
「ChoiceRESERVE」は10年以上も、「予約」に関する様々な課題を解決するためにノウハウを積み重ねているサービスであり、様々な業種で導入実績が多くあります。
予約管理情報のCSV出力、外部システム連携によるオンライン会議URLの自動発行など、面接・面談の予約受付に必要な機能がすべて揃っています。
▼「ChoiceRESERVE」公式サイト【人事担当者様向けページ】
https://yoyaku-package.com/industry/hr/meeting.php
面接受付に最適な予約管理システム② STORES予約
STORES株式会社が提供する「STORES予約」は、“「めんどくさい」がなくなる”をテーマに、企業の営業成果が向上するためのタッチポイントを増やすことに主眼が置かれた予約管理システムです。
こちらも、本記事でご紹介したような、面接・面談の予約受付に必要なすべての機能が盛り込まれています。
▼「STORES予約」公式サイト【面接・面談向けページ】
https://stores.jp/reserve/categories/interviews
面接受付に最適な予約管理システム③ リザエン
最後にご紹介するのは株式会社インタークエストが提供する予約管理システム、「リザエン」です。
「リザエン」も、各種メールの自動送信や面接スケジュールの統合管理・出力など面接の受付業務に必要な機能をすべて備えています。
▼「リザエン」公式サイト【採用面接・説明会向けページ】
https://www.riza-en.jp/industry/interview
面接での予約システムの導入検討時は、無料のデモサイトも参考に
本記事では、とても煩雑で膨大な業務となりがちな面接・面談の予約受付について、業務効率化を果たすための方法として予約管理システムをご紹介しました。
ぜひ、予約管理システムを便利に活用して、ご担当者の業務負担を軽減してください。
システムの導入を検討する際には、具体的なイメージを持つためにデモサイトを操作してみることをおすすめします。
例えば「ChoiceRESERVE」では、下記のように様々な利用ケースごとのデモサイトを無料で操作してみることが可能です。ぜひ、あわせてご活用ください。
▼予約管理システム「ChoiceRESERVE」デモサイト（説明会・面談）
https://s-5203.resv.jp/reserve/calendar.php
