予約システムのメリットや導入手順と実際の導入事例をご紹介

予約受付や管理に関するすべての業務を自動化できる予約システム（予約管理システム）は、企業側担当者の負担軽減のみならず、予約利用者にとっても利便性が向上するなどのメリットがあり人気の高いサービスです。

本記事では予約システム導入を検討されている方に向けて、具体的なメリットや導入時に注目しておきたい機能を解説します。
あわせて具体的な導入事例もご紹介していますので、ご参考ください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています。

予約システムを導入することによるメリット

予約システムは各社からさまざまな種類のものがリリースされているため、機能の細部についてはサービスによって異なる部分もあります。
ここでは一般的な予約システムに共通する導入メリットをご紹介します。順に見ていきましょう。

予約受付に関するすべての業務をほぼ自動化できる

予約システム（予約管理システム）を導入する際の、一番の目的ともなるのがこの点でしょう。
通常、自社の商品やサービスに関する予約を受け付ける際は、例えば以下のような業務が発生します。

• 顧客からの予約申請を受け、内容や日時、メニューやオプションなどの細かな予約内容をすべて確認したうえで、予約受付完了
• 受け付けた予約内容や当日のためのアクセス地図などを、確認のために顧客へ文書やメールなどで伝えておく
• データとして保存、予約台帳に記入するなどの方法で、自社側で予約情報を管理する
• サービス提供担当者など、自社側の各関係者へ予約情報を連携
• サービス提供や商品受け渡しの日程が近づいてきたら、リマインドのため顧客へメール、電話などの連絡を入れる
• 顧客から変更希望やキャンセル希望の連絡が入った場合には、必要に応じて対応

このような、件数が多くなればなるほど煩雑となりやすい各業務を、予約システムはほぼすべて自動化することが可能です。

曜日・時間を問わずいつでも予約受付を行える

予約システムはWebサイト上で24時間365日、いつでも予約を受付できる仕組みであるため、予約者（顧客）、サービス提供者（企業、店舗）の双方にとって大きなメリットがあります。

予約者は企業側の営業時間や担当者の都合などを考慮する必要がなく、いつでも思い立ったときにサービス内容を確認したり、予約を入れたりすることができます。

サービス提供者にとっても、このような仕組みで利用者が気軽に予約を入れてくれ、また同時に何件でも予約受付をおこなえることから機会損失をなくし、利益の最大化を図ることが可能です。

ダブルブッキングやノーショーなど予約で起こりがちなトラブルを防止できる

手作業での予約受付で起こりやすいミスに、誤って同じ日程や数量の限られた商品にキャパ以上の予約を受け付けてしまう「ダブルブッキング」や、聞き取り間違いや記入間違いなどによる単純な予約受付ミスなどがあります。予約システムでの予約受付であれば、このようなことが起こりません。

また、予約を受け付けたものの、予約者がうっかり日程を失念、あるいは故意などの理由で当日になっても来店せず、人員コストや機会が無駄となってしまう「ノーショー」もよくあるトラブルのひとつですが、各種リマインドの自動化や、クレジットカードによる事前決済が可能な予約システムであればこれらのトラブルも未然に回避できる可能性が高まります。

予約情報そのものをデータ化できる

予約システムによる予約受付は、Web上で顧客自身に予約に必要なデータを入力してもらう仕組みであるため、必然的に予約を受付した段階で情報そのものがデータ化することとなります。

また、例えば電話で予約を受け付けた、店舗で直接顧客から予約を受け付けたなど、システム外のルートで予約受付があった場合も、予約管理システム上でスタッフがデータ入力をおこない、もともと存在するデータと情報を統合することが可能です。

専用の管理画面で予約状況の確認・管理も容易に行える

予約システムは、カレンダー形式のわかりやすい管理画面が備わっていることが一般的です。

店舗経営の場合に各店舗の予約状況を一元的に管理したり、サブ管理者IDを設けて階層ごとに閲覧編集権限を調整したりといったことも容易なため、リアルタイムに変動する予約情報をスムーズに取り扱いながら、自社のサービス改善やマーケティングに役立つ効果的な管理をおこなえます。

予約システム導入検討時に注目したい機能

さまざまな事業者から提供されている予約システムを比較検討する際には、特に以下のような機能に注目することをおすすめします。
以下でご紹介する機能は、比較的、多機能タイプの予約システムに見られる機能です。

自社の業態やニーズに合致する機能があるかどうか、ぜひご検討ください。

特定メニューやカテゴリごとの予約URL作成機能

通常、予約システムで予約受付サイトを作成すると、そのサイトのTOPページのURLが顧客など外部へ伝えられるURLとなります。

そのため利用者は予約サイトのTOPページへアクセスし、表示されたメニューや希望店舗、希望担当者などの項目を選択しながら、予約の手続きをすすめていきます。

TOPページ以外に、特定メニューやカテゴリごとの予約URLを作成できるタイプの予約システムであれば、例えば「数ある店舗のなかから特定の店舗が選択された状態の予約画面」「顧客ごとの嗜好にあわせて、希望メニューが選択された状態の予約画面」「特定の担当者が選択された状態の予約画面」など、さまざまなケースにあわせた個別のURLを用意できます。

このような仕組みは、顧客側のニーズにあわせて、少ない手順で目的の予約を完結できる予約サイトを提供できるため便利です。

抽選形式での予約受付機能

数量が限定されている商品の販売や、イベント色を強めた販売キャンペーンなどをおこなう場合に、予約管理システムで抽選形式での予約受付の機能があると有用です。

完全会員制サイト作成機能

予約システムで予約受付サイトを構築する場合、広く一般へ公開する通常タイプのサイトのほか、完全会員制の予約受付サイトを構築できる場合もあります。

団体予約機能

宿泊施設やツアー、飲食店やアクティビティの予約など、団体からの予約受付が基本となる場合には、団体客の予約がスムーズとなる、専用機能をもつ予約システムであれば便利です。

外部システムとの連携機能

CRM、営業支援システムや会計システムなど、自社で導入している各システムと予約システムのデータを連携させたい場合も多いでしょう。

外部連携に対応している予約システムであれば、システムで取り扱われる顧客情報や予約に関するさまざまなデータを柔軟に各システムへ連携することができます。

SEO対策機能

予約受付サイトそのものが、顧客の利便性を高め、集客効果を向上できる可能性がある仕組みではありますが、さらに検索エンジンへの最適化（SEO）に対応している予約システムであれば、自社を認知していない見込み客の自然流入なども見込め、さらなる集客効果向上を期待できます。

予約システム導入の流れ

予約システムの種類によって導入方法はさまざまですが、ここでは一例として株式会社リザーブリンクの予約管理システム「ChoiceRESERVE」を導入する場合の手続きの流れをかんたんにご紹介します。

• お問い合わせ、デモのお申し込み
  　→1～3営業日ほどで、専任の担当者からお客様へ連絡が入ります。
• デモサイト検証
  　→導入前検証をおこなっていただくための製品版と同仕様のデモサイトにて、2週間ほどお試し運用が可能です。
• お申込み、お支払い
• 納品、運用開始
  　→納品、運用開始となります。運用開始後には、担当者によるサポートが随時おこなわれます。

【予約システム導入事例】公園緑地事業A社の事例

※画像はイメージです

ここからは、予約システムを導入し便利に活用している事例として、予約管理システム「ChoiceRESERVE」の導入事例をお伝えします。

地域の公園緑地事業をおこなっているA社では、管理運営している公園や庭園の公式サイト上で、バーベキューや水上バスなどのアクティビティの予約受付の仕組みを構築するために予約管理システムを導入しました。

予約サイト導入で、サイト上で詳しいメニュー構成やオプション構成をわかりやすく利用客へ伝えられること、従来電話で案内していた際に起こりがちであった案内漏れがなくなったことなどにより、予約受付業務の効率化、利用客の満足度向上などの効果を得られ、平日でも従来の休日なみの売上がみられるようになりました。

担当者の業務も大幅に軽減できたことから、対応スタッフを少数体制へ変更でき、人的コストの大幅削減にもつながりました。

【予約システム導入事例】B大学の事例

※画像はイメージです

学生だけではなく社会人にまでキャンパス利用を広く開放しているB大学では、学内でおこなわれているイベント、セミナー、講座の予約受付の仕組みを構築するために予約管理システムを導入しました。

もともと運営していたキャンパスの公式ホームページ上から予約管理システムへリンクをおこない、スムーズな案内導線で利用客の混乱を招くことなく、新しい予約受付の仕組みへの移行を果たしています。

【予約システム導入事例】航空会社C社の事例

※画像はイメージです

国内大手航空会社のC社では、搭乗回数の多いロイヤルカスタマー向けの特典サービスとして保有施設の予約権を提供しており、この予約管理を効率化するために予約管理システムを導入しています。

導入前には「新しい予約の仕組みに対して、利用方法に関する問い合わせが殺到するのではないか」という懸念がありましたが、予約管理システムによる予約の流れが利用客にとって理解しやすいものであったこと、既存の公式サイトからの案内導線もスムーズであったことなどから、問い合わせが集中することはまったくありませんでした。

最終的な導入の成果として、従来の、予約台帳での管理と比較して数倍以上の業務効率化を実感しているとのことです。

導入ニーズに合った機能を持つ予約システムを選ぼう

本記事では、ビジネスにおける予約受付や関連業務を大幅に効率化できる予約システム（予約管理システム）について、概要やメリットをまとめてご紹介しました。

自社の商品やサービスの予約受付に課題を感じられているご担当者は、ぜひ導入をご検討ください。

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