予約管理システムで得られる「予約データ」とはどのようなもの？

予約管理システムで自社のサービスや商品の予約受付を行っている場合、予約管理システム内の「予約データ」を抽出したり、他システムと連携することができます。

本記事では社内のさまざまな業務の効率化や、マーケティングに活用できる「予約データ」についてまとめて解説しています。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています。

「予約データ」って何？

予約管理システムを活用し自社のサービスや商品についての予約を受け付けると、ひとつの予約受付ごとに「予約データ」が生成され、予約管理システム内ではこの予約データをもとにさまざまな自動処理が進められたり、管理画面でかんたんに情報検索がおこなえたりといったことを実現しています。

「予約データ」について、基本的な知識をご紹介します。

予約データとは予約ひとつひとつの詳細情報がひとまとまりになったデータ

予約管理システムにおいては、ひとつの予約が受付されるたびにその予約に関する情報として、例えば予約番号、予約者の会員番号、ログインIDや連絡先情報、予約日時や設備ID、担当者IDなどのデータが作成されることになります。

それらのさまざまなデータがひとまとまりの情報となっているものを、予約データといいます。

予約データを抽出すると、他の業務システム、アプリケーションへデータをまるごと連携できる

もともと、上記のようなデータをもとに予約管理システム内で予約管理や、各種自動手続きなどが実現しています。

この予約データを抽出することで、予約管理システム上での処理に使われるデータとしてだけでなく、「他の業務システムやアプリケーションでもそのまま活用できる汎用的なかたちの、予約情報のデータ」となります。

この予約データはCSVとして他システムへの取り込みは手作業で都度行うほか、「API連携」という仕組みで自動的・リアルタイムに連携することも可能です。

API連携を行う場合は、連携先システムも、API連携に対応している必要がある点には注意が必要です。

「予約データ」を取り込むことで業務効率化できるシステム・アプリケーションの種類例

前述のように予約管理システムから取り出した予約データはさまざまなシステムで活用可能です。

活用できる外部システムにはさまざまな種類がありますが、以下でその一例をご紹介します。

CRMツール

CRM（顧客管理システム）とは、顧客に関するさまざまなデータを、企業と顧客との関係性の管理や、今後の営業活動に活用するための統合的な管理ツールです。

予約管理システムで得た予約データをCRMへ連携すると、顧客の氏名や住所といった基本属性のほか、商品の購入履歴や、購入嗜好など営業活動に活かせるデータが自動的にCRMへ登録されることとなります。

基幹システム

「基幹システム」とは、「販売管理」や「在庫管理」、「販売管理」や「会計」など、ビジネスにおけるさまざまな必須業務を効率化するためのシステムです。

予約管理システムで得られる予約データには、そのまま販売管理や在庫管理・会計などの処理時に必要となるデータも多く含まれるため、自動連携できると各業務担当者の負担軽減、業務効率化につながるでしょう。

業務系ツール

上でご紹介した2種のほかにも、例えば基幹システムに含まれる機能のうちいずれかに特化した業務系ツールや、メール配信システム、営業支援ツールや会員システムといったビジネスで使用される多種多様なツールにおいて、予約データを活用することが可能です。

予約管理システム「ChoiceRESERVE」は詳細な予約データを抽出可能

外部のシステムへ予約管理システム上の予約データを取り込むためには、当然のことながら予約管理システム側で予約データの抽出に対応している必要があります。

多くの予約管理システムでデータの抽出への対応がなされていますが、抽出されるデータの細かな内容については、サービス事業者ごとに細かな違いがあります。
抽出後のデータの取り扱いについて、どのようなデータが必要でどのように活用したいのかを事前に検討しておき、自社のニーズに合ったデータ抽出がおこなえる予約管理システムを選ぶとよいでしょう。

ご参考までに、株式会社リザーブリンクが提供する予約管理システム「ChoiceRESERVE」では、以下のような詳細なパラメータの予約データを抽出可能です。
詳しくは、下記のリンクから「ChoiceRESERVE」の公式サイトもぜひご確認ください。

▼「ChoiceRESERVE」で取得できる予約データのパラメータ
予約番号、予約者会員番号、予約者メールアドレス、予約日（From）、予約日（To）、カテゴリID、時間割ID、メニューID、設備ID、担当ID、仮予約フラグ、キャンセルフラグ　など20種以上の詳細パラメータ

▼「ChoiceRESERVE」のAPI連携方法
オプションサービスの「API連携」を利用することによって、APIキーや参照系APIの設定が管理画面でおこなえるようになります。

※APIキー…データ連携をおこなうシステム間で必要となる、API連携を許可するための認証情報
※参照系API…システム間でのデータの自動受け渡しを実現するための仕様（Application Programming Interface）

また、著名なCRMツール「Salesforce」と自動的に連携したい場合は、「ChoiceRESERVE 予約連携」という便利なサービスが用意されています。
SalesforceとChoiceRESERVEを自動連携すると、例えば予約受付で得た情報をもとにSalesforce側で顧客情報と予約情報を一元管理する、Salesforceで予約情報を集計・分析したうえで業績管理に活用する、リードナーチャリングなどのマーケティングに活用する、などさまざまな使い方がシームレスに実現できます。

▼SalesforceとのAPI連携については、こちらの記事もぜひ合わせてご覧ください。
https://yoyakulab.net/investigation/salesforce_datalinkage/

▼「ChoiceRESERVE」参照系API関連ヘルプページ
https://help.yoyaku-package.com/hc/ja/articles/4415848351513

便利な「予約データ」を活用して、さまざまな業務を効率化

顧客からの予約受付の際、予約管理システム側で収集される「予約データ」は、予約管理システム上でのみ取り扱うのではなく、さまざまな社内のシステムへ取り込むことで営業支援やマーケティングといった予約以外の業務でも活用できる有用な情報資産となります。

本記事でご紹介した内容を参考に、ぜひ社内の各システムでシームレスなデータ連携と業務効率化を実現してください。