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予約管理システムで可能になるさまざまな【一括管理】

知る・学ぶ

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2023.09.14
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部下へ指示を出す上司
こしけん

2013年にフリーランスとしてライター活動を開始。2016年からは、多数のライターをサポートする制作ディレクターとしても活動中。会社勤めからフリーランスのライターへ転身したのは、もともと文章で何かをかみくだいて伝えることが好きだったから。読者が何を知りたいのか? どのように知りたいのか? を第一に考えるよう意識しています。

INDEX

複数拠点で受け付ける予約を本社で一括管理したい、電話やメールなどさまざまなルートで入る予約を担当者が簡単に確実に一括管理したい、など、ビジネス上の予約業務において「一括管理」のニーズは大きいものです。

多機能な予約管理システムであれば、それらをすべてひとつのシステムで実現可能です。

本記事では、予約におけるさまざまな「一括管理」のニーズを具体的に解説し、各ニーズを解決できる便利な予約管理システムについてもご紹介しています。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています。

目次

複数店舗の予約を【一括管理】

受付をする女性

予約管理システムでおこなえる一括管理というとさまざまな種類がありますが、ここでは複数店舗(多店舗、複数拠点)の一括管理について説明します。

例えば全国各地に受付窓口・相談の場を展開している保険相談窓口や、複数の店舗を持つトレーニングジム、美容院や飲食店など、広域にわたって複数の拠点があり、それぞれが予約形式で顧客への対応をおこなっている業種・業態は多くあります。

もし、それぞれの拠点が予約受付を任意に、バラバラにおこなっていると、その企業の管理者にとっては全体の予約状況の把握や管理がとても困難になることでしょう。

企業や店舗が予約管理システムを導入し、予約管理システムで予約を受付していく方法であれば、管理の煩雑さや情報の散在を解決できます。

複数店舗を運営している状況で予約管理システムを導入する方法として、アカウントの取り扱いの観点では以下の2つのパターンがあります。

「1店舗につき1アカウント」で予約管理システムを導入する場合

予約管理システムを導入するにあたっては、予約管理システムのサービス事業者と契約して「アカウント(すなわち利用権のようなもの)」を取得する必要がありますが、そのアカウントを、予約受付をおこなう店舗の数だけ取得して1店舗につき1アカウントというかたちで運用していく方法です。

予約管理システムのアカウント契約は通常、1アカウントごとに何円、もしくは1プランのなかで所定のアカウント数まで利用可能、などの契約形態が多く、いずれにしても利用するアカウント数が多くなればなるほどランニングコストは高くなる場合が多いですが、その代わりにこの方法では店舗や拠点ごとに、完全に独立したひとつずつの「予約管理システム」を構築できます。

顧客が予約をおこなうためにアクセスする予約サイトのURLも、それぞれの拠点で完全に独立したものとなります。

この場合、全体を統括する管理者は、各拠点側の予約管理システムでCSV出力された予約データを集約することによって、全体の予約状況などを確認・一元管理することが可能です。

「企業全体で1アカウント」で予約管理システムを導入する場合

複数店舗を運営している企業・運営者が予約管理システムを1アカウントぶんだけ導入し、ひとつの予約管理システムだけで全体の予約サイトを構築していく方法です。

一般的な予約管理システムでは、「1アカウントにつき月間の予約受付件数〇件まで対応可能」「所定の件数を超えた場合は従量課金」といった課金方式が多くなっています。

1アカウントの運用で構築される予約サイトの形態としては、例えば予約サイトのトップページから顧客が希望の店舗をプルダウンメニューやクリックなどで選択し、各店舗の予約受付ページへと遷移するようなかたちが考えられます。

また、導入する予約管理システムの機能によっては、「その店舗を選択した状態のページ」へ直接アクセスできるような個別URLを生成することもできるため、そのようなかたちで店舗ごとの顧客に対して、その店舗の予約へ直接アクセスしやすいURLを案内することも可能です。

尚、全体を統括する管理者は、管理者IDで管理画面へ入ることにより、ひとつのシステム内ですべてのデータを一元的に確認・管理できます。

「複数店舗の予約を一括管理」の具体例

金融会社の従業員

前項でご紹介した「1店舗につき1アカウント」と「企業全体で1アカウント」、それぞれの契約パターンでの運用の具体例を順にご紹介します。

全国で十数店舗のヨガスタジオの予約管理を「店舗ごとのアカウント契約」で実施

十数店舗を全国各地へ展開しているヨガスタジオでの運用例です。

このケースでは、今後も店舗数を順次増やしていく見込みであること、また各店舗ごとに取り扱うことになる予約件数も2,000件~4,000件と大規模なことなどから、「1店舗につき1アカウント」のかたちで順次予約管理システムを導入しています。

もともと、ひとつの予約管理システムでひとつの予約サイト(およびURL)となるため、予約管理システムを導入した段階でその店舗独自の予約サイトが用意されています。

顧客側は目的の店舗の予約サイトへアクセスして予約をおこない、また各店舗の店長やスタッフは、自店専用の予約管理システムへログインし、自店の情報のみを閲覧しながらわかりやすいかたちで予約状況の確認や管理をおこなっています。

企業全体としては、単に店舗ごとの予約サイトをバラバラに散在させるのではなく、もともとあった企業全体の公式サイト上でも「〇〇店の予約はこちら」というかたちで各予約サイトへのリンクを掲載し、さまざまなニーズに応えられるようにしています。

また、全体を統括する経営管理層は、各店舗の予約状況をCSVデータとしてダウンロードし、そのCSVデータを外部システムなどに取り込んだうえで全体の予約データの確認・分析などをおこなえています。

20店舗の保険・金融相談窓口の予約管理を「全体で1アカウント契約」で実施

20店舗の保険・金融相談窓口を展開している企業の運用例です。

このケースでは、保険・金融相談という対応内容の特性上、各店舗ごとに一日に対応する数はさほど膨大とはならず、1件1件に丁寧に時間をかけて対応をとる体制であったため、月間の予約件数も1店舗あたり25件ほどと比較的少数でした。

そのため、「企業全体で1アカウント」というかたちで予約管理システムを導入しています。

1アカウントでひとつの予約サイトを構築し、その予約サイト上では顧客が「エリア → 店舗 → 相談メニュー → 空き枠確認 → 予約」というように順をたどって相談の予約までたどりつけるようになっています。

全体を統括する経営管理層は、予約管理システムへ管理者IDでログインし、各店舗ごとの受付枠数やメニューの設定、および予約が入った際に当該店舗スタッフへ予約受付メールが自動送信されるような設定などをおこなっています。

また、各店舗のスタッフが随時必要な操作をおこなえるように、階層や店舗ごとの閲覧・編集権限が付与された管理IDを発行しているため、例えばA店のスタッフはA店の予約状況の閲覧や、店舗側での各種変更対応ができるようになっています。

電話や窓口、ネット予約などさまざまな予約ルートでの予約を【一括管理】

タブレットと紙でデータを確認

前項までは「複数店舗での予約を一括管理」という観点でいくつかのパターンをご紹介しましたが、次にご紹介するのは、さまざまな受付方法で入る顧客からの予約を、予約ルートに関わらずひとつのシステム・管理画面上で一括管理する、という観点です。

さまざまな予約ルートでの予約を一括管理するというのはどういうことなのか、見てみましょう。

ひとつの管理画面やカレンダー上にすべての予約ルートの予約情報を集約

予約管理システムでWeb上の予約サイトを構築し運営していたとしても、店舗形態での営業をしているのであれば多くの場合、そのルートとは別に電話や店頭対応などでの予約受付も発生することでしょう。

予約管理システムではこのような場合でも予約情報を集約できるよう、管理画面のカレンダー上でかんたんに予約情報を入力し、登録できる仕組みがあります。

Webの予約サイト経由で入った予約はもともと自動的にデータとして登録されているため、結果的にすべての予約ルートからの予約情報を、ひとつのシステムへと集約できます。

月ごと・日ごとなど柔軟に切り替えられる予約管理画面でさまざまな情報を簡単に一元把握

予約管理システムの予約登録画面の形態や仕組みはサービス事業者によりさまざまではありますが、予約管理システムによっては「月ごと」「日ごと」「空きコマ一覧」など柔軟にカレンダー表示を切り替えながら、予約情報をわかりやすく管理できます。

このような予約管理システムであれば、業種・業態を問わず自社にとって最適な予約管理をスムーズにおこなえるでしょう。

「さまざまな予約ルートでの予約を一括管理」の具体例

旅行のパンフレット

さまざまな予約ルートから入る予約を一括管理している例を、具体的のご紹介します。

予約ルートが複数あり予約状況も流動的な会員制スパで予約を一括管理

Web上の予約サイトのほか、店舗での対面受付などさまざまな予約ルートがある会員制スパでの運用例です。

店舗のスタッフは毎朝、出勤するとまず予約管理システムを起動し、最新の予約受付状況を確認しています。そこには、深夜の間にWeb経由で入ったさまざまな予約もすべて自動反映されているため、当日に対応すべき内容・件数・順番などを最新の状態で確認でき、対応の準備にスムーズに入ることができます。

希望メニューや時間の変更を申請した顧客がいた場合にも、リアルタイムにシステムへ反映されるため、確認と対応が容易です。

また、電話での予約受付や、サービスを受け終えた顧客が次回の予約を口頭で入れる場合にも、予約管理システムでリアルタイムな状況を確認しながら顧客へ空き枠状況を伝え、その場でかんたんに入力可能なため、ダブルブッキングや予約の登録忘れなどのミスを防止できています。

さまざまな催行会社が提供しているアクティビティの予約をリゾート運営会社が一括管理

全国各地にてリゾートホテル・旅館・スキー場などを展開しているリゾート運営会社の運用例です。

リゾート事業を展開している広大なエリアのなかでは、さまざまな催行会社が自然を楽しめるカヌー、サイクリングといった個別のアクティビティを提供しています。

リゾート運営会社では、これらのアクティビティを宿泊客や観光客が自由に選んで申込できるように、自社のリゾート施設の予約サイト上で、契約しているすべての催行会社のアクティビティ予約受付状況を公開、および予約受付しています。

各催行会社側で管理されているそれぞれのアクティビティの予約空き情報などがリアルタイムに自社予約サイト上へ集約されているため、例えば自社の顧客が入れたアクティビティの予約と、催行会社側で受け付けられた予約がバッティングしてしまうようなこともありません。

この仕組みによりアクティビティ予約時の各所への連絡やすりあわせなどの業務が自動化・効率化され、また顧客側もリゾート施設の予約サイト上で一度に確認・予約ができるため、予約管理システム導入前と比較してアクティビティに関する売り上げが2倍にもなりました。

状況に合わせて自社の人的リソース調整や予約受入れ枠の規模を【一括管理】

スマホとスケジュール帳

ここまで、「複数店舗の予約を一括管理」「さまざまな予約ルートでの予約を一括管理」といった観点での一括管理をご紹介しましたが、最後にご紹介するのは自社内・自店舗内での人的リソース調整についての一括管理をご紹介します。

予約管理システムでは、予約状況の変動にともなってどうしても発生する、人的リソースの調整についても一括管理がかんたんにおこなえます。

イレギュラーな状況にも予約管理システムを使って簡単にシフト調整

あらかじめ曜日ごとや時間帯ごとの予約件数の傾向にあわせて対応スタッフのシフトを組んでおくことはさまざまな業種で一般的ですが、そういった準備をしていても、何かしらの理由で突発的に予約が集中してしまったり、数日後のぶんのキャンセルが大幅に発生してしまったり……といったこともあるでしょう。

そういった場合でも、予約管理システムでは管理画面のカレンダー上で、対応するスタッフの人数、時間帯、休日設定などをかんたんに変更できます。

変更された最新のシフト用カレンダーを各スタッフへ共有しながら、スタッフに出勤予約を入れてもらう、といった使い方が可能です。

自社の業務状況や配置人員の都合などで予約受入れ枠を急遽変更したい場合にも即時変更可能

例えば急に出勤できるスタッフの人数が減ってしまったので一週間だけ顧客向けの予約受け入れ枠を減らしたい、スタッフが一人しかいないのでお昼の時間枠だけ予約受付を停止したい、といった場合にも、予約管理システムであればすぐに予約枠の調整が可能です。

変更した予約枠の状況は予約サイト上へリアルタイムに反映されるため、顧客も最新の状況を見ながら、店舗側が対応できる枠のみへ予約を入れることができます。

多機能な予約管理システム「ChoiceRESERVE」なら予約に関するすべての一括管理ニーズに対応

さまざまなデータがつながるイメージ

本記事では、さまざまな観点での予約の「一括管理」について、予約管理システムで運用する例をまじえてご紹介しました。

最後に、本記事でご紹介したさまざまな一括管理に対応できる予約管理システムを一例としてご紹介します。

株式会社リザーブリンクが提供する予約管理システム「ChoiceRESERVE」は、ご紹介したさまざまな一括管理のニーズにも、すべて対応できる機能が揃っています。

基本料金プラン内で対応できる月間予約受付数ごとに、「Aコース(300件/月まで)」「Bコース(2,000件/月まで)」「Cコース(5,000件/月まで)」と3つのコースが用意されているため、さまざまな営業規模の企業・店舗であっても、1アカウントで全体を運用するのか、あるいは店舗ごとに1アカウントとするのかを柔軟に検討できるでしょう。

各プランの対応件数を超過した予約受付が入った場合でも、従量課金で対応できるため突発的な状況があっても安心です。

予約サイトの作成から予約メニュー枠の細かな設定、予約状況についての関連スタッフへの連携、顧客側へのリマインドメールや案内メールの自動化、複数店舗管理に適したIDごとの細かな管理権限設定など、さまざまなケースにおいての予約受付や一括管理に活用できる機能が網羅されています。

さまざまな予約の一括管理に適応!「ChoiceRESERVE」の使いやすい管理画面

「ChoiceRESERVE」の予約管理画面は、本記事でご紹介したさまざまな一括管理にも対応可能です。

ここでは特徴をかんたんにご紹介しますので、詳しくは「ChoiceRESERVE」の公式サイトもぜひご覧ください。無料のデモサイト利用や資料のダウンロードも可能です。

  • 月間カレンダー / 日付ごとの表示 / 予約台帳(タイムテーブル)など、管理目的にあわせて柔軟に切り替えられる管理画面
  • 電話や口頭で受け付けた予約を管理画面から登録可能
  • 予約情報を手動で登録後、メールアドレス登録があるユーザーに対しては予約受付メールを自動送信することも可能
  • 契約1アカウントにつき「総合管理者」を1ID、「サブ管理者」は数量制限なしにID発行可能。総合管理者はサブ管理者ごとの権限の範囲を設定可能
  • 予約データのCSV出力は、出力したい項目を選択し、ドラッグ&ドロップで適宜並び替えもおこなったうえでニーズに適したかたちのリストとして出力可能

▼予約管理システム「ChoiceRESERVE」公式サイトはこちら
https://yoyaku-package.com/

さまざまなニーズでの「予約の一括管理」は多機能な予約管理システムで実現

本記事では、「予約」を取り扱うすべての業種・業態でニーズがある、「予約の一括管理」についてさまざまな観点で解説しました。
ご紹介したさまざまな一括管理は、予約管理システムを導入することで容易に実現可能です。

自社の予約管理業務に課題を感じられているご担当者は、ぜひ予約管理システムの導入をご検討ください。

こしけん

2013年にフリーランスとしてライター活動を開始。2016年からは、多数のライターをサポートする制作ディレクターとしても活動中。会社勤めからフリーランスのライターへ転身したのは、もともと文章で何かをかみくだいて伝えることが好きだったから。読者が何を知りたいのか? どのように知りたいのか? を第一に考えるよう意識しています。

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