複数拠点の予約管理を実現させる4つのポイントや成功事例を紹介
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複数拠点の予約をまとめて管理したいけれど、どのように行えばいいのか悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。この記事では、複数拠点を一元管理できるシステムを導入するときのポイントや導入事例などをまとめてご紹介します。
複数拠点の予約管理ができると業務効率化や適正な在庫管理などが実現できますので、ぜひ参考にしてみてください。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
- 複数拠点の予約を一元管理するメリット
- 複数拠点の予約管理システムを導入するときの4つのポイント
- 複数拠点の予約管理システムの導入事例
- 複数拠点の予約管理は「ChoiceRESERVE」がおすすめ
- 複数拠点の事前予約はシステムを使って管理する
目次
複数拠点の予約を一元管理するメリット
まずは、複数拠点の予約を一元管理するメリットをご紹介します。
拠点をまたぐ適正な管理ができる
拠点ごとに予約管理が分断されていると、全体像を見ながら適切な管理をすることが難しいです。
例えば、予約が集中している店舗があったときに、他店舗から在庫や人員を移動させる判断に時間がかかります。拠点の一元管理ができれば各拠点の予約状況をまとめて管理できるため、臨機応変な対応やサポートが実現できます。
業務効率化につながる
拠点ごとに予約管理の方法が異なると、全店舗の売上や予約状況を確認しようと思ったときに手間がかかります。
例えば、A店舗では紙面管理、B店舗ではツール導入をしていた場合、A店舗とB店舗の売上料金を比較するにはデータをまとめる作業が発生します。
拠点の一元管理ができれば全店舗同様の方法で管理できるため、必要なデータをすぐに抽出できます。情報をまとめる手間がかからず、業務効率化につながります。
複数拠点の予約管理システムを導入するときの4つのポイント
ここからは、複数拠点で利用する予約管理システムを導入するときのポイントをご紹介します。予約管理システムを最大限に活用するためにも、ぜひチェックしてみてください。
権限を分けて設定する
複数拠点で同じシステムを使う場合、アルバイトや店長、マネージャーなど様々な役職の人が使用することになります。目的に応じた権限を設定しておくことで、誤操作や情報漏えいなどのリスクを減らせます。
上記のChoiceRESERVEの例では、各拠点の店長や社員は、予約情報やお客様情報を編集する権限があります。一方で、直接予約を受けない本部のマネージャーや店舗企画者は、閲覧権限に留まっています。
このように、業務内容に応じた細かな権限設定をしておくと、安心して利用できます。
セキュリティを強化する
予約管理システムには、顧客データや予約情報が集約されます。情報漏えいや不正アクセスなどが起こると大きなトラブルに発展する可能性があるので、セキュリティを強化することが欠かせません。
具体的な方法としては、下記のような機能を使うといいでしょう。
- 許可したIPアドレスのみ管理画面にアクセスできる
- 管理画面や予約画面にログインロック機能を使用する
- 管理画面や予約画面にパスワードを設定する
とくに、予約管理システムを各店舗に設置する場合は、パスワードやログインロック機能を使用すると、不正利用を防げます。
外部システムや基盤システムと連携する
予約管理システムを単体で利用するのではなく外部連携ができると、データ活用や予約獲得がしやすい状況を構築できます。
例えば、自社で利用している顧客管理システムやデータ分析ツールと連携できれば、マーケティング施策に活用しやすくなるでしょう。
また、API連携により、予約状況や予約取得のための時間割を自社サイト内に表示させることも可能です。
自動化できる部分は自動化する
効率よく予約管理を行うために、予約管理システムを使い自動化できる部分は積極的に自動化しましょう。例えば、予約やキャンセル完了メール、サンキューメールなどは自動配信設定をすることで、予約を受ける度に発生する業務を減らせます。
また、予約を受けたときに管理者宛てに自動で通知メールを送信できるようにしておけば、逐一予約管理システムを確認する手間を省けます。
複数拠点の予約管理システムの導入事例
ここからは、実際に複数拠点に予約管理システムを導入した事例をご紹介します。予約管理システムの導入でどのような変化が起きたのか、ぜひチェックしてみてください。
店舗数拡大中のヨガスタジオでChoiceRESERVEを導入【店舗ごとにアカウントを契約】
スポーツクラブの運用管理を行うA社では、ヨガスタジオを全国に展開中です。
ヨガスタジオは15店舗あり、さらなる店舗数拡大に向けて、予約管理業務の効率化を課題としていました。そこで予約管理システムChoiceRESERVEを導入。
こちらの事例でのポイントとしては、既存の15店舗それぞれで、「1店舗につきChoiceRESERVEの1アカウント」というかたちで導入したという点があります。
このように店舗ごとにChoiceRESERVEのアカウントを契約した場合、例えばヨガスタジオのポータルサイトから、各店舗ぶんのChoiceRESERVEへリンクを貼るだけの簡単作業で、様々な店舗へつながる予約システムを構築できます。
各店舗側では、営業時間設定や予約枠の時間割、スタッフの閲覧権限などすべて自店舗のことのみを設定するだけでよいため、各店舗へ運用を任せられる、柔軟な予約システム構築へとつながりました。
尚、全体を統括する事業責任者などの場合には、各アカウントの管理権限を有するほか、CSVデータのダウンロードで各店舗の予約状況を網羅的に確認したり、運営状況の全体分析に活用したりといったことも可能です。
資産運用・保険・金融の相談窓口でChoiceRESERVEを導入【全体でひとつのアカウントを契約】
保険・金融・住宅ローンなどの代理業務を行っているB社では、全国20店舗ほどに相談窓口を展開しています。各相談窓口で受け付けている予約に関して、一元管理・業務効率化を目指してChoiceRESERVEを導入しました。
こちらの事例でのポイントは、各窓口個別にではなく、「全体でChoiceRESERVEの1アカウント」というかたちで導入したという点です。
ひとつのChoiceRESERVE上で、「エリア→店舗→メニュー→空き枠」といったように利用者が順を追って希望の窓口の予約へたどりつけるような予約システムを構築したのです。
このケースでは、一人の管理者が各店舗ごとの、受付時間や予約枠数、メニューなどを設定しています。あわせて、実際に予約が入ると該当店舗の関係者のみに予約受付メールを自動送信。店舗ごとの管理ID付与も可能であるため、予め各IDの閲覧・編集権限を階層的に設定しておくことにより、それぞれの窓口のスタッフが必要な部分のみ管理・編集に携わるという運用もできました。
複数拠点の予約管理は「ChoiceRESERVE」がおすすめ
複数拠点の予約管理は、導入実績が豊富な「ChoiceRESERVE」がおすすめです。複数拠点の予約管理は一元管理するための機能が重要ですが、ChoiceRESERVEは複数拠点の管理に特化した機能が揃っています。
複数拠点の予約管理で課題となりやすい管理やセキュリティなどのポイントを解消しながら、予約管理しやすい環境を構築できます。
また、API連携にも対応しており、他のシステムやツールを連携して使うことも可能です。ChoiceRESERVEの概要や特徴は下記で詳しく解説していますので、ぜひチェックしてみてください。
▼ChoiceRESERVE公式サイト
https://yoyaku-package.com/
複数拠点の事前予約はシステムを使って管理する
飲食店やスポーツジム、学習塾などで複数拠点の予約を一元管理したいときは、予約管理システムの導入がおすすめです。このときにセキュリティや権限など、複数拠点の管理がしやすくなる機能が備わっていることがポイントとなります。
ChoiceRESERVEなら複数拠点の管理がしやすい機能が揃っており、実際に複数拠点の管理に活用している事例も豊富です。複数拠点の予約管理に課題を抱えている場合は、ぜひ検討してみてください。