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工場見学の予約システムの選び方や導入メリット、必要な機能を紹介

知る・学ぶ

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2023.12.25
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工場
服部奈保美

日本語教師・不動産業界を経てフリーライターに。取材や書籍編集、ディレクションなどを担当。「誰一人傷つけないライティング」をモットーに、幅広い業種の記事に携わっている。女性起業家をまとめた「もっと輝きたい女性へ 私らしく生きる19の方法」に掲載。

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工場見学の予約管理に予約システムを活用したいものの、どのようなシステムを導入すればいいのか悩んでいる担当者はいるかと思います。この記事では、工場見学の予約システムを選ぶときのポイントや導入メリット、必要な機能をまとめてご紹介します。工場見学の予約システムの必要性や選び方が分かるので、ぜひ参考にしてみてください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

工場見学の予約に予約システムを導入するメリット

メリット文字

まずは、工場見学の予約管理に予約システムを導入するメリットをご紹介します。

電話とインターネットの双方の予約に対応できる

予約システムを導入すると電話だけでなく、パソコンやスマートフォンからの予約に対応できます。予約受付を行うコールセンターの営業時間外でもできるため、予約の取りこぼしを防げます。

予約システムでは様々なチャネルからの予約を統合して管理できるので、予約方法が複数あっても管理者の負担が増えません。

複数の工場見学コースを一元管理できる

企業によっては多様な工場見学のプランや体験イベントを用意して、顧客との接点創出やファンの獲得を行っているかと思います。プランやイベントが複数あると管理が煩雑になり、予約状況の確認やキャンセル処理に時間がかかることもあるでしょう。

予約システムを導入すると、複数のプランやイベントを一元管理できます。各プランの予約状況やキャンセル数をリアルタイムで可視化でき、電話やメールで問い合わせを受けた際にもすぐに返答することが可能です。

予約業務の負担を軽減できる

企業のイメージアップや認知度向上のために工場見学やイベントを実施したくても、予約管理や顧客への連絡、キャンセル対応など業務が多いことがネックとなるケースがあります。

予約システムを導入すると予約管理を簡略化できるのはもちろんのこと、システムによってはキャンセル対応や決済、予約確認メールなどの業務が自動化できます。予約業務の負担を減らし、工場見学やイベントを継続しやすい環境を構築できるところもメリットです。

工場見学の予約システムに必要な機能

パソコンを打つ女性

予約システムにより利用できる機能が異なりますが、工場見学に活用する場合は下記のような機能が揃っていると使いやすいでしょう。

機能 概要
予約メール自動配信 予約完了時に予約確認メールを自動配信する
予約方法の詳細設定 団体受付や会員登録の有無、予約回数制限など予約方法を細かく設定できる
複数の工場見学プランの登録 プランごとに料金やスケジュール、イメージ写真を設定できる
予約アンケートの実施 予約と同時に事前アンケートを実施。顧客のニーズや目的を把握できる
顧客管理 工場見学参加者の顧客情報を一元管理できる
複数拠点管理 複数の工場見学拠点がある場合はすべての予約状況や情報をまとめて管理できる
キャンセル待ち対応 キャンセル待ちの受付や抽選での案内など柔軟な対応ができる
キャンセル処理 顧客のマイページや予約受付メールからキャンセル受付ができる
事前決済 予約と同時にクレジットカードなどで決済が可能。集金工程を削減できる
セキュリティ対策 管理者権限やパスワードの設定などセキュリティを強化できる

 

工場見学予約時の確認メールやキャンセル対応機能があると、予約管理の負担を軽減できます。また、団体受付や会員登録の有無、抽選予約など予約方法を細かく設定できると、工場見学の内容に応じて変更することが可能です。

工場見学の予約システムの選び方

チェックリスト

ここでは、工場見学の予約システムを選ぶときの3つのポイントをご紹介します。

顧客が使いやすい予約画面表示ができる

1つ目は、顧客が使いやすい画面表示ができることです。予約システムを導入しても顧客側が扱いにくいと、予約システム経由での予約数が増えません。

  • 予約の空き状況を一目で把握できる
  • 顧客情報入力に負担感を感じさせない
  • プランや日時の選択がしやすく入力ミスが起こりにくい

など、顧客が使いやすい工夫ができるといいでしょう。とくに予約状況の確認画面ではカレンダー表示ができ、いつ空いているのか一目で分かると利用しやすいです。

予約管理の手間を省く機能がある

2つ目は、予約管理の手間を省く機能があることです。

  • 自動予約変更・キャンセル機能
  • 自動メール配信機能
  • 事前決済機能

など、工場見学を実施するうえで負担となる業務を減らせる機能が備わっているシステムを選択しましょう。とくに予約変更やキャンセルをメールや電話で受付していると、負担感が大きいです。予約システムで完結できるようにしておくと、見学希望者とのやり取りを最小限にできます。

セキュリティ対策ができる

3つ目は、セキュリティ対策ができることです。工場見学では個人情報を扱うため、セキュリティ対策ができていないと思わぬトラブルにつながる可能性があります。

  • 管理画面へのアクセス権限を設定する
  • 一定期間を超えた個人情報は自動削除できる
  • IPアドレスを制限できる

など、セキュリティを強化できる機能が備わっていると安心して使用できます。

工場見学の予約システムは「ChoiceRESERVE」がおすすめ

パソコン

ここまで解説してきたように、工場見学では予約システムを活用すると予約管理の負担を大幅に削減できます。工場見学には、クラウド型予約管理システムの「ChoiceRESERVE」がおすすめです。

「ChoiceRESERVE」は、工場見学やイベントの予約システムとしての導入実績が多数あります。豊富な機能が用意されているので、必要な機能を取捨選択しながら活用できます。また、管理者側だけでなく、お客様にとっても使いやすい予約ページを用意できるところもポイントです。

「ChoiceRESERVE」は、下記の3ステップで簡単に導入できます。無料お試し期間も用意されているため、自社に合うか確認をしてから本格的な導入を進めることも可能です。

「ChoiceRESERVE」の詳しい機能や特徴は下記で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

▼工場見学・ショールーム・体験教室の予約システムでイベント管理
https://yoyaku-package.com/industry/experience/

工場見学の予約システムを活用して業務負担を減らす

工場見学の予約は、予約システムを活用することで業務負担を軽減できます。予約管理にかかる手間を省けるため継続して開催しやすくなり、工場見学の成果を生み出しやすくなるでしょう。

とくに工場見学の予約システムとしての実績がある「ChoiceRESERVE」なら、必要な機能が揃っているので初めて予約システムを使う場合でもスムーズに導入できます。ぜひ、予約システムを使って、工場見学を実施しやすい環境を整えましょう。

服部奈保美

日本語教師・不動産業界を経てフリーライターに。取材や書籍編集、ディレクションなどを担当。「誰一人傷つけないライティング」をモットーに、幅広い業種の記事に携わっている。女性起業家をまとめた「もっと輝きたい女性へ 私らしく生きる19の方法」に掲載。

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