イベントをオンライン決済する方法や導入時のポイントを紹介

イベント時の予約や決済の管理方法に悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。

この記事では、イベント時にオンライン決済を活用するメリットやデメリット、具体的な方法をまとめてご紹介します。イベント管理を楽にするためにも、ぜひ参考にしてみてください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

イベントでオンライン決済をする方法

昨今はイベントの支払いに、オンライン決済を活用するケースが見受けられます。まずは、イベントでオンライン決済をする具体的な方法をご紹介します。

オンライン決済の種類

オンライン決済とは、インターネットを介して決済をする方法です。オンライン決済には、主に下記のような種類があります。

イベントのオンライン決済では上記から決済方法を選択し、オンラインで決済できるようにします。1つの方法だけでなく複数の方法を導入し、顧客に利用しやすい方法を選択してもらうことも可能です。

オンライン決済のタイミング

オンライン決済は、イベント前とイベント当日の2つのタイミングで使用できます。

イベント前のタイミングでは、イベント予約時のチケットの支払いや、イベントで予約販売するグッズの支払いなどに活用できます。イベント中は会場で販売している商品の支払いや、次回イベントの予約代金の支払いなどに使えます。

イベントでオンライン決済を導入する3つのメリット

ここでは、イベントでオンライン決済を導入するメリットをご紹介します。イベントでオンライン決済を使うと、代金未回収の防止や感染症対策などが実現できます。具体的にどのようなメリットがあるのか、参考にしてみてください。

代金未回収を防止できる

1つ目は、代金未回収を防止できることです。イベントの当日に参加費やチケット代を回収する流れにすると、当日に欠席者が出たときに代金を回収できません。欠席人数によってはイベントの損益にも関わるでしょう。イベント当日はスタッフが忙しいため、チケット代やグッズ代の回収忘れが起こることも考えられます。

オンライン決済を使いイベントの予約時に決済を完了しておけば、イベント参加者から代金を回収し忘れることがありません。また、支払い状況や利益を一元管理しやすくなり、イベントの円滑な運営にもつながります。

現金を管理する手間を省ける

2つ目は、イベント時に現金を管理する手間が省けることです。イベント当日にチケット代やグッズ代などを現金で回収する場合、顧客と主催者双方が現金を用意して会計を行います。おつりや金庫の用意も必要となり、準備にも手間がかかります。

オンライン決済ならオンライン決済機器やシステムさえ用意すれば、スムーズに決済ができます。現金を管理する必要がなく、イベント会場での盗難や紛失のリスクも減らせます。

また、イベントによっては、高額な商品やまとめ買いをすると高額になる商品を扱う場合があります。オンライン決済であればクレジットカードや後払いを活用できるため、手持ちの現金が少なくても購入できる商品が増え売上の拡大が見込める点もメリットです。

感染症対策・混雑回避につながる

3つ目は、感染症対策や混雑回避につながるところです。イベント時にスタッフを配置して現金でやり取りをすると、どうしても時間がかかり混雑や密集が起こりやすいです。

イベント前にチケット代やグッズ代をオンライン決済ができる仕組みを整えれば、非接触で会計ができます。イベント時に混雑するタイミングを減らせるため、感染症対策につながるでしょう。

また、イベント当日もオンライン決済を導入すると、スタッフとやり取りする時間と工数を減らせます。例えば、イベント会場にQRコードを設置し、QRコードを読み込み決済できるようにすると、会計時にスタッフと接触しなくても会計が可能です。

イベントでオンライン決済を導入する3つのデメリット

イベントでオンライン決済を導入するメリットが分かったところで、デメリットも確認してみましょう。事前にデメリットを把握しておくとカバーしながら導入を検討できるため、ぜひお役立てください。

オンライン決済の導入にコストがかかる

イベントでオンライン決済を導入するには、主に下記のような初期費用とランニングコストがかかります。

※必要な費用はオンライン決済の方法により異なります

例えば、イベント時にオンライン決済を利用したい場合は、一般的に初期費用と月額費がかかります（長期契約をしない短期利用のサービスもあります）。オンライン決済が発生する度に決済手数料やトランザクション費も追加されるので、一定の運用コストがかかることが分かるでしょう。

そのため、オンライン決済にかかる費用を想定していないと、利益の縮小につながる可能性があります。オンライン決済費用もイベント運用費に含めて考えることが大切です。

複数の支払い方法を用意する

イベントのオンライン決済では支払い方法を限定してしまうと、対応できない顧客が出る可能性があります。例えば、イベント会場でのオンライン決済をクレジットカード決済のみに絞ると、クレジットカードを持っていない顧客が支払いできません。

このときにクレジットカードがない顧客向けに個別で現金支払い対応をするとオンライン決済のメリットを充分に活かすことができず、返って運用が煩雑になるでしょう。

そのため、オンライン決済の方法は複数用意して、様々な背景を持つ顧客が困ることなく決済ができるよう準備しておくことが重要です。

キャンセル時の対応を決めておく

イベントでのオンライン決済は、現金払いのようにすぐに返金ができません。例えば、クレジットカード支払いをキャンセルしたい場合は、イベント主催者側がカード会社に支払いキャンセルの依頼をしなければなりません。その後カード会社がキャンセル処理をするため、返金までに時間がかかる可能性があります。

「イベントや商品購入をキャンセルしたい」と言われた場合に焦らなくてもいいように、事前にキャンセルポリシーを定めて具体的な対応を決めておきましょう。具体的には、下記のような内容を決めておくと安心です。

• 支払いキャンセルができる期間
• 支払い方法別のキャンセルの流れ
• 支払いキャンセルにかかる時間
• 支払い時に手数料等を徴収している場合はキャンセル時の手数料の扱い方

オンライン決済の方法によっては、キャンセルに時間を要します。事前に顧客に伝えておかないと、トラブルになることも考えられるでしょう。スムーズに運用するためにも、事前にキャンセルの方針を決めておくことが重要です。

イベントのオンライン決済は管理ツールの活用がおすすめ

イベントのオンライン決済はイベント管理ツールや決済ツール、予約管理システムなどのツールを使って運用することがおすすめです。ツールにより機能や使い方は大きく異なりますが、主な導入メリットは下記のとおりです。

• 複数のオンライン決済方法を導入しやすい
• 顧客の予約管理と支払い管理を一元化できる
• オンライン決済にかかる手間を軽減できる
• セキュリティ対策ができる

とくにイベントでオンライン決済を活用する場合は、顧客管理と集金管理を一元化できるとイベント運用の負担軽減につながるでしょう。また、オンライン決済の導入、管理も手軽にできるため、導入ハードルを下げられるところもメリットです。

予約管理システム「ChoiceRESERVE」なら予約と同時にクレジットカード決済ができる

イベントでのオンライン決済は、予約管理システム「ChoiceRESERVE」がおすすめです。「ChoiceRESERVE」には予約と同時にクレジットカードでの事前決済ができる機能があり、未回収リスクの回避や集金工数の削減が可能です。

出典：「ChoiceRESERVE」公式サイト

管理者画面ページでは予約者の確認と併せて決済が済んでいるのか一目で確認でき、管理の負担を減らせます。また、セキュリティ対策も強化しているので、情報漏洩のリスクを軽減しながら運用できます。

実際に下記のような場面で「ChoiceRESERVE」のオンライン決済を活用しています。

• イベントや講座の予約
• レンタルサービスの予約
• 貸しスタジオの予約

「ChoiceRESERVE」のオンライン決済については下記でも詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

▼ChoiceRESERVE公式サイト｜事前決済（クレジットカード決済）で予約システムを活用
https://yoyaku-package.com/function/alliance/credit-pay/

イベントはオンライン決済で集金を楽にする

イベントはオンライン決済を活用することで、集金作業や管理を楽にできます。活用方法によっては未回収のリスク軽減や利益の拡大にもつながります。

とくに予約管理システム「ChoiceRESERVE」なら予約と同時にクレジットカードでの事前決済ができ、集金の手間を省けます。「ChoiceRESERVE」の特徴や強みは下記にまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

▼ChoiceRESERVE 公式サイト
https://yoyaku-package.com/