イベントのデータ分析や活用には予約システムがおすすめ！ マーケティングの成果を出すポイントとともに解説

展示会やセミナー、商品発表や季節の催しなどさまざまなオフラインイベントをマーケティング目的で開催する企業も多くなりました。一方イベントを通じてマーケティングの成果を出すためには、イベントの予約業務の運用や、参加者や来場者の情報管理やデータ分析も必要です。イベントの予約業務とデータ分析業務に負担を感じているなら、予約システムを導入することで業務の効率化につながります。

今回の記事では、イベントでマーケティングの成果を出す方法とともに、予約システムをイベント開催目的で取り入れるメリットを解説します。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

イベントマーケティングを分析して成果を出す方法

顧客体験を通じたマーケティングの手法として、イベントの開催が注目されています。イベントでマーケティングの成果を出すための手順を解説します。

イベントの目的と目標を設定する

イベントでマーケティングの成果を得るためには、イベントを開催する目的を明確にすることと、目標設定が重要です。まずイベントでどんなマーケティングを展開したいか、何の成果を得たいかを考えて目的を定め、その後目標を決めましょう。例えば「商品や商材の認知の獲得」「新規の見込み顧客の獲得」「ブランディング」「商談や案件化につなげる」などが主な目的となります。

目的を設定したら、イベントの効果を測定するために目標を設定します。例えば「〇％の参加者に資料をダウンロードしてもらう」「商談化率〇％」などです。最終目標を到達させるための中間目標として、KPIを設定します。例えば「来場者数〇人」「商談獲得数〇件」「サイト登録ユーザー数〇人」などです。イベントの開催目的と最終目標によって、KPIで設定する指標（来場者数、商談獲得数、商談率など）を決めましょう。

目的と目標、KPIを設定したら、イベント開催に関わる部門や参加者で共有します。

ターゲットと日程を決める

目的と目標を設定したら、イベントの集客のためにターゲットと日程を決めましょう。目的や目標から逆算してペルソナ設定をすると、ターゲットの認識を共有しやすいです。

ターゲットを決めたら、おおまかなイベント開催の日程を決めておきます。日程は商材の季節性、ターゲットに合わせて決めましょう。例えばBtoB商材なら平日のビジネスタイム開催、BtoCなら週末開催が参加者を集めやすいです。

コンテンツを準備する

ターゲットを決めたら、ターゲットの課題やニーズに合わせてイベントで提供するコンテンツを決めます。例えば商材や商品の認知を獲得するために、商品知識が浅い参加者をターゲットにするなら、商材や商材の興味を引き出すようなイベントを企画するなどです。すでに商材や商品の購入を検討している段階の顧客をターゲットにするなら、商材導入後のイメージがつかみやすい商材の活用事例や導入事例の紹介やセミナーなど商談につながりやすいコンテンツを準備すると良いでしょう。既存顧客がターゲットなら、新商品発表会など売上単価アップや同時購入（クロスセル）を狙えるコンテンツを準備するのがおすすめです。

イベントのオペレーションを設計する

次に、イベントの開催から運営までをスムーズに行うために以下のオペレーションを設計します。

• 当日配置するMC、来場者のアテンドスタッフ、商談担当者や商品・サービスの説明スタッフなどの人員
• 来場者の座席やスクリーンの配置
• 展示会ならば展示物・営業ツールの設置場所
• 商談コーナーのレイアウトなどの会場設計（来場者の目に触れやすい・コミュニケーションしやすい導線を心がける）
• 昼食時間や終了時間などをふまえたタイムスケジュールの設定
• 開催までに参加者を募るための予約業務

イベントの集客から予約、当日に必要な行動を確認した上でオペレーションを作成しましょう。

イベント後のフォローを行う

イベント終了後に、顧客フォローを行います。例えばBtoB向けイベントなら、イベント会場で商談のアポイントを取ることがフォローにあたります。ただしアポイントの有無を問わず顧客側から問い合わせなどを受けた場合には、すぐにフォローできるようにするのも重要です。

こちら側から顧客へアプローチを行う場合には、優先順位を付けると良いでしょう。BtoC向けイベントならイベント来場のサンクスメールを送るなど、顧客との関係を継続させるためのフォローを行うことで、新規の見込み顧客の獲得につながります。

イベントの結果計測と改善

イベントをただ開催しただけではマーケティングの成果は得られません。ほかのマーケティング施策と同じく、イベントから取得したデータを分析し、成果を計測、改善して次回のイベントに活かすPDCAサイクルを回すのが重要です。あらかじめ決めておいた指標を分析し、KPIの到達具合を把握しましょう。

イベントのデータの収集、分析方法をあらかじめ決めておくことで、イベント開催後の分析もスムーズに進められます。

予約システムをイベント開催に取り入れるメリット

イベントでマーケティングの成果を出すためには、イベントで収集した顧客情報を分析し、次のイベントや施策に活かすことが重要です。

ところが顧客情報の管理やデータ収集業務に負担を感じている担当者も多いでしょう。さらにイベントを開催するためには、参加者を募るための予約業務も発生します。

イベントをマーケティング目的で開催する場合の業務負担の軽減となるのが、予約システムの導入です。予約システムといえば、飲食店やサロン、レッスンなどの予約を取るためのシステムと言うイメージがあるかもしれません。予約システムは、展示会やセミナーなどビジネス目的で開催するイベントの予約業務の効率化にも有効です。

予約システムをイベント開催目的やマーケティングでのデータ分析目的で取り入れると得られるメリットを解説します。

イベントの予約業務が効率化できる

予約システムは、イベントの参加受付予約を自動化できる機能がそろっています。参加者が都合の良い日付で予約を取るため、スケジュール調整を主催者側が行う必要はありません。予約の日付や時間の変更、キャンセルも参加者側が行います。

予約システムには、予約に必要な個人情報を入力するフォームも搭載されています。イベント主催側の予約業務の自動化、効率化にもつながるでしょう。

顧客情報を蓄積しデータ分析に活用できる

予約システムは、申し込みデータと顧客情報を連携させることで顧客情報の収集、蓄積ができます。申し込みデータと顧客情報を紐づけることで、来場者のデータを取りにくいオフラインイベントのデータ収集や分析も可能です。

蓄積した顧客情報をデータとして分析すれば、参加者の属性などの傾向が把握できるため、次回のイベント開催やマーケティングの施策に活用できます。例えば「ChoiceRESERVE」なら、会員一覧画面でのデータや属性ごとの検索や、会員データを日付や属性などで絞り込み、CSV形式で一括ダウンロードすることでメール配信などに活用できます。

また、予約システムによっては外部のAPIと連携できるものもあります。例えばChoiceRESERVEでは、予約データとSalesforceへの連携が可能です。予約業務からのマーケティング部門、営業部門への顧客情報連携もシームレスになります。

イベント開催やマーケティングへの人員や時間を増やせる

予約システムによって予約業務と顧客情報データ分析業務を効率化することで、人員や業務時間を減らせます。減らした分の人員や時間などのリソースをイベントの企画や運用、顧客フォロー、マーケティング施策の検討など他の業務へ回すことも可能です。

設備や専門的な知識不要で導入できる

クラウド型予約システムを導入すれば、自社でサーバー設置やシステム開発などを行う手間がありません。登録後、すぐにログインして利用できます。面倒な操作や設定も不要のため、すぐに予約業務効率化やイベント分析のためのツールを導入したいときにも向いています。

顧客への個別フォローやアプローチができる

予約システムの中には、顧客へ個別にメッセージを送れる機能もあります。例えばChoiceRESERVEなら、予約完了後の参加者へのサンキューメールを送れるため、個別の参加者へのフォローやアプローチができます。イベントの開催前日にはリマインドメールを自動で送信できるため、イベント忘れによるドタキャンも防げるでしょう。

オンラインイベントのスムーズな開催にもつながる

予約システムは、対面式のオフラインイベントのほか、Zoomなどと連携してオンラインイベントがスムーズに開催できる機能を搭載しているものがあります。連携によってミーティングURLの発行なども効率化できます。

事前集金によってトラブルを回避できる

予約システムは、事前のクレジットカード決済などで集金できる機能がついています。イベントが有料の場合、当日集金する業務負担を減らせるのもメリットです。集金済みのため、ドタキャンや集金忘れなどのトラブルも回避できます。

顧客情報漏洩などのセキュリティリスクを回避できる

予約システムは堅牢なセキュリティシステムを導入しているものも多いです。収集した顧客情報の紛失や漏洩などのリスクも防げるでしょう。

イベント運営のための予約システムの選び方や導入メリットは以下の関連記事で詳しく解説しています。

▼予約システムでイベント運営を効率化！ 導入メリットや選び方、おすすめサービスも
https://yoyakulab.net/investigation/event_reservation-system/

予約システムはイベントのデータ分析や顧客情報管理にも活用できる

マーケティング目的でイベントを開催する流れや手順とともに、予約システムをイベントのデータ収集や分析目的で導入するメリットを解説しました。予約システムはただ予約業務を効率化、自動化するだけでなくイベントを通じたマーケティングに役立つデータ収集や分析にも活用できます。予約システムを導入し、イベントのマーケティング効果を最大化しましょう。