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Web会議の予約に関する煩雑な業務は予約管理システムで効率化!

知る・学ぶ

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2023.09.07
ノートパソコンとマイク
森野 ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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テレワークの浸透や多店舗経営などにともない、業種や業態を問わず会議室での対面式会議に替わってWeb会議が多く行われるようになりました。ところがWeb会議の実施にあたっては、日程のすり合わせや、使用するWeb会議ツールのURL発行・案内など煩雑な対応業務を行う必要があります。

Web会議に関する手続きや業務は、予約管理システムとWeb会議ツールをうまく使うことで効率化が可能です。この記事では、予約管理システムを活用したWeb会議予約の業務効率化について解説しています。簡単に操作できるおすすめの予約管理システムも紹介していますので、システム選びにもぜひ活用してください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

Web会議の予約が行われる際の担当者や管理者に必要となる手続き・業務

パソコン画面の男性

Web会議を開催するときには、まず予約が必要です。Web会議の予約の際には以下の流れに沿った手続きや業務が発生します。

  1. 予約者がWeb会議を予約する
  2. 担当者が会議参加者の日程調整をする
  3. 日程を確定する
  4. Zoom、Google Meetなど使用するWeb会議ツールで会議用URL発行する
  5. URLなどの会議室情報を参加者全員へ周知する
  6. 開催日が近づいたら必要に応じてリマインドをする

Web会議は会議室の予約などの手間や負担は比較的少ない一方、参加者のスケジュール調整や日時の周知などの業務が発生します。特に日程調整は参加者全員の希望や意向、予定などを確認しながら開催日時を決定しなければいけないため、業務が煩雑になりがちです。

代表的なWeb会議ツール

ノートパソコンを操作する男性

Web会議の開催には、「Web会議ツール」が活用されています。広くさまざまな企業・個人に使われている、代表的なWeb会議ツールを紹介します。

Google Meet

「Google Meet」はGoogleから提供されているWeb会議ツールです。参加者100人まで、最長60分までのWeb会議の開催なら、無料で利用できます。有料プランを契約することで、海外からの参加用電話番号や会議画面の録画、ライブストリーミング、管理設定などの機能も追加で利用可能です。プランを問わず、高度なセキュリティ環境でWeb会議を開催できます。

Googleカレンダーでの会議予約をはじめ、Googleの他のサービスとの互換性が高い特徴があります。参加のみならツールのダウンロード不要で利用可能です。

▼Google Meet公式サイト
https://meet.google.com/

Zoom

「Zoom」とはZoom Video Communicationsから提供されているWeb会議ツールです。チャット機能や画面共有機能、注釈機能などビジネス目的でWeb会議をするときに便利な機能が豊富にそろっています。ユーザー数100名まで、40分までのミーティングなら無料で利用可能です。

GmailやOutlookなど、他のサービスとの互換性もあるため利用環境に左右されずさまざまな参加者が参加しやすいメリットもあります。

▼Zoom公式サイト
https://zoom.us/ja

Microsoft Teams

「Microsoft Teams」はMicrosoftが提供するWeb会議ツールです。Web会議上での通話や画面共有のほか、仮想的な空間に集まりミーティングが開ける「Togetherモード」も搭載されています。Web会議上でWord、PowerPoint、ExcelなどのMicrosoft365アプリでの共同作業も可能です。

ビジネス上でのWeb会議はもちろん、オンラインレッスンや家庭学習などの教育目的でも活用されています。

▼Microsoft Teams公式サイト
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Webex Meetings

「Webex Meetings」はCiscoが提供するWeb会議ツールです。背景ノイズ除去や音声強調機能を搭載し、高画質でのWeb会議が実現します。発言がなくても手のジェスチャーを認識して感情を表現する機能や、自動文字起こし機能など音声を介さないコミュニケーションのための機能も充実しているのが特徴です。

100種類以上のメジャーアプリとシームレスに連携しているため、グローバル企業向けWeb会議ツールとしても活用されています。

▼Webex Meetings公式サイト
https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

予約管理システムでできるWeb会議予約の業務効率化

スケジュール帳

Web会議ツールを活用すれば時間や場所を選ばず会議や打ち合わせ、ミーティングが実現する一方、予約や管理に関する煩雑な業務をこなす必要があります。Web会議予約の業務は、予約管理システムを活用することでほぼ自動化や効率化が可能です。業務担当者の負担の大幅削減につながる、予約管理システムを活用したWeb会議予約業務の効率化について解説します。

Web会議の予約受付や日程調整をほぼ自動化できる

予約管理システムには、予約受付や日程調整をほぼ自動化できる機能がそろっています。たとえば予約受付から日程変更、急なキャンセルも予約者側が操作するだけで完結します。Web会議の主催者側が変更やキャンセルの処理をする必要はありません。日程も参加者側が都合の良いスケジュールに合わせて希望日を予約するため、主催者側で各参加者に連絡をとって日程調整することは不要です。

予約確認の案内メールやリマインドメールも参加者のメールアドレスへ自動送信されます。参加者のメールアドレスひとつひとつに情報を入力し、送信するといった手間も省けます。

リマインドメールにWeb会議の情報を設定しておける

予約管理システムのほとんどには、もともとリマインドメールを特定のタイミングで自動送信できる仕組みがあります。リマインドメール内には、予約ごとに案内したい内容を設定できるため、あらかじめ設定したWeb会議の情報を含められます。開始時間や終了時間、参加者数、会議の内容、資料の有無などの情報をあらためて参加者へ通知する必要はありません。

連携に対応している予約管理システムの場合、会議URLの自動発行・案内も可能となる

Web会議の開催にあたっては会議のURLをWeb会議ツールで作成し、参加者へURLを知らせる必要があります。Web会議ツールとの連携に対応している予約管理システムであれば、URLの自動発行や案内なども自動化できます。

複数のWeb会議ツールと連携している予約管理システムを利用すれば、会議の内容や部署によって利用するWeb会議ツールが異なる場合でも、Web会議の予約や管理に関する業務を効率化できます。

予約管理システム「ChoiceRESERVE」×Web会議予約でできること

メールの映ったスマホ画面

Web会議予約業務の効率化のために、予約管理システム導入を検討しているならクラウド型予約システム「ChoiceRESERVE」がおすすめです。「ChoiceRESERVE」に搭載されている、Web会議予約業務を効率化できる機能を順に解説します。

【情報を事前に設定】Web会議ツールの種類を問わず、参加者へのリマインドメールにWeb会議情報を自動で含められる

「ChoiceRESERVE」ではあらかじめWeb会議情報を設定しておくことで、参加者へのリマインドメールにWeb会議情報を自動で含められます。ZoomやGoogleMeetに対応しているため、リマインド通知の際に、Web会議の詳細情報をあらためて入力する負担や手間を削減できます。

【連携機能】Google MeetやZoomを使用する場合は会議URLを自動発行! Googleカレンダーへの自動的な情報連携も

「ChoiceRESERVE」は、GoogleカレンダーおよびZoomと連携可能です。GoogleカレンダーやZoomと連携することで、Google MeetおよびZoomで開催するWeb会議の情報を自動で予約した参加者へ通知できます。Google MeetおよびZoomで開催されるWeb会議のURLは直前お知らせメールに自動挿入されるため、参加者はお知らせメールから直接Web会議へ参加可能です。

自動お知らせメールの文面は編集可能なため、会議の内容や参加者に合わせた通知ができます。

Web会議の予約受付・案内業務は予約管理システムにおまかせ

Web会議の予約で発生する管理業務についてや、代表的なWeb会議ツール、予約管理システムを活用したWeb会議予約業務の効率化についてを解説しました。Web会議で発生する日程調整やリマインド通知などの煩雑な業務は、予約管理システムを導入することで効率化、自動化できます。

利用しているWeb会議ツールとの連携が可能な予約管理システムを選ぶことで、業務を効率化するだけでなく「会議の日時を忘れる」といったさまざまな問題も解決できます。ぜひ自社に合う予約管理システムを導入し、Web会議の予約や管理業務を効率化しましょう。

森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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