スケジュール調整を「時間単位」で行えることの重要さとは？ 適したツールを厳選紹介

一日に何回も開催するイベントや、スクールなどの講義、社内の面接など、時間単位で細かなスケジュール調整を行う必要がある場面はたくさんあります。細々とした繰り返し業務になり、煩雑で、ミスもおきやすい時間単位のスケジュール調整は、適したツールを導入して自動化・効率化することをおすすめします。

本記事では、時間単位のスケジュール調整に最適なツールを厳選紹介しますので、ツール選びの参考になさってください。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

1. そもそもスケジュール調整ツールって何？
2. 「時間単位」タイプのスケジュール調整ツールとは？
3. 時間単位のスケジュール調整が必要となるシーン
4. 無料で利用できる時間単位スケジュール調整ツール2選
5. 多様な外部ツールとも連携！ 多機能で汎用性の高い時間単位スケジュール調整ツール6選
6. 時間単位のスケジュール調整をはじめ、予約に関することならすべておまかせ！ 便利な予約管理システム3選
7. 時間単位のスケジュール調整を行う際の注意点
8. 煩雑な「時間単位」のスケジュール調整は便利なツールで行おう

そもそもスケジュール調整ツールって何？

「スケジュール調整ツール」とは、スケジュール調整で発生する様々な工程を自動化・あるいは半自動化してくれる便利なツールです。
具体的には、以下のような機能をツールが行ってくれます。

• 各参加者への打診、希望日のすり合わせ
• 回答を集計
• 日程確定
• 参加者への通知
• 参加者への直前リマインド　など

さらに、ツールによっては会合場所となる会場の確保（オンラインミーティングであればURL発行など）、グループウェアやCRMなどの外部システムとの連携、といった多様な付加機能を持つものもあります。

▼スケジュール調整ツールの全般的な特長や種類については、こちらの記事で詳しく解説しています。
「スケジュール調整ツール」とは？ 大小さまざまな規模の日程調整におすすめのツールを紹介

「時間単位」タイプのスケジュール調整ツールとは？

スケジュール調整ツールには様々な種類がありますが、なかには日単位や、いちイベント単位でしかスケジュール予約枠を設定できないものもあります。例えば、「〇月×日開催のイベント」というひとつのイベントに対する参加予約を募る形式などです。

しかし、例えば一日の間に複数の時間枠があるスクールの講義のスケジュール調整であったり、歯科医の時間毎の予約受付といった使い方が目的であった場合、時間単位の設定ができないツールでは機能不足となってしまいます。

「時間単位」タイプのスケジュール調整ツールには、主に以下のような機能があります。

日単位ではなく、細かな時間単位で予約枠を設定できる

時間単位タイプのスケジュール調整ツールでは、利用日時や場所などのほかに、使用時間を選択して利用申請することができます。

複数人での時間単位のスケジュール調整も一元管理できる

例えば複数人参加の会議、複数人参加のイベント・講義などに活用できます。

Zoomなどオンラインミーティングツールとの連携機能を持つものも

オンラインミーティングツールとの連携機能を持つスケジュール調整ツールであれば、スケジュール確定とあわせて、その時間枠のオンラインミーティングのURLを自動発行し、参加者へURLを自動送付できるなどの利便性もあります。
その時間枠の予約URLは参加者情報も紐づいており、他の利用者にとっては無効なURLとなるため、同一時間にダブルブッキングが起こるといった心配もありません。

時間単位のスケジュール調整が必要となるシーン

時間単位でのスケジュール調整が必要となるシーンには、業種問わず様々なものがありますが、以下で一例をご紹介します。

一日のなかで複数回に渡って行われるイベントの予約

例えばひとつの公演時間が短めで、第一部～第四部といったように一日のなかで繰り返し行われるようなイベントの予約には、時間単位タイプのスケジュール調整が必要となります。

塾・スクールの受講者予約

塾やスクールの受講者予約に関しても、イベントと同様に、時間単位タイプのスケジュール調整が必要となるでしょう。さらに、毎回同一内容となるようなイベントとは違って、講義ごとに設定すべき時間の長さが異なったり、講師の移動・準備時間なども考慮した柔軟な調整も必要となります。

歯科医院の診療や美容室などの予約

医院の診療予約や美容室の予約に関しても、細かな時間枠ごとの調整が必要となり、また場合によってはキャンセルで飛び飛びに空き枠が出たり、リアルタイムに空き時間枠の更新をする必要なども発生するため、時間単位タイプのスケジュール調整が必要です。

社内での面接予約

企業内で行われる面接についても、集団面接・個別面接問わず、細かな時間ごとの調整が必要となります。

細かな交替が必要となる業務の時間毎シフト調整

こちらは従業員向け、特にアルバイトスタッフなどの場合に多くなりますが、シフト勤務の割り当てや、急な欠員・増員ニーズが出た場合の出勤募集調整など、様々な場面で時間単位のスケジュール調整が必要となります。

相談や試着などの来店時間の調整

サービス業や販売業などの業種で、お客様が予め予約を行って、相談や試着に訪れる仕組みがある場合にも、リアルタイムな、状況に応じた時間単位のスケジュール調整が必要となるでしょう。

無料で利用できる時間単位スケジュール調整ツール2選

それでは、実際に時間単位のスケジュール調整を行えるツールを、いくつかご紹介しましょう。
まずは、無料で利用するのにおすすめの、時間単位のスケジュール調整ツールを2つご紹介します。

アイテマス

最初にご紹介する無料の時間単位タイプスケジュール調整ツールは、「アイテマス」です。
“ストレスフリーの日程調整”とうたわれており、見やすく理解しやすいインターフェース、あらゆる形式（1対1、複数人、同席者指定など）の日程調整に対応、日程調整相手はアイテマスのアカウント不要、などの特色があります。

連携関連では、Googleカレンダー連携のほか、Zoom、Google Meet対応でオンラインミーティングURLの自動生成が可能です。

▼公式サイト
https://aitemasu.me/

TimeRex

「TimeRex」も、無料から利用できる時間単位のスケジュール調整ツールです。利用登録者数は15万人を超えており、有名企業の導入実績もあるため、無料でも安心して使えるツールといえるでしょう。
時間単位でのスケジュール調整はもちろんのこと、GoogleカレンダーやOutlook予定表とのリアルタイム連携、Web会議URLの自動発行など、無料プランの場合でも使える機能が多めです。

尚、無料プランにおいては管理できるチーム・ユーザーは100人まで、複数人のスケジュールを考慮した日程調整については2人のスケジュールまで、といった制限があります。
そのほか、有料プランへのアップグレードで日程調整時の設問カスタマイズや予定表のCSV出力など、様々な機能が開放されます。

▼公式サイト
https://timerex.net/

多様な外部ツールとも連携！ 多機能で汎用性の高い時間単位スケジュール調整ツール6選

前項では気軽に導入しやすい無料タイプの時間単位スケジュール調整ツールをご紹介しましたが、ここからは「シンプルタイプでは物足りない」「最初から、多機能なツールを選んで使いこなしたい」という方向けに、多機能タイプの時間単位スケジュール調整ツールを6つピックアップして、ご紹介します。

Spir

「Spir」は、「日程調整の手間90％削減、成立できる商談や面接数3倍」を公式サイトで掲げており、スケジュール調整の効率化に徹底的にこだわったツールです。
時間単位タイプのツールであり、設定者は細かな時間枠で、自在に予約枠の設定を行えます。

外部システム連携の面でも、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Outlook、Slack といったツールとの連携が可能です。

▼公式サイト
https://www.spirinc.com/

Smoothly

「Smoothly」は、オフラインミーティング、オンラインミーティング、移動時間を考慮したミーティングなど、様々なシーンに適合する時間単位のスケジュール調整ツールです。

初期設定が約1分で完結するという導入のしやすさがありながら、用途ごとの様々なカスタマイズ、ZoomやGoogle Meetとの連携によるミーティングURL自動発行など、機能性に優れています。

▼公式サイト
https://info.smoothly.jp/

Calendly

「Calendly」は、世界で1,000万人ほどが利用しているともいわれる、著名なスケジュール調整ツールです。
予約枠の設定に「15 Minute Meeting」「30 Minute Meeting」「60 Minute Meeting」の3パターンが用意されているため、時間単位のスケジュール調整ツールとして活用可能です。

但し注意点として、こちらのツールは2023年6月時点で、日本語対応がありません。
操作や設定のインターフェースはすべて英語表示となるため、ある程度の英語理解力が必要となります。
尚、Calendlyについて日本語で使用方法を詳しく解説しているサイトなども存在しているため、そういった情報を参照しながら使ってみることも可能でしょう。

Googleカレンダー、Outlook、 iCloudカレンダーなどと連携が可能です。

▼公式サイト
https://calendly.com/

Sales Hub

「Sales Hub」は、厳密には営業支援ツールという位置づけとなり、CRMプラットフォームとして有名な「Hubspot」のツール群の一部です。

「Sales Hub」内には使いやすく高機能な日程調整機能があります。
予め担当者が空き時間枠を設定しておき、見込み客が都合に応じて予約を入れる、といった使い方ができ、空き時間枠の設定としては、例えば30分単位で細かく区切るといった設定も可能なため、様々な業種・サービスに適合するでしょう。

カレンダーアプリや、HubSpotのコンタクトデータベースなどとも連携可能で、予約が入ると同時にカレンダーやデータベースに情報を同期する、といった使い方も可能です。

▼公式サイト
https://www.hubspot.jp

eeasy

「eeasy」は、上場企業や有名企業など3万社以上が導入している著名な時間単位のスケジュール調整ツールです。
スケジュールの打診については生成したURLを送るだけ、という簡単フローになっており、打診を受け取る側は、eeasyの利用者である必要はありません。
同席調整、代理調整などのニーズに応じて調整内容の細かなカスタマイズも可能で、「どんなイレギュラーにも対応できる」と公式サイトでうたわれています。

▼公式サイト
https://eeasy.jp/

Jicoo

「Jicoo」は、スケジュールの空き状況をリアルタイムに反映できるカレンダーと、予約受付用の入力フォームからなるスケジュール調整ツールです。

スケジュール確定後のリマインドメールはタイミングやテキスト内容を細かくカスタマイズ可能で、使い勝手がよいでしょう。
カレンダーや入力フォームもデザインカスタマイズが可能なため、法人の利用でも、自社イメージに合ったデザインへ整えることができます。

▼公式サイト
https://www.jicoo.com/

時間単位のスケジュール調整をはじめ、予約に関することならすべておまかせ！ 便利な予約管理システム3選

ここからは、時間単位のスケジュール調整を行う手段として、「予約管理システム」を活用する例をご紹介します。
予約管理システムは、例えば貸し会議室やレンタルスペース、イベントホールや展示会の予約、商品受け取りの予約、治療院の診療予約にいたるまで、あらゆる業種の「予約」に関する業務に活用できる多機能なシステムです。

前項でご紹介した「スケジュール調整ツール」がもつような時間単位の調整、リマインドメールや外部ツール連携といった機能に加え、業種・業態に合わせた受付テンプレート、豊富なカスタマイズ性、顧客情報の管理、決済機能など、法人が利用するにあたってより最適な機能が揃っています。

以下では、時間単位のスケジュール調整におすすめで、なおかつ予約のやりとりが発生するすべての業種が便利に活用できる、機能豊富な予約管理システムを3つご紹介します。

SelectType

「SelectType」は、予約に関する業務を改善・効率化するための豊富な機能を備えた予約管理システムです。
予約受付フォームとして予め豊富なテンプレートが用意されており、選択するだけでほぼすべての機能が自動セットアップされます。そのうえでもちろん、自社の業態にあわせて細かな設定調整を行えます。

イベント管理システムや会員システム、決済機能、サブスク機能、回数券・チケット機能など、ニーズに合わせて追加できる付加機能も豊富です。

▼公式サイト
https://select-type.com/

AirRESARVE

「AirRESARVE」は、自由受付タイプと事前設定タイプの2つのパターンから予約枠の仕組みを選んで設定できる、多機能な予約管理システムです。

例えばクリニックやトレーニングジムで、利用者が都合にあわせて自由に「〇時から△時まで利用したい」と予約を入れるような仕組みを作りたいときには自由受付タイプ、語学スクールやカウンセリングなどで、サービス提供者が「この日の〇時から△時までは、××先生が担当する時間枠」というように事前設定して利用者を募る場合は事前設定タイプ、というように使い分けられます。

▼公式サイト
https://airregi.jp/reserve/

ChoiceRESERVE

「ChoiceRESERVE」は、2010年のサービス開始から「予約」に関する様々なノウハウを積み上げてきた実績を持つ予約管理システムで、専門チームが導入から運用までを丁寧にサポートしてくれるのが特徴です。

予約受付サイト作成、予約メニュー設定から受付・管理、各種通知メール設定や顧客情報管理、会員システム、計測・分析機能にいたるまで、予約に関連する業務のほとんどをひとつのツールで行えます。

予約受付に関しては、「時間タイプ」「会議室タイプ」「スクールタイプ」「イベントタイプ」といった豊富な受付設定に加え、各タイプ内でも細かな条件設定を行えるため、あらゆる業種・業態のニーズに適合するでしょう。

ChoiceRESERVEでは様々な業種ごとのデモサイトも用意されているため、まずそちらを閲覧してみて、実際に操作しながら導入検討するのもおすすめです。

▼公式サイト
https://yoyaku-package.com/
▼デモサイト
https://yoyaku-package.com/demosite/

時間単位のスケジュール調整を行う際の注意点

ご紹介したようにビジネスにおいて様々な場面でニーズがあり、ツールを使う事で簡単に行える時間単位のスケジュール調整ですが、最後にスケジュール調整自体の注意点を挙げておきます。

時間単位のスケジュール調整においては、当然のことですが参加者（場合によっては多人数）の予定を、時間単位で細かくおさえることになります。そのため、日程調整前の設定にあたっては、時間枠と時間枠の間に必要なインターバル、担当者や講義者のアサイン都合（複数の場所で移動がある場合は移動時間など）、イレギュラー時対応用の予備時間枠用意など、各要素を慎重に検討したうえで設定を行い、調整を開始することが重要となります。

特に多人数間での調整が必要になるケースでは、前項でご紹介した多機能ツールや予約管理システムのように、複合的で入り組んだ条件下でも柔軟な調整を行えるツールのほうが適しているでしょう。

煩雑な「時間単位」のスケジュール調整は便利なツールで行おう

本記事では、「時間単位で調整を行える」スケジュール調整ツールの利便性や、おすすめのツールをご紹介しました。
ぜひ、掲載した各ツールの公式サイトやデモサイトなども確認しつつ、ニーズや課題にぴったりのツールを候補から見つけだしてください。