BACK
Loadingあとでラボる
X X

「スケジュール調整ツール」とは? 大小さまざまな規模の日程調整におすすめのツールを紹介

知る・学ぶ

/
2023.07.21
Loadingあとでラボる
手帳を見ながらPCを使う女性
こしけん

2013年にフリーランスとしてライター活動を開始。2016年からは、多数のライターをサポートする制作ディレクターとしても活動中。会社勤めからフリーランスのライターへ転身したのは、もともと文章で何かをかみくだいて伝えることが好きだったから。読者が何を知りたいのか? どのように知りたいのか? を第一に考えるよう意識しています。

INDEX

社内打ち合わせのためのスケジュール調整、顧客向けイベントを開催するための日程調整、面接や飲み会、アルバイトスタッフのシフト組み、個人対個人、多対多、などなど、ビジネスにおいては様々な「スケジュール調整」が欠かせないものです。
しかしスケジュール調整においてはうっかり忘れ、ダブルブッキング、重要な準備事項の抜けなどミスも起きやすいもの。スケジュール調整ツールは、そのような問題・煩雑さを解決してくれます。

本記事では、スケジュール調整ツールについて簡単・分かりやすく解説。おすすめツールのピックアップ紹介もしています。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

  1. スケジュール調整ツールとはどのようなもの?
  2. スケジュール調整ツールの様々なタイプ
  3. シンプルタイプのスケジュール調整ツール例
  4. 多人数向け・多機能タイプのスケジュール調整ツール例
  5. 万能型・予約管理システムの例
  6. 便利なスケジュール調整ツールで、ビジネスでも個人でも簡単・確実に日程調整

スケジュール調整ツールとはどのようなもの?

ハテナが書かれたブロック

スケジュール調整ツール」という名前は聞いたことがあるものの、どんなツールなのかよく知らない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
スケジュール調整ツールは、単なるカレンダーに予定を登録するようなものではなく、もっと多機能で便利なツールです。
以下に、その特徴をご紹介します。

会議・打ち合わせや一大イベント、個人間日程調整まで多様なシーンに使える

スケジュール調整ツールには多種多様なものがあり、そのツールが対象としていたり、得意としているシーン・規模も様々です。
個人用途向けからビジネス向け、対応している連携ツールの数の違いや、付加機能の違いなどによって様々なタイプのツールがありますので、小規模/大規模やイベントの種類を問わず、必ずご自身にぴったりのツールが見つかるでしょう。

参加者の各スケジュールを考慮しながら自動的に日程を調整できる

スケジュール調整ツールの最も基本的な特徴が、「日程調整をほぼ自動で行える」という点にあります。
外部カレンダーなどと連携したうえで、各参加者との希望日程のやりとりから日程確定までを自動で行ってくれます。

日程調整から参加者への伝達、会場の確保まで一連の対応をすべてお任せ

日程調整にあたっては、各参加者から希望日を募り、集計・日程確定、参加者への通知、さらに会場の確保(オンラインミーティングであればURL発行など)といった様々な作業工程が発生しますが、これら一連の作業をほぼすべて、自動で対応できる調整ツールもあります。

利用者(主催者・参加者)は、PC、スマートフォンなど環境を問わず利用できる

スケジュール調整ツールにはブラウザ版やスマホアプリ版、その双方を兼ねるものなど様々なタイプがあり、適切なものを選べば多様な環境下にある多人数の参加者であっても、垣根なく柔軟に利用できます。

スケジュール調整ツールの様々なタイプ

ミーティングで比較検討する人々

スケジュール調整ツールには多種多様なものがあり、以下で紹介するようなタイプがあります。いずれかの機能に特化したタイプや、複数の機能を合わせもつツールもあるため、目的にあわせて選ぶとよいでしょう。

導入しやすいシンプルタイプ

スケジュール調整ツールを初めて使うという方や、用途的にあまり多機能なものを求めていない、という方にぴったりのツールです。
機能が比較的シンプルにまとまっており、最小限の利便性を備えつつ、導入しやすい安価なツールや無料ツールが多くなっています。

大規模・多人数向けタイプ

不特定多数の人が多方面から集まる大規模イベントや、複数拠点のスタッフが参加する大きな会議などの日程調整に活用しやすいタイプのツールです。
もともと複数チームや多人数の利用を前提に設計されており、状況に応じた自動アンケートの発行、チームメンバーの回答状況と商談やプロジェクトの進捗状況の照らし合わせ、参加者の移動時間の自動考慮、といった付加機能も多くなっているのが特徴です。

外部ツール連携・多機能タイプ

カレンダーツール、グループウェア、CRMなどの外部ツールとの連携に対応しており、既存のシステムとの親和性が高い便利な使い方ができるタイプのツールです。

予約受付タイプ

こちらは受け付け方の分類となります。主催者側があらかじめ、空いている日、サービスを提供できる日などを登録しておき、参加者がそのなかから希望日に各々の予約を入れるという仕組みです。

候補提案タイプ

こちらも受け付け方の分類となります。主催者側が複数の候補日をまず提案し、どの日が希望かを募ります。最終的には、例えば一番希望の多かった日程に決定するなどといった方法がとられます。

日単位・日程単位調整タイプ

こちらはスケジュール枠(予約枠)の大きさの分類です。
予約者は、日単位や日程単位で設定された選択肢のなかから、希望日を申請します。

時間単位調整タイプ

こちらもスケジュール枠(予約枠)の大きさの分類です。
予約者は、日程のみならず、「〇時から△時」といったように、時間単位で区切られた細かい選択肢のなかから、希望枠を申請します。

▼時間単位タイプのスケジュール調整ツールについては、こちらの記事でさらに詳しくご紹介しています。
スケジュール調整を「時間単位」で行えることの重要さとは? 適したツールを厳選紹介

予約管理システム

こちらは、スケジュール調整ツールというより、さらに大きなニーズまでを叶えるツールの種類となります。
予約管理システムでは、日程調整のみならず、予約全般に関する様々な機能が網羅されています。

シンプルタイプのスケジュール調整ツール例

初心者歓迎のイメージ

ここでは、機能が比較的シンプルにまとまっていて、導入しやすいタイプのスケジュール調整ツールをご紹介します。

調整さん

出欠表ツールという位置づけになり、設定されたURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整が行えます。
使い方は簡単で、公式サイト上にあるフォームを使って候補日程などの必要事項を入力し、「出欠表をつくる」をクリックするだけです。

▼公式サイト
https://chouseisan.com/

伝助

打ち合わせや飲み会などの、比較的小規模なイベント向けのツールです。
参加者がそれぞれ回答した出欠状況を自動で集計してくれ、カレンダー上で「可能者が多い日」がハイライト表示されるなど、分かりやすいつくりになっています。
こちらも使い方は簡単で、公式サイト上の「イベントを新規作成する」ボタンからすぐに利用開始できます。

▼公式サイト
https://www.densuke.biz/

多人数向け・多機能タイプのスケジュール調整ツール例

大人数の発言

数ある調整ツールのなかでも、機能の多さや、対象規模の大きさを誇るタイプです。

eeasy

ツール名が表すとおり使いやすさにも優れたツールですが、グループウェアとの連携、カスタム調整機能、特許取得済の独自機能ありなど、圧倒的な高機能性を売りにしているツールです。
上場企業などを含む、3万社以上の導入実績を誇ります。

▼公式サイト
https://eeasy.jp/

Jicoo

こちらも、ビジネス利用を前提とした多機能ツールです。
GoogleカレンダーやZoomとの連携、Web会議ツールのURL自動発行、リマインド・キャンセル機能など必要な機能が網羅され、対象規模としては1on1の打ち合わせからセミナー・イベントまで対応と、柔軟な使い方が可能です。

▼公式サイト
https://www.jicoo.com/

万能型・予約管理システムの例

ガッツポーズのビジネスマン

最後に、スケジュール調整のみならず、「予約」に関する業務内容を網羅した便利なツールである、「予約管理システム」の例をご紹介します。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE」は、公式サイトを見ても分かるとおり、幅広い業界・業種で実際に導入・利用されている予約管理システムです。
使いやすいインターフェイスなどで導入しやすいというメリットがありつつ、機能の豊富さにも優れています。

これまでにご紹介したようなスケジュール調整ツールの特徴はほぼすべて備えつつ、さらに「お客様からの予約」が発生するような業界・業種にとって便利な機能も豊富です。

デザインの変更やCMSでのコンテンツ編集などカスタマイズ性にも優れ、またISMSクラウドセキュリティ認証を取得済みの高いセキュリティ性も、特にビジネス利用においてメリットの大きい特徴となるでしょう。

▼公式サイト
https://yoyaku-package.com/

便利なスケジュール調整ツールで、ビジネスでも個人でも簡単・確実に日程調整

利用人数やイベントの規模を問わず、スケジュール調整が簡単になる便利なツールをご紹介しました。
本記事ではシンプルな調整ツールから、万能型の予約管理システムまでを挙げましたが、特に予約管理システムは、一度導入しておけば社内調整から顧客の商品予約受付などまで一環して管理・自動化できるため、該当するニーズがある方にはおすすめです。

最適なツールを選択し、煩雑なスケジュール調整業務から解放されましょう。

こしけん

2013年にフリーランスとしてライター活動を開始。2016年からは、多数のライターをサポートする制作ディレクターとしても活動中。会社勤めからフリーランスのライターへ転身したのは、もともと文章で何かをかみくだいて伝えることが好きだったから。読者が何を知りたいのか? どのように知りたいのか? を第一に考えるよう意識しています。

INDEX

この記事を読んだ人へのおすすめ

PICK UP STORY

コラム

中谷コラム - 予約の研究

Last update 2023.07.21

特集

予約は未来の約束
~ビジネスを成功させる理想の予約とは~

Last update 2023.07.21

INFORMATION

CONTACT