複数部署にわたる日程調整を簡単におこなう方法｜注意点と便利ツールを紹介
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もともと複数部署にわたる会議などの日程調整が日常的であった大規模の企業に加え、昨今ではリモートワークや分散型オフィスも一般的となり、複数部署、遠隔地のメンバーまでを含めた日程調整が中小企業などにおいても多く発生していることでしょう。
この記事では、複数部署にわたる日程調整における注意点や、日程調整におすすめのツールなどを解説、ご紹介します。
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- 複数部署にわたる日程調整が発生するのは、どんなとき？
- 複数部署にわたる日程調整をおこなう際の注意点
- 複数部署にわたる日程調整をおこなう手段
- 複数部署での日程調整に、ツールを使うメリット
- おすすめの便利ツール：日程調整ツール編
- おすすめの便利ツール：予約管理システム編
- 煩雑な複数部署の日程調整は、ツールを活用して確実に
目次
複数部署にわたる日程調整が発生するのは、どんなとき？
拠点が各地に点在しているような大企業では、日常的に大規模な意思決定会議やアイデア創出会議など、複数部署から何人もの人員が参加するような会議がおこなわれていることでしょう。
一方で、さほど大規模ではない中小企業においても、昨今のリモートワーク推進傾向や、分散型オフィスの実現などによって、点在している各所からスタッフが参加するミーティングなどが日常的になっています。
いずれの場合でも、各部署の業務都合や参加者個々のスケジュールの確認・すり合わせといった、複数部署にわたる日程調整業務が発生します。
複数部署にわたる日程調整をおこなう際の注意点
複数部署にわたる日程調整が発生した際、日程調整業務の担当者はどのようなことに気を付けるべきでしょうか。
いくつかのポイントに分けて見ていきましょう。
部署ごとの業務都合を考慮したうえで、正確に素早く日程調整をおこなう必要がある
もともと複数人が関わる日程調整においては、メンバー一人ひとりの都合確認、個々のリアクション待ちなどといくつもの工程が発生して煩雑になりがちです。
そのうえ、関係する部署が複数となると、部署ごとの業務予定、コアタイム、イベントなども予め把握し考慮しなければならないため、日程調整担当者の確認工程やコミュニケーションコストは大きくなるでしょう。
複数部署にわたる日程調整をおこなう際には、これらを踏まえ業務工程を予め整理し、効率化を図っておく必要があります。
日程を確認する部署の順番に留意する
それぞれ社内の一部署であるとはいえ、日常的におこなっている業務の違いや所属人数の違い、業務工程の違いなどにより、実際のところ日程の都合をつけやすい部署、つけにくい部署などがあるでしょう。
複数部署へすべて同時に日程調整をおこなうのではなく、都合をつけにくい部署からまず優先して確認調整するなど、順序にも考慮しておく必要があります。
また、社内外にわたって参加者がいる会議などにおいては、社外の人の都合をまず優先して確認しておくなどの配慮も必要です。
同一部署内では、基本的に役職の高いメンバーから優先して確認する
通常時、様々な意思決定をおこなう際と同様ですが、基本的に同一部署内では、役職の高い人から、および、会議の意思決定者などから優先してヒアリングを進めていくこととなります。
日程提案時には、移動時間や所要時間を考慮しておく
各部署の所在地が異なっている場合はもとより、所在地が同じであっても例えばもともと全メンバーが一か所でまとまって稼働している部署と、そうではなく外回りなどでメンバーの稼働地が分散している部署などがあります。
そういった部署ごとの状況も踏まえ、日程提案時には部署ごとの打診内容を検討しておきましょう。
日程が確定したあとも、細やかなリマインドをおこなう
各部署が日常のそれぞれの業務をおこない忙殺されているため、日程調整が済んでミーティング実施が確定したあとも、ミーティングのことを忘れられたり、日程を勘違いされてしまったりということが起こり得ます。
確定日程や内容に関するリマインドはこまめにおこなっておくとよいでしょう。
参加者個々へのリマインドメールはもとより、各部署の上席者に部署内での周知をおこなってもらえるよう依頼するなど、各参加者へ認識を行きわたらせるための工夫が必要です。
複数部署にわたる日程調整をおこなう手段
複数部署にわたる日程調整を実際行う際には、どのような手段を用いるケースがあるのか見ていきましょう。
電話
ビジネスにおいて旧来からあるオーソドックスな連絡手段として、電話があります。
電話を基本として複数部署にわたる日程調整をおこなう場合には、当然のことながら打診する人数のぶんだけ通話時間を要する、電話可能な時間帯がもともと限られるうえ、日常的に連絡がとりづらい人もいるなどの難点が考えられます。
メール
メールに関しては、個々の都合にあわせてリアクションをとりやすい、情報の保存性が高い、などの理由で実際に日程調整に使われる場面も多いことでしょう。
しかし、単純なメールでは、未読者が発生しやすい、返答やイレギュラー連絡を都度確認し対応する必要がある、など、複数部署にわたる日程調整という業務においては不都合な部分も少なからずあります。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはメールよりもリアルタイム性に優れ、利用者は基本的に常時、メッセージの受信状況などを確認しているという利用前提もあるため、至急性の高い確認や催促には向いている手段といえます。
ただし、複数部署や、社外にも関係者がいるようなミーティングなどの日程調整においてビジネスチャットを用いるには、そもそも同じビジネスチャットツールを全員が使用している必要性があります。
グループウェア
フループウェア内の機能として日程調整機能を持つものも多くあります。
こちらもビジネスチャットの場合と同じく、日程調整の打診先の全員が、そのグループウェアのアカウントを所有して、参加している必要があります。
日程調整ツール
こちらは、名に「日程調整」と入っていることからも分かるように、もともと日程調整という用途に特化したツールとなります。機能性に優れたツールも多数あり、日程調整におけるすべての工程をほぼ自動化できる便利なツールや、多人数参加＆複数部署参加にもともと特化したようなツールも存在します。
ダブルブッキングを防ぐ機能、リマインダー機能の他、GoogleカレンダーやMicrosoft365など外部ツールとの連携を備えていることも多く、ビジネスシーンでの日程調整にぴったりの手段です。
予約管理システム
予約管理システムは、規模や業種・業態問わず、「予約」に関する用途に最適な機能が多数盛り込まれているツールです。
先に挙げた日程調整ツールがもつ各特徴に加え、打診時、予約受付時、予約受付後、集計時など各工程において、最大限活用できる機能が予め備わっている点が魅力です。
複数部署での日程調整に、ツールを使うメリット
複数部署にわたるような多人数相手の日程調整においては、調整業務担当者の業務工程やコミュニケーションコストがとても増え、負担が大きくなることでしょう。
そこでおすすめなのが、前項で紹介したような、日程調整ツール、あるいは予約管理システムを導入することによる業務効率化です。
これらのツールを日程調整業務に活用すると、以下のようなメリットが得られます。
日程候補のピックアップ、回答集計、リマインドなどをほぼ自動でおこなえる
各ツールはいずれも、もともと日程調整や予約に関する業務に特化してデザインされているツールです。
日程調整において発生する各工程をほぼ自動で行えることにより、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
外部ツール連携機能により、オンラインミーティングのURL自動発行や、会議資料など関連郵便物の自動発送処理をおこなえるものも
多機能を誇るツールのなかには、オンラインミーティングの日程が決まった段階で当該ミーティングのURLやIDが自動発行され参加者に通知されたり、外部ツールとの連携で関連する郵便物発送の処理を自動でおこなえたりといったものまであります。
予約管理システムであれば、関係部署の調整のみならず顧客向けの予約対応業務も一元管理
予約管理システムは、もともと社内外問わず、予約に関する業務を一手に引き受けてくれるような利便性の高いシステムです。
社内ミーティングに目的を絞らず、通常業務において顧客相手のやりとりや、予約の受付などもすべて自動化したいという場合には予約管理システムの導入が向いているでしょう。
おすすめの便利ツール：日程調整ツール編
ここからは、おすすめのツールをピックアップして紹介していきます。
まずは、日程調整ツールから5つをご紹介しましょう。
TimeRex
「TimeRex」は、無料から導入できる日程調整ツールです。15万人を超える利用登録者数を誇り、有名企業の導入実績もあります。
スケジュール調整における基本的な機能の他、GoogleカレンダーやOutlook予定表とのリアルタイム連携、Web会議URLの自動発行なども備えます。
▼公式サイト
https://timerex.net/
Spir
「Spir」は、スケジュール調整の効率化に徹底的にこだわってつくられたツールです。
日程調整時には、細かな時間枠で候補日程を組むことも可能で、柔軟性の高い調整をおこなえるでしょう。
外部システム連携の面では、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Outlook、Slackといったツールとの連携が可能です。
▼公式サイト
https://www.spirinc.com/
eeasy
「eeasy」は、使い方がシンプルで導入しやすい日程調整ツールです。最も簡単な使い方としては、生成したURLを送るだけでスケジュールの打診ができる、という方法があります。
打診を受け取る側はeeasyの利用者である必要はないため利便性も高く、同席調整、代理調整など調整内容の細かなカスタマイズも可能です。
▼公式サイト
https://eeasy.jp/
調整アポ
「調整アポ」は、日程調整から当日のフォローアップまでを、すべて自動化できるツールです。
候補日の作成から回答の集計、カレンダーへの連携、ダブルブッキングの防止、リマインドメールの送信など便利な機能が豊富なため、活用しやすいでしょう。
▼公式サイト
https://scheduling.receptionist.jp/
VIVITLINK
「VIVITLINK」は、会社におけるチームでの活用に特化した日程調整ツールです。
管理画面で各チームメンバーの動きを確認でき、複数人マッチング時の優先順位の設定や、投票型の調整など、複数部署にわたる日程調整でも活用できる機能が豊富です。
GoogleカレンダーやOutlookとのリアルタイム連携も可能です。
▼公式サイト
https://www.vivitlink.com/
おすすめの便利ツール：予約管理システム編
最後に、複数部署にわたる日程調整ツールとしてのみならず、予約に関する社内外の様々な業務にも活用できる便利なツールとして、予約管理システムをいくつかご紹介します。
リザエン
「リザエン」は、200以上の業種に対応した汎用性の高い予約管理システムです。
柔軟なカスタマイズ性、高いセキュリティ、自動返信メールや各種データ取り込みなど、様々な業務で幅広く活用できる機能が豊富です。
▼公式サイト
https://www.riza-en.jp/
レゼルバ予約
導入事業者数が20万社を超えている、実績の高い予約管理システムです。
導入しやすいシンプルな操作性が特徴で、最短3分ほどで、初期設定を終えて予約受付や日程調整を開始できます。
▼公式サイト
https://reserva.be/
ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE」は、「予約」に関する様々なノウハウを持つ専門チームが、実際に導入から運用までを丁寧にサポートしてくれるのが特徴です。
「時間タイプ」「会議室タイプ」「スクールタイプ」「イベントタイプ」といった豊富な受付設定で予約受付や日程調整を行えるため、企業の規模の大小や業種・業態を問わず、活用しやすいでしょう。
ChoiceRESERVEでは様々な業種ごとのデモサイトも用意されているため、まずそちらを閲覧してみて、実際に操作しながら導入検討するのもおすすめです。
▼公式サイト
https://yoyaku-package.com/
▼デモサイト
https://yoyaku-package.com/demosite/
SelectType
「SelectType」は、豊富な設定テンプレートが予め用意されている予約管理システムです。テンプレートから選択するだけでほぼすべての機能が自動セットアップされ、そこから自社の業態にあわせて細かな設定調整も行えます。
▼公式サイト
https://select-type.com/
煩雑な複数部署の日程調整は、ツールを活用して確実に
本記事では、煩雑で担当者の負担が大きくなりやすい「複数部署にわたる日程調整」について、業務のポイントや、活用できる便利なツールを紹介しました。
当該業務ご担当者の方は日程調整の効率化のためにもぜひ、ご紹介したようなツールの導入をご検討ください。
