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予約システムでイベント運営を効率化! 導入メリットや選び方、おすすめサービスも

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2023.03.05
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イベント予約システム
春野 凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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「イベントの予約受付や運営業務を効率化したい」そんな課題には、予約システムの導入がおすすめです。この記事では、イベント運営に予約システムを導入するメリットや、予約システムでできることを分かりやすく解説します。

予約システムを選ぶ際のポイントやイベントにおすすめのサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント運営の課題解決に役立つ予約システム

電球のアイコンとビジネスマンのミニチュア

イベント運営には、多くの課題がつきものです。よくある課題として、以下のようなものが挙げられます。

  • 電話やメールによる予約対応に人手と時間を取られる
  • キャンセルによる空席が埋まらず、機会損失が生じる
  • イベント当日の集金業務でミスが多発する
  • 参加者情報の管理やアンケート集計に手間がかかる

このような課題には、予約システムの活用が有効です。予約システムは、予約業務の自動化と一元管理ができるシステムです。Webでの予約受付からオンライン決済、メールの自動配信、顧客データの管理まで、幅広く対応します。イベント運営を効率化するツールとして、多くの企業が予約システムの導入を進めています。

イベント運営に予約システムを導入するメリット

水色のブロックにメリットの文字

予約システムの導入によって、イベント運営はどう改善するのでしょうか。ここでは、予約システムでできることや導入のメリットを紹介していきます。

予約対応をシステムで自動化できる

予約システムの導入によってWeb上で24時間いつでも予約受付が可能になると、ユーザーの利便性が向上し、予約の機会損失が減少します。また、予約の受付、変更、キャンセルだけでなく、予約完了メールやリマインドメールの配信まで、すべてシステムで自動化できます。

これにより、運営側の業務負荷が大幅に削減され、浮いたリソースをコア業務に充てるなど、有効に活用できるようになるのは大きなメリットといえるでしょう。

事前決済で集金業務を効率化できる

予約システムの事前決済機能を活用することで、集金業務を効率化できます。事前決済機能とは、予約と同時にクレジットカードなどで決済をおこなう機能のことです。予約システムの多くが事前決済機能を搭載しています。

仮に、イベント代金の支払いを事前決済に限定すれば、イベント当日の現地での集金業務が発生しません。「現金徴収の際に釣り銭などのミスが発生する」「支払いの行列で混雑する」といったトラブルも回避できます。また、事前決済機能の活用は、無断キャンセルの抑止にもなります。

大量の予約にも対応できる

予約システムなら、大量の予約が入る大規模イベントにも対応できます。システムが自動で対応するため、予約受付のために大勢のスタッフを手配したり、運営の人員を増やしたりする必要がありません。電話やメールによる予約で起こりがちな、聞き間違いや勘違いによる予約トラブルをなくすことができる点もメリットです。

また、予約システムの中には、アクセス集中によるサーバーダウンを防ぐサービスも存在します。大勢のお客様からの予約が予測される人気イベントや、観客動員数の多い大規模なイベントにも対応できます。

リアルタイムの予約状況が分かる

リアルタイムの予約状況がひと目で分かるのも、予約システムの特長です。予約の受付、変更、キャンセルは即時にシステムに反映されます。運営側は管理画面から、予約の埋まり具合や空き状況をスムーズに把握できます。

また、ユーザーも予約サイトを見れば空席の有無が分かるため、予約が可能かどうかの問い合わせをする必要がなくなります。空席のあるイベント日時を確認して、すぐに予約を入れることができます。お客様が予約しやすい環境を作ることは、イベントの空席防止や問い合わせ件数の削減にもつながります。

顧客情報の収集や分析ができる

一般的な予約システムには、顧客管理機能が搭載されています。予約時にユーザーがフォームに入力した情報を蓄積し、一元的に管理します。お客様の個人情報や予約内容、アンケート結果も自動で収集できるので、顧客管理の効率化が実現します。検索をかけるだけで、すぐに必要な情報にアクセスできるのもメリットです。

獲得した情報はマーケティングに活用できます。例えば、「来客層を分析して今後の企画に役立てる」「定期的なメール配信でお客様との接点を維持する」といったことが可能です。

また、予約システムの中には、Salesforceなど外部システムとのAPI連携に対応しているものもあります。現在利用中のシステムと連携することで、より効率的にマーケティングを展開できます。

イベントのための予約システムを選ぶポイント

カレンダーと「RESERVATION」の文字

イベントの予約システムを選ぶ際に、チェックしたいポイントを紹介します。

機能の種類と充実度

予約システムと一口に言っても、利用できる機能やサービスはさまざまです。どのような機能があり、何ができるのかを確認する必要があります。イベントの予約システムであれば、以下のようなポイントに注目してみるといいでしょう。

  • どのような形式の予約サイト・受付フォームを作成できるか
  • 家族やグループなど、複数人数の予約受付に対応しているか
  • 予約時の事前アンケートのカスタマイズが可能か
  • 予約完了メールやリマインドメールの文章を変更できるか
  • 満席時のキャンセル待ち機能があるか
  • 既存の会員情報と連携ができるか

イベントの予約管理だけでなく、マーケティングへの活用も希望するのであれば、顧客管理機能の充実度や外部サービスとの連携機能などもチェックしておきましょう。

事前決済機能の有無

事前決済機能の有無は、必ず確認しておきたいポイントです。Webでの予約受付と同時に決済処理ができれば、イベント当日の集金業務が不要になります。代金徴収の手間や集金ミス、現金の保管リスクなどの課題を解決できます。イベント開催時の人的コストも削減できるでしょう。

事前決済機能は、無断キャンセルや直前キャンセルの抑止にも効果を発揮します。もし、キャンセルが発生した場合でもキャンセル料を回収できるため、運営側の損害を軽減できます。

セキュリティの堅牢性

予約システムは、セキュリティの堅牢性も重要です。イベントの運営業務では、多くのお客様の個人情報を扱います。万が一、情報が流出するようなトラブルが起きれば、お客様に大きな不安や損害を与えることになり、企業の信頼も失墜してしまいます。

予約システムのセキュリティレベルを判断するポイントを一覧にまとめました。

  • 国際規格ISMS認証の取得
  • 情報漏えい対策(SSL/暗号化対応)
  • 不正アクセス対策
  • サービスの保守体制
  • 個人情報保護の取り組み

多くの個人情報を扱う予約システムには、高度なセキュリティが不可欠です。セキュリティ対策が十分な信頼性の高い予約システムを選ぶことをおすすめします。

導入事例と実績

「信頼できる予約システムかどうか」その判断材料になるのが、導入事例と実績です。これまでどのような企業にサービスを提供し、どれだけの成果を上げられたのかを確認してみましょう。導入事例や実績については、予約システムの公式ホームページで公開されています。

もし、イベント関連の導入実績や同じ業界の成功事例が紹介されていれば、大きな参考になるはずです。自社が予約システムを導入した場合の運用イメージも湧きやすくなります。

外国語対応が可能か

国際的なイベントやセミナーなど、海外からの予約が予測される場合は、外国語に対応した予約システムを選ぶ必要があります。予約サイト全体を多言語化できるか、何ヶ国語に対応できるか、などが確認すべきポイントとなります。

また、多言語化に対応していても、機械翻訳と人力翻訳では精度が異なるため、翻訳の手段も確認しておくと安心です。

イベントにおすすめの予約システム5選

パソコンを操作する手元

イベントにおすすめの予約システムを5つ紹介します。導入の検討や比較をおこなう際に、ぜひ参考にしてみてください。

Choice RESERVE

Choice RESERVE(チョイスリザーブ)は、あらゆる業界・業種に対応している予約システムです。業界大手や公共機関でも活用されており、上場企業から中小企業に至るまで、豊富な導入実績があります。

Choice RESERVEの特長の一つとして、課題や要望に対する対応力の高さが挙げられます。
業務を効率化する多彩な機能が用意されており、予約サイトの作成や自動メール配信、事前決済といった基本機能に加え、仮予約受付、抽選予約、キャンセル待ち機能、複数拠点の予約管理、既存会員データとの連携、API・Salesforce連携など、さまざまな機能が利用できます。必要な機能をカスタマイズして、自社に最適な予約システムを導入できる点が魅力です。

Choice RESERVEでは、細やかなヒアリングをおこなった上で予約システムをご提案しています。運用後のサポート体制やセキュリティも充実しており、初めての導入でも安心です。「オーダーメイドで作成したかのような、汎用性の高い予約システムを導入したい」「運用に不安があるので継続的なサポートが欲しい」といった要望にも丁寧に対応してもらえます。

サービス公式サイト:https://yoyaku-package.com/

RESERVA Reservation

RESERVA Reservation(レゼルバ予約)は、幅広いイベントに対応している予約システムです。講習会やセミナー、ワークショップ、婚活パーティー、スポーツ大会、物産展など、さまざまなイベントで利用できます。登録事業者数は200,000社を超えており、確かな導入実績があります。

RESERVA Reservationでは、無料で使えるフリープランを含む6つの料金プランを提供しています。低コストで手軽なプランから、多彩な機能を搭載した上級プランまであり、イベントの規模や予算に合わせて柔軟に選択できます。小規模なイベントはもちろん、大規模な運用にも対応可能です。

抽選方式の予約受付機能やお客様宛ての領収書発行機能など、新しい機能が続々と追加されているのも注目ポイントです。より良い予約システムへとアップデートされています。

サービス公式サイト:https://reserva.be/

リザエン

リザエンは、Webシステム開発を専門とする株式会社インタークエストが手掛ける予約システムです。高品質なシステムと強固なセキュリティが特徴で、⾃治体や官公庁、⼤学等学校法⼈、グローバル企業などへの導入実績が目を引きます。

料金プランは、申込後すぐに利用できるビジネス版と、カスタマイズ性に優れたエンタープライズ版の2種類が用意されています。エンタープライズ版では個々のニーズに応じて、機能追加やセキュリティ強化、外部システムとの連携などが可能です。アクセス集中対策サービス「リザエンonAWS」の利用もできます。

「人気イベントの予約受付でサーバーが落ちないか不安」「セキュリティや負荷対策が十分な大規模予約サイトを導入したい」というケースにもおすすめの予約システムです。

サービス公式サイト:https://www.riza-en.jp/

STORES 予約

STORES 予約(ストアーズ予約)は、無料から始められる予約システムです。初期費用無料で、料金プランは全部で5種類。月額0円の無料で使えるフリープラン、個人利用向けのライトプラン、予約管理に必要な機能が揃うスタンダードプラン、高度な機能とセキュリティを備えたプラチナプランがあり、サーバー増強やSalesforce連携が可能なエンタープライズプランも提供しています。

STORES 予約の特徴として、最短3ヶ月から利用できる点が挙げられます。展示会や企業説明会、野外フェス、ディナーショーなど、年に一度のイベントや季節行事にも適しています。必要なタイミングで必要な時だけ予約システムを利用できるので、コストを抑えた運用が可能です。

サービス公式サイト:https://stores.jp/reserve

SelectType

SelectType(セレクトタイプ)は、テンプレートを利用して簡単に予約システムを作成できるサービスです。使用目的に合ったテンプレートを選んで、テキストや設定を調整するだけで予約システムが完成します。170種類以上もの豊富なテンプレートが用意されており、背景やボタンのデザイン、テキストのカラーなども自由に変更できます。

SelectTypeでは、イベント運営を効率化するさまざまな機能が提供されています。イベント告知ページの作成機能やアンケート集計・分析機能、会員システム、お問合せ管理システム、など、便利な機能が充実しています。クレジットカードによる事前決済のほか、銀行振込、コンビニ決済にも対応しており、利用できるメニューが豊富です。

サービス公式サイト:https://select-type.com/

予約システムを導入するまでの流れ

リザーブリンク流れ

出典:「ChoiceRESERVE」公式サイト https://yoyaku-package.com/order-flow/

予約システムの導入方法は、サービスやプランごとに異なります。ユーザー登録後すぐに利用できるタイプと、デモサイトの検証を経て導入するタイプの、2つのパターンに大きく分けられます。

一般的に、すぐに利用を開始できるものは、個人や小規模向けのシンプルな予約システムが多い印象です。一方、ビジネス向けの多機能な予約システムでは、ヒアリングやデモサイトの検証を実施した上で、段階的に導入を進めていきます。

例えば、「中規模~大規模イベントの予約システムを導入したい」「機能やセキュリティをカスタマイズしたい」という場合は、打ち合わせやデモサイト検証のための時間が必要になります。運用開始までの期間はケースバイケースですが、余裕を持って1ヶ月程度のスケジュールを想定しておくといいでしょう。

予約システムを活用してイベント業務をもっと楽に

この記事では、イベント運営に予約システムを導入するメリットや選び方、おすすめのサービスなどを紹介しました。予約システムの導入により、予約対応と顧客管理の自動化が実現します。予約の受付・変更・キャンセルから、決済、メール配信、顧客情報のデータベース化まですべてシステムに任せられるため、イベントの運営業務を大幅に効率化できます。

ぜひこの機会に、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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