イベント申し込みフォームのメリット・デメリット！ 無料作成ツール3選と予約システムも解説

イベント申し込みフォームを作成するには、自社開発とCMSのプラグイン、有料・無料のフォーム作成ツールといった選択肢があります。さらに、予約システムにもイベントの申し込みフォームとして使える機能があり、予約に関する一連の業務の自動化や、より高度な業務処理が可能です。

この記事では、それぞれのメリット・デメリット、無料フォーム作成ツール3選に加え、申し込みフォーム選びで欲しい機能・サービスや予約システムについても解説します。

申し込みフォーム選びはイベント成功への第一歩

申し込みフォームの使い勝手が予約での集客を左右する

イベントの成功を左右するポイントのひとつに申し込みを受け付けるフォーム選びがあります。黙っていても集客が見込めるような人気イベントは別にして、フォームの使い勝手によって集客が左右されるといっても過言ではないでしょう。たとえば、AとBのフォームがあって、それぞれの印象が以下のような場合を考えてみます。

• フォームAの印象：フォームが見やすく記載方法も分かりやすい
• フォームBの印象：レイアウトが見づらく項目が多くて面倒だ

顧客が予約しようと思ったとき、BではなくAの申し込みフォームが適しているといえます。見やすくて記載しやすいフォームなら申し込みのモチベーションもアップするでしょう。しかし、凝り過ぎたレイアウトや多すぎる項目を前にすると、ユーザーの入力する気が失せてしまう恐れもあります。さらに、個人情報の項目が細か過ぎると入力すること自体への不安を抱かれかねません。

また、入力内容の確認画面も重要です。最終の申し込みボタンを押す前に確認画面が出なければ、ユーザーが申し込みを躊躇することも考えられます。

自社にマッチした項目づくりがポイント

顧客にとって申し込みフォームの使い勝手がよいことは外せないポイントです。と同時に、自社のニーズが反映されたフォーム選び、項目づくりが必要となります。項目が少なければ少ないほど入力の負担が減り簡単に申し込めるため、顧客にとってはよいフォームです。

しかし、あまりにも簡易すぎると、集めたい情報が集まらないという困った事態が生じます。顧客の利便性と業務上の必要性のバランスがとれ、自社のニーズにマッチした項目づくりができるフォームを選び、実際の設定に反映させることがもうひとつの重要ポイントです。

イベント申し込みフォームの導入方法は3パターン

イベント申し込みフォームの導入方法には一般に以下の3パターンがあります。

• 自社でオリジナルの申し込みフォームをプログラミングする
• WordPressでプラグインを用いる
• フォーム作成ツールを利用する

以下でそれぞれのメリットとデメリットを確認します。

オリジナルフォームを作るメリットとデメリット

メリット

オリジナルの申し込みフォームを作るメリットは、なんといってもニーズをしっかりと反映できる点です。機能やデザインなど細部までこだわった自社専用の申し込みフォームを作ることで、必要な情報を過不足なく収集できます。もちろん、顧客の負担にも配慮したフォーム作りが可能です。申し込みフォームの自社開発により、予約・申し込みを促進し、イベントの成功を引き寄せる期待がもてます。

デメリット

申し込みフォームを内製する場合はプログラミング、コーディング等の専門知識をもつ人材が必要です。フォームへの要求が複雑化すれば、より高度な知識や経験が必要になるでしょう。あまり詳しくない人材が担当すると、思っていたようなフォームが作れない、時間がかかってしまい作業が進まないといった結果に終わる恐れもあります。

ただし、人材がいない問題は外注することで解決が可能です。場合によっては専門の人材を採用する判断もあるでしょう。とはいえ、どちらにしてもそれなりに費用がかかってしまう点がデメリットです。

WordPressでプラグインを用いるメリットとデメリット

メリット

WordPressのプラグインを利用した申し込みフォーム作りのメリットは、自作するほどの知識がなくても簡単にフォームを実装できる点です。プラグインの利用には費用がかからないものが多く、取扱い難易度も低いものが多く出回っています。また、WordPressは世界中で使われており、わからないことがあっても情報を得やすく、利用のハードルが高くない点もメリットです。

デメリット

WordPressのプラグイン利用が簡単とはいえ、そもそもCMSの管理画面を触ったことがない、HTMLタグに馴染みがないといった場合は躊躇してしまうかもしれません。そのため、多少の知識が必要です。WordPressは比較的取り組みやすいツールですが、ブログの投稿も苦手なタイプの人には難しいでしょう。

フォーム作成ツール利用のメリットとデメリット

メリット

フォーム作成ツールの利用は、複数のツール・サービスを比較して選べる点が第一のメリットです。人気上位のフォーム作成ツールなら、直感的な操作が可能で導入しやすいといえます。

また、無料のツールでも十分に役立つものがあり、有料プランを使えばできることが増える割にリーズナブルなツールが多い点も見逃せません。試しに無料版を使ってから有料版へ移行できるツールもあり、自社の状況に応じた選択肢が広い点もメリットです。

デメリット

フォーム作成ツールは既製品であるため、カスタマイズに限度があり、自社のニーズに必ずしもマッチするとは限りません。とくに無料のツールは利用の幅が限られているケースがあります。有料版でなければワンランク・ツーランク上の申し込みフォームを実現できない場合、コストが見合うかどうかの判断が必要になるでしょう。

無料で試せるフォーム作成ツール3選

Google Forms

無料で使えるフォーム作成ツールの中で、知名度と人気が高いツールの代表格がGoogle Formsです。Google Formsは多くの企業や団体、個人が申し込みフォームやアンケートフォームとして活用しています。自動集計された結果がグラフ化されて見やすいほか、シンプルな操作性とユーザーインターフェースが特徴です。

公式サイト：https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

formzu

フォーム作成クラウドサービスのformzuは、20年以上に及ぶ長い歴史をもつ実績豊富なサービスです。無料版には広告が表示されますが、自動返信メールやPayPal決済・クレジットカード決済、商品注文フォームなどが利用できます。問い合わせフォームであれば、メールアドレスだけで簡単に作成可能です。

公式サイト：https://www.formzu.com/

Tayori

カスタマーサポートツールTayoriには、フォーム作成のほかFAQ、アンケートの作成、チャット機能があり、トータルで顧客をサポートできます。無料で使えるフリープランで作成できるのは、フォームとFAQ、アンケートが各1つとなっており、単発のイベントで他に申し込みフォームを作る必要がない場合や、有料版を利用するためのお試しに適したプランです。

公式サイト：https://tayori.com/

予約システムという選択肢

出典：「ChoiceRESERVE」公式サイト

予約システムと申し込みフォームの違い

予約システム（予約管理システム）はイベントなどへの申し込みにとどまらず、予約に関する手続き・業務全般をカバーするシステムです。予約システムならさまざまな機能を搭載しており、予約業務を超えた活用もできます。

一方、申し込みフォームはあくまでもフォームであり、本来的な意味では申し込みがメインのシンプルでわかりやすいツールです。ただし、数あるフォーム作成ツールの中には自動返信メールや顧客管理機能など、付加機能をもっているものもあります。

予約システムのメリット

予約システムは単に申し込みを受け付けるだけでなく、自動返信メールはもちろんのこと、申し込みのキャンセル対応、オンライン決済に対応しているものが少なくありません。また、SEO対策や顧客管理、店舗管理さらにはスタッフ管理や外部連携など、予約に絡む自社業務のほとんどを自動化して管理できる点が大きなメリットです。

予約システムのデメリット

予約システムの中には無料版がないシステムがあります。イベントの予約申し込みだけが用途であれば、無料で使い続けることができない点はデメリットといえるかもしれません。また、有料版は高機能であるがゆえにフォーム作成ツールよりも高額なシステムが多く、多角的な使い方を想定していない場合はオーバースペックとなり、結果的に高コストとなってしまいかねない点がデメリットです。

イベント申し込みフォーム選びで欲しい機能・サービス

抽選予約による申し込み受付

イベントの申し込みフォームを選ぶ際、これだけは欲しい、この機能やサービスがあったらうれしいといえる機能として抽選予約機能があります。先着順で予約の受付を行うイベントには必要ありませんが、希望者が殺到しそうな人気のイベントで公平性を保ちたい場合などには必須の機能だといえるでしょう。

抽選予約機能があれば、受付期間が終了するまではいつでも余裕をもって申し込みが可能です。一番乗りで予約をゲットしたいといったニーズにはマッチしないものの、多くの顧客にチャンスがある点は支持されやすいといえます。直近のイベントが先着順であったとしても、今後に備える意味でもあれば便利な機能です。

キャンセル対応

予約・申し込みをした後で、急に都合が悪くなったからキャンセルしたいといったケースは珍しくありません。そんな顧客ニーズに応える機能がキャンセル対応機能です。キャンセル対応機能がない申し込みフォームを選んでしまうと、電話などでキャンセルを受け付ける必要が生じるため、顧客にも自社にも負担増となります。

また、キャンセル待ちのリクエストに対応し、キャンセル発生時に同報送信ができる機能があれば、顧客のエンゲージメントを高めるとともに、機会損失の防止も可能です。

多言語対応

インバウンド需要が叫ばれる今日において、申し込みフォームの多言語対応も重要な機能だといえるでしょう。申し込みフォームや予約システム自体には多言語対応機能がなかったとしても、外部ツールの利用により対応可能なケースもあります。

自由度の高い設定

自社にあったフォームとするためには、選択ボタンや記述枠などの設定自由度が高いツールが望ましいといえます。自由度の低いツールで無理をすると、ユーザーインターフェースの観点からも管理面からも使いづらいものになってしまうかもしれません。

お試し利用

申し込みフォームに限ったことではありませんが、システムやツールを選択する際、カタログスペックや説明を聞いただけでは十分とはいえません。選択ミスが起こらないように、無料プランやお試し期間の利用、デモサイトによるお試し利用ができることが望ましいといえます。

豊富な導入事例

申し込みフォーム選びでは、導入事例の確認も重要です。自社のニーズに類似した事例だけでなく、さまざまなシーンで活用されている事例が多ければ、対応力の高い優秀なシステムとして有力な選択肢になります。

これらの機能を備えた予約管理システム

上記の各機能やサービスを満たそうと思えば、3パターンあるイベント申し込みフォームの導入方法のうち、もっとも適しているのが予約システムだといえます。

自社で新たに開発する場合は導入実績がなく、コストや開発期間など多機能化のハードルも高いと考えられます。
また、WordPressのプラグイン利用はWordPressの枠を超えることができません。既存のフォーム作成ツールにもカスタマイズの限界があります。

予約システムなら、あらゆるイベントの申し込みから予約に関する各種業務の管理まで、自社のニーズを踏まえた導入が可能です。ChoiceRESERVEはイベントごとの自動返信メール対応や事前決済、キャンセル対応などはもちろんのこと、各種管理、会員情報との連携など使える機能が充実した予約システムです。

イベント申し込みフォームは予約システムも含めて選ぶ

イベントの申し込みフォームの導入でまず考えるべきことは、目の前のイベントの申し込み受付の規模と、今後も含めてイベントの申し込み受付フォームが必要かどうかです。それによって、少し無理をしてでも自社開発するか、あるいはWordPressのプラグイン利用やフォーム作成ツールを選択するかの答えが決まってくるでしょう。さらに、一連の業務の自動化の必要性も含めて検討するなら、予約システムも選択肢から外せません。