アサイン管理は情報の一元管理が重要！ 管理ツールが役に立つ

アサイン管理はプロジェクトの人材選定に関連する、さまざまな業務の推進に欠かせない事柄となっています。そこで重視されるのは、個々の人材に関するスキルその他の情報であり、その一元化・処理の自動化です。

この記事では、アサイン管理の基本的な解説に加え、アサイン管理における情報の一元化・処理に役立つ管理ツールなどについてご紹介します。

アサイン管理とは？

アサイン管理とは、プロジェクトを立ち上げるにあたって適材適所へのアサインをおこない管理すること、そのためにメンバー全員がどのような状況にあるかを可視化して一元管理することを指します。業種によって多少ニュアンスが異なる部分はあるものの、メンバーのスキルや実績、業務予定などのデータを把握することで、適材適所へのアサインをしやすくなります。

また、アサイン管理はプロジェクトの開始後も引き続きおこなわれるもので、状況に応じた見直しなどアサイン調整の円滑な遂行に欠かせない業務です。進行中のプロジェクトとメンバーのアサイン状況をチェックすることで、余裕のあるなしやマッチングの精度を知ることができます。

アサイン管理の要件と課題

アサイン管理を効果的に実施するには、メンバー全員について個別にスキルや実績、その他の必要な個人データを管理することが前提となります。また、メンバー全員の稼働状況と稼働予定の管理も欠かせません。

ただし、単にデータを収集して羅列しただけでは要件を満たしているとはいえず、アサイン管理の責任者や担当者が活用しやすいように一元化と可視化がおこなわれ、連携が取れていることが重要です。

データを活用しきれず、アサイン管理が不十分な場合には以下のような課題が残り得ます。

• アサインされた人材のスキルが業務にマッチしていない
• 誰がどこにアサインされ現在何をしているかわかりづらい
• アサインされた人材がプロジェクト以外の仕事をしている
• メンバー間で業務量に差が生じる
• アサインの調整に時間がかかる
• イレギュラーが発生したときの対応が後手に回る
• コストばかりが増えてしまう

これらの課題はどれもアサインの重要な目的であり、第一歩ともいえる適材適所の人事にとって無視できません。とくに、アサインされた人材のスキルが業務にマッチしていない事態は致命的ともいえるものです。

アサイン管理ツールが注目されるワケ

アサイン管理に必要な機能が凝縮されており自動化できる

アサイン管理ツールは、効率のよいアサイン管理を実現するために必要な機能が凝縮されている業務支援ツールです。スキル管理や稼働予定・稼働状況管理、評価分析などの機能と不足のない登録項目によって、アサイン管理を自動化できる点でも注目されています。

的確なアサイン管理を実現できる

臨機応変で的確なアサインができる点も、アサイン管理ツールの注目ポイントです。

従来のアサイン管理では、人材の情報や稼働状況管理、案件管理などがキチンとおこなわれていなかったり、管理はされているものの人事データやエクセルでの自作データベースが使われていたりするケースが少なくありません。その場合、アサインをおこなう場面になって、バラバラで管理されているデータを寄せ集め、突き合わせる作業が必要になります。

人間の手でデータを連携させる作業は、一般的にかなり時間がかかってしまう点が大きなデメリットです。メンバーが数人であれば間に合うかもしれませんが、何十人、何百人となれば膨大な工数になってしまいます。また、時間をかけたうえに見落としが発生するおそれも考えられるでしょう。連携を念頭に作られたわけではないデータベースを利用する場合には、アサインが遅々として進まない原因にもなってしまいます。

ツールの活用による管理の自動化で、マンパワーに頼った失敗のリスクが高いエクセル型のアサイン管理から抜け出すことが可能です。

多角的な視点で管理できる

高機能なアサイン管理ツールを用いることで、プロジェクト別、個人別、部署別といった切り口でのマネジメントや分析・評価ができる点も、アサイン管理ツールが注目を集める理由です。無料お試しを利用すれば、自社に適した機能かどうかの検討に役立ちます。

管理ツールが役立つ事例

事例1.プロジェクトメンバーの選択

新規プロジェクトを立ち上げるにあたり、各部署からメンバーを集めるためには人材の情報把握が不可欠です。もし情報が部署ごとに管理されているなら、作業の効率が悪いだけでなく、部署間の思惑の違いにより情報共有がおこなわれずにアサインが頓挫してしまうことがあります。しかし、アサイン管理ツールによる一元管理がおこなわれていれば、情報不足に悩むことがなく、適材適所の選抜が可能です。

事例2.コールセンター業務

コールセンターにおけるアサインには、要員のシフトだけでなく、入ってきた問い合わせに誰を対応させるかといったものもあります。この場合、オペレーターの手が空いているかだけでなく、問い合わせ内容を加味したアサインが重要です。

アサイン管理ツールを活用することで、問い合わせ内容にマッチした対応スキルを保有するオペレーターが誰か、当該オペレーターのリアルタイムでの稼働状況などをすぐに確認できます。こうしたアサインが的確にできていないと、対応の遅れや、顧客の疑問が解消されないなどのサービス低下問題が生じることから、業務内容に応じた特化型アサイン管理ツールの活用が最適です。

予約管理システムを活用する

出典：ChoiceRESERVE「ひとめで予約状況を把握・管理できます」

アサイン管理には、専用ツールの導入が有効であるといえる一方で、業務によっては本業用のシステムがそのまま役に立つケースがあります。たとえば、予約来店者への対応要員のアサイン管理などには、スケジュール管理やスタッフ管理が得意な予約管理システムの活用も選択肢の1つです。

アサイン管理はツールを活用して効率よくおこなおう！

アサイン管理はスピーディでマッチング精度の高いアサインを実現するためにおこなわれるものです。しかし、アサインの都度、データを人力で精査していたのではスピードとマッチングの精度は反比例してしまうでしょう。どちらも重視するなら、ツールを活用した効率のよいアサイン管理が望ましいといえます。