会員データを効率的に収集・管理する方法とは？ ツールを導入するメリットや業種別の活用事例を紹介

会員データは、顧客の把握やマーケティングに役立つ大切な情報です。会員データを有効活用するためには、日頃から適切に管理し、いつでも欲しい情報にすぐアクセスできる状態にしておく必要があります。

この記事では、会員データの重要性から、会員データを効率的に収集・管理する方法、業種別の活用事例まで詳しく解説します。会員データを効率的に集約管理したいとお考えの担当者様は、ぜひ参考にしてください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

会員データを管理する目的とは

はじめに、会員データ管理の必要性と重要性について解説します。会員データを管理する主な目的として、以下の3つが挙げられます。

• 自社とつながりのある顧客の把握
• 顧客の識別
• マーケティング戦略への活用

各目的について詳しく見ていきましょう。

自社とつながりのある顧客の把握

会員データを管理する基本的な目的は、顧客の把握です。会員データを一元管理することで、自社と接点のある顧客の把握が容易になります。顧客個人の情報をスムーズに確認できるだけでなく、総会員数や男女の割合、年齢比率、会員数の推移なども簡単に導き出すことができます。

会員データを適切に管理することにより、顧客情報の検索や統計分析が迅速に行えるようになります。

顧客の識別

会員データは、顧客の識別にも活用されます。例えば、過去の購入履歴やサービスの利用履歴をもとに、顧客のステータスを「優良顧客」「見込み顧客」「離脱しそうな顧客」などに分類することが可能です。

顧客の現在の状況が分かれば、顧客一人ひとりに合った適切なアプローチが行えるようになります。これにより、しばらく利用履歴がなかった顧客が商品を再購入するなど、リピート率の向上や顧客ロイヤリティの獲得につながります。

マーケティング戦略への活用

会員データを管理する主な目的の一つに、マーケティングへの活用があります。会員情報をデータベース化して分析を行えば、顧客が何を求めているのかニーズを探ることができます。分析によって得た情報を、今後のサービス提供や商品開発に活かすなど、マーケティング戦略に役立てることが可能です。

現在のビジネスシーンでは、顧客情報を用いたマーケティングが盛んに行われています。その前提として会員データ管理は必須であり、重要性の高いものとなっています。

会員データの主な項目

会員データには、顧客の氏名や連絡先といった個人情報をはじめ、利用履歴、問い合わせ履歴、感想や口コミなど、幅広い内容が含まれます。

このような様々な顧客情報は、「定量データ」と「定性データ」の2つのタイプに分類されます。

定量データ

定量データとは、数値によって集計や分析が可能な情報のことを指し、会員の属性情報や利用履歴などがこれに当たります。

＜定量データ＞

• 顧客属性情報（氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、家族構成、勤務先など）
• 趣味、嗜好
• 利用履歴（購入履歴、参加履歴など）
• 行動履歴（Webサイトへのアクセスログや店舗への来店回数など）

定量データは、顧客の傾向や行動パターンの把握に役立ちます。データを数値化できるため、比較分析がしやすく、客観性の高い結論を得られます。

定性データ

定性データとは、数値化することが難しい情報のことを指します。例を挙げると、お問い合わせ内容や要望・クレーム、商品の感想など、主に言語化されたデータがこれに当たります。

＜定性データ＞

• 問い合わせの履歴
• 要望やクレーム
• 商品のレビューや口コミ
• SNSの投稿内容

定性データのメリットは、顧客の本音を可視化できる点です。顧客一人ひとりの声を丁寧に分析して、商品やサービスに対する評価や改善点を探ることができます。

定量データも定性データも、会員管理を行う上で重要な情報です。会員データの収集を始める前に、自社にとって何が必要な情報なのか整理し、収集すべき情報を明確にしておきましょう。

参考として、スポーツクラブや各種スクールで会員データを収集する場合の一例を、以下に紹介します。

• 顧客属性情報（氏名、生年月日、住所、連絡先など）
• 利用開始日
• 利用履歴
• 指導内容（トレーニング指導、アドバイス、カウンセリングなど）
• 質問、お問い合わせ内容
• 趣味嗜好、関心のある分野
• マーケティング施策への反応など

会員データの収集方法

会員データの収集・管理には、いくつかの方法があります。会員申込書やアンケート用紙などの紙媒体から情報を収集する方法もありますが、後々の管理の手間を考えると効率的とは言えません。会員情報をデータで管理するのであれば、WebサイトやWebフォームを設置して情報を自動収集する方法がおすすめです。

Webフォームを利用すれば、顧客が入力した情報は自動的に集約されます。データを手入力する必要がなくなるため、会員データの管理にかかる手間を大幅に削減できます。顧客情報の転記ミスなどもなくなり、正確で効率的なデータ管理が実現します。

なお、Webフォームから情報を収集する場面としては、オンラインでの会員登録のほか、Webサイトから受け付ける資料請求、お問い合わせ、アンケートなどが挙げられます。また、顧客情報は、商品の購入サイトや予約サイトからも収集が可能です。

会員データ収集と管理における課題

会員データの収集と管理には、様々な課題が存在します。解決すべき課題には、以下のようなものがあります。

• 会員データが各所に分散している
• 会員データにミスや不備が目立つ
• 会員データの確認に時間がかかる

各課題を詳しく見ていきましょう。

会員データが各所に分散している

顧客情報が複数の場所でバラバラに管理されている状態では、会員データを有効活用することが困難です。分かりやすく例を挙げると、「営業部は顧客情報をExcelで管理、企画部はマーケティングツールで管理、経理部は独自のシステムで管理」というように、会員に関する情報が各所に分散している状態です。

会員データが一元化されていないと、必要な情報を得るのに時間がかかり、どれが最新の情報か分からないといった問題も生じます。会員の状態を正しく把握できず、マーケティングにも支障が出てしまいます。

会員データにミスや不備が目立つ

会員データの管理を行っていても、内容に不備や誤りがあれば有効なデータとして活用できません。例えば、二重登録や古いデータの消し忘れがあると、最新の正しい情報が分からなくなってしまいます。

誤字や脱字といった会員情報の誤りにも注意が必要です。氏名の漢字やふりがなが間違っていると、対応時に相手に不快な思いをさせてしまいます。また、電話番号やメールアドレスの登録ミスは、必要な場面で会員と連絡がとれないなどのトラブルにつながります。

会員データの確認に時間がかかる

Excelや紙媒体で会員データを管理していると、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。会員数が少ない場合ではあまり問題になりませんが、会員数が多くなると、会員情報の検索だけでなく、管理自体が大変な作業になります。

会員データを効率的に管理し、日々の業務やマーケティングに活用するには、ツールやシステムの導入が有効です。

会員データの収集・管理に役立つツール

会員データを効率的に収集・管理するためには、ツールの活用が不可欠です。様々なツールの中から、代表的なものを以下に紹介します。

• CRM（顧客管理システム）
• SFA（営業支援システム）
• MA（マーケティングオートメーション）
• Excel

CRMは、営業活動やマーケティングを通して獲得した顧客情報を一元管理できるツールです。顧客情報をもとにニーズを可視化し、施策立案や商品開発、顧客との関係性構築などに活用します。

SFAは、営業活動の効率化やサポートを目的としたツールで、顧客情報に加えて、商談の内容やプロジェクトの進捗状況なども管理します。

MAは、見込み顧客の獲得や育成、管理を自動化するツールです。商品を購入する見込みのある顧客や、商談化する可能性が高い顧客を選別して、効果的なアプローチを自動で行います。

Excelは、多くの企業で使われてきた汎用性の高いアプリケーションです。標準機能を利用して、顧客情報の検索や重複データのチェック、グラフ表示などが行えますが、本格的な顧客管理には向きません。扱うデータ量が多くなると管理と活用が難しくなります。

この他にも、会員データ管理に役立つツールは多くあります。顧客管理機能を持つ会計ツールや予約管理システムなどを活用するのも有効な方法です。

会員データ管理にツールを利用するメリット

会員データの管理にツールを利用するメリットを紹介します。代表的なメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• 顧客管理や事務作業が効率化する
• 最新の会員データを組織で共有できる
• 効果的なマーケティング戦略を実行できる
• 顧客満足度やロイヤリティの向上につながる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

顧客管理や事務作業が効率化する

ツールを導入すれば、必要な顧客情報を自動で収集、管理できるようになります。集められた顧客情報は自動的に整理され、データベースに蓄積されます。手作業でデータを入力したり、移動させたりする必要がないため、会員データ管理にかかる手間と時間を大幅に削減できます。

また、会員データの一元管理によって、情報検索や分析作業が迅速化します。欲しい情報にすぐアクセスできるため、素早く業務に活用できます。

最新の会員データを組織で共有できる

会員データを一元管理すれば、組織内で円滑に情報共有ができます。データベースにアクセスするだけで、会員に関するあらゆる情報を取得できるため、様々な業務が効率化します。

クラウド型のツールであれば、社内外を問わずデータベースへのアクセスが可能です。営業先や出張先、あるいは自宅からでも、会員データの確認や編集作業が行えるため、常に最新の情報を共有できます。

効果的なマーケティング戦略を実行できる

ツールの導入により、効果的かつ効率的なマーケティングが実現します。会員データの分析やユーザーのセグメント化が容易に行えるため、精度の高い施策を次々に実行できるようになります。

特定の会員に対してメールやクーポンを配信するなど、マーケティングを自動化できるツールも多くあります。

▼会員データの分析方法や活用方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。
「「会員データ」を自社の戦略に活用しよう｜予約管理システムの会員データ活用方法も解説」
https://yoyakulab.net/investigation/utilization_of_member-data/

顧客満足度やロイヤリティの向上につながる

予約機能や決済機能が付いたツールを導入する場合、会員もそのツールを使用することになります。「簡単に予約ができる」「マイページで利用履歴や決済情報を確認できる」など、会員にとって利便性が高く、使いやすいツールであれば、予約数の増加や売上アップにつながる可能性があります。

会員同士で交流できるコミュニティ機能付きのツールなら、ファンの活性化やファン化の促進を図ることも可能です。

会員データ管理ツールの選び方

会員データを管理するツールには、様々なものがあります。ここでは、ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

業種や運用規模に合ったツールを選ぶ

ツールの導入目的を明確にした上で、業種や運用規模に合ったツールを選ぶことが重要です。まずは、どのような目的でツールを導入するのか、整理するところから始めましょう。

ツール導入の主な目的として、以下のようなケースが挙げられます。

• 会員データを一元管理したい
• 会員データの収集や管理を自動化したい
• 会員データをマーケティングなどに有効活用したい
• 集客を強化したい
• 会員専用サイトを構築したい
• 運営業務や事務作業の効率化を図りたい

利用できる機能を確認する

会員データの収集や管理といった基本機能に加えて、他にどのような機能が利用できるのか、そのツールでできることを確認しましょう。

ツールによって搭載機能は異なりますが、代表的な機能には以下のようなものがあります。

• 会員データの自動収集と管理
• フォーム作成
• メールの自動配信
• 事前決済
• 会員サイト構築
• マイページ
• 事前決済
• 統計分析機能
• コミュニティ機能
• 他システムとの連携機能

ツールを選定する際は、導入目的や現状の課題をクリアできるだけの機能が備わっているか、しっかり確認することが肝心です。

ユーザビリティや操作性に注目する

ツールの使いやすさは、業務効率に影響します。直感的に操作できるシンプルで分かりやすいものが理想です。管理画面の見やすさもチェックするようにしましょう。

会員も使用するツールであれば、会員側の視点でも確認が必要です。操作性や利便性、会員サイトのデザインにも注目するといいでしょう。

セキュリティの堅牢性を重視する

会員データは様々な顧客情報を含みます。情報漏洩などの重大なトラブルを防ぐために、強固なセキュリティ対策が欠かせません。

ツールを検討する際は、セキュリティへの取り組みにも目を向ける必要があります。不正アクセス対策や情報漏洩対策を実施しているか、社内のリスク管理体制が整備されているかなど、セキュリティ対策が十分であるか確認しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

会員データを管理するツールには、クラウド型やオンプレミス型などの種類があります。クラウド型とは、インターネットを介してシステムを利用するサービス形式のことです。自社でのシステム構築や運用が必要ないため、短期間で導入でき、初期費用や料金も抑えられます。

一方、オンプレミス型は、自社でサーバーやシステムを構築し、運用を行う形式のことです。カスタマイズ性が高く、自社の業務に合った独自のシステムを構築できる点がメリットです。

近年では、すぐに導入できて低コストで運用できるクラウド型の人気が高まっています。

【業種別】会員データ管理ツールの活用方法

会員データや管理ツールが各業界でどのように活用されているか、具体例を交えて解説します。

会員データ管理ツールの活用事例

各業種における会員データ管理ツールの活用事例を見ていきましょう。

学会・協会・業界団体

会員の名簿管理をはじめとする、様々な事務局業務を効率化できます。入退会の手続きや会員証の発行、さらには、セミナー告知や受付管理、会報のメール配布なども、システムによる自動化が可能です。アンケート機能を利用して、役員を選出するためのオンライン投票や選挙を実施することもできます。

会員名簿と個人の情報を紐づけて管理することで、会員の実績やセミナーの参加履歴などがひと目で確認できるようになる点も大きなメリットです。

イベント・セミナー

イベントやセミナーの参加者情報をデータベース化して、マーケティングに活用できます。参加者の属性情報や過去の参加状況から、興味関心の度合いを分析し、関連性の高いサービスや製品を提案できます。

また、ツールを導入すれば、オンライン上でイベントに関するアンケート調査を行い、その結果を自動的に集計、分析できるようになります。手作業によるデータ入力が不要になり、入力ミスや計算ミスも防げるため、効率的に精度の高い情報を獲得できます。

ファンクラブ

ファンクラブに所属している会員を、「ゴールド会員」「シルバー会員」「ブロンズ会員」といった区分に分類し、サービスの差別化を図ることができます。例えば、上位会員のみが閲覧できるコンテンツや特典を用意するなどです。会員区分に応じたアプローチを行えば、より効果的にファン化を促進できます。

また、ファン同士が交流できるコミュニティ機能も、ファンの育成やロイヤリティの向上に役立ちます。

各種スクール・フィットネス

会員の氏名や生年月日、連絡先などの情報に加えて、利用履歴、コーチング履歴、カウンセリング内容なども、まとめて管理できます。会員が抱える課題や目標を明確に把握できるため、より適切なアプローチが行えます。

また、会員データを分析して、性別や年代別の利用者の割合を調査したり、時間帯ごとの利用者数を集計したりするなど、マーケティングにも活用できます。

美容室

お客様ごとに情報の濃いカルテを作成できます。氏名や連絡先情報だけでなく、施術履歴や好みのスタイル、カウンセリング内容、最近の関心事なども記録することができます。会話のやり取りなど細かな情報も蓄積していくことで、お客様とのより深いコミュニケーションが可能になります。

カルテを見るだけで、施術履歴やお客様の特徴をすぐに把握できるため、担当以外のスタッフが施術することになっても、スムーズに対応できます。

宿泊施設

一度宿泊したお客様の情報を集約管理し、次の予約につなげるための施策を実行できます。誕生日や記念日に利用できる特別プランのお知らせや、季節ごとのキャンペーン情報をメール配信するなどして、リピーターの獲得を図ります。

また、宿泊履歴のあるお客様に、前回宿泊時の話題を持ち出してコミュニケーションを深めるなど、お客様一人ひとりに合わせた丁寧な対応が行えるようになります。

「予約管理システム」を利用すれば、受付管理から会員データの活用まで効率的に

上記で紹介したような、お客様にサービスを提供する事業では、会員データの管理に「予約管理システム」を活用するのもおすすめです。顧客管理機能に加えて、オンラインでの予約受付、事前決済、メールの自動配信、データ統計分析などの機能があるため、予約の受付管理から会員データの活用まで幅広い業務を効率化できます。

予約管理システム「ChoiceRESERVE」を用いた会員データ管理方法

2023年現在、様々な機能を持つ予約管理システムがリリースされています。今回は一例として、株式会社リザーブリンクが提供する予約管理システム「ChoiceRESERVE」を紹介します。

ChoiceRESERVEは、顧客管理を必要とする様々な業種・業界で利用されている予約管理システムです。見やすく分かりやすい画面とシンプルな操作性が特長で、業務にスムーズに活用できます。

ChoiceRESERVEでできることや、主な機能は以下の通りです。

• 予約サイト開設
• オンライン予約（受付・変更・キャンセル）
• アンケートフォームの作成
• 各種メールの自動配信、一斉配信
• クレジットカード決済
• 顧客情報のデータベース化
• 会員制の運用
• 複数拠点の管理
• 予約・会員データのCSV出力
• セキュリティ強化
• 他サービスとの連携（Salesforce、Googleカレンダー、Zoom等）

ChoiceRESERVEでは、収集したい顧客情報の項目を自由に設定することができます。会員制の運用や、会員専用のマイページの設置、会員データの出力なども可能で、顧客管理に役立つ機能が充実しています。

クラウド型のサービスで、初期費用や運用コストを抑えられる点も魅力です。

▼予約管理システム「ChoiceRESERVE」
公式サイト：https://yoyaku-package.com/

会員データを適切に管理して有効活用しよう

この記事では、会員データの重要性や、会員データを効率的に収集・管理する方法、業種別の活用事例などを紹介しました。会員データの管理には、ツールの活用がおすすめです。会員データの管理だけでなく、マーケティング活動も効率化することができます。自社に最適なツールを導入して、会員データを有効に活用しましょう。