社内での日程調整メールの書き方＆例文｜作業を効率化する方法やツールも紹介
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社内で打ち合わせや会議を行う際に送る「日程調整メール」。迅速かつスムーズに日程調整を完了させるためには、メール作成のポイントや効率化の方法を知っておくことが大切です。
この記事では、社内における日程調整メールの書き方やシーン別の例文を紹介します。日程調整に役立つツールも取り上げているので、ぜひチェックしてみてください。
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目次
日程調整メールの目的と重要性
日程調整メールは、各々の都合の良い日時に会議や打ち合わせができるよう、事前に日程を調整することを目的とします。社内での日程調整には様々なケースがあるため、各状況に応じたメールの書き方や対応が必要です。
通常、会議や打ち合わせの日程調整は以下のような流れで進んでいきます。
- 会議等の開催の決定
- 候補日程を参加者に連絡する
- 参加者からの返信をもとに開催日時を確定する
- 開催日時を参加者に連絡する
- 開催前にリマインドを行う
日程調整において、主催者側がやるべきことは多いです。上記以外にも、期限を過ぎても返信のない参加者に連絡したり、参加・不参加の変更に対応したりするなど、色々な作業が発生します。
参加者それぞれにスケジュールの都合があるため、日程調整を迅速に完了させることは重要です。事前に正しいメールの書き方やマナーを身につけて、効率的に日程調整を行いましょう。
社内において日程調整メールが必要になるシーンとは
社内業務のどのような場面で日程調整メールが必要になるのか、具体例を挙げて解説します。
1対1での打ち合わせや面談
1対1の打ち合わせや個人面談を行う際、日程調整が必要です。具体例としては、プロジェクトに関する個別の打ち合わせや、上司と部下の1on1ミーティング、上層部との個人面談などが挙げられます。
1対1であれば、お互いのスケジュールを合わせるだけなので、比較的簡単に日程調整が行えるでしょう。
複数人でのミーティングや会議
社内で会議やミーティングなどを行う際、日程調整が必要になります。具体的には、全体会議や定例会議、部署単位の打ち合わせ、チームミーティングなどが挙げられます。
複数人の日程調整は、参加者の数が増えるほど複雑になりがちです。参加者同士の都合がつかず再調整が必要になるケースや、返信がなく催促が必要になるケースも時には発生します。
社内研修やレクリエーション、健康診断
社内研修や社内行事においても日程調整は必要です。具体例として、研修や講習会、健康診断、社内レクリエーションや忘年会などが挙げられます。
特に全員参加の行事では、従業員の数が多い会社ほど日程調整が煩雑化しやすくなります。
説明会や採用面接
採用に関する行事でも、日程調整が必要になります。会社説明会や座談会、採用面接、入社後のオリエンテーションなどが挙げられます。
採用シーンで日程調整をする際は、会社の信頼性を損なわないよう、ビジネスマナーを踏まえた正しいメール対応が求められます。
社内での日程調整メール作成のポイント
日程調整メールは、すぐに内容が把握できて返信しやすいものにする必要があります。ここでは、社内で日程調整を行うことを想定して、メール作成のポイントを紹介します。
件名は分かりやすく簡潔に
件名には、簡潔に要件を記載しましょう。日程調整のメールであることが一目で分かるようにします。特に重要なのが、件名の前半部分です。メールを一覧で表示したときに目につきやすい部分なので、冒頭に「日程調整のお願い」「打ち合わせ日時のご相談」などの文言を入れると効果的です。
もし、件名で日程調整メールと認識されなければ、確認を後回しにされたり、メール自体を開いてもらえなかったりする可能性もあります。ビジネスシーンでは日々多くのメールを受け取るため、パッと見ただけで何の件かすぐに把握できる件名にすることが必要です。
＜例＞
- 【日程調整のお願い】営業一課_定例会議
- 【臨時ミーティング】日程調整依頼
- 面談日時のご相談（〇月）
箇条書きや改行で内容を分かりやすく伝える
日程調整メールを作成する際は、箇条書きや改行を活用しましょう。こちらから日程の候補日を挙げる場合は、箇条書きにすると見やすくなります。
文章の間に改行を入れることも大切です。余白によって読みやすさが向上し、メールの内容がより伝わりやすくなります。メール本文が長くなる場合は、枠線で内容を区切る方法も有効です。
＜例＞
—————————————————————-
【候補日】
1. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
2. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
3. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
【場所】
本社ビル7F 会議室A
—————————————————————-
お忙しい中恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までに参加可能な日程をご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。
参加しやすい複数の候補日を提示する
こちらから候補日を挙げる場合は、複数の日程を提示するようにしましょう。目安として3つ程度、多すぎても調整が難しくなるため、候補日は3～5つがおすすめです。
多くの人が参加しやすい日程を選ぶことも大切です。例えば、休み明けで業務量の多い曜日を避ける、顧客対応が集中しやすい時期を外すなど、参加者に配慮した日程を提示することで調整がスムーズに進みます。
また、メールで候補日を送る際、全員参加で開催とするのか、あるいは、参加者が一番多い日程で開催するのか、開催条件についても伝えておくといいでしょう。
＜例＞
【ミーティング候補日】
1. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
2. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
3. 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
上記の中から、参加者が一番多い日程で開催する予定です。
お手数をおかけしますが、ご都合の良い日程を全て教えていただけますと幸いです。
返信期限を設定する
日程調整メールを送る際は、返信期限を設定しましょう。「〇月〇日までに」と返信期限が明記されていると、メールを受け取った人の中で返信作業がタスク化されるため、返信忘れの防止だけでなく、早い返信にもつながります。
また、返信期限を設定しておくと、期限を過ぎた際に催促しやすくなります。会議などを開催する側が主導権を持って対応できるため、スケジュールに沿ってスムーズに日程調整を進められます。
＜例＞
- お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）〇時までにご回答いただけますようお願い申し上げます。
- ご多忙の中恐縮ですが、【〇月〇日（〇）】までに参加可能な日程をご連絡いただけますと幸いです。
日程調整メールには「型」がある
一般的なビジネスメールと同様に、日程調整メールにも「型」があります。基本的な構成を知っておくと、時間をかけずにメールを作成できるようになります。
通常、日程調整メールは以下の項目で構成されています。
- 件名
- 宛名
- 挨拶、名乗り
- 用件
- 詳細
- 結び
- 署名
1. 件名
何についての日程調整なのか、一目で分かる件名にします。
2. 宛名
メールの冒頭で、誰に向けてのメールなのかを記載します。社内であれば、「部署名・役職・氏名（苗字）」が一般的です。敬称は「さん」または「〇〇部長」などを用います。
メールの宛先が会社全体や部署全体など複数人にわたる場合は、「関係者各位」「〇〇部各位」といった記載方法になります。
3. 挨拶、名乗り
社内メールの挨拶文は、基本的に「お疲れ様です」が用いられます。その後に続けて、自分の部署名と名前を名乗ります。
4. 用件
何の用件で連絡したのか伝える部分です。何についての日程調整なのかを記載します。
5. 詳細
会議や打ち合わせの候補日などを記載します。日程を複数提示する場合は箇条書きにします。
相手から提示された日程に対する返事や、開催に関する情報などもこちらに記載します。
6. 結び
最後は挨拶で締めます。「どうぞよろしくお願いいたします」「ご検討のほどよろしくお願い申しげます」など、状況に応じたフレーズで締めくくりましょう。
なお、こちらから候補日を提示する場合は、最後の挨拶の前に「ご都合がつかない場合は遠慮なくお申し付けください」など、フォローの言葉を入れておきましょう。
7. 署名
メールを送信した人の氏名や所属、連絡先などを伝える部分です。社外用と社内用の2種類の署名を作成しておき、状況に応じて使い分けるのもおすすめです。
【例文】社内で使える日程調整メールをシーン別に紹介
社内で打ち合わせや会議を行う際の日程調整メールの例文を紹介します。日程調整メールの作成にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
例文1. 1対1での打ち合わせの日程調整メール
件名：
【日程調整のご相談】〇〇に関する打ち合わせ
本文：
〇〇さん
お疲れ様です。
営業企画部の〇〇です。
〇〇の件について打ち合わせさせていただきたく、ご連絡いたしました。
1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
以下の日程の中で、ご都合の良い日時はございますでしょうか。
・〇月〇時（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇時（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇時（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
場所：3F ミーティングルームB
ご都合がつかない場合は、別の日程を提示させていただきますので、お気軽にお申し付けください。
お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
例文2. 複数人での会議の日程調整メール
件名：
【日程調整のお願い】〇月定例会議
本文：
関係者各位
お疲れ様です。
総務部の〇〇です。
来月中旬に、〇月の定例会議を予定しております。
つきましては、以下の日程の中からご都合の良い日時を全てご連絡いただけますと幸いです。
—————————————————————-
【候補日】
1. 〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
2. 〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
3. 〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
【場所】
8F 会議室A
【所要時間】
1時間
—————————————————————-
上記日程のうち、参加者が最も多い日時で開催とさせていただきます。
ご多忙中恐れ入りますが、会議室予約の都合上、〇月〇日（〇）〇時までにご返信いただけますようお願い申し上げます。
例文3. 相手の都合を事前に確認する場合のメール
件名：
【日程調整のご相談】〇〇に関するミーティング
本文：
〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇プロジェクト営業チームの〇〇です。
〇〇に関するミーティングの日程調整のため、ご連絡させていただきました。
〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）の間で、〇〇さんのご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
ミーティングの所要時間は、1時間半を予定しております。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文4. 日程確定を伝えるメール
件名：
【〇月定例会議】開催日時のご連絡
本文：
関係者各位
お疲れ様です。
総務部の〇〇です。
〇月定例会議の開催にあたり、日程調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。
つきましては、以下の日程で確定とさせていただきます。
—————————————————————-
【会議日時】
〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
【場所】
8F 会議室A
【所要時間】
1時間
—————————————————————-
なお、今回の会議に出席できない方には、後日、議事録と資料をメールでお送りいたします。
ご不明な点などございましたら、私〇〇までお気軽にご連絡ください。
それでは引き続きよろしくお願いいたします。
例文5. 提示された日程で承諾するメール
件名：
Re:Re:【日程調整のご相談】〇〇に関する打ち合わせ
本文：
〇〇さん
お疲れ様です。
営業企画部の〇〇です。
〇〇の打ち合わせにつきまして、候補日をご提示いただきありがとうございました。
それでは、下記の日程でお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
場所：3F ミーティングルームC
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▼日程調整メールの返信方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
（「3_日程調整 メール 返信」への内部リンク挿入想定）
社内で日程調整メールを送る際の注意点
日程調整を円滑に進めるためには、ミスをしないことや臨機応変な対応も必要になります。ここでは、社内で日程調整メールを送る際の注意点を解説します。
宛先に誤りがないか必ず確認する
日程調整メールを送る前に、宛先に誤りがないか必ずチェックしましょう。複数の参加者に一斉送信する場合は、宛先に参加者全員が含まれているか確認が必要です。参加者の氏名と人数もあわせて確認するといいでしょう。
後になって送付漏れが発覚すると、相手のスケジュールが既に埋まっていて日程の調整がつかないことも起こり得ます。重要な会議や打ち合わせであれば、相手に多大な迷惑と損失を与えることになります。
日時や曜日の記載誤りに注意する
メールで候補日程を提示する際に注意したいのが、日時や曜日、場所の誤りです。単純な記載誤りや、日付と曜日が一致しないなどのミスに気をつけましょう。日程に誤りがあると、再調整が必要になるだけでなく、後々トラブルにつながるおそれもあります。
メールで日程に関するやり取りをする際は、カレンダーと付き合わせて確認したり、他の人に再チェックをお願いしたりするなど、ミスを防ぐための工夫を取り入れるといいでしょう。
必要に応じて電話で連絡を行う
返信期限を過ぎて催促のメールを送っても反応がないなど、参加者からの連絡がない場合は、電話で状況を確認しましょう。メールを見ていなかったり、返信を忘れていたりするケースも多いですが、メールアドレスの不備などでメール自体が届いていない可能性もあります。
電話で連絡する際、相手を責めるような言い方は避けるべきです。「返信期限を過ぎているのに連絡がない」という点をいきなり伝えるのではなく、まずは「先週、会議の日程調整メールを送っていますが届いていますでしょうか」など、状況を伺うことから会話を始めると角が立ちません。
社内の日程調整をスムーズに進めるコツ
社内での日程調整をスムーズに進めるためのコツや効率化する方法を紹介します。
メールのテンプレートを作成する
会議やミーティング、打ち合わせ、面談など、社内で日程調整が必要になるシーンは多いです。各シーンを想定して、事前にメールのテンプレートを作成しておくと、日程調整のやり取りが迅速かつ効率的に行えます。
業務内容に応じて、以下のようなテンプレートを準備しておくといいでしょう。
- 1対1の日程調整メール
- 複数参加の日程調整メール
- 日程の再調整を依頼するメール
- 日程確定を伝えるメール
- 提示された日程で承諾するメール
- 返信期限を過ぎた場合の催促メール
テンプレートは日程調整が必要なシーンで繰り返し使うことになります。テンプレートを作成したら、誤字脱字がないか、不自然な文章や間違った敬語がないかなどをしっかり確認しておきましょう。
日程調整にGoogleカレンダーの共有機能を活用する
社内でGoogleカレンダーを共有している場合は、日程調整に活用することができます。Googleカレンダーで他の人の予定を閲覧できるため、日程調整で候補日を提示する際に、参加しやすい日程の選択が可能です。
また、Googleカレンダーの予約スケジュール機能を使えば、オンラインで1対1の日程調整が完結します。Googleカレンダー上に候補となる日程を設定し、その中から都合の良い日時を選んでもらう仕組みで、1対1の面談や打ち合わせ、採用面接などの日程調整に活用できます。
▼Googleカレンダーの予約スケジュール機能については、こちらの記事で詳しく解説しています
「スケジュール調整はGoogleカレンダーの新機能がおすすめ！ 利用手順を詳しく解説」
https://yoyaku-package.com/useful/detail/schedule-adjustment-google/
ツールやシステムを利用する
日程調整を効率的に進めたいのであれば、ツールやシステムを活用するのも一つの手です。メールでの日程調整が不要になるため、担当者の負担を大幅に減らすことができます。
「日程調整ツール」や「予約管理システム」などの名称で提供されており、その利便性の高さから導入が広がっています。
ツールを活用すれば社内での日程調整やメールを自動化できる
日程調整ツールや予約管理システムを導入すれば、日程調整に関わる業務の自動化と効率化が実現します。
例えば、社内会議を開催する場合、「参加者にメールで候補日程を送る→全員の返信内容を集計して日程を確定させる→会議開催日時の連絡をする→リマインドメール送る」という作業が必要になりますが、ツールを利用すれば、このような一連の作業が自動で行えます。つまり、日程調整メールのやり取りが不要になるということです。手作業で行うよりはるかに時間と手間を削減できるため、日程調整作業のみならず、社内全体の業務効率化にもつながります。
社内の日程調整をツール化するメリットを以下にまとめました。
- 日程調整を自動化できる（日程調整メールが不要になる）
- 日程調整のミスを防止できる
- リアルタイムのスケジュールを共有できる
- 業務効率化につながる
日常的に会議や打ち合わせを行う企業など、社内での日程調整が多く発生する場合には、特にツールの活用がおすすめです。
社内の日程調整を効率化する予約管理システムを紹介
予約管理システムといえば、店舗や施設の来店予約のイメージが思い浮かぶ方も多いかと思いますが、社内の日程調整にも用いることができます。今回は、予約管理システムの一例として、株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」を紹介します。
ChoiceRESERVEは、日程調整や受付管理など、予約に関わる様々な業務を自動化できる予約管理システムです。具体的には、面談やミーティング、研修、採用面接、健康診断といった社内での日程調整のほか、顧客との打ち合わせやセミナーの受付管理などにも利用できます。
豊富な機能も特長で、日程調整の自動化だけでなく、Googleカレンダーとの自動連携やWeb会議システムとの連携、社員情報のデータベース化にも対応しています。
見やすい画面とシンプルな操作性で利用しやすい上に、導入から運用まで丁寧にサポートしてもらえるので、導入の仕方や使い方に不安がある方でも安心して利用できるでしょう。
▼公式サイト：ChoiceRESERVE
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社内での日程調整にメールテンプレートやツールの活用を
この記事では、社内における日程調整メールの書き方や効率化の方法、シーン別の例文などを紹介しました。会議や打ち合わせ、面談など、社内で日程調整が必要になる場面は多くあります。あらかじめ日程調整メールのテンプレートを作成しておくと、いつでもスムーズに対応できるでしょう。日程調整を効率化する予約管理システムなどのツールの活用もおすすめです。
▼日程調整に活用できる予約管理システム「ChoiceRESERVE」はこちら
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