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社内における予約システムの活用事例を紹介! 導入方法やメリットも詳しく解説

知る・学ぶ

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2021.11.17
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春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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様々な予約管理やスケジュール調整に役立つ「予約システム」。業務の効率化を図るために、予約システムを社内に導入したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、社内における予約システムの活用事例を詳しくご紹介します。会議室、社内研修、健康診断などシーン別の導入事例や、予約システムの具体的メリット、導入方法も分かりやすくお伝えします。

社内のどんなシーンで予約システムを活用できる?

予約システムというと、飲食店予約や宿泊予約の利用イメージが強いかと思いますが、社内に導入できる予約システムも数多く存在します。社内のどんなシーンで予約システムを活用できるのか、代表的なものを一覧にまとめました。

・会議室
・社用車(共用車)
・社内研修
・個別面談
・産業医の面談
・健康診断
・福利厚生(施設・サービス)

この中でも特にニーズが高いのが、会議室の予約管理です。会議室がいくつもある会社では、予約管理が煩雑化してダブルブッキングなどの人為的なミスが発生しやすくなります。また、社員数の多い会社では、定期的に行われる社内研修や健康診断のスケジュール調整が大きな負担になることもあるようです。

このような問題をスムーズに解決してくれるのが予約システムです。予約システムの導入によって予約管理やスケジュール調整を自動化できるため、様々な管理業務の効率化を実現できます。

社内における予約システムの活用事例

社内における予約システムの活用事例をシーン別にご紹介します。予約システム導入の参考にしてみてくださいね。

会議室の貸し出し

会議室向けの予約システムは、時間ごとに区切られたタイムテーブル型のカレンダーから予約を入れられる仕組みになっています。各予約システムによって機能に違いはありますが、同じ画面で複数の会議室の予約状況を一覧表示できるものや、利用目的に応じて色分け表示できるものなどがあり、一目で一日の空き状況・利用状況を確認できるのが特長です。

インターネットに接続できる環境であれば、パソコン、スマートフォン、タブレットを使ってどこからでも予約が可能。急に会議室が必要になった時でも、リアルタイムの空き状況を確認して、適切な会議室をすぐに押さえられます。

社用車の管理

社用車の管理にも予約システムは役立ちます。予約管理画面で社用車の予約状況・利用状況が一覧表示されるので、希望日に使える車種や時間帯をスムーズに確認できます。社用車の台数や社員数が多い場合でも、効率的な利用が可能です。

また、予約システムの中には、社用車や会議室、備品などの管理業務を一元化できる便利なサービスもあります。共通の管理フローで運用すれば状況を把握しやすく、管理業務の効率化を図ることができるでしょう。

社内研修に関する連絡・管理

予約システムを利用すれば、社内研修に関する諸々の管理を自動化できます。手順は簡単で、総務や人事部などの管理側は予約カレンダー上に社内研修の日時や内容を設定するだけ。その後、社員が希望の日時に予約を入れると、予約受付から予約確定の連絡、リマインドまで全てシステムが自動で行ってくれます。

日程の確認、変更やキャンセルも社員自身で行えるため、スケジュール調整や問い合わせなどの業務負担が大幅に軽減されます。

健康診断や予防接種の予約管理

社内研修と同様の方法で、健康診断や予防接種の予約管理を行うことができます。総務や人事部などの管理側で実施日時を登録した後、社員それぞれが予約カレンダーの空き状況を確認し、希望する日時に予約を入れる仕組みです。

従来のように、社員に希望日時の聞き取りをしたり、日時の調整を依頼したりする必要がないため、管理側の業務負担が大きく軽減されます。システムによっては、予約申込者一覧のデータ取得が可能で、医療機関への受診者情報の提出や、予約を入れていない社員の特定も簡単に行えます。

福利厚生施設の貸し出し

テニスコートやフットサルコート、グラウンドなど、福利厚生施設の貸し出しも予約システムで管理できます。予約は24時間365日どこからでも可能です。通勤途中や自宅など、社外からでも空き状況の確認や予約申し込みが手軽に行えます。

福利厚生施設の利用率が上がれば、社員同士のコミュニケーションの活性化やストレス解消への貢献も期待できます。結果的に社員一人一人のモチベーションが上がり、業務の効率アップにつながることも期待できるでしょう。

社内に予約システムを導入するメリット

予約システムの導入には数多くのメリットがあります。ここでは、社内に予約システムを導入する場合の代表的なメリットをご紹介します。

予約管理やスケジュール調整が簡単に

予約システムを導入すれば、予約管理やスケジュール調整がいつでもどこからでも簡単に行えます。社員はオンライン上で手軽に予約ができ、管理する側もリアルタイムの状況を把握できます。

基本的に予約システムは、社員自身が空いている日時に予約を入れる仕組みです。空き状況・予約状況はオンライン上の管理画面で確認できるので、従来のように管轄の部署に空き状況を問い合わせる手間がかかりません。会議室や社用車を利用するために申請書を作成する、といったプロセスも省略できるでしょう。

人為的なミスやトラブルを防止できる

予約管理の自動化によって、人為的なミスやトラブルをなくすことができます。予約システムでは、すでに予約で埋まった時間帯はグレーアウトされるなどして、予約できない仕組みになっています。必然的に空いている日時から選択して予約を入れるため、ダブルブッキングやオーバーブッキングを防ぐことが可能です。

予約管理に紙の台帳や表計算ソフト、ホワイトボードなどを利用している会社もありますが、人の手で管理している以上ミスを完全に防ぐのはむずかしいものです。予約システムを導入すれば、より確実でスムーズな予約管理が実現できるでしょう。

業務の効率化に役立つ

予約システムの導入には、予約管理の自動化や人為的なミスの抑制など数多くのメリットがありますが、どれも最終的には業務の効率化につながります。例えば、会議室の空き状況の問い合わせ対応や、健康診断のスケジュール調整などが不要になれば、日々の業務負担を大きく減らすことができるでしょう。

予約管理業務のシステム化によって浮いた労働力は、他の業務に充てることができます。残業時間の短縮、さらには人件費の削減につながる可能性もあるでしょう。

社内に予約システムを導入する方法

予約システムは種類が多く、導入方法も様々です。代表的なものとして、クラウド型予約システムを導入する、専門のシステム会社へ開発を依頼する、無料アプリをダウンロードして利用する、などが挙げられます。予約管理機能が付いた便利な社内ビジネスツール(Microsoft 365、Google Workspace、サイボウズ等)もありますが、グループ企業間で利用しているソフトが違う場合は不便な面が出てくることも。利便性を重視するなら、クラウド型予約システムや会社独自の管理システムを選択するといいでしょう。

今人気のクラウド型予約システムに注目!

社内に予約システムを導入するなら、クラウド型予約システムがおすすめです。初期費用+月額料金のシンプルな料金体系で提供されており、コストを抑えて運用できます。会員情報管理、メール配信、他サービスとの連携など機能も多彩で、有料オプションによる機能拡張も可能です。ウェブサイトを検索すると、社内向けの予約システムを扱う様々なサービスがヒットしますが、導入実績やサポート体制、セキュリティ対策などがしっかりしたサービスを選ぶようにしましょう。

また、社内専用の予約システムの場合、関係者以外が予約できないような仕組みも必要です。具体的には、事前に通知しているID(社員番号や会社専用ID等)とパスワードがなければ予約ができない、完全会員制の予約方式などが推奨されます。参考として、会員制予約ができる予約システムの記事を以下にご紹介します。

▼「会員制予約システムのメリットや向いている業種、無料を含むネット予約システム3選を解説」
https://yoyakulab.net/investigation/membership_reservationsystem_3select/

社内に予約システムを導入して業務の効率化を

この記事では、社内における予約システムの活用事例や、予約システムを導入するメリット、導入方法などをご紹介しました。

最後に、予約ラボでは過去に、クラウドシステムの導入を検討されている企業の方へ導入に関する調査を行っております。こちらもあわせて参考にしてみてください。

「人事・総務担当者に聞いた!クラウド導入の課題と成果」
https://yoyakulab.net/business/survey-on-actual-usage-of-cloud-system-enterprise/

予約システムの導入によって、社内の様々な予約管理業務を自動化できます。業務の効率化が進めば仕事がしやすくなり、社員のモチベーションアップや人件費の削減も期待できるでしょう。

春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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