【例文あり】面接の日程調整メールの書き方＆返信方法｜応募者と企業の視点でポイントを解説
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面接の日程調整はメールで行うのが一般的です。企業の採用担当者と応募者でメールのやり取りをして面接日を確定させます。日程調整メールには、基本的なビジネスマナーとスピード感が求められるため、事前に正しい対応の仕方を身に付けておくことが肝心です。
この記事では、求人応募者と企業側それぞれの視点で、面接の日程調整メールの書き方や返信マナーを解説します。テンプレートとして使えるシーン別の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
目次
メールによる面接の日程調整の流れ
まずは、メールによる面接の日程調整がどのように進んでいくのか、一般的な流れを知っておきましょう。求人応募者と企業側、それぞれの視点で紹介します。
【応募者視点】メールで面接日程が確定するまでの流れ
求人応募者の視点では、以下の流れで面接の日程調整が進んでいきます。
- 企業からメールで面接の候補日が送られてくる、または候補日の提示を求められる
- 面接の希望日時を伝える
- 正式な面接日が通知される
- 了承の返信をする
面接日程が確定するまでに、企業側とメールで複数回のやり取りが必要になります。企業からのメールに素早く対応できるよう、定期的なメールチェックを欠かさないようにしましょう。
【企業視点】メールで面接日程が確定するまでの流れ
企業側の視点では、以下の流れで面接の日程調整が進んでいきます。
- 応募者に面接の候補日を送る、または希望日の提示を求める
- 返信内容を確認し、面接の日程を確定する
- 応募者に正式な面接日を通知する
求人応募者とのメールのやり取りを通じて、自社に相応しい人材かどうかチェックしている企業も多いかと思いますが、応募者も同じように企業の社風や雰囲気を見ているものです。企業の信頼性を損なわないよう、ビジネスマナーに則った正しいメール対応が求められます。
【応募者編】面接の日程調整メールの基本マナー
ここからは、求人応募者向けに、面接の日程調整メールを送る際の基本的なマナーを解説します。
日程調整メールが届いたらできる限り早く返信する
面接の日程に関するメールが届いたら、できる限り早い返信を心がけましょう。メールを受信してから24時間以内に、企業の営業時間内に返信するのがマナーです。
もし、自身のスケジュールの都合ですぐに返信できない場合は、まずはその旨を相手に伝えることが大切です。「お待たせすることとなり恐れ入りますが、現職の業務の都合でスケジュールが分かるのが〇日になります」「〇日までに改めてご連絡させていただきます」など、返信が遅れる理由と回答期限を事前に伝えておくと、心証を損ねずに済むでしょう。
個人のメールアドレスを使用する
応募先の企業とメールでやり取りをする際は、個人用のメールアドレスを使用しましょう。在職中の方は、会社のメールアドレスを使用するのはNGです。当然ながら、会社のメールアドレスは業務に用いるものです。それを転職活動に使用すれば、社会人としての常識やマナーが欠けていると判断され、印象が悪くなるおそれがあります。
新卒の方は、学校が発行するメールアドレスを使用するのもおすすめです。どこの学校の学生かがひと目で伝わり、在籍証明にもなります。フォーマルな印象を与えられる点もメリットです。ただし、学校発行のメールアドレスは卒業後に使用できなくなる可能性があるので注意しましょう。
ビジネスシーンに相応しい言葉遣いや対応を心がける
メールでの言葉遣いや対応の仕方は、面接の評価に影響する可能性があります。ビジネスメールの基本的なマナーや正しい敬語の使い方を学び、身につけておくことが必要です。
日程調整メールは面接日を決めるためのものですが、企業の採用担当者はメールのやり取りの中で、応募者の適正や人柄を見ていることも多いです。メールを送る際は、「面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます」「先日はありがとうございました」など、相手の配慮に感謝し、お礼の気持ちが伝わる言葉を添えるようにしましょう。
日程調整の段階ではあれこれ確認しない
メールで面接日程を調整している段階では、あれこれ質問するのは避けましょう。面接の準備をしていると、色々気になることが出てくるかもしれませんが、具体的な準備などについては日程確定後に知らされるケースもあります。
例えば、給与や福利厚生についてなど、日程調整の段階で聞くべきでないことを質問すれば印象が悪くなる可能性もあります。何か疑問が生じた際は、事前に確認すべきことなのか、あるいは面接の場で尋ねるべきことなのか、よく考えた上で問い合わせるようにしましょう。
【応募者編】面接の日程調整メールの書き方と注意点
求人応募者が面接の日程調整メールに返信する際の正しい書き方や注意点を解説します。
宛先は正式名称で書く
宛先は省略せずに、全て正式名称で記載しましょう。「株式会社」を「(株)」と略すなど、略称を用いるのは失礼にあたります。
宛先は、「会社名・部署名・役職名・担当者名」の順に記載します。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。
＜例＞
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇〇〇様
件名は変えずに「Re:」を付けたまま返信する
企業の採用担当者とメールでやり取りをする際は、基本的に件名は変えず「Re:」を付けたまま返信します。そうすることで、どの用件への返信なのかが一目で分かり、企業側も応募者も効率的にメールのやり取りができます。
ただし、何度もメールのやり取りを続けていると、「Re:Re:Re:Re:Re:Re:」というように、「Re:」の数が増えて肝心の件名が見づらくなってしまうことがあります。「Re:」の数が増えすぎたら、「Re:」を1つだけ残して他は削除して構いません。
＜例＞
件名：Re:一時面接の日程について
件名：Re:Re:二次面接のご案内
なお、返信ではなく、自分から企業に質問メールなどを送る場合は、件名に自分の名前も入れるようにしましょう。
＜例＞
件名：＜ご質問＞入社面接時の持ち物について（〇〇〇〇）
件名：Web面接辞退のご連絡／〇〇〇〇
お礼の文言を入れる
面接の日程調整メールに返信する際は、お礼の言葉を入れるようにしましょう。面接の日程調整や面接そのものに、貴重な時間を割いてもらっていることを忘れてはいけません。丁寧な言葉で感謝の気持ちを示すことは、礼儀正しさの自己PRにもつながります。
＜例＞
- この度は、面接の日程についてご連絡いただきありがとうございます。
- お忙しい中、面接の日程調整を行っていただき、誠にありがとうございます。
- 日程調整のご連絡ありがとうございます。
面接希望日は複数提示する
企業側から面接の希望日を尋ねられた場合は、複数の候補を提示しましょう。1つの日程に限定すると調整が難航する可能性があるため、最低3つ以上の候補を提示することをおすすめします。面接が可能な日時や時間帯をできる限り多く伝えれば、スムーズに日程調整が進みます。
＜例＞
- 〇月〇日（〇）10時～16時
- 〇月〇日（〇）14時以降
- 〇月〇日（〇）終日
提示された日程で対応できない場合は、謝罪した上で調整をお願いする
企業側から提示された面接日程で調整できない場合は、謝罪した上で、別日程での調整を打診します。こちらから日程を提示する際は、複数の候補を用意しましょう。企業側から提示された日程とできる限り近い日時が理想です。前後数日中、あるいは前後1週間の中から、都合のつく日程を複数提示するといいでしょう。
＜例＞
誠に申し訳ございません。ご提示いただいた日程に出張の予定が入っている関係で、貴社にお伺いすることが難しい状況となっております。
こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程で面接日を再度ご調整いただけないでしょうか。
・〇月〇日（〇）11時～17時
・〇月〇日（〇）13時以降
・〇月〇日（〇）終日
送られてきた本文はそのまま残す
メールを返信する際は、企業側から送られてきた本文は削除せずに、そのまま残しておきましょう。やり取りの内容を全て残しておけば、これまでの一連の流れを把握しやすくなります。メールソフトによって違いはありますが、大体のケースでは、メール画面で「返信」を押すと自動的に本文が引き継がれた状態になります。
本文をそのまま残すとメールが長くなりがちですが、後で内容を見返す必要が出てきた場合に、効率的に欲しい情報にたどり着けます。
メールの最後に署名を入れる
メールの文末には、必ず署名を入れましょう。転職者の場合は、「氏名（フルネーム）・電話番号・メールアドレス・住所」の記載が一般的です。
新卒者の場合は、「氏名（フルネーム）・学校名・学部・学科・学年・電話番号・メールアドレス」を記載します。
氏名の読み方が分かるよう、氏名の後にカッコ書きでふりがなを記載すると親切です。
＜例＞
——————————————
氏名：〇〇〇〇（ふりがな）
TEL：080-xxxx-xxxx
Email：xxxxxx@xxxx.com
住所：東京都〇〇区〇〇町〇-〇
——————————————
——————————————
氏名：〇〇〇〇（ふりがな）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp
——————————————
【応募者向け例文】面接の日程調整メールの作成例
求人応募者に向けて、面接の日程調整メールの例文を紹介します。
例文1. 候補日を提示された場合の返信メール
件名：
Re:面接日程のご案内【株式会社〇〇】
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、下記の日程を希望いたします。
第一希望 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
第二希望 〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
例文2. 自分から面接希望日を提示するメール
件名：
Re:面接の日程について【株式会社〇〇】
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
この度は、面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の希望日程は下記の通りです。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時まで
・〇月〇日（〇）〇時以降いつでも
・〇月〇日（〇）終日可能
上記でのご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
例文3. 指定された候補日で調整できない場合のメール
件名：
Re:面接日程のご案内【株式会社〇〇】
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、あいにくご提示いただいた日程は予定が入っており、貴社に伺うことが難しい状況です。
こちらの都合で恐縮ですが、下記日程の中から再度ご調整していただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時まで
・〇月〇日（〇）〇時以降いつでも
・〇月〇日（〇）終日可能
お忙しいところお手数をおかけしますが、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
例文4. 予定の見通しが立たず、すぐに回答できない場合のメール
件名：
Re:面接日程のご案内【株式会社〇〇】
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、現職の業務の都合により、現時点では貴社に伺う日程を提示できない状況です。
回答を〇月〇日（〇）までお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらの都合で大変恐縮ですが、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
例文5. 日程確定後に再調整をお願いするメール
件名：
面接の日程変更のお願い（〇〇〇〇（氏名））
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時に面接のお約束をしております、〇〇〇〇と申します。
この度は、面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
こちらの都合で大変恐縮ですが、現職で急な出張が入り、上記日程に伺うことが難しくなりました。
貴重なお時間を割いてご調整いただきましたのに、誠に申し訳ござません。
勝手なお願いとは存じますが、もし可能であれば以下の日程で再度、調整をご検討いただけないでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時まで
・〇月〇日（〇）〇時以降いつでも
・〇月〇日（〇）終日可能
ご多忙中お手数をおかけしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
例文6. 日程確定後のお礼メール
件名：
Re:面接日程確定のご連絡【株式会社〇〇】
本文：
株式会社〇〇
人事部 人事部長
〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
この度は、面接日程をご調整いただき、ありがとうございました。
下記の日時に貴社へ伺います。
日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
場所：株式会社〇〇 本社ビル7F 会議室B
お忙しい中お時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
【企業編】面接の日程調整メールを送るときのポイント
ここからは、企業の人事担当者や採用担当者に向けての内容です。求人応募者に面接の日程調整メールを送る際のポイントを解説します。
面接の候補日は3つ程度がベター
面接日を設定する際は、企業側から候補を提示する方が良いとされています。候補日を3つ程度、所要時間とあわせて提示しましょう。
具体的には、以下のような記載方法になります。
- 〇月〇日（〇）13時30分～14時30分
- 〇月〇日（〇）14時00分～15時00分
- 〇月〇日（〇）14時30分～15時30分
※面接の所要時間は40分程度を予定しています
企業側から複数の候補を挙げておけば、応募者はその中から都合のいい日程を選ぶだけなので、応募者自らが日程を提示するよりも返信しやすくなります。メールのやり取りも最小限に抑えられ、効率的に日程調整が行えます。
シンプルで分かりやすい件名にする
一目で面接の日程関連のメールだと伝わるように、件名はシンプルで分かりやすいものにする必要があります。件名の前半部分は、メールを一覧表示した時に一番に目に入りやすいので特に重要です。
例えば、「面接日程のご相談／〇〇株式会社」「【書類選考結果と面接のご案内】株式会社〇〇」など、メールの内容がすぐに把握できる件名をつけましょう。
箇条書きや改行で見やすくする
箇条書きや改行を使うと、見やすく分かりやすいメールになります。受け取った側の読みやすさに配慮することはビジネスメールの基本です。
面接の候補日を提示する場合や、面接場所、持ち物などの連絡事項を記載する場合は、箇条書きにするときれいにまとまります。
また、スマートフォンからメールを確認する人も多いので、文章を適度に改行して余白を入れることも大切です。長いメールでも余白があれば随分読みやすくなります。
返信期限を設定する
面接の日程調整メールを送る際は、返信期限を設定しましょう。通常、数日中に応募者から返信がありますが、中には返信が遅くなるケースや、そのまま返信がないこともあります。返信期限を設定することは、返信忘れの防止だけでなく、応募者の面接に対する意欲を確認する意味でも有用です。
また、返信期限までに応募者から連絡がなければ、企業側は催促のメールや断りのメールを送るなど、次の対応が取りやすくなります。
送信前に宛先や内容に誤りがないか確認する
基本的なことですが、メールを送信する前に宛先や内容に誤りがないか必ずチェックしましょう。
宛先のメールアドレスと宛名が一致しているか、内容が正確であるか、本文中に誤字脱字がないかなど、しっかり確認しておきましょう。
面接の候補日を提示する場合は、日時の記載誤りや、日付と曜日の不一致などに注意が必要です。
【企業向け例文】面接の日程調整メールの作成例
企業の採用担当者に向けて、面接の日程調整メールの例文を紹介します。
例文1. 面接日程を指定する場合のメール
件名：
面接日時のご連絡【株式会社〇〇】
本文：
〇〇〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 人事部採用担当の〇〇です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
応募書類を拝見し、〇〇様にはぜひ面接にお越しいただきたく、ご連絡いたしました。
早速ではございますが、下記日程にて面接を予定しております。
ご都合はいかがでしょうか。
—————————————————————-
日時：〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
会場：株式会社〇〇 本社ビル〇階 会議室A
住所：東京都〇〇区～
URL：http:～
持ち物：筆記用具
—————————————————————-
なお、ご都合がつかない場合は、ご来社可能な日時および時間帯をあらためてご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文2. 面接の候補日を提示する場合のメール
件名：
書類選考結果と面接日程のご案内【株式会社〇〇】
本文：
〇〇〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 人事部採用担当の〇〇と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。
書類選考の結果、〇〇様にはぜひ一次面接に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、以下をご確認の上、希望する日程をお知らせいただけますでしょうか。
—————————————————————-
【面接候補日時】
1. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
2. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
3. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
※所要時間は〇分を予定しております。
【面接場所】
会場：株式会社〇〇 本社ビル〇階 会議室A
住所：東京都〇〇区～
URL：http:～
【持ち物】
筆記用具
—————————————————————-
ご都合がつかない場合は、上記の日程以外でも調整できますので、ご希望の日程をご連絡ください。
恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例文3. 面接日程の確定を伝えるメール
件名：
面接日程確定のご連絡【株式会社〇〇】
本文：
お世話になっております。
株式会社〇〇 人事部採用担当の〇〇です。
面接日程をご返信いただき、ありがとうございました。
それでは、以下の日程で確定とさせていただきます。
—————————————————————-
【面接日】
〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
※所要時間は〇分を予定しております
【面接場所】
会場：株式会社〇〇 本社ビル〇階 会議室A
住所：東京都〇〇区～
URL：http:～
【受付】
ビル1F受付より、内線〇〇番、〇〇宛てにご連絡ください
【持参していただくもの】
履歴書、職務経歴書、筆記用具
—————————————————————-
【当日の緊急連絡先】
当日トラブルが発生した場合は、人事部採用担当〇〇（xxx-xxxx-xxxx）までご連絡ください。
—————————————————————-
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
それでは当日、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
例文4. 面接日程の再調整を依頼するメール
件名：
【面接日程変更のお願い】株式会社〇〇
本文：
〇〇〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 人事部採用担当の〇〇です。
予定していた〇月〇日（〇）の面接について、お詫びとご相談です。
社内事情により、面接官の予定が合わなくなってしまいましたため、大変恐縮ですが、面接日程の再調整をお願いできませんでしょうか。
—————————————————————-
【面接候補日時】
1. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
2. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
3. 〇月〇日（〇） 〇時〇分～〇時〇分
※所要時間は〇分を予定しております
—————————————————————-
上記日程でご都合がつかない場合は、再度調整させていただきます。
希望日等ございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
ツールを活用すれば面接の日程調整がよりスムーズに
面接の日程調整を効率的に進めたい企業には、ツールの活用がおすすめです。「日程調整ツール」や「予約管理システム」などの名称で提供されています。
ツールを導入すると、面接の日程調整をシステムで自動化できます。例えば、面接の候補日程をシステムのカレンダー上に設定しておけば、求人応募者はその中から都合の良い日程を選んで面接を申し込むだけで、面接日程が確定します。日程確定を伝えるメールやリマインドメールも自動で送信されます。
応募者との日程のすり合わせや、イレギュラーな個別調整など、面接の日程調整はやるべきことが多くあります。ツールを導入すれば、メールのやり取りを含むこれらの調整作業が不要になるため、担当者の負担を大幅に減らせます。他の業務に割ける時間が増え、仕事の質の向上や業務全般の効率化につながります。
面接の日程調整を効率化する予約管理システム「ChoiceRESERVE」
面接の日程調整に役立つツールの一つとして、予約管理システム「ChoiceRESERVE」を紹介します。ChoiceRESERVEは、面接だけでなく、説明会や研修など、様々なシーンの日程調整に使えるツールです。面接の受付から確定、リマインドメールの送信まで全て自動化でき、応募者の情報をデータベース化して一元管理することも可能です。
ChoiceRESERVEの特長として、大手から中小企業まで豊富な導入実績があり、サービス内容やサポート体制が充実している点が挙げられます。導入から運用まで丁寧にサポートしてもらえるので、「ツールの導入に不安がある」という企業はもちろん、「様々な機能を活用して業務効率化を促進したい」という企業にもおすすめです。
▼「ChoiceRESERVE」公式サイト
https://yoyaku-package.com/
面接の日程調整メールの作成方法や送信マナーをマスターしよう
この記事では、求人応募者と企業の採用担当者に向けて、面接の日程調整メールの書き方や、実際のやり取りで使える例文などを紹介しました。面接の日程調整メールは定型化されているため、各シーンを想定して事前にテンプレートを作成しておくと便利です。テンプレートを利用すれば、いつメールが届いてもスムーズに対応することができます。
面接の日程調整を効率的に進めたい企業は、日程調整ツールや予約管理システムなど、ITツールの導入も視野に入れるといいでしょう。
▼日程調整に活用できる予約管理システム「ChoiceRESERVE」はこちら
https://yoyaku-package.com/