【例文付き】日程調整メールの返信方法とは？ 書き方やマナー、シーン別の作成例｜便利なツールも紹介

ビジネスシーンでは、会議や打ち合わせ、商談など、日程調整が必要になる場面が数多くあります。日程調整メールを受け取ったら、マナーに則りできる限り早い返信を心がけることが大切です。

この記事では、日程調整メールの返信方法について詳しく解説します。返信時のマナーや正しい書き方、シーン別の例文、便利なツールも紹介します。「日程調整メールにどう返信すればいいのか分からない」「正しい返信マナーを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

日程調整メールに返信する際のポイント

日程調整メールに返信する際の基本的なマナーや注意点を紹介します。

できるだけ早い返信を心がける

日程調整メールを受け取ったら、できる限り早く返信するのがマナーです。一つの目安として、24時間以内の返信を心がけるといいでしょう。迅速に返信することで、アポイントに対する前向きで意欲的な姿勢も伝わります。相手からのメールにすぐ反応できるよう、定期的なメールチェックを欠かさないことも重要です。

なお、日程調整メールが届いたものの、自身の都合ですぐに返答できない場合は、まずはその旨を伝えるようにしましょう。事情があって返答に時間がかかること、いつまでに返信できるかを相手に伝えることが大切です。

基本的に件名は変更しない

日程調整メールの返信では、基本的に件名は変更しません。返信の際に自動で入る「Re:」も、消さずにそのまま残します。元々の件名に「Re:」を付けて返信することで、そのメールが返信メールであることや、どの件に対する返信なのかを即座に伝えられます。

ただし、何度もメールでやり取りをしていると「Re:」の数が増えて、肝心の件名が見づらくなってしまうことがあります。その場合は、「Re:」を1つだけ残して他は削除するなど、相手が読みやすくなる工夫をするといいでしょう。

希望日を尋ねられた場合は候補を3つ以上挙げる

メールで日程調整をする際、相手から都合のいい日時を尋ねられることがあります。その場合は、候補を3つ以上挙げるようにしましょう。候補の日時を幅広く設定しておけば、その分調整しやすくなるため、少ないやり取りでスケジュールが確定します。反対に、候補が1つだけなど少なすぎる場合では、双方の都合が合わず調整が難航する可能性があります。

用件にもよりますが、ビジネスシーンでは候補を3つ、あるいは3〜5つ挙げるケースが多いです。3〜5つ程度であれば、予定の確認に手間がかからず、かつ都合がつきやすいため、日程調整がスムーズに進められるでしょう。

都合が悪い場合は希望日を伝える

相手から提示された日程で対応できない場合は、都合がつかないことと、具体的な代替案を伝えましょう。日程調整をスムーズに行うために、具体的な候補日時を3つ以上挙げることをおすすめします。

日程調整メールに対して、「都合がつかない」とだけ返信してしまうと、アポイントに乗り気でないと捉えられるおそれがあります。返信の際は、こちらから候補日時を複数提示するなど、次につなげる姿勢を見せることが大事です。

署名を必ず入れる

基本的なことですが、メールの文末には必ず署名を入れましょう。署名があることで、メールの差出人や連絡先をすぐに把握できます。 また、署名にはメッセージの終わりを伝える役割もあります。

日程調整の返信メールの基本構成

一般的なビジネスメールと同じように、日程調整の返信メールにも基本の型があります。具体的には、以下の項目で構成されています。

• 件名
• 宛名
• 挨拶、名乗り
• 用件
• 詳細
• 結び
• 署名

各項目のポイントを順番に解説していきます。

件名

先述したように、日程調整メールの返信では、基本的に件名は変更しません。「Re:」は返信であることが一目で判別できるよう自動付与されている文字列であるため、消さずにそのまま残します。

例を挙げると、「Re:〇〇のお打ち合わせ日時のご相談」のような件名となります。

宛名

宛名は、「会社名＋部署名＋役職名＋氏名」とするのが一般的です。氏名の後には「様」などの敬称をつけます。

宛名はどの部分も省略してはいけません。会社名や部署名を省略したり、株式会社を「(株)」と記載したりするのは失礼にあたります。

なお、社内の人への返信であれば、宛名は「部署名＋役職名＋氏名」となります。敬称は「さん」または「〇〇部長」などを用います。

挨拶、名乗り

本文では、まず挨拶文を入れた上で、自分の名前を名乗ります。

挨拶文は、社外の人に対しては「お世話になっております」、社内の人に対しては「お疲れ様です」が一般的です。

続いて名乗りですが、社外の人には「会社名＋部署名＋氏名」、社内の人には「部署名＋氏名」が基本です。

用件

日程調整に関連する返信であることを端的に伝えます。相手が日程調整に応じてくれたことに対して、お礼の言葉を述べることも大切です。

「日程調整ありがとうございます」「こちらの都合に合わせていただき、大変助かりました」など、感謝の言葉を一言添えるだけで、印象アップやより良い関係性を築くことにつながります。

詳細

日程調整の打診に対する回答を記載します。相手が候補日を提示している場合は、その中から都合のいい日程を伝えます。

反対に、相手から希望日を尋ねられている場合は、候補を3つ以上挙げるのがベターです。複数の候補を挙げる場合は、箇条書きで示すと見やすくなります。

この部分に書くのは、相手からの問いに対する回答であり、相手にとっては一番知りたい情報です。簡潔で分かりやすい記載を心がけましょう。

結び

文末は挨拶で締めるのがビジネスメールのマナーです。基本的に以下のような文言が多く用いられます。

• どうぞよろしくお願いいたします。
• 何卒よろしくお願い申し上げます。
• 引き続きよろしくお願いいたします。

こちらから候補日時を送る場合は、「ご検討のほどよろしくお願いたします」などの文言も適しています。状況に応じて適切なフレーズを選択しましょう。

署名

メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名は、自分の氏名や所属、連絡先などを伝える大切な部分です。

• 会社名
• 部署名
• 氏名
• 電話番号
• FAX番号（必要であれば）
• メールアドレス
• 住所

住所のあとに、自社WebサイトのURLやSNSの公式アカウントを記載するのもいいでしょう。ビジネスメールにおいて署名は欠かせないものなので、テンプレート化しておくと便利です。

【例文｜参加者側】日程調整の返信メール

ここからは、ビジネスシーンで使える日程調整メールの返信例を紹介します。まずは、 日程調整を打診される側の返信例から見ていきましょう。

例文1. 提示された日時で承諾する場合

相手から提示された日時で承諾する場合の返信例を紹介します。

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日時のご相談

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日時で問題ございません。

〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

当日は、私と営業部の〇〇の2名で伺います。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文2. 提示された候補の中から希望日時を連絡する場合

相手が候補日を複数提示し、その中から希望日を選択する場合の返信例を紹介します。

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日程調整のご相談

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

お打ち合わせ日程のご提案ありがとうございます。
それでは、下記日程でお願いいたします。

〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

弊社からは〇〇1名が参加させていただきます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文3. こちらから候補日を提案する場合

相手から候補日の提示を求められた場合の返信例を紹介します。

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日程調整のご相談

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせに関するご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記日程のご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）終日
・〇月〇日（〇）終日
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

上記日程以外でも調整できますので、もしご都合が合わない場合はご遠慮なくお申し付けください。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文4. 提示された候補日で調整できない場合

相手から候補日の提示があったものの、どの日程も都合がつかず、対応できない場合の返信例を紹介します。

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日程調整のご相談

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせにつきまして、日程のご提示をありがとうございました。
申し訳ございませんが、当方のスケジュールの都合でご提示いただいた日程での調整が難しい状況です。

大変恐縮ですが、下記日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

なお、〇月〇日（〇）以降でしたら、火曜日と木曜日は終日空いております。

お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文5. 調整済みの日程を変更したい場合

既に決定している日程の変更をお願いしたい場合の例文を紹介します。

件名：【日程変更のご相談】「〇〇」お打ち合わせ

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

「〇〇」のお打ち合わせについて、ご相談がございます。
〇月〇日（〇）〇時よりお約束をしておりましたが、急な社内事情により、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
弊社の都合で誠に申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、以下日程の中で再調整していただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

いずれも難しいようでしたら、〇〇様のご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。

ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
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例文6. 調整済みの日程をキャンセルしたい場合

急な社内事情により、打ち合わせに出席できなくなった場合の例文を紹介します。

件名：【欠席のお詫び】「〇〇」お打ち合わせ

本文：

株式会社〇〇
商品開発部　課長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　企画部の〇〇です。

〇月〇日（〇）の「〇〇」お打ち合わせにつきまして、
急遽対応しなければならない案件が発生したため、出席できなくなりました。
日程をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

ご迷惑をおかけし大変恐縮ではありますが、後日お手すきの際で構いませんので、お打ち合わせの資料をお送りいただけますと幸いです。
内容の詳細を確認し、不備の無いよう対応させていただきます。

ご多忙の折、お手数をおかけして申し訳ございません。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇株式会社
企画部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
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【例文｜主催者側】日程調整の返信メール

続いて、日程調整を打診する側の返信例を紹介します。

例文1. 日程の確定を連絡する場合

打ち合わせの日程確定を連絡する場合の例文を紹介します。

件名：Re:Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇
企画部　部長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせにつきまして、お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。

それでは、下記の日程でお願いいたします。

日時：〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
場所：弊社〇〇ビル3階　会議室B

お打ち合わせに際して、不明な点や質問事項がありましたら、お気軽にご連絡ください。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社
商品開発部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
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例文2. 日程の再調整をお願いする場合

候補日程を提示してもらったものの、こちらの都合がつかず、再調整をお願いする場合の返信例を紹介します。

件名：Re:Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇
企画部　部長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

「〇〇」お打ち合わせ日程につきまして、ご連絡いただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は既に予定が入っており、調整が難しい状況です。
せっかくご提示いただきましたのに申し訳ございません。

誠に勝手ながら、以下の日程にて再調整していただくことは可能でしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

なお、〇月〇日（〇）以降でしたら、月曜日以外は比較的空いております。

度々お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社
商品開発部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

例文3. 日程調整のお礼を伝える場合

日程の再調整をお願いしたり、こちらの都合に合わせてもらったりした場合の返信例を紹介します。

件名：Re:「〇〇」お打ち合わせ日程のご相談

本文：

株式会社〇〇
企画部　部長
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　商品開発部の〇〇です。

この度はお忙しい中、日程を調整していただき誠にありがとうございます。

それでは、「〇〇」お打ち合わせにつきましては、

日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：弊社〇〇ビル8階　会議室A

とさせていただければと存じます。

当日は、より良いご提案ができるよう尽力いたします。
また、この度貴重なお時間をいただけることに、重ねてお礼申し上げます。

引き続き何卒よろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社
商品開発部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区～
TEL：
Email：
URL：
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日程調整メールを返信する前に再度内容の確認を

日程調整メールを返信する前に、必ず内容を再確認するようにしましょう。メールは一度送信してしまったら、基本的に取り消しや修正ができません。

送信前のチェックポイントを以下にまとめました。

• 宛先は正しいか
• 社名や個人名に誤りがないか
• 本文に誤字脱字がないか
• 日時や曜日、場所が間違っていないか

特に、社名や相手の名前を間違うことは、大変失礼にあたります。人によっては心証を害する可能性もあるため、送信前にしっかりチェックを行いましょう。

また、日時や曜日、場所の誤りも混乱を招きます。よくあるミスの一つが、日付と曜日の不一致です。日程調整に限らず、メールでスケジュールに関するやり取りをする際は、日付と曜日が合っているかカレンダーでチェックする習慣をつけるといいでしょう。

日程調整メールの返信作業はツールで効率化できる

メールでの日程調整は、お互いのスケジュールを提示してやり取りを重ねる必要があるため、手間と時間がかかります。毎回、相手に失礼のないよう文章を考えたり、メールチェックに気を配ったりするのも大変です。メールを送る側、返信する側の双方にとって、日程調整の作業は負担となります。

近年では、日程調整を効率化するツールが多く提供されるようになり、導入する企業が増えてきています。ツールの利用には、日程調整の自動化や情報共有の簡易化、人為的ミスの防止といった多くのメリットがあります。

ツールを導入すれば、「候補日を提示して、都合が合わなければ再提示して、また相手からの連絡を待って…」という長いメールのやり取りが不要になり、効率的に日程調整が行えます。

日程調整に予約管理システムもおすすめ

日程調整に役立つツールの一つとして、株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」を紹介します。

ChoiceRESERVEは、面談やミーティング、研修、セミナー、商談、顧客の予約受付など、社内外を問わず幅広いシーンの日程調整に使える予約管理システムです。日程調整をシステムで自動化できるのはもちろん、リマインドメールの自動配信、GoogleカレンダーやWeb会議システムとの連携など、ビジネスに役立つ便利な機能が充実しています。

直感的に操作できる分かりやすい画面と、充実したサポート体制も特長で、「ITに苦手意識がある」「きちんと運用できるか不安」という企業でも安心して導入できるでしょう。

▼公式サイト：ChoiceRESERVE https://yoyaku-package.com/

スマートに日程調整メールを返信しよう

この記事では、日程調整メールの返信方法について詳しく解説しました。ビジネスシーンで日程調整が必要になるシーンは多くあります。毎回メールを一から作成するのは大変なので、パターン別に返信メールをテンプレート化しておくと便利です。テンプレートを利用すれば、日程調整のメール対応に悩むことなく、スムーズに返信できるようになるでしょう。

会議や打ち合わせが多い企業には、予約管理システムなど日程調整を効率化するツールの活用もおすすめです。

▼日程調整に活用できる予約管理システム「ChoiceRESERVE」はこちら
https://yoyaku-package.com/