【保存版】打ち合わせの際の日程調整メールの書き方とは？

ビジネスでは、他社や取引先のビジネスパーソンやと打ち合わせを行うことがあります。また、社内でもプロジェクトや商品発売、社内行事などを進めるために、他部署の人と打ち合わせを行うことは日常的な光景です。

打ち合わせは2人以上のビジネスパーソンが日時を決めて顔を合わせるため、日程を調整する必要があります。そのため、日程調整をするために先方にメールを送ることがあります。

今回は、打ち合わせの日程調整メールの書き方について、注意点や正しい書き方、状況に応じた例文などを紹介します。特に若手ビジネスパーソンで打ち合わせの日程調整メールを書いた経験がない、もしくは経験が浅い方がポイントを押さえたメールを書く際の参考にしていただけます。

 打ち合わせの日程調整メールを書く時の注意点

それではまず、打ち合わせの日程調整のメール文章を作成する際の注意点を紹介します。ビジネスメールは、どんな内容の文章であっても注意すべき点がいくつか存在します。

ここでは、打ち合わせの日程調整のメールを書く際に気をつけるべき点を紹介します。

見てすぐにわかる件名にする

打ち合わせの日程調整メールに限らず、ビジネスメールは件名を工夫する必要があります。なぜなら、ビジネスでは「相手は忙しいかもしれない」と考えることが非常に重要だからです。

あなたがメールを送る相手は、1日に複数のメールが送られてきたり、じっくりメールを見る時間がなかなか取れなかったりする可能性があります。そのため、メールボックスから該当するメールを瞬時に見つけてもらえるように、具体的な内容にする必要があります。

メールでも迅速な対応を心がける

メールを送った相手から返信があったら、放置せずなるべく早く対応しましょう。ビジネスでは時間が何よりも重要なリソースです。そのため、相手の時間をむやみに奪うことは避けたいもの。

返信を受信したら、当日もしくは翌営業日には返信をしましょう。もし返信が難しい場合は、一時返信として以下の内容を盛り込んだ返信を行い、改めて用件に対して返信するとよいでしょう。

• 相手の候補日時を了解したこと
• 調整して折り返し返信を行うこと
• 調整に時間がかかる可能性があるため、少々待ってほしいこと

複数の日程候補を提示する

自分が打ち合わせを行いたい日時に相手も打ち合わせができるとは限りません。そのため、日程調整を行う際には複数の日程候補を提示する必要があります。

複数の日程といっても、具体的にどれくらいの候補を提示すればよいでしょうか。一般的には、3〜5日程度の予定を提示できるとよいでしょう。もちろん、この数字にとらわれることなく、状況に応じて柔軟に候補日時を増減させる姿勢も重要です。

ビジネス相手が重役の場合

打ち合わせの相手が重役の場合、特に気をつけるべきことがあります。重役の方は忙しいことが予想されるので、日程調整一つとってもかける時間を最小限にしたいもの。そのため、以下の点に気をつけてメールを作成しましょう。

• 見てすぐに分かる内容を心がける
• 1回のメールにできる限り必要な情報を盛り込む
• 文章で書くだけでなく、見出しや箇条書きなども用いる
• 日程に関しては、ただ提示するだけでなくできる限り相手の都合に合わせる姿勢を示す

打ち合わせの日程調整メールの正しい書き方とポイント

それでは、実際に打ち合わせの日程調整メールを書く際には、どんなことに気をつけるべきでしょうか。以下では、項目ごとに正しい書き方や書く際のポイントを紹介します。

①件名

先ほども述べたように、日程調整メールに限らずビジネスメールでは見てすぐに分かる件名にすることが重要です。

打ち合わせの内容や議題となる商品やサービスが判明していれば、その内容を盛り込みすぐに発見、もしくは検索できるようにしましょう。

件名の例

×：打ち合わせの件

○：新製品「○○」メディア発表会 打ち合わせ 日程調整のお願い（○月第3〜4週希望）

 ②宛名

宛名はメールの冒頭に記載します。「このメールはこの人に向けて送ったものです」と明示するために必要なものです。

宛名は、社内の人と社外の人では多少記載方法が異なります。

【社内の場合】

• 社内でのメールでは、宛名は「○○課（部）＋役職＋氏名＋様（さん）」が一般的
  例
  総務課　課長　鈴木様
• メールの宛先が部署全体や課全体、もしくは一つの部署で複数人にわたる場合は「各位」
  例
  総務課各位

【社外の場合】

• 一般的な書き方は「会社名＋部署名＋役職名（肩書）＋氏名＋敬称」
  例
  株式会社○○　営業部　課長　田中様
• 複数の宛名がある場合は、名前を並べればよい（ただし、役職が高い順に記載）
  例
  株式会社○○　営業部
  田中様　伊藤様　中村様
  ※名前は縦に並べても問題ありません。
• 宛先がToとCcで分かれている場合は、その旨を記載した上で分けるとよい
  例
  株式会社○○　営業部
  田中様（cc:伊藤様　中村様）
  ※名前は縦に並べても問題ありません。
• 宛先が同一部署の多岐にわたる場合、また誰に送ればよいかわからない場合は「御中」を使う
  例
  株式会社○○　営業部　営業部御中

③あいさつ

ビジネスメールの場合は、ビジネスレターとは違い、「拝啓　○○の頃……」や「前略〜敬具」は必要ありません。基本的には以下の通りに使い分けられればよいでしょう。

• 社内の人に対しては「お疲れさまです」
• 社外の人に対しては「お世話になっております」
• 初めてメールを送る人に対しては、社内・社外を問わず以下のような文章とする
  「初めてのメールにつき失礼します」
  「突然のご連絡失礼します」

④要旨

なぜこのメールを送っているのかを示す文章が要旨です。この場合は、以下の2点を盛り込めればよいでしょう。

• 用件（例：商品、サービスなど）について打ち合わせをしたいこと
  詳細が判明している場合は、できる限り詳細に記載すること。
  【例】
  ×：○○の件について……
  ○：新製品「○○」のメディア発表会で使用する素材作成について、内容の打ち合わせとスケジュール確認をさせていただきたく……
• 打ち合わせのために日程調整をしたいこと

⑤詳細

詳細の欄には、打ち合わせの日程候補や、相手から提示された日程に対する返事などを記載します。また、他の候補を提案したり、一度決まった日程を再度変更したりといったことも考えられます。詳しくはテンプレート・例文集を参考にしてください。

⑥結び

あいさつと同じように、ビジネスメールでは手紙のような時候のあいさつや形式ばったあいさつは不要です。一般的には以下の文言の中から、状況に応じた文章を選んで入れられれば問題ありません。

• どうぞよろしくお願いします。
• 引き続きよろしくお願いいたします。
• （候補日時を送るメールの場合）ご検討（orご返信）よろしくお願いいたします。

⑦署名

署名には、自分の情報を過不足なく載せるとよいでしょう。理想は「名刺がなくてもメールの署名を見れば、メール・電話・郵便など複数の手段でコンタクトが取れる」内容です。

• 名前
• 社名
• 部署名
• 電話番号（直通の番号や内線番号があればあわせて記載）
• FAX番号（使用することがあれば）
• メールアドレス
• その他、記載すると相手にとって有益なもの（企業のコーポレートサイトや製品サイトのURL、公式SNSのアカウントなど）

シーン別｜打ち合わせの日程調整メールのテンプレート・例文集

打ち合わせの日程調整といっても、さまざまなシーンがあります。ここでは、シーン別の日程調整メールのテンプレート・例文を紹介します。

打ち合わせの日程調整メール｜社内編

打ち合わせの日程調整メール｜先方編

就職・転職活動における面接などのビジネス系日程調整メール

先方に候補日・ご都合をお伺いするときの調整メール

候補日が1日しかない場合のメール

日程調整の御礼をする場合

打ち合わせの日程調整メールへの返信例

日程調整メールに対する返信（承諾の場合/都合が悪い場合）

承諾の場合

都合が悪い場合

候補日をこちらから提示する場合

先方が提示した候補日を自分が選択する場合

調整済みの日程・時間を変更したい際のメール

打ち合わせの日程調節のメールでのビジネスマナー

どんなコミュニケーションにおいても、ビジネスにはマナーがつきものです。

それでは、打ち合わせの日程調整ではどんなマナーに気をつけるべきでしょうか。

失礼のないように「クッション言葉」を使う

日程調整の場面では、こちらから空いてる日程を提示したり、相手から提示された日程を断ったり、調整済みの日時を変更したりといったケースがあります。

いきなり日程を提示することはやや唐突な印象を与えかねません。また、断ったり決まった日程を変更したりすることは相手に迷惑をかける可能性があることに配慮しなくてはなりません。

そのため、こちらから日程を提示する、断る、変更するなどの際には、「クッション言葉」を用いてメールの文章を作成しましょう。クッション言葉の例は以下の通りです。

• 大変申し訳ありません
• お忙しいところ恐縮です
• お手数をおかけします

これらの言葉がなくても、用件は伝えられます。しかし、これらの言葉によって「あなたのことを配慮していますよ」「忙しいあなたにこんなことをお願いしてすみません」というメッセージを相手に伝えることができるのです。

ビジネスにおいては、クッション言葉を適切に使うことでスムーズにやりとりを進められるケースが数多くあります。ぜひ、使いこなせるようにしておきましょう。

メールでの打ち合わせの日程調整に使えるツール

ビジネスで日程調整メールをやり取りする際、これまではメールに候補日時を直接記載することが多いでしょう。しかし、この方法では記載ミスをしてしまった際や日程変更の際に余計なやりとりが発生してしまうという欠点がありました。

この欠点をカバーするのが、日程調整ツールです。日程調整ツールは指定されたURLをクリックして候補日時を入力したり、既に設定されている候補日時に対して可否を入力するものが一般的です。

この方法だと、日程を変更する場合もツールの方に入力すればいいので、やり取りの手間が省けます。

ChoiceRESERVE

株式会社リザーブリンクの提供する「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は、業界・業種を問わず「予約」に関する課題を抱える企業のための予約管理システムです。業界や業種、会社の課題や予約をしたい人に合わせて、最適なカスタマイズができる点が魅力です。

打ち合わせの日程調整は、決まった日程から選択する場合と空いている日時から選択する場合の2つのパターンがあります。ChoiceRESERVEはこのどちらにも対応可能です。

日程調整をする場合、以下2つの見た目があります。
決まった日程から選択するタイプ（例：企業説明会、打ち合わせの日程調整など）

空いている日時から選択するタイプ（例：部署内の1on1、顧客の予約受付など）

打ち合わせの日程調整を効率化できれば、日程調整メールで頭を悩ませることが減り、リソースを本来の業務に集中させることで業務効率そのものを向上させられます。ぜひ、ツールを導入して、打ち合わせの日程調整をスムーズに進めましょう。

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