BACK
Loadingあとでラボる
X X

【保存版】打ち合わせの際の日程調整メールの書き方とは?

知る・学ぶ

/
2023.03.27 2023.06.27
Loadingあとでラボる
見出し画像
予約ラボ編集部

予約一筋15年のリザーブリンクが運営する『予約ラボ』の編集部です。注目のサービスや、予約から始まるサービス体験、予約管理にまつわるビジネスノウハウまで、「予約」に関するあらゆる情報をお届けします!共同研究のご相談や、予約ラボに関わってみたい!という方、お気軽にお問合せください。

INDEX

ビジネスでは、他社や取引先のビジネスパーソンやと打ち合わせを行うことがあります。また、社内でもプロジェクトや商品発売、社内行事などを進めるために、他部署の人と打ち合わせを行うことは日常的な光景です。

打ち合わせは2人以上のビジネスパーソンが日時を決めて顔を合わせるため、日程を調整する必要があります。そのため、日程調整をするために先方にメールを送ることがあります。

今回は、打ち合わせ日程調整メールの書き方について、注意点や正しい書き方、状況に応じた例文などを紹介します。特に若手ビジネスパーソンで打ち合わせの日程調整メールを書いた経験がない、もしくは経験が浅い方がポイントを押さえたメールを書く際の参考にしていただけます。

 打ち合わせの日程調整メールを書く時の注意点

それではまず、打ち合わせの日程調整のメール文章を作成する際の注意点を紹介します。ビジネスメールは、どんな内容の文章であっても注意すべき点がいくつか存在します。

ここでは、打ち合わせの日程調整のメールを書く際に気をつけるべき点を紹介します。

見てすぐにわかる件名にする

打ち合わせの日程調整メールに限らず、ビジネスメールは件名を工夫する必要があります。なぜなら、ビジネスでは「相手は忙しいかもしれない」と考えることが非常に重要だからです。

あなたがメールを送る相手は、1日に複数のメールが送られてきたり、じっくりメールを見る時間がなかなか取れなかったりする可能性があります。そのため、メールボックスから該当するメールを瞬時に見つけてもらえるように、具体的な内容にする必要があります。

メールでも迅速な対応を心がける

メールを送った相手から返信があったら、放置せずなるべく早く対応しましょう。ビジネスでは時間が何よりも重要なリソースです。そのため、相手の時間をむやみに奪うことは避けたいもの。

返信を受信したら、当日もしくは翌営業日には返信をしましょう。もし返信が難しい場合は、一時返信として以下の内容を盛り込んだ返信を行い、改めて用件に対して返信するとよいでしょう。

  • 相手の候補日時を了解したこと
  • 調整して折り返し返信を行うこと
  • 調整に時間がかかる可能性があるため、少々待ってほしいこと

複数の日程候補を提示する

自分が打ち合わせを行いたい日時に相手も打ち合わせができるとは限りません。そのため、日程調整を行う際には複数の日程候補を提示する必要があります。

複数の日程といっても、具体的にどれくらいの候補を提示すればよいでしょうか。一般的には、3〜5日程度の予定を提示できるとよいでしょう。もちろん、この数字にとらわれることなく、状況に応じて柔軟に候補日時を増減させる姿勢も重要です。

ビジネス相手が重役の場合

打ち合わせの相手が重役の場合、特に気をつけるべきことがあります。重役の方は忙しいことが予想されるので、日程調整一つとってもかける時間を最小限にしたいもの。そのため、以下の点に気をつけてメールを作成しましょう。

  • 見てすぐに分かる内容を心がける
  • 1回のメールにできる限り必要な情報を盛り込む
  • 文章で書くだけでなく、見出しや箇条書きなども用いる
  • 日程に関しては、ただ提示するだけでなくできる限り相手の都合に合わせる姿勢を示す

打ち合わせの日程調整メールの正しい書き方とポイント

それでは、実際に打ち合わせの日程調整メールを書く際には、どんなことに気をつけるべきでしょうか。以下では、項目ごとに正しい書き方や書く際のポイントを紹介します。

①件名

先ほども述べたように、日程調整メールに限らずビジネスメールでは見てすぐに分かる件名にすることが重要です。

打ち合わせの内容や議題となる商品やサービスが判明していれば、その内容を盛り込みすぐに発見、もしくは検索できるようにしましょう。

件名の例

×:打ち合わせの件

○:新製品「○○」メディア発表会 打ち合わせ 日程調整のお願い(○月第3〜4週希望)

 ②宛名

宛名はメールの冒頭に記載します。「このメールはこの人に向けて送ったものです」と明示するために必要なものです。

宛名は、社内の人と社外の人では多少記載方法が異なります。

【社内の場合】

  • 社内でのメールでは、宛名は「○○課(部)+役職+氏名+様(さん)」が一般的

    総務課 課長 鈴木様
  • メールの宛先が部署全体や課全体、もしくは一つの部署で複数人にわたる場合は「各位」

    総務課各位

【社外の場合】

  • 一般的な書き方は「会社名+部署名+役職名(肩書)+氏名+敬称」

    株式会社○○ 営業部 課長 田中様
  • 複数の宛名がある場合は、名前を並べればよい(ただし、役職が高い順に記載)

    株式会社○○ 営業部
    田中様 伊藤様 中村様
    ※名前は縦に並べても問題ありません。
  • 宛先がToとCcで分かれている場合は、その旨を記載した上で分けるとよい

    株式会社○○ 営業部
    田中様(cc:伊藤様 中村様)
    ※名前は縦に並べても問題ありません。
  • 宛先が同一部署の多岐にわたる場合、また誰に送ればよいかわからない場合は「御中」を使う

    株式会社○○ 営業部 営業部御中

 

③あいさつ

ビジネスメールの場合は、ビジネスレターとは違い、「拝啓 ○○の頃……」や「前略〜敬具」は必要ありません。基本的には以下の通りに使い分けられればよいでしょう。

  • 社内の人に対しては「お疲れさまです」
  • 社外の人に対しては「お世話になっております」
  • 初めてメールを送る人に対しては、社内・社外を問わず以下のような文章とする
    「初めてのメールにつき失礼します」
    「突然のご連絡失礼します」

④要旨

なぜこのメールを送っているのかを示す文章が要旨です。この場合は、以下の2点を盛り込めればよいでしょう。

  • 用件(例:商品、サービスなど)について打ち合わせをしたいこと
    詳細が判明している場合は、できる限り詳細に記載すること。
    【例】
    ×:○○の件について……
    ○:新製品「○○」のメディア発表会で使用する素材作成について、内容の打ち合わせとスケジュール確認をさせていただきたく……
  • 打ち合わせのために日程調整をしたいこと

⑤詳細

詳細の欄には、打ち合わせの日程候補や、相手から提示された日程に対する返事などを記載します。また、他の候補を提案したり、一度決まった日程を再度変更したりといったことも考えられます。詳しくはテンプレート・例文集を参考にしてください。

⑥結び

あいさつと同じように、ビジネスメールでは手紙のような時候のあいさつや形式ばったあいさつは不要です。一般的には以下の文言の中から、状況に応じた文章を選んで入れられれば問題ありません。

  • どうぞよろしくお願いします。
  • 引き続きよろしくお願いいたします。
  • (候補日時を送るメールの場合)ご検討(orご返信)よろしくお願いいたします。

⑦署名

署名には、自分の情報を過不足なく載せるとよいでしょう。理想は「名刺がなくてもメールの署名を見れば、メール・電話・郵便など複数の手段でコンタクトが取れる」内容です。

  • 名前
  • 社名
  • 部署名
  • 電話番号(直通の番号や内線番号があればあわせて記載)
  • FAX番号(使用することがあれば)
  • メールアドレス
  • その他、記載すると相手にとって有益なもの(企業のコーポレートサイトや製品サイトのURL、公式SNSのアカウントなど)

シーン別|打ち合わせの日程調整メールのテンプレート・例文集

打ち合わせの日程調整といっても、さまざまなシーンがあります。ここでは、シーン別の日程調整メールのテンプレート・例文を紹介します。

打ち合わせの日程調整メール|社内編

件名:新製品「○○」メディア発表会 打ち合わせ 日程調整のお願い

広報部 □□様

お疲れさまです。
営業部 第一営業課の○○です。

今夏に発売される新製品「○○」のメディア発表会について、
進行状況と今後の進行スケジュール確認のための
打ち合わせを行いたいと考えています。

打ち合わせは
○月○日(月)から○月○日(金)までの間に開催したいと考えています。

僭越ながら、当方の予定としましては
以下の日時が空いています。

・○月○日(月)終日
・○月○日(火)14時以降
・○月○日(水)午前中のみ
・○月○日(木)10時〜15時
・○月○日(金)終日

□□さんのご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の上
○月○日(月)までにお返事をいただけますと幸いです。

ご多忙のところ申し訳ありませんが
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

打ち合わせの日程調整メール|先方編

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整のお願い

株式会社○○
企画課 □□様

お世話になっております。
株式会社●● 営業部 第一営業課の○○と申します。

今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会に使用する
プロモーション動画の作成につきまして
内容と進行スケジュールに関する
打ち合わせをさせていただきたいと考えております。

打ち合わせは
○月○日(月)から○月○日(金)までの間に開催したいと考えております。

僭越ながら、当方の予定としましては
以下の日時が空いております。

・○月○日(月)15時以降
・○月○日(火)13時〜16時
・○月○日(水)午前中のみ
・○月○日(木)午後のみ
・○月○日(金)終日

□□様のご都合はいかがでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、スケジュールをご検討いただき
○月○日(月)までにお返事をいただけますと幸いです。

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

就職・転職活動における面接などのビジネス系日程調整メール

件名:第二次面接 日程調整のお願い

□□様

お世話になっております。
株式会社●● 人事部 中途採用担当の○○と申します。

先日は弊社の第一次面接にご参加いただき、ありがとうございました。
社内で慎重に選考を重ねました結果、
□□様には次のステップである第二次面接に進んでいただきたいと考えております。

つきましては、二次面接の日程調整をさせていただきます。

弊社の都合につき大変恐縮ですが、
二次面接は○月○日(月)から○月○日(金)の間に開催することを検討しております。

弊社担当者の予定といたしましては、以下の日時が空いております。

・○月○日(月)15時以降
・○月○日(火)13時〜16時
・○月○日(水)午後のみ
・○月○日(木)午後のみ
・○月○日(金)終日

□□様のご都合はいかがでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、スケジュールをご検討いただき
○月○日(月)までにお返事をいただけますと幸いです。

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

先方に候補日・ご都合をお伺いするときの調整メール

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整のお願い

株式会社○○
企画課 □□様

お世話になっております。
株式会社●● 営業部 第一営業課の○○と申します。

今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会に使用する
プロモーション動画の作成につきまして
内容と進行スケジュールに関する
打ち合わせをさせていただきたいと考えています。

□□様のご都合はいかがでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、
○月○日(月)までにご都合をお伺いできますと幸いです。

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

候補日が1日しかない場合のメール

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整のお願い(※○月○日のご予定につきまして)

株式会社○○
企画課 □□様

お世話になっております。
株式会社●● 営業部 第一営業課の○○と申します。

今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会に使用する
プロモーション動画の作成につきまして
内容と進行スケジュールに関する
打ち合わせをさせていただきたいと考えています。

打ち合わせの日時につきまして、当方の都合で大変恐縮ですが
今月は

○月○日(月)終日

のみが空いている状況です。

もし、□□様がこの日時でご都合がよろしい場合、
この日に打ち合わせをお願いしたく考えております。

□□様がこの日時でご都合がつかない場合は、
改めて来月の第一週に打ち合わせをさせていただきたく、
日程調整をお願いしたく存じます。

弊社の都合で重ね重ね申し訳ありませんが、
○月○日(月)のご予定をお聞かせください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

日程調整の御礼をする場合

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程決定のお知らせ(○月○日(月)13:00〜)

株式会社○○
企画課 □□様

お世話になっております。
株式会社●● 営業部 第一営業課の○○と申します。

今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会に使用する
プロモーション動画の内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
お忙しい中ありがとうございました。
それでは、以下の日時にて進めさせていただきます。

日時:○月○日(月)13:00〜
場所:株式会社○○ 本社
(貴社にお伺いします。お手数ですが、場所をご提示いただけますと幸いです)

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

打ち合わせの日程調整メールへの返信例

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程決定のお知らせ(○月○日(月)13:00〜)

株式会社○○
企画課 □□様

お世話になっております。
株式会社●● 営業部 第一営業課の○○と申します。

今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会に使用する
プロモーション動画の内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
日程のご返信をありがとうございました。

いただいた候補の中から、打ち合わせの日時を
以下の通りに決定させていただきました。

日時:○月○日(月)13:00〜
場所:株式会社○○ 本社
(貴社にお伺いします。お手数ですが、場所をご提示いただけますと幸いです)

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

日程調整メールに対する返信(承諾の場合/都合が悪い場合)

承諾の場合

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整につきまして

株式会社●●
営業部 第一営業課 ○○様

お世話になっております。
株式会社○○ 企画課の□□です。

貴社新製品「○○」のメディア発表会用プロモーション動画の
内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
日程の調整をありがとうございました。

>日時:○月○日(月)13:00〜
>場所:株式会社○○ 本社
とのこと、承知しました。

>(貴社にお伺いします。お手数ですが、場所をご提示いただけますと幸いです)
弊社ビル7階 第一会議室を押さえております。
当日は受付にて私を呼んでいただければ結構です。

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

都合が悪い場合

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整につきまして

株式会社●●
営業部 第一営業課 ○○様

お世話になっております。
株式会社○○ 企画課の□□です。

貴社新製品「○○」のメディア発表会用プロモーション動画の
内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
日程のご提示をありがとうございました。

大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は全て
既に他案件の打ち合わせや撮影が入っており、
打ち合わせが難しい状況です。
せっかく提示していただいたところ申し訳ありません。

こちらの都合で恐縮ですが、その翌週はいかがでしょうか。
翌週の○月×日(火)から○月×日(金)の間でしたら
現状では他の予定がなく、比較的空いております。

再三お手数をおかけしますが、ご調整よろしくお願いいたします。

候補日をこちらから提示する場合

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整につきまして

株式会社●●
営業部 第一営業課 ○○様

お世話になっております。
株式会社○○ 企画課の□□です。

貴社新製品「○○」のメディア発表会用プロモーション動画の
内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
ご連絡いただきありがとうございました。

当方の日程は、以下の日時が空いております。
・○月○日(月)15時以降
・○月○日(木)午後のみ
・○月○日(金)終日

お手数をおかけしますが、ご調整よろしくお願いいたします。

先方が提示した候補日を自分が選択する場合

件名:新製品「○○」プロモーション動画作成打ち合わせ 日程調整につきまして

株式会社●●
営業部 第一営業課 ○○様

お世話になっております。
株式会社○○ 企画課の□□です。

貴社新製品「○○」のメディア発表会用プロモーション動画の
内容と進行スケジュールに関する打ち合わせにつきまして
日程のご提示をありがとうございました。

いただいた候補の中ですと、当方は以下の日程が空いています。
・○月○日(月)15時以降
・○月○日(木)午後のみ
・○月○日(金)終日

お手数をおかけしますが、ご調整よろしくお願いいたします。

調整済みの日程・時間を変更したい際のメール

件名:新製品「○○」メディア発表会 打ち合わせ(○月○日(月)13:00〜) 日程変更のお願い

株式会社○○ 
企画課 □□様

お世話になっております。
営業部 第一営業課の○○です。

先日のご連絡にて、
今夏に発売される弊社新製品「○○」のメディア発表会について、
進行状況と今後の進行スケジュール確認のための
打ち合わせ日時を以下の通りに決定させていただきました。

>○月○日(月)13:00〜

大変恐縮ですが、緊急対応しなければいけない案件が発生したため、
打ち合わせの日時を変更させていただけませんでしょうか。
弊社の都合で申し訳ありません。

先日のやりとりでは、□□様は翌週の×日(水)〜△(金)でしたら
終日お時間が空いているとのことでしたが、お変わりないでしょうか。
この3日間でしたら当方も空いておりますので、
□□様のご都合がよろしければこちらのどこかでお願いしたいと考えております。

この度は、突然の日程変更で大変申し訳ありませんが、
スケジュールをご検討いただき○月○日(月)までに
お返事をいただけますと幸いです。

再三お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

打ち合わせの日程調節のメールでのビジネスマナー

どんなコミュニケーションにおいても、ビジネスにはマナーがつきものです。

それでは、打ち合わせの日程調整ではどんなマナーに気をつけるべきでしょうか。

失礼のないように「クッション言葉」を使う

日程調整の場面では、こちらから空いてる日程を提示したり、相手から提示された日程を断ったり、調整済みの日時を変更したりといったケースがあります。

いきなり日程を提示することはやや唐突な印象を与えかねません。また、断ったり決まった日程を変更したりすることは相手に迷惑をかける可能性があることに配慮しなくてはなりません。

そのため、こちらから日程を提示する、断る、変更するなどの際には、「クッション言葉」を用いてメールの文章を作成しましょう。クッション言葉の例は以下の通りです。

  • 大変申し訳ありません
  • お忙しいところ恐縮です
  • お手数をおかけします

これらの言葉がなくても、用件は伝えられます。しかし、これらの言葉によって「あなたのことを配慮していますよ」「忙しいあなたにこんなことをお願いしてすみません」というメッセージを相手に伝えることができるのです。

ビジネスにおいては、クッション言葉を適切に使うことでスムーズにやりとりを進められるケースが数多くあります。ぜひ、使いこなせるようにしておきましょう。

メールでの打ち合わせの日程調整に使えるツール

ビジネスで日程調整メールをやり取りする際、これまではメールに候補日時を直接記載することが多いでしょう。しかし、この方法では記載ミスをしてしまった際や日程変更の際に余計なやりとりが発生してしまうという欠点がありました。

この欠点をカバーするのが、日程調整ツールです。日程調整ツールは指定されたURLをクリックして候補日時を入力したり、既に設定されている候補日時に対して可否を入力するものが一般的です。

この方法だと、日程を変更する場合もツールの方に入力すればいいので、やり取りの手間が省けます。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVE

株式会社リザーブリンクの提供する「ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」は、業界・業種を問わず「予約」に関する課題を抱える企業のための予約管理システムです。業界や業種、会社の課題や予約をしたい人に合わせて、最適なカスタマイズができる点が魅力です。

打ち合わせの日程調整は、決まった日程から選択する場合と空いている日時から選択する場合の2つのパターンがあります。ChoiceRESERVEはこのどちらにも対応可能です。

日程調整をする場合、以下2つの見た目があります。
決まった日程から選択するタイプ(例:企業説明会、打ち合わせの日程調整など)

空いている日時から選択するタイプ(例:部署内の1on1、顧客の予約受付など)

打ち合わせの日程調整を効率化できれば、日程調整メールで頭を悩ませることが減り、リソースを本来の業務に集中させることで業務効率そのものを向上させられます。ぜひ、ツールを導入して、打ち合わせの日程調整をスムーズに進めましょう。

▼関連記事
社内の日程調整メールの文例や書き方は? 調整作業の効率化にはツール活用もおすすめ

【企業側の担当者向け】面接の日程調整メールの作成方法&パターン別テンプレートを紹介

商談の受付管理や日程調整に予約システムを活用しよう! メリットや導入方法を解説

予約ラボ編集部

予約一筋15年のリザーブリンクが運営する『予約ラボ』の編集部です。注目のサービスや、予約から始まるサービス体験、予約管理にまつわるビジネスノウハウまで、「予約」に関するあらゆる情報をお届けします!共同研究のご相談や、予約ラボに関わってみたい!という方、お気軽にお問合せください。

INDEX

この記事を読んだ人へのおすすめ

PICK UP STORY

コラム

中谷コラム - 予約の研究

Last update 2023.03.27

特集

予約は未来の約束
~ビジネスを成功させる理想の予約とは~

Last update 2023.03.27

INFORMATION

CONTACT