イベント開催報告の書き方と準備チェックリスト｜「あのデータがない」を防ぐ必須10選

イベントが終わって開催報告をまとめようとしたとき、「開催報告に必要な材料がそろっていない」と気づいたことはないでしょうか。写真や参加人数は当日にしか集められないため、報告を書く段階で気づいても取り戻せません。

質の高い開催報告を作るには、企画・準備の段階で「後で必要になるデータ」を意識できているかが重要です。

そこで本記事では、実際に公開されている企業のイベント開催報告31件を調査し、記載されている情報を20項目に整理しました。

そのうち、イベント終了後では集めにくく、企画の時点で押さえておきたい10項目を取り上げます。お礼メールの配信、アンケートの回収、参加者へのフォローといった「開催後のアクション」を、企画段階でどう決めておくかもあわせてご紹介します。

【本記事における調査データの前提について】
本記事のデータは、プレスリリース配信サービス（PR TIMES等）や企業の公式サイト・オウンドメディアなどで公開されたイベント開催報告31件を対象に、掲載されている情報（20項目）を1件ずつ原文の表記に沿って確認・分類したものです。対象としたイベントは、業界団体の主催によるもの、一般消費者向け、社内向け、官公庁向け、教育関連、CSR活動などさまざまで、特定の業種や規模に偏らないよう集めています。

20項目は31件の報告に実際に書かれていた要素をリスト化しました。イベントによって登壇者や参加費など存在しない項目も「記載なし」に数えられ、記載率は実態より低めに出ているものもあります。自社で開催報告を書く際の目安として、この前提を踏まえてご覧ください。

3行まとめ

• 企画段階から逆算して準備することで、開催報告で「あのデータがない」という事態を防止
• 31件の調査をもとに、当日を過ぎると集めにくい「必須10項目」とその準備方法をご紹介
• お礼メール・アンケート回収・フォローの方法を、企画段階でどう決めておくかを解説

なぜ開催報告は「終わってから」書こうとすると失敗するのか

イベントの開催報告を作成する際、「掲載できる写真が足りない」「当日の参加人数を誰も記録していなかった」というケースがよくあります。

「全景や登壇者の写真がない」「写真はあっても掲載の許諾を取っていない」「実際に何人来たのかわからない」こうした問題は、報告を書き始めてから表面化します。

写真も参加人数も、後から集め直すことはできません。どのデータを、誰が、どう記録するのか。これは企画・準備の段階で決めておく必要があります。

開催報告によくある20項目から厳選！企画段階で必ず押さえたい「必須の10項目」

31件の開催報告を分析すると、記載されている情報は20項目に整理できました。下の表は、そのうち企画・準備の段階で押さえておきたい10項目を、記載率の高い順に並べたものです。

主催者・発信情報100.0%共催・協賛を含めた発信主体の明確化・主催/共催/後援の表記ルール確定イベント名100.0%正式名称と略称、回数表記の統一・「第◯回」「2026」などナンバリング統一プログラム内容96.8%タイムスケジュールと各セッションの記録方法・アジェンダ事前確定写真点数・撮影計画87.1%撮影構図の指定とプライバシー同意の取得・必須カット（全景・登壇者・参加者）指示書作成開催日時83.9%実施日時および配信・アーカイブ時期の明記・開催日時・受付開始時間の明確化参加人数／出席者数83.9%受付（チェックイン）方法と記録システムの導入・予約管理システムによるリアルタイムチェックイン開催の目的・背景80.6%報告文の軸となるストーリー・ゴールの設定・「なぜ開催したか」「社会・顧客に何を提供するか」の文章化参加者の声（アンケート）77.4%アンケート設問設計と回収方法の決定・参加後の自動お礼メール＋外部フォーム接続設定成果・効果77.4%成果指標（KPI）と評価軸の事前決定・満足度（%）、次回参加意向などの事前定義

なかでも「参加人数」「写真点数・撮影計画」「参加者の声（アンケート）」「成果・効果」の4項目は、当日その場でしか集められません。

逆にいえば、この10項目について「誰が何を記録するか」を企画の段階で決めておけば、報告の骨格になる情報はほぼ網羅できます。素材が足りずに報告が書けない、というトラブルも防げます。

イベント直後から差がつく！企画段階で仕込んでおくべき「事後フォローの事前設計」

イベントが終わると、お礼の連絡、アンケートの回収、社内への引き継ぎと、対応が続きます。こうした流れも企画段階で決めておけば、終了後に慌てずに済みます。

お礼メールは「全員向け」と「個別」で分ける

お礼メール（サンキューメール）は、参加者全員に同じ内容で送るものと、特に関係を深めたいお客さまに個別に送るものの2種類に分けて考えると、運用しやすくなります。

全員向けのメールは、予約管理システムを使えば自動で配信できます。受付で完了処理（来場確認）をすると、その参加者にお礼メールが届く仕組みです。

本文にイベントの要約や写真ギャラリーへのリンクを入れておけば当日の様子を振り返ることができるでしょう。また事後アンケートのURLを記載しておくことで、報告に使う参加者の声も集めやすくなります。

個別のメールは、営業担当者やイベント担当者が直接送るのがおすすめです。当日の会話に触れたり、お客さまの関心に合った資料を添えたりすると、定型文との違いが伝わります。

アンケート形式（紙 vs システム）による準備の違い

紙のアンケートは、その場で記入してもらえるので回収率を確保しやすい方法です。ただ、文字起こしやデータ入力をする手間がかかります。

一方、お礼メールに外部フォームのURLを載せて配信する方法は、回答はすぐに集計・グラフ化できます。

ここで見落としやすいのが、当日の来場確認です。お礼メールは実際に来場された方に送るため、当日の来場確認は忘れずに行う必要があります。フォームを用意するだけでなく、来場確認を誰がいつ行うかまで決めておきましょう。

あわせて、感想を報告書や広報物に転載してよいかを確認する方法も、事前に決めておくと安心です。

参加状況やアンケート結果に応じて、フォローの方法を振り分ける

アンケートの回答や参加状況に応じた対応を、あらかじめ3パターンぐらいに整理しておくと、イベント終了後に社内で「誰が何をするのか」が明確になります。

商談を希望した来場者は担当営業に引き継ぎ、個別のお礼メールとご提案につなげるのが理想です。

通常の回答であれば、自動のお礼メールで十分でしょう。予約したものの欠席した方にも、資料や次回の案内を送っておけば、次の接点を残せます。

予約管理システムで、データ収集と事後フォローを自動化する

ここまでの項目の中で「参加人数」と「参加者の声」の収集、開催後のお礼メールは、当日の受付と連動させることで、手作業を大きく減らせます。

予約管理システムを利用して来場確認をすれば、来場者数をその場で集計できます。

さらに、来場確認のときに予約の完了処理をすれば、お礼メールを自動で送信することも可能です。お礼メールの本文にアンケートのURLを記載しておくことで、送り忘れのリスクを減らし、アンケートの回収まで一つの流れで進みます。

ChoiceRESERVEは来場確認を起点に、お礼メールを自動で配信できます。外部のアンケートツールと組み合わせる具体的な設定方法は、以下の記事をご参考ください。

▼参考：サンキューメールで開催後アンケートを回収する方法｜ChoiceRESERVE設定手順つき

開催報告の質は、企画段階の準備で決まる

開催報告の材料の多くは当日にしか集められず、お礼メールやアンケートも、来場確認という当日の作業とつながっています。企画書をつくる時点で必須10項目と事後アクションを決めておけば、報告の作成もその後のフォローも、無理なく進められます。

次のイベントの企画書をつくるときや、担当者どうしでタスクを分けるときに、本記事の「必須10項目」の表と「事後アクション」をチェックリストとしてご活用ください。