説明会の受付業務・予約管理業務は「予約システム」で自動化！
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企業や学校において、「説明会」は場合によっては一年に何度も行われるイベントです。説明会の予約受付時には、多数の希望者を対象とした日程調整、情報管理などで業務が膨大になりますが、そんなときは予約管理システムを導入することで大幅に業務効率化することが可能です。
本記事では、予約システムの導入で説明会の予約受付がどのように効率化できるのかを解説します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
- そもそも「説明会」ってどんな種類がある？
- 説明会はオフライン、オンラインそれぞれの開催方法がある
- 説明会では大量の「予約受付」「予約管理」業務が発生する
- 様々な種類の説明会には予約システムが便利！
- 説明会での導入事例が多い予約システムで業務を効率化
目次
そもそも「説明会」ってどんな種類がある？
ひとくちに「説明会」といっても、企業や学校では様々な説明会が想定されるでしょう。
代表的な例を以下にご紹介します。
商品・サービス説明会
企業が自社商品やサービスに関して説明を行う説明会です。潜在顧客や見込み顧客、顕在顧客といった様々なフェーズにある顧客に対して、興味を持ってもらい購入や成約へ繋げるための、プロモーションを行います。
説明会と合わせて、販売受付や予約受付を併設する場合も多いでしょう。
学校説明会・オープンキャンパス
学校が入学を希望している人や興味を抱いている人、その親族などに向けて、学校の理念や特色、施設、学業内容などを説明、紹介する説明会です。
キャンパスを受験生などが自由に来訪できるオープンキャンパスとし、入試説明会や見学会などを並行して行う一大イベントとすることもあります。
会社説明会・セミナー
入社を志望している人や興味を抱いている人を招き、会社説明やセミナーなどを行います。
企業の沿革や事業内容、業務内容といった基本的な情報から、社内の人々のリアルな活躍模様など、インターネットだけでは知ることのできない情報までを届けます。 先輩社員への質疑応答の時間を設けているようなケースもあります。
面接・面談
こちらは説明会とは異なりますが、会社説明会や学校説明会の延長として入社・入学希望者は、面接・面談を視野に入れることになります。
説明会の予約受付と連動したシステムで、利用者情報を共有しながら「面接・面談」時の予約受付システムも構築できると便利です。
研修
こちらも同様に説明会とは異なりますが、説明会の予約受付時の情報をそのまま共有して、予約受付やスケジュール調整のシステムを構築しておけると便利です。
説明会はオフライン、オンラインそれぞれの開催方法がある
前項でご紹介したような説明会、セミナーは、通常のオフラインのかたち（実際に現地に足を運び、対面して行うかたち）以外に、オンラインでも行われています。
昨今のコロナウイルス感染症対策の影響もあって、近年ではオンラインが主流となっているような企業・学校も多くあることでしょう。
オフラインの場合でもオンラインの場合でも、予約受付業務を担当者が自分ですべて行うとなると、会場の確保、オンライン会議環境の構築などもふくめ業務量が膨大となります。
説明会では大量の「予約受付」「予約管理」業務が発生する
説明会の予約受付において、業務担当者がどのような業務を行うことになるのか、代表的な業務例を見てみましょう。
予約受付
予約受付においては、まず予約受付方法を用意し、告知を行ったうえで、実際に予約を受付します。
予約受付に必要な情報を希望者から確実に収集しなければなりません。
日程調整
複数日程のなかのいずれかを選択できるような説明会や、希望日時を聞いて担当者と調整をつける説明会など、様々なケースがありますが、いずれにしても日程調整が必要になります。
名簿管理
予約受付の情報が揃ったら、業務担当者は申請者の情報を名簿として管理します。名簿では、氏名・連絡先・住所といった基本情報のほか、個別の希望事項、属性などを含めて統合的に管理する必要があります。
リマインド
多人数が参加する説明会においては、「予約を入れたものの、うっかり日時を忘れた」「日時を勘違いして覚えた」というような状況も多数発生します。
予約受付直後のみならず、説明会の開催の数日前などのタイミングでも、リマインドメールなどを送ってリマインドしておく必要があります。
キャンセル・日程変更対応
予約のキャンセル、日程変更希望などにも、逐一対応し、調整を行う必要があります。
情報保護
企業においても学校においても、説明会の応募で収集した個人情報は慎重に管理する必要があります。
万が一にも管理不足で情報漏洩が起こったならば、せっかく自社・自校に興味を持ってくれた人々からの信頼を一気に失ってしまうことでしょう。
様々な種類の説明会には予約システムが便利！
ここまでのご紹介で、説明会における予約受付業務で行うべき業務内容が多岐に渡り、業務担当者の負担がとても大きいものであることがご理解いただけたかと思います。
予約管理システムを導入すると、これまでにご紹介した業務をほぼすべて自動化することができます。
▼自動化の一例
- 予約受付から日程確定、当日直前のリマインダー送信などをすべて自動化
- キャンセルや日程変更は、予約者が直接ウェブ上で操作し完結できる
- 取得した予約者情報、参加者情報はシステムの管理画面で一元管理可能。CSV出力により、社内データや校内データとの連携も容易
- 外部システム連携機能を持つ予約管理システムであれば、オンライン説明会の予約受付時、オンラインミーティング用のID/URLを自動発行および自動案内できる
- セキュリティ面を強化している予約管理システムであれば、細かな管理権限設定、管理者ログ取得、ログインロック、固定IPアクセス制限や暗号化対応によって、強固な情報セキュリティを実現
説明会での導入事例が多い予約システムで業務を効率化
本記事では、企業や学校における様々な「説明会」の予約受付業務内容、およびその業務を効率化できる予約管理システムの利便性について解説しました。
実際の予約管理システムの導入を検討されているご担当者様は、実際に説明会での導入実績がある予約管理システムのデモサイトをご覧になると、運用イメージが浮かびやすいでしょう。
ぜひ下記、デモサイトから予約受付ページの運用例をご確認ください。
▼予約管理システム「ChoiceRESERVE」デモサイト（説明会・面談）
https://s-5203.resv.jp/reserve/calendar.php
