予約システムのメリットは？簡単に作成できる方法やおすすめツールを紹介

予約システムは、宿泊施設や予約制の店舗・イベント運営などを行う企業におすすめのツールです。しかし「作り方が難しそう」などの懸念から導入できず、未だに電話予約などで対応しているケースもあるのではないでしょうか？

この記事では、初心者でも簡単に作成可能な予約システムの機能から導入のメリット、便利なサービスをまとめて紹介します。ホームページからの予約を可能にするシステムの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

そもそも予約システムとはどんなものか？

予約制の店舗や宿泊施設、イベントなど、昨今はインターネット上の予約サイトで予約を受け付けるシステムが一般的になっています。例えば、ホテルのホームページから顧客が日付や条件を入力して宿泊の予約をしたり、空き部屋状況を確認したりできるシステムはその代表例です。

店舗や施設が自社で予約システムを作成するケースだけでなく、飲食店のレビューサイトや旅行サイトなどが予約システムを運用し、各店舗や施設へ連携するタイプもあります。これらはどれも、予約受付の効率アップや持続的な集客につながる便利なツールです。

コロナ禍の影響により、集客管理・規模調整などの目的でもますますニーズが高まる予約システム。簡単な作り方で導入できるタイプでも管理・分析などさまざまな機能を備えているため、予約管理の効率化を課題としている企業に役立つシステムとなっています。

予約システムが持つ機能・実現できること

予約システムの機能は、予約受付の効率アップに直結する機能から、さまざまな検証に役立つ機能まで多岐にわたります。まずは、その主な機能を予約の流れに合わせて見ていきましょう。

予約機能

顧客が必須項目を入力するだけで予約できる機能は、予約システムの基本です。メニューや日時の選択、基本項目のチェックボックスやプルダウンの選択、テキスト入力などによって、簡単に予約できる画面を顧客に提供します。

入力項目に対応する料金計算の設定によって金額が自動表示されたり、予約確定前に確認・承認が必要な場合に仮予約のプロセスを組み入れたりすることも可能です。

空き状況・予約可否状況などリアルタイム情報の提供

空き状況や予約可否などをリアルタイムに表示する機能によって、顧客は状況を簡単に知ることができ、顧客からの問い合わせ対応を軽減できます。

担当者の指名制をとっている場合は、シフトを登録して予約可能枠をリアルタイムに表示することも可能です。反対に、指名や場所指定などを受け付けない場合、システムが自動で空いている枠に割り振る設定もできます。

事前決済機能

予約時のクレジットカード決済を可能にする機能です。提供者も事前決済完了を簡単に確認できるため、代金受領・確認の手間が省けるだけでなく、ノーショー（予約をしたにもかかわらず現れない客。「無断キャンセル」のこと）や直前の予約キャンセルの対策にもなります。

予約キャンセル機能

キャンセル可能期間を設定することによって、顧客からのキャンセルを受け付ける機能です。ログインIDを発行する場合はマイページを利用可能にしたり、予約受付メールに添付する確認ページURLからキャンセルを受け付けたりという設定もできます。

キャンセル待ち機能

顧客がキャンセル待ちを登録できる機能で、キャンセルが発生するとキャンセル待ちの登録をしている顧客へメールが送信されます。空きが発生した状況を通知することで新しい予約につながるため、キャンセル待ちをしている顧客にもサービス提供者にも有益な機能です。

自動メール送信機能

予約受付後の顧客へのメールを手作業ではなく自動配信にすることは、提供者の業務効率アップと顧客の予約忘れを防ぐために役立ちます。予約受付メール・サンキューメール・リマインドメールのほか、キャンセル受付や仮予約の進捗通知もメールの自動送信が可能です。

予約情報管理機能

予約管理において、使いやすいインターフェースであることも重要です。例えば、顧客のアンケート回答のうち、予約メニューに直接的に関連する項目だけを画面表示することができると見やすさがアップします。

また、複数店舗を展開する場合の店舗別の画面運用では、どこの店舗であるかが一目でわかるよう、店舗ごとのロゴ画像を入れておくことも可能です。

顧客情報管理機能

予約内容と顧客の基本情報を紐づけて、ニーズに合わせた顧客情報管理ができる機能です。管理者側の顧客一覧画面で基本情報（氏名、性別、連絡先など）や、カスタム属性、利用状況による検索が可能になるので、当日の受け入れ用意のみならず、既存サービスの強化や新規サービス展開の準備などにも重要な材料になります。

さらに、顧客情報が他システムでも管理されている場合は、データ連携ができると便利です。CSVデータやAPI連携などでデータを連携すれば、重複管理を防ぎ、情報を共有して顧客管理の効率化が実現できます。

アクセス解析機能

実際の予約の有無にかかわらず、予約システムへの集客状況の把握や、イベントごとや営業時間帯ごとのアクセス解析ができる機能もあります。Google アナリティクス、Google タグ マネージャーなどの解析ツールのタグを埋め込むことも可能で、集客を高めるための施策検討にたいへん有益です。

予約システムにはどのような種類がある？

予約システムには、時間受付タイプとイベント受付タイプの2種類があり、運用に違いがあります。

時間受付タイプ

店舗や施設がリアルタイムな空き時間を開示。顧客は空いている枠に予約を入れるタイプです。クリニックやネイルサロン、マンツーマンレッスン、音楽スタジオなどがあてはまります。顧客ごとに所要時間が違う場合、時間枠の変更などの詳細設定が必要になるタイプです。

イベント受付タイプ

サービス提供やイベント開催の日時、定員数などが決まっている枠に予約を入れるタイプです。コンサートや演劇、宿泊施設、各種講習などがあてはまります。時間受付タイプよりもシンプルなので、システムの作成も簡単です。

予約システムを導入するメリットとは

さまざまな便利な機能をもつ予約システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、4つのメリットをご紹介します。

ユーザーの利用ハードルが下がり、集客につながる

予約システムでは一度登録すればID入力のみで詳細情報入力を省けるため、予約が簡単にできます。ユーザーの利用ハードルが下がりリピート顧客の増加につながるでしょう。顧客がいつでも思い立ったタイミングで予約できることで、見込み顧客の獲得も可能になります。

予約管理業務を効率化できる

電話やメールによる予約受付では、スタッフが通常業務を中断して電話対応したり、メールの確認が通常業務終了後の残業になったりします。そのため、予約システムを導入すれば人的リソースの軽減が可能になります。

ログイン制の顧客情報登録・会員制の運用などと組み合わせれば、顧客の利用履歴や要望・趣向などが簡単に参照可能。最適なリソース確保・準備によるサービス強化にも役立ちます。

人為的ミスによる予約重複などを防げる

予約受付を予約台帳に記録したり、エクセルに入力したりという作業がある場合は、誤記入や入力もれなどが発生する可能性があります。記録の誤りで起こる予約重複などのリスクは、予約システムの導入によって回避することが可能です。

事前決済機能で集金工数の削減や未回収リスクの回避ができる

予約時点のクレジットカード決済を可能にすれば、当日の決済が不要になります。また、事前に決済を済ませていることで、無断キャンセルや直前のキャンセルによる損失を抑えられることもメリットです。

予約システムの作り方3選を紹介

予約受付の効率化に役立つ予約システムの作成方法を3つに分けて解説します。ここで注意したいのは、これから紹介するどの方法にもそれぞれにメリットとデメリットがあること。そのため、自社にとってどの方法が適しているかを見極めることが重要です。

WordPressプラグインなどを使って自社で開発・構築する

自社のWebサイトをWordPressで構築している会社であれば、WordPressのプラグインを利用してオリジナルの予約システムを作れます。ただし、 自作する場合はニーズに合うWordPressのプラグインを選び、埋め込むための知識が必要になります。

また、自社のWebサイトを構築している時点で既に自社サーバーを保持しているケースがほとんどだとは思われますが、予約システムを自社開発・構築する場合は個人情報を登録する必要があることから、よりセキュリティの確かなサーバーを構築する必要も生じます。

WordPressのプラグインを選ぶ際には、カスタマイズや運用管理をスムーズに行っていくために、日本語対応やサポートが充実しているものを選ぶこともポイントになるでしょう。

ここでは、無料で予約システムを導入できる代表的なWordPressプラグインを3つご紹介いたします。

Amelia – Events & Appointments Booking Calendar

「Amelia – Events & Appointments Booking Calendar」は、予約システムを導入できるWordPressプラグインです。無料版と有料版があり、有料版では、StripeおよびPayPalで使える決済機能が利用できます。日本語化もされているため、安心して使えます。

予約登録では日時をカレンダーから選択するカレンダー方式か、イベント一覧から選択するイベント予約方式か、2つから選択できます。予約フォームのカスタマイズはもちろん、顧客情報の管理やグループ予約やGoogleカレンダーとの同期、Zoomとの連携も可能です。

有料版は1年間使用で$59となっています。決済機能も含めて利用したいという方は、検討してはいかがでしょうか。15日間の返金保証もついています。

▼ダウンロードページ
https://ja.wordpress.org/plugins/ameliabooking/

Appointment Hour Booking

「Appointment Hour Booking」は、日ごとに予約時間の柔軟な設定ができるWordPressプラグインです。無料プランと有料プランがあり、有料プランではSalesforce・MailChimpなどの外部システムとの連携、顧客データ管理が可能になります。

予約カレンダーに複数サービスを設定できるなど、カレンダーに表示する項目を自由に設定可能な点が特徴です。期間ごとに異なる価格設定や、ダブルブッキングを避けるため利用可能時間が自動的に管理されるなど、無料プランでも豊富な機能が搭載されています。

こちらのプラグインはセキュリティ対策もなされていることが特徴です。具体的にはスパム対策やフォーム検証機能が搭載されています。

管理画面は英語ですが、画面の表示や確認メールは日本語設定ができますので、利用には問題ありません。

▼公式サイト
https://apphourbooking.dwbooster.com/download

▼ダウンロードページ
https://ja.wordpress.org/plugins/appointment-hour-booking/

MTS Simple Booking

MTS Simple Bookingは、有限会社エムティシステムから提供されているWordPressプラグインです。無償版の「MTS Simple Booking C」と、ビジネス版の「MTS Simple Booking」の2種類があります。

機能がシンプルで扱いやすく、実装も簡単であり、イベントやセミナー、レンタルサービスなどさまざまなサービスで利用できます。カレンダー形式での予約画面表示、予約完了メールの自動送信、予約の一覧確認もでき、無償版でも十分な機能が備わっています。

シンプルな反面、カスタマイズは制限があり、複数日の予約や、予約フォームの入力項目を追加できないといった点に注意が必要です。

▼公式ページ
http://mtssb.mt-systems.jp/

▼予約システム構築に使えるWordPressプラグインについて以下の記事で紹介しています。
https://yoyakulab.net/investigation/reservation-system-wordpress/

専門のシステム開発会社へ構築を依頼する

独自性の高いサービスを扱う企業で、既製品の予約システムにはない要素を組み込むことが必要な場合は、専門の業者に構築を依頼する方法もあります。

システムを1から作る上で大切なのは、要件をしっかり固めておくことです。仕様変更が度々発生すると開発期間・工数が増え、コストがかかるため、あらかじめどのようなシステムを求めているか明確にしておく必要があります。

費用面ではシンプルな機能でも数十万円から数百万円、大規模なシステムであればそれ以上となるケースもあり、予約システムの開発で得られる費用対効果を試算して検討することが必要です。

▼予約システムを自主制作・外注した場合に必要な費用がどれだけかかるか、以下の記事で詳しく紹介しています。
https://yoyakulab.net/investigation/reservation-system-costs/

クラウド型の予約システムサービスを利用する

クラウド型の予約システムサービスでは、必要な機能が網羅されたうえでカスタマイズ可能なサービスが提供されています。基本月額や従量課金（実予約数など）で比較的安価のため、導入しやすい方法です。

クラウド型の予約システムサービスは汎用的に作られており、デザインテンプレートも豊富に用意されています。そのため、PHPやJavaといったプログラミング言語などの知識がなくても、宿泊施設向け以外にもスクールやサロン、セミナーなど、幅広い業界・業種のさまざまな用途に利用できます。また、テンプレートによりスマホに対応した予約システムつきホームページが簡単に作成できます。

無料で使えるデモサイトの提供がある予約システムなどもあり、導入イメージをつかみながら検討ができます。オンライン申し込みによる数日以内の使用開始も可能。導入後、サービス担当者が運用に関する相談にのってくれるなど、充実したアフターフォローを受けられることも特徴のひとつです。

クラウド型予約システムのなかでも、機能の種類・カスタマイズ性・管理権限などに違いがあるため、自社のニーズに合うものを比較検討してみましょう。自社と似た導入事例・導入実績があるかどうかも確認ポイントの1つです。無料で利用できるプランやトライアル版があれば、実際に使用して操作性を確かめるのもおすすめです。

クラウド型予約システム5選！特徴を紹介

ここでは、数多くあるクラウド型予約システムの中から5つご紹介します。

「ChoiceRESERVE」株式会社リザーブリンク

「ChoiceRESERVE」は、業界・業種問わず利用できる予約管理システムです。2010年のサービス開始から3,000件を超える導入実績があります。

予約管理に必要な機能を網羅しているだけでなく、予約専用のURLの作成や自動メール通知、クレジットカード決済など、予約とあわせて欲しい機能も満載。また複数店舗の管理機能や、外部システム連携による予約データの活用も可能です。

運営元である株式会社リザーブリンクはシステム開発における豊富な実績があり、システムの導入から運用まで、発生する課題に対して徹底したサポートが得られます。セキュリティ含め、専門チームが24時間365日対応してくれるため、安心です。

▼公式サイト
https://yoyaku-package.com/

「eReserve」株式会社ASJ

「eReserve」は、株式会社ASJが運営するネット予約システムです。100種類もの豊富なテンプレートが用意されており、手順に沿って設定するだけでさまざまな業種に対応した予約サイトが作成できます。

また、さまざまな機能を使うことで、セールスツールとしても活用できます。動画のアップやSNS投稿、Web回数券の利用など、顧客にアピールすることで集客・売上向上につなげられます。

決済代行サービスASJペイメントが利用できる「eリザーブペイメント」を併せて利用すれば、オンライン決済に関する業務を代行できます。今までの経理業務の負担を大幅に軽減することが可能です。

▼公式サイト
https://www.asj.ne.jp/ereserve/

「SELECTTYPE」株式会社セレクトタイプ

「SELECTTYPE」は、予約システムやイベント受付、会員管理システムを簡単に作成できるWebサービスです。用意されたテンプレートに必要項目を入力していくだけで、予約システムやアンケート調査、メールフォームといったページを作成できます。

テンプレートは宿泊施設やビジネス、イベント・セミナーなどのジャンルから選択。教室単位や時間単位、スタッフ指名などの予約指定のタイプも選択できます。あわせて、会員管理やWEB決済システム、アクセス統計解析などの機能も一緒に利用できます。

無料で利用を始めることができるため、お試しやスモールスタートから始めたいという方に適しています。

▼公式サイト
https://select-type.com/

「EDISONE」株式会社ビヨンド

「EDISONE」は、8種類のテーマから希望にあった予約システムが導入できるシステムです。

機能も非常に豊富であり、顧客管理や決済機能、スタッフ管理、外部サービス連携などが備わっています。テンプレートから簡易のホームページを作成できるため、お店のホームページがない方も導入できます。

EDISONEは低価格で利用できるところも特徴です。無料プランもあり、広告非表示であれば月額528円から利用可能です。全機能を試したいのであれば1ヵ月の無料トライアルもあるため、導入を検討している方はトライアルを利用してみるのもよいでしょう。

▼公式サイト
https://edisone.jp/

「formrun」株式会社ベーシック

「formrun」は、問い合わせやアンケート、予約フォームまで、豊富なテンプレートからフォームをスピーディーに作成できるフォーム作成サービスです。

40種類以上のテンプレートから選択してテキストを入力するだけ。デザインやプログラミングといった特別なスキルがなくとも、誰でも作成できます。

予約フォームだけでなく問い合わせ対応やアンケートなどのフォームも作成でき、問い合わせの対応状況を管理画面から確認できます。データ連携や顧客管理機能もあるため、問い合わせの内容から分析を行うことも可能です。

公式サイトには豊富なテンプレートを実際に試せるデモが用意され、実際のフォーム作成を試すことができます。また無料プランもあり、実際に運用して使用感を確かめてみたい方はこちらを利用するとよいでしょう。

▼公式サイト
https://form.run/home

予約業務の効率化のポイントはシステム導入

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予約制をとる業種やサービスでは、予約受付業務の効率化が重要です。予約システムは顧客にとって便利なだけでなく、提供者側でも見込み顧客やリピート顧客の獲得、情報管理の一元化によるサービス強化などに役立ちます。

電話やメールによる予約受付に課題を抱えている場合は、自社のニーズに合った機能を備えた予約システムサービスの導入を検討するのもよいアイデアです。