BACK
Loadingあとでラボる

【予約システムの作り方】簡単に作成できる? ツール導入のメリットやおすすめのサービスなどを徹底解説

知る・学ぶ

/
2021.04.22
Loadingあとでラボる

高城美里

金融機関勤務を経た後、海外に移住。先進国と途上国の両方で通算10年間を過ごし、異文化コミュニケーションと多様性への理解が深まる。帰国後は多ジャンルのWebライティングに携わりながら見識を広めつつ、現在は次なる海外移住のタイミングを模索中。

INDEX

予約システムは、宿泊施設や予約制の店舗・イベントなどにおすすめのツールです。しかし「作り方が難しそう」などの心配から導入できず、現状電話予約などで対応している、というケースもあるのではないでしょうか? この記事では、簡単に作成可能な予約システムの機能、導入のメリット、便利なサービスなどをご紹介します。ホームページからの予約を可能にするシステムの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも予約システムとは?

GoToおでかけ

予約制の店舗や宿泊施設、イベントなど、昨今はインターネット上の予約サイトで予約を受け付けるシステムが一般的になっています。例えば、ホテルの宿泊予約で、顧客がホームページで日付や条件入力をして予約できたり、空き部屋状況を確認できたりというシステムはその代表例です。

店舗や施設が自社で予約システムを作成するケースだけでなく、飲食店のレビューサイトや旅行サイトなどが予約システムを運用し、各店舗や施設へ連携するタイプもあります。予約受付の効率アップや持続的な集客につながる便利なツールです。

昨今のコロナ禍の影響により、集客管理・規模調整などの目的でもますますニーズが高まる予約システム。簡単な作り方で導入できるタイプでも管理・分析などさまざまな機能を備えているため、予約管理の効率化を課題としている企業に役立つシステムとなっています。

予約システムが持つ機能・実現できること

カレンダーとスマートフォン

予約システムの機能は、予約受付の効率アップに直結する機能から、さまざまな検証に役立つ機能まで多岐にわたります。おもな機能を予約のフローに合わせて見ていきましょう。

予約機能

顧客が必須項目を入力するだけで予約できる機能は、予約システムの基本です。メニューや日時の選択、基本項目のチェックボックスやプルダウンの選択、テキスト入力などによって、簡単に予約できる画面を顧客に提供します。

入力項目に対応する料金計算の設定によって金額が自動表示されたり、予約確定前に確認・承認が必要な場合に仮予約のプロセスを組み入れたりすることも可能です。

空き状況・予約可否状況などリアルタイム情報の提供

空き状況や予約可否などをリアルタイムに表示する機能によって、顧客は状況を簡単に知ることができ、顧客からの問い合わせ対応を軽減できます。

担当者の指名制をとっている場合は、シフトを登録して予約可能枠をリアルタイムに表示することも可能。反対に、指名や場所指定などを受け付けない場合に、システムが自動で空いている枠に割り振る設定もできます。

事前決済機能

予約時のクレジットカード決済を可能にする機能です。提供者も事前決済完了を簡単に確認できるため、代金受領・確認の手間が省けるだけでなく、ノーショー(無断キャンセル)や直前の予約キャンセルの対策にもなります。

予約キャンセル機能

キャンセル可能期間を設定することによって、顧客からのキャンセルを受け付ける機能です。ログインIDを発行する場合はマイページを利用可能にしたり、予約受付メールに添付する確認ページURLからキャンセルを受け付けたりという設定もできます。

キャンセル待ち機能

顧客がキャンセル待ちを登録できる機能で、キャンセルが発生するとキャンセル待ちの登録をしている顧客へメールが送信されます。空きが発生した状況を通知することで新しい予約につながるため、キャンセル待ちをしている顧客にもサービス提供者にも有益な機能です。

自動メール送信機能

予約受付後の顧客へのメールを手作業ではなく自動配信にすることは、提供者の業務効率アップと顧客の予約忘れを防ぐために役立ちます。予約受付メール・サンキューメール・直前お知らせメールのほか、キャンセル受付や仮予約の進捗通知もメールの自動送信が可能です。

予約情報管理機能

予約管理において、使いやすいインターフェースであることも重要です。例えば、顧客のアンケート回答のうち、予約メニューに直接的に関連する項目だけを画面表示することができると見やすさがアップします。

また、複数店舗を展開する場合の店舗別の画面運用では、どこの店舗であるかが一目でわかるよう、店舗ごとのロゴ画像を入れておくことも可能です。

顧客情報管理機能

予約内容と顧客の基本情報を紐づけて、ニーズに合わせた顧客情報管理ができる機能です。管理者側の顧客一覧画面で基本情報(氏名、性別、連絡先など)や、カスタム属性、利用状況による検索が可能になるので、当日の受け入れ用意のみならず、既存サービスの強化や新規サービス展開の準備などにも重要な材料になります。

アクセス解析機能

実際の予約の有無にかかわらず、予約システムへの集客状況の把握や、イベントごとや時間帯ごとのアクセス解析ができる機能もあります。Google アナリティクス、Google タグ マネージャーなどの解析ツールのタグを埋め込むことも可能で、集客を高めるための施策検討にたいへん有益です。

予約システムにはどのような種類がある?

PCの前で喜ぶ女性

予約システムには、時間受付タイプとイベント受付タイプの2種類があり、運用に違いがあります。

時間受付タイプ

店舗や施設がリアルタイムな空き時間を開示。顧客は空いている枠に予約を入れるタイプです。クリニックやネイルサロン、マンツーマンレッスン、音楽スタジオなどがあてはまります。顧客ごとに所要時間が違う場合、時間枠の変更などの詳細設定が必要になるタイプです。

イベント受付タイプ

サービス提供やイベント開催の日時、定員数などが決まっている枠に予約を入れるタイプです。コンサートや演劇、宿泊施設、各種講習などがあてはまります。時間受付タイプよりもシンプルなので、システムの作成も簡単です。

予約システムを導入することで得られるメリット

メリットを確認

さまざまな便利な機能をもつ予約システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、4つのメリットをご紹介します。

ユーザーの利用ハードルが下がり、集客につながる

一度登録すればID入力のみで詳細情報入力を省け、予約が簡単になるので、ユーザーの利用ハードルが下がりリピート顧客の増加につながるでしょう。顧客がいつでも思い立ったタイミングで予約できることで、見込み顧客の獲得も可能になります。

予約管理業務を効率化できる

電話やメールによる予約受付では、スタッフが通常業務を中断して電話対応したり、メールの確認が通常業務終了後の残業になったりするため、予約システムを導入すれば人的リソースの軽減が可能になります。

ログイン制の顧客情報登録・会員制の運用などと組み合わせれば、顧客の利用履歴や要望・趣向などが簡単に参照可能。そのため、最適なリソース確保・準備によるサービス強化にも役立ちます。

人為的ミスによる予約重複などを防げる

予約受付を予約台帳に記録したり、エクセルに入力したりという作業がある場合は、誤記入や入力もれなどが発生する可能性があります。記録の誤りで起こる予約重複などのリスクは、予約システムの導入によって回避することが可能です。

事前決済機能で集金工数の削減や未回収リスクの回避ができる

予約時点のクレジットカード決済を可能にすれば、当日の決済が不要になります。また、事前に決済を済ませていることで、無断キャンセルや直前のキャンセルによる損失を抑えられることもメリットです。

予約システムの作り方は? 導入検討する際のポイント

検討資料とツール

予約受付の効率化に役立つ予約システムの作成方法を3つに分けて解説します。自社にとってどの方法が適しているかを見極めましょう。

WordPressプラグインなどを使って自社で開発・構築する

自社のWebサイトをWordPressで構築している場合に導入しやすい方法です。ニーズに合うWordPressのプラグインを選び、埋め込むための知識が必要になります。カスタマイズや運用管理をスムーズに行っていくために、日本語対応やサポートが充実しているものを選ぶこともポイントになるでしょう。

専門のシステム開発会社へ構築を依頼する

独自性の高いサービスを扱う企業で、既製品の予約システムにはない要素を組み込むことが必要な場合は、専門の業者に構築を依頼する方法もあります。

費用面ではシンプルな機能でも数十万円から数百万円、大規模なシステムであればそれ以上となるケースもあり、予約システムの開発で得られる費用対効果を試算して検討することが必要です。

クラウド型の予約システムサービスを利用する

クラウド型の予約システムサービスでは、必要な機能が網羅されたうえでカスタマイズ可能なサービスが提供されています。基本月額や従量課金(実予約数など)で比較的安価のため、導入しやすい方法です。
無料で使えるデモサイトの提供がある予約システムなどもあり、導入イメージをつかみながら検討ができます。オンライン申し込みによる数日以内の使用開始も可能。導入後、サービス担当者が運用に関する相談にのってくれるなど、充実したアフターフォローを受けられることも特徴のひとつです。

クラウド型予約システムのなかでも、機能の種類・カスタマイズ性・管理権限などに違いがあるため、自社のニーズに合うものを比較検討してみましょう。

予約業務の効率化には予約システムの導入がポイント

予約制をとる業種やサービスでは、予約受付業務の効率化が重要です。予約システムは顧客にとって便利なだけでなく、提供者側でも見込み顧客やリピート顧客の獲得、情報管理の一元化によるサービス強化などに役立ちます。電話やメールによる予約受付に課題を抱えている場合は、自社のニーズに合う機能を備えた予約システムサービスの導入も検討してみましょう。

高城美里

金融機関勤務を経た後、海外に移住。先進国と途上国の両方で通算10年間を過ごし、異文化コミュニケーションと多様性への理解が深まる。帰国後は多ジャンルのWebライティングに携わりながら見識を広めつつ、現在は次なる海外移住のタイミングを模索中。

INDEX

この記事を読んだ人へのおすすめ

PICK UP STORY

コラム

中谷コラム - 予約の研究

Last update 2021.04.22

特集

予約は未来の約束
~ビジネスを成功させる理想の予約とは~

Last update 2021.04.22

INFORMATION