カウンセリング向け予約システムのメリットや機能を紹介｜無料で試せるサービスも

昨今カウンセリングの予約受付にも活用されるオンライン予約システム。イベントやセミナーの受付とは異なり、1対1でカウンセリングするための時間予約が可能で、オンラインカウンセリングにも対応する機能を備えています。

本記事ではカウンセリング向け予約システムのメリットや機能を解説し、簡単で利用しやすいサービスもご紹介しますので、システム導入検討中の方はご一読ください。

カウンセリングの受付に予約システムを導入するメリット

はじめに、カウンセリング予約の受付対応に予約システムを導入することで得られるメリットを確認しておきましょう。

24時間対応が可能

ウェブによるオンライン受付を導入すると、24時間365日の受付対応が可能となります。対応可能な時間が限られてしまう電話予約の受付と比較して、カウンセリングやエステなどの利用者にとって格段に便利さがアップします。

スマホ・タブレット・パソコンなど予約可能な手段が増えるとアクセスしやすくなり、利用者の増加も見込めるでしょう。受付対応を担当するスタッフにとっては、電話やメールへの対応にかかっていた手間の削減にもなります。

予約受付管理と顧客管理の一元化が可能

予約システムは、カウンセリングの予約受付と顧客（利用者）情報の一元管理が可能です。カウンセリング利用者ごとの予約や利用履歴などの情報が、システムへの入力と同時に更新されていくため、業務の大幅な効率化になります。

相談内容の記録やアンケートの回答など、初回受付時から蓄積された情報の確認もスピーディーになり、個々の利用者に合わせたプランの作成などにも役立ちます。

予約変更受付やシフト変更にともなう調整が簡単

カウンセリング日時の変更にともなう調整の手間が省けることも、予約システム導入のメリットです。時間枠の空き情報を利用者側も閲覧できるシステムなら、予約変更が入れやすくなります。

また、カウンセラーのシフト変更によって受付枠を変更しなければならない場合もあるでしょう。シフトも予約システムに反映されることで、受付対応スタッフによる予約調整作業が大幅に削減され、手入力によるミスも防げます。

事前決済が直前キャンセルの防止に役立つ

エステやクリニックなどのカウンセリングでは、クレジットカードなどによる事前決済が可能な予約システムが役立ちます。カウンセリング後の会計が不要なので入金管理の作業を減らせるほか、事前決済が完了していれば直前キャンセルや無断キャンセルになるリスクを回避することが可能です。

予約数に合わせた時間枠に想定外のキャンセルが発生しないための施策として、収益アップにもつながる重要なポイントになります。

カウンセリング受付の予約システムでぜひ活用したい2つの機能

カウンセリング受付に導入する予約システムでは、予約管理・利用者情報管理・確認メールの自動配信などの機能も便利ですが、ここではぜひ活用したい2つの機能をご紹介します。

スタッフのシフト変更に対応して受け入れ枠を変更できる機能

カウンセラーの人数・対応可能な時間帯・休日設定などを、カレンダー上で項目ごとに簡単に変更できる機能を活用できると便利です。

カウンセラーの出勤日時が急に変更になる場合など、シフト調整が必要なケースは比較的よくあるのではないでしょうか。受け入れ可能な予約枠をすぐに変更しておけば、利用者に対して振り替え依頼などの交渉が必要になる状況を避けられます。

利用者が予約日時にスムーズにカウンセリングを受けられることは、満足度にも関わる重要なポイントです。そのため、カウンセリング向け予約システムを選ぶときは、シフト変更に合わせた予約枠の変更が簡単にできるかどうかを必ずチェックしましょう。

複数拠点への対応や管理者ごとに権限を管理できる機能

総合管理者・サブ管理者・カウンセラーなど、役割による権限の設定も予約システムで活用したい機能です。役割ごとに権限が異なる管理IDを作成して運用することもできます。

受付スタッフ・カウンセラー・カウンセリング拠点の管理責任者だけでなく、複数の拠点を管理する本部やエリアの担当者も、予約システムの情報の閲覧やデータの取り込みができると便利です。また予約受付のコールセンターを外部委託する場合などもあり、事業規模が大きければ関わる人も増えてくるでしょう。

予約システムのデータを閲覧・編集できる範囲を制限することで、情報漏えい防止などのセキュリティ対策にもなります。以下の表は、役割ごとに異なる権限を設定する場合の一例です。

カウンセリング向け予約システムを無料で試せるサービス

カウンセリング向けの予約システムを検討中の方に向けて、無料プランやデモサイトで試すことができる予約システムを3つピックアップしてご紹介します。

「STORES 予約」ヘイ株式会社

「STORES 予約」は多種多様な業界に導入実績があり、180を超える業種に対応しています。スマホアプリでも利用できるので、外出時など場所を問わず利用しやすいシステムです。

カウンセリング・コーチング向け予約システムでは、カウンセラーの指名あり・指名なしの両方に対応しています。カウンセリングの所要時間には、10分程度から数時間まで複数の種類の時間枠を設定可能。カウンセリングの間の休憩時間が自動的に追加される機能も備え、カウンセラーが無理なく対応できる時間枠を組むことができます。

▼チェックポイント
・料金プラン（月額・税込）：ライトプラン・8,778円～、スタンダードプラン・26,378円～、プラチナプラン・66,000円～　※無料プランあり（月間予約数上限100件）
・導入実績：80,000社以上
・サービス公式サイト：https://stores.jp/reserve

「RESERVA（レゼルバ）」株式会社コントロールテクノロジー

「RESERVA（レゼルバ）」は、事業規模の大小を問わず350以上の業種に対応している予約システムです。パソコン・スマホ・タブレットのすべてに対応している操作画面は、誰でも簡単に使えるシンプルさが特徴となっています。

カウンセリング予約システムとして利用する場合は、カウンセラーの指名予約も可能です。電話相談や対面などカウンセリングの多様な形式にも対応し、ゴールド以上のプランで利用可能なZoom連携はオンラインカウンセリングに活用できます。

▼チェックポイント
・料金プラン（月額・税込）：ブルー・3,850円、シルバー・5,500円、ゴールド・11,000円、エンタープライズ・22,000円　※無料プランあり（月間予約数上限100件）
・導入実績：登録事業者数200,000社以上
・サービス公式サイト：https://reserva.be/

「ChoiceRESERVE」株式会社リザーブリンク

「ChoiceRESERVE」は、2010年からサービスを開始している業界の先駆者とも言えるシステムです。導入企業の9割以上から「自信をもって他社にすすめたい」と高く評価され、質の高いサポート体制にも安心できます。

さまざまな業態に向けたデモサイトが用意され、予約システムの導入を検討中の方も実際の使用イメージをつかむことが可能です。オンラインカウンセリングには、Google Meetなどのウェブ会議システムとの連携で対応しています。

また複数の拠点でカウンセリング対応を行う多忙なカウンセラーがいる場合、予定外のシフト変更があっても予約受け入れ枠を簡単に調整できる機能が便利。複数拠点管理やセキュリティリスク対策など、カウンセリングの予約システムとして十分な機能を備えています。

▼チェックポイント
・料金プラン（月額・税込）：Pro・22,000円、Enterpriseは要お問合せ　※初期費用あり　※月間受付件数301件から従量課金あり　※デモサイトで無料体験可能
・導入実績：3,000件以上
・サービス公式サイト：https://yoyaku-package.com/

カウンセリングを利用しやすくする予約システムの検討を

企業内のカウンセリング、エステやクリニックでのカウンセリングなど、どのようなタイプのカウンセリングでも、予約システムを導入することで利便性が上がり、利用者の増加や業務効率化の推進に役立ちます。

多くの人が利用しやすく、満足度の高いカウンセリングサービスにするために、予約システムの豊富な機能を活用してみてはいかがでしょうか。