ネット予約画面とカレンダー

2021/04/27

予約システムを“無料”で簡単に作れるツール・使えるサービスや注意点を解説

予約システムは、受付人数の管理が必要なイベントやスクールなどでニーズが高まり、活用する事例も増えてきています。飲食店や宿泊施設などの業種ではインターネット予約が普及していて、既に利用したことがあるという方も多いでしょう。

Webサイトで使える予約システムは、無料のツールやサービスを活用すると簡単に作成することが可能です。この記事では便利な機能や導入の注意点などもご紹介しますので、参考にしてみてください。

予約システムとは?

タイムスケジュール表とペン

予約システムは、Web予約を可能にするシステムとしてインターネットの普及とともに多くの企業に活用されてきました。
レストラン予約では、店舗のホームページや飲食店のレビューサイトから、来店日時や人数、個室の希望などを入力して予約可能。宿泊予約では、施設のホームページや旅行サイトから、空き部屋状況をみながら日付や人数、部屋タイプの予約が可能でたいへん便利です。

コロナ禍の影響で、人数制限があるイベントやセミナーなどの予約受付にもシステム導入のニーズが高まっています。
スタッフの在宅勤務や時短勤務によって、従来の電話やメールによる予約受付の対応が難しくなるという事情も、システムを検討するきっかけとなる要因です。

また、ヘアサロンやネイルサロンなどでは、メニューによって所要時間が異なり、スタッフの指名制をとっている場合もあります。スタッフのシフトが予約受付の調整に関係することから電話予約に限っていたケースでも、詳細設定が可能なツールがあれば効率化が可能です。

このようなニーズに対して、予約システムのサービス提供元は予約管理・顧客管理・分析・ほかのサービスとの連携などを可能とする複数のプランを用意して、さまざまな業種で活用可能なツールを開発・提供しています。

Web上の無料デモサイトで予約システムの実際の機能や運用イメージをチェック!

予約システムのサービス提供元では、無料で利用できるデモサイトを用意している場合があります。
「実際にシステムを導入したら、どのような予約の仕組みをユーザー(顧客)へ提供できるのか?」「ユーザーが予約の際に操作するのはどのような画面?」といった疑問に対して具体的なイメージをつかみやすいので、ぜひ試しに操作してみることをおすすめします。

デモサイトで業種や用途別に用意されているのは、フィットネスクラブ・貸し会議室・ビジネスセミナーの予約など、さまざまな予約のパターンです。
実際に予約を行うユーザーの目線で表示を確認、予約フォームに入力しながら、画面遷移もどのようにアレンジできるのかをイメージできます。

多くの企業に対して予約システムの開発・提供を行っている株式会社リザーブリンクのクラウド型予約システム「ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」のデモサイトは、以下のリンクからすぐ試すことが可能です。

▼「ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」デモサイト
https://yoyaku-package.com/demosite/

予約システムが持つ機能やメリット

基本となる予約機能では、顧客からの予約受付、各種オプションや仮予約の設定、リアルタイムの空き状況提示などが可能。また、予約時点でのクレジットカード払いによる事前決済は、直前キャンセルや無断キャンセル対策に有効です。

そのほか、キャンセル受付機能や、空きが発生した時点でキャンセル待ちの顧客に自動で通知する機能も。予約情報と顧客情報を紐づけた顧客管理機能はサービス強化に役立ち、アクセス解析機能は集客状況の検証や集客率アップの施策検討に活用できます。

予約システムを自社サイトへ導入するための3つの方法

キーボードとコーディング

予約システムの導入には、おもに以下の3つの方法があります。

・WordPressプラグインなどを使って自社で構築する
・専門のシステム開発会社へ構築を依頼する
・クラウド型の予約システムサービスを利用する

自社のWebサイトをWordPressで構築している場合は、プラグインを埋め込む方法で予約システムを設置することができます。

また、専門のシステム開発会社に依頼する場合は、導入の際に比較的高いコストがかかりますが、自社サービスの性質に合わせて機能からデザインまで自由な設計ができるという点がメリットです。

クラウド型の予約システムは、月額課金や実予約数などの従量課金で運用コストを抑えられます。低コストで充実した機能が利用できるため、昨今は導入企業が増えている方法です。

“無料”で予約システムを導入したいときに使えるプラグイン・ツール・サービス

空きを埋めるピース

自社で予約システムを開発したり、専門のシステム開発会社へ外注したりする場合は、運用開始までにかかる時間や導入コスト、人的リソースの問題など、検討段階でいくつもハードルがあります。
ここでは、無料で利用できるツールや、低コストで提供されるサービスなどを使った予約システムの導入方法をご紹介していきます。

WordPressのプラグインを活用する

自社サイトをWordPressで構築している場合に便利なのが、WordPressのプラグインを使う方法です。WordPressに機能を拡張できるプラグインのなかには、予約機能の追加が可能なものもあります。

無料の利用が可能で、日本語表示に対応しているものでは「Booking Package」が用途の幅があり、日本語マニュアルも公開されていて便利。また、オンラインレッスンに特化した「Online Lesson Booking」では開発元へのメール問い合わせが日本語でできます。そのほか、美容室の予約に特化した「Salon Booking」、イベント予約に特化した「Events Manager」なども日本語表示の予約システム作成が可能です。

Googleカレンダーの予約枠機能を活用する

「予約枠」を設定したGoogleカレンダーを公開することで、他のユーザーが予約を入れられるようになります。

ただし、この「予約枠」の設定は個人用のGoogleアカウントでは利用できず、法人用のGoogleアカウントが必要です。予約を入れるユーザー側のGoogleアカウントは個人用でも対応可能。しかし、顧客がGoogleアカウントを持っていない場合は予約へのハードルになってしまうため、アカウント新規取得からのスムーズな誘導が必要となります。

▼Googleカレンダー「予約枠機能」についてはこちらの記事もぜひご覧ください
予約システムを“無料”で導入できる! Googleカレンダーの「予約枠」機能を活用|導入時の注意点も解説

無料プランがあるクラウド型予約システムサービスを利用する

クラウド型の予約システムは、運用コストを抑えられることがメリットですが、なかには無料プランも用意しているサービスがあります。無料プランから試してシステム導入の検討をしてみたいという場合に活用できて便利です。

無料プランで利用可能な機能はサービスによって多少の差がありますが、基本的な予約受付・管理やキャンセル受付、顧客情報管理などは、提供元の異なるサービスの無料プランでもほぼ共通して提供されています。対応件数に制限がある場合があるため、小規模な予約受付から試してみるといいでしょう。

▼“無料”プランがあるクラウド型予約システムサービスについてはこちらの記事もぜひご覧ください
【2021年最新版】“無料”で自社サイトへ予約システムを導入! 無料クラウド型(Saas型・ASP型)予約システムサービス3選&デモサイトを徹底紹介

▼“無料”で予約システムを導入する方法のまとめについては、こちらの記事もぜひご覧ください
“無料”で予約システムを導入! 簡単に試せる作り方・おすすめサービスのポイントを解説

“無料”で使える予約システムを活用するときのメリット・デメリットをチェック

メリットとデメリット

予約システムを導入する前には、その特性をしっかり把握しておく必要があります。ここでは、導入検討の際に無料で使える予約システムから得られるメリットや、知っておきたいデメリットを見ていきましょう。

無料で使える予約システムのメリット

料金がかからないということはコスト面で大きなメリットであり、気軽に試してみられることでシステムの本格導入前の検討材料に最適です。必要な機能がまとまっているため、初めて使う方にもシンプルでわかりやすい仕様がメリットと言えます。

無料プランや無料トライアル期間の利用中でもサポート対応を受けられるサービスでは、使い方や運用相談など、疑問点を解決しながら利用することで、サービス内容に対する知識を深めることが可能です。自社が必要とする機能を見極めると、複数のツールの比較にも役立ちます。

無料で使える予約システムのデメリット・注意点

WordPressのプラグインを活用する場合、WordPressでのWebサイト構築の知識や、プラグインを適用するための知識などが必要です。自社サイトや自社サービスとの相性が良いプラグインをじっくり検討・検証しながら選んだり、導入後のメンテナンスなども自社で対応することになるため、人的リソースに余裕がない場合は向いていません。

Googleカレンダーの予約枠機能は、設定できる情報が限られるため、独自のカスタマイズが必要な場合は不便なこともあります。また、Googleアカウントを持っていない顧客に対しては、予約システムの利用のためにアカウントの新規取得を促さなければなりません。スムーズに誘導するための案内などの作成準備も想定に入れて検討することが必要です。

クラウド型サービスでは、有料プランでは登録可能な顧客数や受付可能な予約件数が数百件以上、なかには無制限というサービスもある一方で、無料プランでは対応可能数が少ない場合があります。予約済みユーザーへのリマインドメール自動配信なども、無料プランでは対応しないことがあるため、顧客サービスを重視したい場合には機能に不足を感じる可能性があることをあらかじめ知っておきましょう。

まとめ:

予約システムの導入は無料のサービスから試してみよう

予約システムの導入を検討している場合、無料のツールやクラウド型サービスなら気軽に試してみることが可能です。予約システムを初めて導入する場合や、まずは試してみてから考えるという場合には、無料のサービスの利用をおすすめします。

無料のサービスや期間限定の無料トライアルなどを利用しているうちに、機能に不足を感じるような場合は、有料版へのアップグレードや、より機能が充実したほかのサービスとの比較検討などをしてみましょう。

予約ラボ編集部
 予約ラボ編集部

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