貸し会議室予約の実態調査
～会議室の規模が小さくなるほど、予約方法は簡略化する傾向～

ネット環境の普及、テレワークのブーム、そして働き方の多様化により、貸し会議室やワークスペースなどのレンタル業も増えてきました。
こういったレンタルスペースは、目的に合わせて大きさを選ぶことができ、個室やオープン席など、個々によって異なる利用のしかたが進んでいます。
なかには快適に過ごしてもらえるようにカフェを設置しているところもあります。
今回は、時間単位、または半日、一日などの単位で貸し出しされる会議室やレンタルスペースについて、予約に関する実態を調査しました。
対象は、全国のレンタルスペース専門業をはじめ、ホテル、交通関連企業、不動産業、商業施設、イベント運営企業、自治体、そしてポータルサイト、その他の9種とし、その予約方法に着目しています。

会議室予約を運営している業態

まず、今回の調査対象を9つの業態に分類してみました。

内訳は、レンタルスペース専門業、ホテル、不動産業、自治体、商業施設、交通系企業、イベント運営企業などで、またポータルサイト、その他として税理士事務所なども会議室やレンタルスペースを扱っています。
もっとも多かったのは、レンタルスペース専門業とホテルで、以降、不動産業、ポータルサイト、商業施設・自治体と続きました。

会議室のタイプ

今回の調査では、扱う貸し会議室やレンタルスペースを、利用目的や利用人数の規模ごとに以下の5種類に分類しました。

• 大会議室（50人以上）
• 中会議室（20～50人未満）
• 小会議室（10～20人未満）
• ワークスペース（1人用個室）
• オープン席

今回調査したほとんどの施設に、会議室とは別にワークスペースやオープン席の設置もありました。

50人以上の利用に適した大会議室を運営している施設は約66％でした。また、残りの施設は大会議室を所有していませんが、その8割超は20～50人未満に適した中会議室、または10～20人未満に適した小会議室以下の規模のレンタルスペースを中心に運営しています。

いっぽう、大会議室を所有する施設のうち、約9割は中会議室も併設しているようです。

また、ワークスペースまたはオープン席は、小会議室を運営している施設に比較的に多い傾向があることがわかりました。

会議室予約の流れ

ここからは、予約の流れについての調査結果となります。

実際に会議室やレンタルスペースの予約をする際は、部屋のタイプや規模によって、予約の流れが異なる傾向にあるようです。予約の流れは、基本的には予約申込→予約完了→予約確定となりますが、最初のステップである入り口が異なるケースが多くなっています。

具体的に3パターンに分けると、以下のようになっていました。

1. 問合せ（約39.3%）
2. 会員登録または予約フォーム入力（約42.9％）
3. その他　空き状況確認や内覧など（約17.9％）

パターン1.の「問合せ」をファーストステップとする9割以上の施設が、大会議室を所有していました。人数の規模が大きく、大がかりな催しものがおこなわれる場合は、まず問合せから始まるのが主流のようです。

パターン2.の「会員登録または予約フォーム」の方法を採用しているのは、小会議室以下の規模の場合が多いようです。

予約の流れの中で、空き状況を確認できるケースもありますが、大会議室は確認できないところが多いようです。中会議室・小会議室のように規模が小さくなると、予約の段階で空き状況が確認でき、予約が即確定するところも多いようでした。

予約方法

予約方法にはWeb、電話、FAX、窓口、メール、アプリなど、さまざまな方法がみられました。

会議室のタイプによってその方法に違いがあるか確認し、大会議室、中会議室、小会議室のそれぞれの予約方法を以下にまとめました。
大会議室は多様な予約方法があるなかでも、Webと電話の両方がもっとも多く約4割、電話のみ、Webのみを合わせると9割近くを占めています。

中会議室は、Webのみが6割近くを占め、Webと電話の両方を合わせると8割超がWeb予約で完結するようです。
また、中会議室の予約方法には、メールがありましたが、小会議室はアプリで予約できるところばありました。

会議室の規模が小さくなるにつれて、Web予約が可能となる割合が大きくなっており、予約が簡単にできると傾向にあるとわかりました。

まとめ

今回は、会議室などのレンタルスペースを運営する代表的な業態を調査し、各々が扱う部屋のタイプや、その予約方法などについて検証しました。

大会議室を所有する施設の9割以上は中会議室を併設しています。また20人未満向けの小会議室を運営する施設では、ワークスペースやオープン席の設置が比較的多い傾向がありました。

予約方法では、大会議室の場合は空室状況を確認して即予約につながるといったケースが比較的少なく、予約の際は問合せが必要となる場合が多い傾向があります。会議室の規模が小さくなるほど、予約方法は簡略化し、空き状況確認から即予約につながるケースが多くなっているようです。

今後も、こうしたレンタルスペースのニーズは高まるとみられますが、その予約の流れや方法について、引き続き注目していきたいと思います。