「設備の予約」は予約システム導入で業務効率化＆管理コスト削減！
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大小さまざまな設備の予約管理を行う際に、設備ごとの管理項目の違い、利用者ごとの事情の違いなどにより、管理業務が煩雑になっていないでしょうか。そのような課題の解決策として、予約システムを導入する方法があります。本記事では、設備の管理業務に予約システムを導入するメリットや、おすすめの予約システムを紹介します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
- 「設備の予約」の種類
- 設備の予約業務で起きやすいトラブル
- 設備への予約システム導入で自動化・効率化できること
- 設備の予約業務におすすめの予約システム
- 設備関連全般の予約管理業務は予約システムにおまかせ！
目次
「設備の予約」の種類
設備の予約には、どのような種類があるのでしょうか。
代表的なものを以下にまとめました。
- 会議室などの小規模設備の予約
- レジャー施設、ホールなどの大型設備の予約
- 福利厚生施設などの予約
設備の予約管理が必要になるシーンは、社内外を問わず数多くあります。社内であれば、会議室やミーティングルーム、福利厚生施設などが挙げられます。一方、社外では、大勢の人が集まるレジャー施設やイベント会場、ホールなどが該当します。
設備の予約業務で起きやすいトラブル
設備の予約業務には、様々な課題があります。よくあるトラブルや問題点を見ていきましょう。
予約をするのに手間がかかりすぎる
「施設ごとに専任の担当者がいて、電話がつながらない」「当該施設の台帳に手記入する必要がある」といった理由で、予約をするのに手間や時間がかかるケースが多くあります。このような状況が改善されなければ、予約を入れること自体が大きな負担となってしまいます。
予約の重複が直前や当日になって判明する
設備を利用する直前に、予約の重複が発覚するのもよくあるトラブルです。前日であれば調整できる可能性がありますが、当日の利用直前に発覚した場合は、現場で混乱が生じてしまいます。
予約当事者の日程の取り違えや、うっかり忘れ
予約当事者が予約日時を勘違いしてしまう、予約したこと自体を忘れてしまう、というトラブルもよく発生します。その結果、予約していた設備は使われることがなく、空きが発生してしまいます。直前のキャンセルによる機会損失も、設備を管理する上での課題の一つです。
設備利用の事前準備が不足
設備利用時に、レイアウトや備品の貸し出しに関するトラブルが発生することがあります。以下のようなトラブルは、予約受付時のヒアリング不足によって引き起こされます。
- 部屋のレイアウト変更や机のセッティングが必要になる
- 音響設備やプロジェクターの接続に手間取る
- 備品が不足していて貸し出しができない
同じ設備でも利用者ごとに必要な準備が異なるため、事前にしっかりヒアリングを行うことが重要です。
設備への予約システム導入で自動化・効率化できること
設備の管理に予約システムを導入することで、何がどう改善されるのでしょうか。ここでは、予約システムの導入メリットを具体的に紹介します。
直観的に操作できる予約サイトを簡単に構築
一番の大きなメリットは、自社の予約サイトを開設できることです。これにより、オンラインで24時間365日予約受付が可能になります。PCやスマホ、タブレットからもアクセスできるので、利用者はいつでもどこからでも予約を入れられます。
予約サイトは、設備の空き状況がひと目で分かる仕様になっています。予約状況を反映したカレンダーを1日単位や1ヶ月単位、施設ごとに切り替えて表示することが可能です。空き状況の確認から予約まですべてサイト上で完結できるため、利用者の利便性が大きく向上します。
施設ごとの付随項目をできる
予約受付と同時に、施設利用に関するヒアリングが行えます。施設の種類ごとに、予約時に確認しておくべき項目や、入力必須の項目を柔軟に設定できます。例えば、ホールの予約であれば、会場レイアウトに関する要望や、音響機器やプロジェクターの貸し出しについて、その他の伝達事項などの事前確認が可能です。予約時に丁寧なヒアリングを実施することで、事前準備を万全なものにすることができます。
仮予約受付対応ができる
一部の予約システムでは、仮予約機能が利用できます。仮予約機能とは、予約情報を確認した上で承認する機能のことで、「仮予約」→「管理者による承認・拒否」→「予約確定」という流れで予約受付を行います。事前に本人確認を行いたい場合や、事前入金確認をもって予約確定としたい場合などに役立つ機能です。
キャンセル・日程変更対応も自動化できる
予約システムを導入すれば、予約のキャンセルや日程変更などの対応も自動化できます。予約受付と同様に、利用者自身の手によって予約サイト上で行うことが可能です。予約の受付、変更、キャンセルすべてをシステムに任せられるため、施設の管理業務の負担が大幅に軽減されます。
受付メールやリマインドメールの送信を自動化できる
予約システムには、メールの自動配信機能が搭載されています。予約が完了したことを伝える「予約受付完了メール」、予約日時が近付いてきたことを知らせる「リマインドメール」、利用後に感謝の気持ちを伝える「サンキューメール」などの自動配信が可能です。施設の運用に合わせて、様々な自動配信メールを設定できます。
予約重複防止を自動化できる
同一人物が同じ日の重なる時間帯に予約を入れられないよう、設定を行うことが可能です。例えば、「A会議室とB会議室を同じ日時で予約し、ひとまず両方で押さえておく」というような、キャンセルを前提とした予約を防ぐことができます。同時間帯の重複予約を防止することは、設備の稼働率の向上にも貢献します。
設備の予約業務におすすめの予約システム
設備の予約業務におすすめの予約システムを6つ紹介します。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、中小企業や業界大手、公共機関など、幅広い業界・業種で利用されている予約システムです。豊富な機能と対応力の高さが特長で、各設備に最適な予約システムを導入できます。仮予約受付、同時間帯の重複予約防止、会員制による運用、複数拠点管理、さらにはSalesforceとの連携など、設備の予約管理を効率化する様々な機能が用意されています。
導入から運用まで、細かな状況に寄り添った丁寧なサポートが受けられるのもChoiceRESERVEの魅力です。設備の運営に関する悩みなどを相談しながら予約システムの導入を進めることができます。
公式サイト：https://yoyaku-package.com/
hacomono
hacomonoは、フィットネスやスクール、公共運動施設など、ウェルネス領域に特化した予約システムです。リアル店舗や施設の基幹業務を網羅したシステムで、業界大手のスポーツクラブへの導入実績もあります。オプション機能の「IoTドア連携」を利用すれば、QR・顔認証・Akerun、3つの方法のいずれかで施設のドアを解錠ができます。24時間型のスポーツジムなど、無人での施設運営が可能になります。
公式サイト：https://www.hacomono.jp/
リザエン
リザエンは、高度なセキュリティと柔軟なカスタマイズ性が特徴的な予約システムです。貸し会議室やホール、レンタルスペースなど、様々な設備の予約に対応しています。リザエンでは、スマートロック連携機能が利用できます。設備の施錠管理を自動化することで、スタッフによる開錠・施錠が不要になり、サービスの省コスト化が実現します。
公式サイト：https://www.riza-en.jp/
Smart Hello
Smart Helloは、1,300施設以上の導入実績をもつ会員管理システムです。フィットネスクラブやヨガスタジオ、パーソナルジム、公共運動施設などを中心に利用されています。電子サインによる入会受付や決済機能、利用者属性の分析など、店舗運営に役立つ便利な機能が充実しています。また、スマホアプリからの予約機能や混雑状況の表示機能、スマートロック連携機能など、利用者に有益な機能も豊富です。
公式サイト：https://www.systemd.co.jp/smart_hello
ダイナックス イベント予約システム
株式会社ダイナックスが提供する、健保組合向けのイベント予約システムです。個人情報保護に重点を置いたシステムで、クラウド上のデータを全てダウンロードし、データの完全削除が行えることが特徴です。この機能により、不要になった予約者情報を速やかに削除し、情報漏洩を防止することができます。
公式サイト：https://www.dynax.co.jp/event/
VRシステムAIさくらさん
AIさくらさんは、ヒューマン型のAIチャットボットです。予約システムではありませんが、受付業務や問い合わせ対応などが可能なため、予約受付時に活用することができます。高性能なAIで、自治体や公共交通機関、大手企業などでも本格的に導入されています。
公式サイト：https://www.tifana.ai/
設備関連全般の予約管理業務は予約システムにおまかせ！
この記事では、設備の管理業務に予約システムを導入するメリットや、おすすめの予約システムなどを紹介しました。予約システムを導入すれば、煩雑な予約業務を効率化することができます。設備の稼働率アップにつながる点も大きなメリットです。ぜひこの機会に、「ChoiceRESERVE」を始めとして、今回本記事でご紹介した予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
