「会議室」の予約受付に必要な機能がすべてそろった予約システムを厳選紹介！
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多くの企業において、会議室やミーティングルームの予約は当然のように発生する手続きです。複数の会議室を備えていたり、また会議室によって例えばプロジェクター有無のような利用可能な設備の違いがあったり、更に外部の方向けに適したルームの予約優先順位を決めておく必要があったりと、会議室の予約関連の業務は意外と複雑になりやすいものです。
日常的に多発することだからこそ、業務効率化、手間の削減を行っておきたい会議室やミーティングルームの予約受付業務には、予約管理システムを導入することをおすすめします。
様々な予約システムで、会議室利用時に便利な特徴・機能がありますので、この記事でまとめてご紹介します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
- 会議室の予約業務に必要な予約システムの条件とは？
- 会議室への予約システム導入によって負担軽減や自動化できる業務
- 会議室への予約システム導入によって得られるその他のメリット
- 会議室の予約システムには社内向けタイプ・社外向けタイプがある
- 会議室の予約受付におすすめの予約システムを厳選紹介！
- 会議室利用ケースのデモサイトがある予約システムならさらに便利！
- 簡単に導入できて即日利用開始できる予約システムで会議室予約業務を自動化！
目次
会議室の予約業務に必要な予約システムの条件とは？
予約管理システムといっても多種多様な製品・サービスがあります。
ここで、会議室の予約に適した予約管理システムの条件を整理しておきましょう。
会議室の稼働状況が把握しやすい
当然のことながら、会議室の利用者が予約をする際に、現在の会議室の空き状況などがひと目で分かりやすいものが適しています。
また、管理者側にとっても、リアルタイムに現在の全会議室の稼働状況・利用者状況が確認しやすいものを選びます。
事前準備を予約時にヒアリングしやすい
プロジェクターの用意や、机のレイアウトなど、利用時の条件を予約時にヒアリングしやすいものを選んでおくと、ひとつのシステムですべての工程を完結できるため便利です。
急な予約変更も自動で対応できる
会議室に一度予約が入ったあとも、業務都合や社外からの来訪者の都合などで、予約の変更やキャンセルなどは日常的に発生します。
そのような場合でも、別途管理者への連絡やイレギュラーな手続きを必要とせず、システム上で予約者が柔軟に変更できるシステムが理想です。
マルチデバイス対応である
せっかくの予約システムも、PCにしか対応していない場合は、利便性に欠けます。予約者がいつでもどこでも、手持ちのスマートフォンなどのデバイスですぐに空き状況を確認したり、予約や変更を行ったりできるシステムを選びましょう。
導入方法がシンプルである
主に会議室の予約受付に利用すると決まっているのであれば、シンプルに導入でき、即日運用開始できるような予約管理システムがベターです。
会議室への予約システム導入によって負担軽減や自動化できる業務
予約管理システムを会議室の予約システムとして取り入れると、実際にどのようなことを自動化できるのでしょうか。
順に見ていきましょう。
受付対応
予約管理システムでは、用途ごとに適した予約受付システムを簡単な操作で作成することができます。
作成された予約システム上で、会議室の利用者は空きの確認を行ったり、希望の時間帯の利用予約を入れることができます。
会議室空き状況の管理
管理者は予約管理システムに標準搭載されている管理システム上で、全会議室のリアルタイムな空き状況・稼働状況を確認できます。
どのような属性（社員・来賓、打ち合わせ・商談・その他用途、など）でどの部屋がどの程度稼働しているのか、なども分かりやすいかたちで一元管理できるため、会議室運用ルールの再整備のための実動データとして役立てることもできます。
利用者へのリマインド
予約管理システムであれば、予約を受け付けたあと、実際の利用日程・利用時間帯が近づいた際に予約者へリマインドメールを自動送信することが可能です。
これにより、利用者のうっかり忘れや時間の取り違えを防ぐことができます。
キャンセルや変更への対応
予約者が使用する会議室や利用日程、使用備品などを変更したい際には、予約者自身が予約サイト上で変更操作を行えます。
もちろん、変更にあたって例えば備品の使用については個別の担当者の承認が必要なフローにすることも可能です。
必要備品の把握
予約管理システムで作成した予約受付サイトでは、単なる予約の申請だけではなく、予約時に入力が必要な情報や、オプションとして入力できる内容などを予め設定しておくことができます。
例えばプロジェクターを当該会議室にセッティングしておく必要がある場合や、パイプ椅子を増やしておく必要があるケースなど、必要に応じて管理者側に必要な情報を入力してもらうことが可能です。
会議室への予約システム導入によって得られるその他のメリット
前項でご紹介したような具体的な利便性のほか、予約管理システムで会議室の予約を自動化すると、以下のようなメリットも期待できます。
会議室の稼働率を向上できる
サイト上で気軽に行えること、また手持ちのスマートフォンからいつでも空き確認・予約操作できることなどにより、予約者にとっては会議室予約時の面倒さが減り、これまでは部署内の1スペースで適当に済ませていたような打ち合わせも、積極的に会議室を利用して、本腰を入れた生産的な打ち合わせができるようになる可能性があります。
会議室運営自体を効率化できる
予約管理システムで会議室の予約受付業務を自動化すると、本来予約管理業務に忙殺されていた担当者も、他のコア業務にリソースを割けるようになります。
また、システムで自動化したからといって会議室の状況が無法地帯になってしまうというわけではなく、見やすい管理画面を使ってリアルタイムに管理しやすくもなります。
会議室の予約システムには社内向けタイプ・社外向けタイプがある
会議室向けをうたった予約管理システムには、基本的な社内の会議室予約調整に向いているタイプや、社外利用の貸会議室・レンタルスペース運営者向けのタイプ、あるいはその両方を兼ね備えたもの、など様々な種類があります。
予約システムを選ぶ際には、その点もニーズに合わせてチェックしておきましょう。
会議室の予約受付におすすめの予約システムを厳選紹介！
ここまでの解説で、会議室の予約受付業務に予約管理システムを導入することの利便性・メリットをご理解いただけたかと思います。
それではここからは、実際の会議室予約用途に向いた、予約管理システムをいくつかご紹介します。
いずれも、評判の高いシステムばかりですので、ぜひ各サービスの公式サイトもご覧いただきつつ、比較検討してみてください。
予約ルームズ /株式会社RECEPTIONIST
会議室、および小規模の部屋・施設の予約受付利用に特化され、比較的シンプルに機能がまとまった予約管理システムが、この「予約ルームズ」です。
従来の手作業での会議室予約で発生していた、「ニーズの割に会議室が足りない状況が何故か続いている」「予約したはずなのに別の人が使ってしまっている（ダブルブッキング）」「満室扱いなのに無人」「空き状況が分かりづらい」などの問題を解決するために開発されたツールで、予約受付機能、空き状況確認機能、空（から）予約の自動キャンセル、無断延長の防止用アラート、管理者向けの稼働状況分析画面など、会議室の予約受付に必要な機能がシンプルながらもひととおり揃っています。
▼「予約ルームズ」公式サイト
https://rooms.receptionist.jp/
SmartRooms /株式会社内田洋行
「SmartRooms」は、サイボウズやMicrosoft 365などといった主要な既存グループウェアと連動させながら、会議室の予約管理・運用を行うためのツールです。
グループウェアと、会議室の前の管理用端末が自動連動し、予約や確認、利用延長や利用終了といった部屋ごとのアクションが即、グループウェアへ反映。終了アラームや、空き室の「今すぐ利用」などにも対応し、会議室利用の運用をかなり実践的・包括的に行えます。
管理者向けには、利用状況レポートなどの機能を備えています。
社内の小規模運用から、社外向けの貸し会議室サービスまで、幅広い用途に活用できるでしょう。
▼「SmartRooms」公式サイト
https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
Biz Room /パナソニックソリューションテクノロジー株式会社
「Biz Room」は、会議室前に設置したタブレットと、Microsoft 365の連動により実現する、統合的な会議室予約管理システムです。
会議室がどの程度いま稼働しているのかを分かりやすく管理でき、利用者のリアルタイムなタブレット操作により、ダブルブッキングや空（から）予約などのトラブルも未然に防ぎます。
会議室の利用ログはCSV出力できるため、ExcelやTableauなどの既存のツールでも分析を行いやすいでしょう。
社内の会議室のみならず、社外向けの貸し会議室サービスでも充分活用できるでしょう。
▼「Biz Room」公式サイト
https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html
ChoiceRESERVE /株式会社リザーブリンク
「予約」に関する様々な課題を解決するためにさまざなサービス・ソリューションを提供し続けている、株式会社リザーブリンクが提供する評判の高い予約管理システムが、「ChoiceRESERVE」です。
本来、会議室に限らず様々な業種・業態向けに「予約」に関するあらゆる業務を自動化できるシステムですが、操作性がシンプルで使い勝手がよいため、会議室の予約システムとしても向いています。
会議室利用であれば、クラウド環境ですぐに予約システムを稼働開始し、その日のうちに活用できるでしょう。
会議室予約時に必要な事前準備のヒアリングや、社用車や備品の一括管理、必要に応じてカード決済機能など、便利な機能を多数備えていますので、シンプルな社内運用でも、本格的な貸し会議室などの運用でも活躍してくれることでしょう。
「予約」に関する課題に関して、これまであらゆる導入実績のなかで多業種をサポートしている企業のサービスであるため、導入後のサポートの手厚さも信頼できます。
▼「ChoiceRESERVE」公式サイト
https://yoyaku-package.com/
Colorkrew Biz /株式会社Colorkrew
「Colorkrew Biz」は、会議室管理のほか、フリーアドレスにおけるオフィス座席管理・スケジュール調整・備品の管理や郵送物の送付などを一元的に管理できるツールです。
備品管理においては、備品のQRコードを読み込むだけで貸し出しを行えるため、会議室利用にあたって必要備品を備品室から貸し出すなどの運用においても、スマートな自動化を実現できるでしょう。
社内決済機能から外部サービス連携まで、工夫次第で様々な使い方ができる豊富な機能を持っていますので、利用規模問わず活用できるでしょう。
▼「Colorkrew Biz」公式サイト
https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top
WORK AGILE /森トラスト株式会社
「WORK AGILE」は、会議室予約のほか、フリーアドレス導入時の座席予約、社員の所在把握などを目的とした運用・管理ツールです。
会議室の予約に関しては、予約者はPCのほかスマートフォンからでも、かんたんに予約を行えます。既登録の、いつもの「お気に入りの場所」を細かな表示を省いて予約したり、空き室からのランダム予約など、利用者が極力手間なく予約を行える仕組みが提供されています。
比較的、社内での利用に向いた小規模向けツールといえるでしょう。
▼「WORK AGILE」公式サイト
https://workagile.jp/
Airリザーブ /株式会社リクルート
「Airリザーブ」は、予約関連業務をひとつのシステムでほぼ自動化、効率化できる、予約管理システムです。
予約者が好きな時間を設定して予約を行う「自由受付タイプ」と、施設提供側（管理側）が予め時間枠を設定しておける「事前設定タイプ」の2つ予約の仕組みをベースとして、ニーズごとの細かなカスタマイズにも対応しています。
細かな権限管理や外部サービス連携、高いセキュリティ性などを有するため、社内利用のみならず、外部の顧客を対象としたサービス提供にも活用可能です。
▼「Airリザーブ」公式サイト
https://airregi.jp/reserve/
WorkstyleOS /ACALL株式会社
「WorkstyleOS」は、会議室予約のほか、社内の座席予約・社外の人物への受付対応などの業務をワンパッケージで解決することを目的としたツールです。
会議室予約においては、PCやスマートフォンからアクセスして簡単にリアルタイムな空き室状況を確認でき、そのまま「チェックイン」操作を行えば、管理画面側にも利用状況が反映されます。Outlook予定表やGoogleカレンダーなどの代表的なカレンダーツールとも連携可能なため、利用ミスのない快適な会議室運用をかなえられるでしょう。
フルリモートワークへの対応、社外サービスへの利用など、使い方次第で幅広い活用が可能です。
▼「WorkstyleOS」公式サイト
https://www.workstyleos.com/
リザエン /株式会社 インタークエスト
「リザエン」は、200種以上の業種に対応している機能豊富な予約管理システムです。
24時間365日の監視体制による高いセキュリティ、業種に合わせた細かいカスタマイズ性といった特徴があり、会議室予約に関してもリアルタイムに一元管理できる予約台帳や、Web会議システムとの連機でオフライン/オンライン混合の会議を簡単に行えるなど、高い利便性を誇ります。
予約管理システムとして多機能なので、対象規模問わず様々な活用方法が見つかるでしょう。
▼「リザエン」公式サイト
https://www.riza-en.jp/
RoomLead /株式会社ユーテック
「RoomLead」は、比較的シンプルな、会議室などのルーム施設を予約管理することに特化したツールです。
スマートフォンによる予約状況確認や予約、およびチェックアウトを行え、管理画面へリアルタイムな状況が反映されます。
会議室前の専用モニタ設置にも対応していますが、モニタを設置しなくても、個々が所有するスマートフォンやタブレットのみで運用を完結することも可能です。
▼「RoomLead」公式サイト
https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/
会議室利用ケースのデモサイトがある予約システムならさらに便利！
最後に、本記事でご紹介した予約システムのなかから、導入前に無料で「会議室パターン」の予約サイトの操作感や利便性を確認できるシステムを一部、デモサイトのURLとともにご紹介します。
デモサイトであれば実際に会議室利用想定で、そのシステムの操作性なども確認できますので、ぜひご活用ください。
・「ChoiceRESERVE」貸し会議室用途デモサイト
https://s-4201.resv.jp/reserve/calendar.php
・「リザエン」貸し会議室用途デモサイト
https://conference.rsvsys.demo.iqnet.co.jp/
簡単に導入できて即日利用開始できる予約システムで会議室予約業務を自動化！
本記事では、主に会議室の予約受付・運用管理という観点に絞って、おすすめの自動化ツールを多数ご紹介しました。
ほぼ会議室利用に特化したシンプルなシステムから、会議室のみならず多様な使い方に対応した多機能ツールまでさまざまありましたが、お気に入りは見つかったでしょうか。
気になるシステムがありましたら、ぜひ各サービスの公式サイトから機能や料金など詳細をチェックしてみてください。
「ChoiceRESERVE」のような、会議室利用想定のデモサイトがあるサービスであれば、使用感を実際的に確認できるでしょう。
