予約管理方法の効率化には予約システムを｜選び方や導入時のチェックポイント

アナログでは煩雑になりがちな予約管理。予約管理の方法の効率化を図ることで、お客様からの信頼を得るだけではなく、スムーズな経営と売上向上につながる施策を打ち出せるメリットがあります。

この記事では、予約システムを使った予約管理の方法をご紹介します。サービス提供者に向けた予約システムの選び方や導入ポイントについてもまとめました。参考になさってください。

予約管理の方法を効率化するメリット

予約管理とは、予約の受付や席の確保といった業務だけでなく、予約状況に応じた従業員の配置や食材の仕入れ管理なども含まれます。予約管理を効率化し、こうした業務をスムーズにまわせるようになることで、お客様へ質の高いサービスを提供できます。詳しく解説しましょう。

従業員のシフト調整に便利

予約がたくさん入っているときは、対応する従業員を多く配置する必要があります。従業員が少なくて、急な予約にも対応できるほど充分な従業員数が確保できない場合、お客様へ充分なサービスを提供できなくなる恐れがあります。

予約管理方法の効率化により、予約状況に応じて従業員のシフト調整ができるため、人件費の適正化につながります。さらに、お客様へ質の高いサービスを提供できることで、信頼関係の構築につなげることが可能です。

キャンセルにも対応しやすい

予約のキャンセルは店舗にとって大きな損失です。予約状況がパッと見てわかるように可視化されていれば、急なキャンセルや変更にもスムーズに対応できます。従業員のシフト調整や食材の仕入れなど、関連する業務の調整にも対応しやすいでしょう。

当日キャンセルはとくに大きな損失となるため、事前にお客様に連絡を入れて確認をとるなどの対策をしておくことも大切です。

ダブルブッキングの防止になる

予約管理方法の効率化により、ダブルブッキング（二重予約）を防ぐことが可能です。提供するサービス枠が決まっているレストランなどの飲食店や宿泊施設は、ダブルブッキングを避けなければなりません。

従業員同士で予約情報を共有することで、全体に通知しなくても予約状況をリアルタイムで把握できます。担当者へ確認する手間や時間がかからないため、お客様からの問い合わせにもスムーズな対応が可能です。

飲食店は食材の仕入れ・仕込みの管理がしやすくなる

レストランなどの飲食店は、事前に食材の仕入れや仕込みが必要です。仕入れ量を誤ると、食材不足、もしくは逆に食材の廃棄につながります。事前に予約状況がわかっていれば、必要な量だけ食材を仕入れることが可能です。仕込みの時間も考慮した発注ができるため、予約からサービス提供までスムーズに対応できます。

顧客にあわせたサービスを提供できる

予約管理の効率化により、顧客にあわせたサービスを提供できます。初めての利用者にはサービスについて丁寧に説明をする、リピーターには「いつもありがとうございます」といったお礼や特典を付けるなど、顧客一人ひとりに応じたサービスの差別化が可能です。

また、予約したサービス以外で利用したものなど、あらゆる顧客データとあわせることでお客様の満足度の向上につながる質の高いサービスを提供できます。

予約状況の把握で販促活動を検討できる

販促活動を計画するために予約管理は重要です。年間をとおして予約の多い時期や曜日といったデータを把握できていれば、キャンペーンなどの販促活動を実施する効果的なタイミングを検討できます。

宿泊施設なら大型連休前、飲食店ならクリスマスなど、予測しやすい状況以外に施設や店舗独自の施策を打ち出すことが可能です。逆に予約が少ない期間には、キャンペーンを打って集客するなど状況に応じた施策を検討できます。

予約システムを使った予約管理方法を紹介

予約管理を効率化するには予約システムが便利です。予約管理に必要な機能を備えているため、複数のツールを使用しなくても予約にかかわる業務を一元管理できます。具体的にどのように使うのか、予約システムを使った予約管理の方法をご紹介します。

カレンダーで日時別の詳細な管理可能

予約システムはGoogleカレンダーなどのカレンダーアプリのように、マンスリーやウィークリーなどカレンダーの表示形式を変えることができます。月単位や当日のみの表示ができるため、それぞれの業種によって最適に管理できます。

例えば、マンスリーは大まかな予約管理に。バーチカルタイプやガントチャートタイプは日時別で詳細に管理できるため、社内の会議室やコワーキングスペースなど時間単位で押さえたいサービスに便利です。

予約に対応できる従業員のシフトを管理

予約管理だけではなく、サービスを提供する従業員のシフト管理も大切です。予約システムでは時間別の予約件数を把握できるため、予約状況にあわせて従業員を適切に配置できます。予約が多いときに従業員が足りない、予約に空きがあるのに従業員が多いといった配置トラブルを防げます。

また、一定時間だけ予約を受付停止にするといった対応も可能です。従業員の希望休が重なり、どうしても充分に配置できないときや、お昼休憩を入れたいときなどに便利です。

外部ツール連携で顧客情報をスムーズに移行

予約システムだけでも予約管理や顧客管理はできますが、外部ツールやシステムを連携することでより便利に使えます。これまで自社で運用してきたツールがあるなら、API連携でスムーズな移行ができるため管理がしやすくなるでしょう。

例えば、学校説明会やオープンキャンパスの参加者データを、CRM（顧客管理）システムのSalesforce（セールスフォース）に取り込んで受験者と紐づける、入学後のコミュニケーション管理に活用するといったことがおこなえます。

アクセス権限の付与により複数人で管理

多店舗経営など、拠点が複数ある業態の場合でも、予約システムなら一元管理が可能です。店長や社員、バイト、エリアマネージャーなど役職ごとにアクセス権限を割り当てられます。

社員以上は予約情報や顧客情報へアクセスできるように設定し、アルバイトはどの情報も閲覧できない状態にしておくなど、役職に応じた権限設定が可能です。情報漏洩のリスクを抑えられるため、セキュリティ面でも安心して使えます。

複数アカウントの発行で多店舗管理

多店舗管理で予約システムを導入する場合、店舗ごとにアカウントを発行することで店舗に応じた運用方法をとることが可能です。店舗では役職別にアクセス権限が割り振られるため、閲覧できる情報や編集権限などを役職や雇用形態によって区別できます。各店舗の稼働状況や予約状況などのデータはすべて集約され、経営側で確認できます。

▼複数店舗・多店舗の管理について詳しくは、予約システム「ChoiceRESERVE」の下記ページもご覧ください。
https://yoyaku-package.com/dekiru/headquarters.php

完全会員登録でセキュリティの高い予約管理

予約システムでは、IDとパスワードでログインする完全会員登録制のセキュリティの高い予約管理もおこなえるため、健康診断など社内でのスケジュール管理にも便利です。氏名や社員ナンバーでログインできるようにしておけば、社員も管理がしやすく健診の予約もスムーズです。

IDとパスワードを持っているユーザーは、自身で予約の変更やキャンセルが可能になるため、管理側の負担も軽減できます。

会員・非会員を区別した予約管理

予約システムでは、利用頻度が少ないお客様が多い店舗や施設においても、簡単に予約が管理できます。IDとパスワードなど認証による会員予約だけではなく、認証不要のゲスト予約を両立させての運用が可能です。

料理教室やゴルフスクールなど利用対象者が限られたサービスの場合、会員登録が不要な非会員専用のページを設けて区別することで顧客管理に役立ちます。

予約管理システムの選び方

予約システムは、予約対応だけでなくさまざまな機能を備えています。自社のサービスや環境にあわせたシステムを選ぶには、費用面や操作性、管理方法や、外部連携、お試し期間の有無などの確認が必要です。予約システムの選び方をご紹介します。

導入費用はいくらかかるか

予約システムはいくつかあり、導入するシステムの種類や料金プランなどで初期費用は変わります。また、毎月発生する月額料金なども把握しておかなければなりません。一般的に多機能なものほど費用は高くなります。その機能が本当に必要なのか、しっかりと比較検討することが大事です。

お試し期間や機能を制限した低価格のプランを提供しているシステムもあります。まずはそうしたプランでスタートしてみて、様子を見て変更するというのもひとつの方法です。
また、お試し期間がなくても無料で試せるデモサイトが用意されているサービスもありますので、導入検討時に上手く活用しましょう。

ホームページに埋め込みが可能か

自社のホームページがある場合、予約サイトを別に作るとサイト導線がスムーズでなく、ユーザーが離脱する恐れがあります。ホームページにアクセスしてくれたお客様を予約へ導くには、ホームページからそのまま予約できるような導線を作ることが大事です。

1店舗のみなら、ホームページに予約システムを直接埋め込む形式が視認性を高めるため便利です。APIを利用して予約状況を表示させることもできるため、お客様をスムーズに予約へ誘導できます。但し、埋め込み形式ではホームページ側の仕組み（CGIなど）との相性問題などが発生することも懸念されるため、代案としてリンク方式でもよいでしょう。また、多店舗展開など複数店舗の予約や、バナーデザインなどに凝りたいときにもリンク形式が選択肢になるでしょう。

アプリでも管理できるか

予約システムはパソコンのブラウザだけではなく、スマートフォンアプリでも管理できるものもあります。予約管理アプリの「tol（トル）」は、インストールするだけで利用が可能です。タブレットにもインストールできます。

無料で利用できるスタータープランをはじめ、事業規模にあわせたプランを選択できます。個人店舗など事業規模が小さい店舗におすすめの予約システムです。

▼「tol（トル）」公式サイト
https://tol-app.jp/

外部ツールと連携できるか

予約システムは、外部ツールやシステムと連携ができるものを選ぶことで、効率的な顧客管理が可能です。「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」はSalesforce（セールスフォース）と連携できるため、マーケティングにも活用できます。

また、「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」はGoogleMeet、「RESERVA（レゼルバ）」はZoomとの連携機能があり、予約受付時にオンラインミーティング用のURLを生成し、自動でメール送信が可能です。「STORES（ストアーズ）予約」はお客様と個別にやりとりがしやすいLINE連携が可能です。

ほかにも、SNS連携機能でサービスの周知がしやすくなります。ソーシャルアカウントとの連携で会員情報を入力する手間を削減できるなど、お客様側にとってもメリットがあります。

▼「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」公式サイト
https://yoyaku-package.com/

▼「RESERVA（レゼルバ）」公式サイト
https://reserva.be/

▼「STORES（ストアーズ）予約」公式サイト
https://stores.jp/reserve

無料のお試し期間や、細部まで確認できるデモサイトはあるか

予約システムには、無料プランやお試し期間が設定されているものがあります。公式ホームページなどで機能や使い方を見ていても、実際に使ってみなければ自社にあったシステムかどうか判断するのは難しいでしょう。

無料プランは機能が制限されているため、すべての機能を試すことはできません。また、有料プランのお試し期間中にすべての機能をチェックするのは困難です。無料プランやお試し期間は、あくまで導入したイメージを持つための期間と考えて、目的に応じたプランを選ぶために利用するのもひとつの方法です。

また、なかには無料で体験できるデモサイトが用意されているサービスもあります。デモサイトがあれば、お客様側の予約時の操作や画面遷移なども確認でき、自社で運用する際の詳細なイメージもつかめるでしょう。

例えば、単純に予約対応業務のみを管理したいならシンプルな予約機能を備えたプランでよいですが、売上向上につながる施策を打つなら、予約管理機能だけではなく、外部ツール連携やメルマガ配信、クレジットカード決済などに対応できる有料プランを選ぶなど、目的をふまえて検討してみてください。

予約システム導入時のポイント

予約システムを導入するときは、万が一のトラブルに備えて利用者向けのガイドラインの作成や従業員向け研修などをおこなうのがおすすめです。それぞれ詳しく解説します。

利用者向けガイドラインを作成する

予約システムを導入するときは、利用者向けのガイドラインを作成しておきましょう。予約はお客様の都合にあわせて入るため、予約当日に急なキャンセルや変更などが入ることも想定しておかなければなりません。

しかし、キャンセルや変更に対応し続けることは、お客様からは喜ばれるものの、お店にとっては大きな損失です。経営を続けていくためにも、お客様都合によるキャンセルや変更に対応できる期限を設けるなどガイドラインを作成しましょう。

従業員向け研修を実施する

従業員が予約システムの使い方を理解していなければ、トラブルのもとになります。そのため、本格的に導入する前に従業員研修を実施して、使い方やトラブル時の対処法を共有しておくことが大切です。

しかし、どんなに研修をおこなっていても導入後は想定外のトラブルが発生する可能性があります。従業員がスムーズにトラブルに対応できるように、サポートダイヤルなどの電話やWeb会議を使った問い合わせ方法も研修実施時に周知しておきましょう。

予約システムは自社環境にあわせて選ぼう

予約管理方法の効率化を図ることで、業務にゆとりが生まれ、売上向上につながる施策を打ち出せます。従業員のシフト管理や外部ツール連携などの機能を備えた予約システムは、マーケティングや案件管理を実現できるため便利です。

導入時は機能や料金を比較するなど、この記事で紹介した予約システムの選び方も参考にして、自社環境や提供しているサービスにあった予約システムを選んでみてください。