コワーキングスペース運営成功の鍵は予約システムの機能にあり

コロナ禍によってテレワーク関係のサービス需要が激増しました。これに伴い、レンタルスペース施設の利用先としてのコワーキングスペースは、今後も増加傾向が続くと予想されており、サービスの競争激化は避けられないものとなっています。

本記事では、コワーキングスペースというサービスに欠かせない予約システムで、押さえておきたいポイントやおすすめ機能、無料で試せる予約管理システムサービスなどについてご紹介します。

これからのコワーキングスペース運営で備えておきたい予約システムの機能

コワーキングスペースは、フリーランスやスタートアップ企業におけるスモールビジネスの拠点として注目されはじめ、コロナ禍に伴いテレワークを行う拠点として、多くのビジネスパーソンにとって身近なものになりました。

現在は大手からスタートアップまで、様々な企業がコワーキングスペース事業をしており、事業成功には顧客のユーザビリティ強化が欠かせない要素となっています。そこで大事になってくるのが予約システムです。

ユーザーの利用起点となる予約は、まさに“最初の関門”になるステップです。コワーキングスペースにおける予約システムの詳細とポイントを確認していきましょう。

スマホやタブレットへの対応

PCでの予約以外にも、スマホやタブレット端末から予約をするユーザーはたくさんいます。これらの情報端末は、各種サービスの入り口でもあります。コワーキングスペースを予約したいと思ったときに、スマホに対応した画面でないと予約を取りこぼしてしまうかもしれません。

利用環境を問わず、小さな画面でも使いやすい最適化されたページが機会損失を低減するポイントになります。

また、運営側もタブレットを使った直感的操作で予約を管理できれば、電話や窓口での予約・キャンセルに関する対応もスムーズに行うことができ、お客さまの利便性も向上することでしょう。

クレジットカード決済

昨今はキャッシュレス化が進んでおり、クレジットカード精算の導入も進んでいます。ネットで予約と決済が一度に済んでしまえば、顧客は支払いの手間が省けます。

ただ、クレジットカード決済を導入する際は、当然万全のセキュリティが求められます。予約システムを選ぶ際は利便性だけでなく、お客さまの安心・安全も考慮して選択するようにしましょう。

きめ細かい顧客管理

顧客管理はトラブルの防止だけでなく、リピート客の獲得にも役立ちます。

例えば、お客さま自身が予約していることを忘れることも考えられるため、同時間帯に同一人物の予約が重複しないように対策することも予約システムを利用すれば簡単です。同一ログインIDによる同日・同時間帯の予約をできないように設定したり、特定の会員による過剰予約や仮押さえを防ぐために予約回数制限を設定したりすれば、こうしたトラブルを未然に防ぐことができます。

また、顧客情報（利用頻度など）から絞り込みをかけてメルマガなどを配信することで、効率的なリピート促進や開催イベントのPRなども可能となります。

集客力をアップする予約システム構築のヒント

予約システムに必要なポイントがつかめたところで、今度は集客力をアップする予約システムをどのように構築すればいいのかを考えていきましょう。

パッと予約ができなければ顧客は離れてしまう

オンライン予約をする際、画面のどこを見ればいいのか、操作方法がわからないといった使いづらさを感じてしまうと、初見のユーザーはそれだけで離れてしまいます。

部屋・スペースごとの空き状況を一覧で把握でき、いつ・どこが空いているのかを探す手間がかからないような、直感操作ができるよう心がけましょう。

オンライン決済で当日の利用をスムーズに

予約時に決済が済んでいれば、お客さまが来訪した際の支払いが不要になり、手間の軽減やドタキャン防止に役立ちます。また、実店舗での金銭の管理がなくなることで、店舗スタッフはサービス提供に集中することができます。

予約システムを構築する場合は、ぜひオンライン決済の仕組みを取り入れたいものです。

顧客が安心できるセキュリティ

予約システムは顧客情報の入力を伴います。したがってユーザーサイドは、どうしても情報漏えいを心配してしまうもの。運営としては、セキュリティ対策を万全にするためにも、予約システムがISOを取得しているか、SSLによる暗号化通信に対応しているかといったセキュリティ面を万全にしましょう。

わからないときはサポートを頼ろう

システムを初めて利用する際は、どうしてもわからないことが出てきてしまうものです。そんなとき、予約システムのサービス提供者からしっかりしたサポートを受けられれば予約システム導入の敷居はかなり低くなります。

その際、電話やメールでの相談だけでなく対面での打ち合わせや、ウェブ会議形式にも対応可能であれば、企業担当者の心理的負担も軽減されるでしょう。

予約システムサービス紹介（一部無料あり）

ここでは具体的な予約システムのサービスをご紹介します。自社の状況や予算などからピッタリのサービスを選びましょう。

コアスペース

レンタルスペースに特化した予約・運営システムです。予約の受付・管理だけでなく、クレジットカード決済や会員情報管理、QRコードによる入退室管理もできます。

料金体系は「基本料金＋決済金額の5％＋消費税」を基本とし、基本料金無料の「ライトプラン」、月額11万円でライトプランにIT設備連携がついた「ベーシックプラン」、契約した定額料金で利用できる「定額プラン」、要望に合わせてカスタム可能な「オーダーメイドプラン」があります。いずれのプランも契約は1年単位で、初期費用も必要です。

Wi-FiなどIT設備まで一元管理できるのが特徴で、大容量ダウンロードも頻繁に行われるコワーキングスペースにおいては頼もしいサービスです。

▼サービス公式サイト：https://core-space.net/

Airリザーブ

リクルートが運営している予約システムサービスです。リンクを貼るだけで自社HPやブログなどから簡単に予約できるようになります。

料金体系は、初期費用も無料の「フリー」、月額5,500円の「ベーシック」、大企業・行政向けの「プレミアム」（費用は要問合せ）となっています。

運営がリクルートという安心感と、何より初期費用まで無料のプランが用意されていることが最大の魅力です。お試しで予約システムを導入してみたい方にピッタリです。

▼サービス公式サイト：https://airregi.jp/reserve/

ChoiceRESERVE

中小企業から上場企業・公共機関まで、4,000件を超える幅広い利用者がおり、評価も高いサービスです。機能・料金・サポートのバランスの良いことが高評価の理由です。

基本料金は月額3万3,000円です。また大企業向けの「Enterprise」（料金は相談）も用意されています。

初期費用と従量課金があるものの有料オプションのメニューが豊富で、クレジット決済なども手軽に導入できるでしょう。

▼サービス公式サイト：https://yoyaku-package.com/

快適な使いやすさと適切な顧客情報活用で「テレワークの選択肢」を目指そう

現在のコワーキングスペースビジネスは、場所の利便性やオシャレな空間、プライバシーの確保など、様々な特色を押し出して展開しています。

予約という工程は、お客さまの「最初の入り口」として、とても重要な位置を占めています。
どんなに優れたスペースでも、予約できなければお客さまは来てくれません。また、顧客管理を適切に行うことはセキュリティ面だけでなく、サービスの改善や、KPI設定などにも活用できます。

現在は、従来のようなオフィス以外にも、自宅や旅先、カフェ、カラオケボックスですら仕事をする場所の選択肢になっています。オフィスほど肩肘張らずに、しかし自宅ほどだらけない、ちょうどいい空間がコワーキングスペースに求められています。ぜひ、使いやすい予約システムを構築し、お客さまにとっての「ちょうどいい存在」となってください。