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予約管理システム導入で研修業務の効率化を! 日程調整や参加者情報の管理もスムーズに

知る・学ぶ

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2021.12.21 2021.12.25
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春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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研修業務の効率化には、予約管理システムの導入が有効です。日程調整や参加者情報の管理といった煩雑な業務をシステム化することで、管理側の業務負担を大きく軽減できます。

この記事では、研修業務に予約管理システムを導入するメリットを詳しく解説します。予約管理システムを選ぶ際のポイントや、研修向け予約管理システム3選も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

研修の予約管理や日程調整に苦労していませんか?

研修の受付や参加者情報の管理に、人手と時間を取られることを問題視している方も多いのではないでしょうか。表計算ソフトや紙の台帳で管理をしていると、研修日時の告知から希望日時の確認、日程調整、変更、キャンセルまで、すべて人の手で行わなければならないため大変です。特に社員数や研修の数が多い企業では業務負担が膨らみ、管理ミスや通常業務への支障などの問題が発生しやすくなります。

予約ラボでは、過去に従業員数300人以上の企業担当者を対象に、研修における受付管理や日程調整に関するアンケート調査を実施しました。他企業の状況や課題点等をまとめていますので、こちらも参考にしてみてください。

▼関連記事
「研修の日程調整は社員・担当者の共通課題。社員研修の管理・調整に関する調査」
https://yoyakulab.net/business/survey-report-on-employee-training/

研修の予約管理をシステム化するメリット

研修業務の効率化を図るなら、予約管理システムの導入がおすすめです。これまで人の手で行ってきた煩雑な業務をシステムに任せられるため、人的リソースを大きく削減できます。具体的にどのようなメリットがあるのか以下にまとめました。

研修の受付・変更・キャンセルを自動化できる

予約管理システムの導入によって、研修の受付・変更・キャンセルなどの日程調整が、ウェブ上から申込者自身で行えるようになります。管理側は事前にシステムへ研修の日時や内容を設定しておくだけでよく、あとは申込者が設定された研修日程の中から希望日時を選ぶだけです。日程変更やキャンセルも可能で、すべてウェブ上で完結します。

これにより、研修希望日の個別確認や、定員オーバーによる再調整などの作業が不要となり、管理側の業務負担が大きく軽減されます。「研修日を〇日に変更したいのですが空いていますか?」というような問い合わせ対応に時間を取られることもなくなります。

定員オーバーや重複予約などのトラブルを防げる

予約管理システムでは、定員の設定や表示が可能です。システムで受付人数を制限・管理することで、定員オーバーや重複予約を防止できます。「定員以上の参加予約を受け付けてしまい、研修当日に席が足りなくなる」「同じ人物が誤って複数の研修に予約を入れてしまう」といったトラブル対策にも有効です。

例を挙げると、予約管理システムに研修定員を30名で登録しておけば、30人目の予約が入った時点で表示がグレーアウトされるなどして、それ以上の予約受付ができなくなります。また、定員30名に対して既に20人が予約済みの場合、「残10」などとリアルタイムの空き数を表示させることも可能です。

参加者情報をスムーズに管理できる

研修の予約状況や参加者情報をスピーディに確認できるのも、予約管理システムの大きなメリットといえます。研修申込者が予約時に入力した情報は自動で集約され、あとから検索や表示が可能です。研修関連の情報をシステムで一元管理することで、欲しい情報、必要な情報がすぐに手に入れられます。

もし、予約管理システムを社内で利用する場合は、予約時に社員番号や部署などの情報を入力する設定にしておくと、後々、研修参加者の検索や確認を行うときに便利です。

なお、予約管理システムの中にはCSVで出力することで、社内データとの連携ができる機能を備えたものもあります。

予約と同時にオンライン決済も可能

予約受付と同時にクレジットカード決済ができる予約管理システムもあります。有料の研修やセミナーを提供する企業におすすめです。

管理側のメリットは、事前決済によって会計業務の手間を省ける点。受講料の支払い方法を予約時のオンライン決済に限定すれば、専用の支払い窓口を設置したり、研修当日に現金支払いの受付を行ったりする必要がありません。また、事前決済を行うことは、予約の無断キャンセルや直前キャンセルの抑止にもなります。

業務効率化によって人件費削減も

予約管理システムを導入することで、研修の予約受付、日程調整、変更・キャンセル対応などの業務負担が大きく軽減されます。浮いた人手や時間をほかの業務に充てられるため、業務効率化はもちろん、人件費削減も期待できます。

予約管理システムの導入にはコストがかかりますが、これまで紹介したような数多くのメリットがあり、費用対効果は大きいと考えられます。「研修シーズンになると担当部署の残業時間が増えて人件費がかさむ」「経費削減のため、人員整理を検討している」などの課題解決にも役立つはずです。

予約管理システムを選ぶときのポイント

オンライン予約の普及が進み、現在では多種多様な予約管理システムが提供されています。ここでは、研修向け予約管理システムの選び方を紹介します。

研修の規模や内容に適した予約管理システムを

研修に対応した予約管理システムは豊富にリリースされています。リサーチと比較検討をしっかり行い、研修の規模や内容、予算に合ったものを選択しましょう。

受付・変更・キャンセルなど基本的な予約管理機能のほかに、予約完了メールやリマインドメールの自動配信、オンライン決済、予約者情報の管理、会員認証、CSV出力など、便利な機能を備えた予約管理システムも多く存在します。まずは、どのような機能があり、どういった使い方ができるのか、知ることから始めるといいでしょう。

ウェブ上で予約管理システムの利用体験ができるデモサイトを公開しているサービスもあるので、操作性や運用イメージの確認にぜひ活用してみてください。

導入実績やセキュリティに注目

研修の参加者情報には、氏名や連絡先のほか、社員番号、担当部署、役職など、プライバシー性の高い情報が含まれます。不正アクセスや情報漏洩によるリスクを最小限に抑えるためにも、高度なセキュリティを備えた予約管理システムや、豊富な導入実績を持つサービスを選ぶことをおすすめします。

予約管理システムの利用が企業内の社員に限られる場合は、ログイン認証を前提とした会員制での運用が安全です。社員ごとにログインIDとパスワードを発行することによって、外部の人間など第三者のアクセスを防ぎます。

▼関連記事
「会員制予約システムのメリットや向いている業種、無料を含むネット予約システム3選を解説」
https://yoyakulab.net/investigation/membership_reservationsystem_3select/

導入から運用までのサポート体制もチェック

予約管理システムは直感的な操作で扱えるものが多く、特別な知識がなくても簡単に設定や管理が行えます。とはいえ、初めて導入する際は疑問点や分からないことも出てくるため、サポート体制が整ったサービスを選ぶと安心です。

電話による問い合わせの可否やサポートの受付時間、導入後の相談に乗ってもらえるかもチェックしておきたいポイント。問題解決の方法をスムーズに提供してくれるサービスなら、安定したシステム運用が実現するでしょう。

研修に対応した予約管理システム3選

研修向け予約管理システムを3つ紹介します。比較検討する際の参考にしてみてくださいね。

「ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)」

業界大手や公共機関、上場企業から中小企業まで、幅広く豊富な導入実績を誇る「ChoiceRESERVE」。あらゆる業種に対応した予約管理システムを完備しており、研修の規模や内容に最適なシステムを提案してもらえます。

国際規格のセキュリティ認証を複数取得するなど、情報漏洩や不正アクセスを防止する強固なセキュリティを完備、会員制の運用も可能です。万全のサポート体制で、システム導入の相談から運用後のお悩みまで充実したサポートが受けられます。

▼サービス公式サイト:https://yoyaku-package.com/

「STORES 予約(ストアーズ予約)」

導入費用無料、かつ簡単な導入方法で、手軽に予約管理システムの運用が始められるサービスです。システム導入の手順は、既存のテンプレートの中から研修管理に適したものを選ぶだけ。ガイドに沿って操作すれば、初めての方でもスムーズに各種設定が行えます。

月額料金無料のフリープランがあるのも注目ポイント。予約数や機能に制限はあるものの、お試しや小規模な研修管理に利用してみるのもいいでしょう。

▼サービス公式サイト:https://stores.jp/reserve

「RESERVA(レゼルバ)」

月額料金無料のフリープランを含む、5段階の料金プランが用意されており、研修の規模や社員数に応じた無駄のないプランが選択できます。比較的リーズナブルなプラン展開で、予算重視やコストを抑えたい場合にもぴったりです。

予約完了までの操作を実際に試せるデモサイトが充実しているため、具体的な運用イメージが掴みやすいでしょう。

▼サービス公式サイト:https://reserva.be/

研修の予約管理をシステム化して効率アップを

予約管理システムの導入には数多くのメリットがあります。研修の受付対応や日程調整などの煩雑な業務がシステムで自動化されるため、業務効率化や人件費削減などのうれしい効果も大いに期待できるでしょう。

最後に、研修時に活用できるツールとして「アンケートツール」があることも紹介しておきます。研修におけるアンケートの重要性やおすすめのツールについては下記の記事で紹介していますので、よかったらこちらもご覧ください。

▼関連記事
「研修効果を高めるアンケート作成に!おススメ記事&ツール」
https://yoyakulab.net/business/measuring-the-effectiveness-of-the-training/

春野凛

大手通信会社勤務を経て、医学系国立大学へ転職。教育分野の教授秘書を務める。その後、ふとしたきっかけでライターの道へ。IT、就職・転職、旅行、グルメ、ライフスタイルなど、様々なジャンルで執筆を担当。分かりやすく、役に立つ記事作りをモットーとしている。

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